Η προσθήκη ναι ή όχι επιλογές στο Excel μπορεί να είναι ένας γρήγορος τρόπος για να οργανώσετε και να αναλύσετε δεδομένα. Με μερικά απλά βήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα που σας επιτρέπει να επιλέξετε "Ναι" ή "ΟΧΙ" για οποιοδήποτε κελί στο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό είναι ένα εύχρηστο εργαλείο για έρευνες, λίστες ελέγχου ή οποιαδήποτε κατάσταση όπου απαιτείται δυαδική επιλογή.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Προσθήκη ναι ή όχι στο Excel
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι στοχεύουμε. Θα δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel που θα σας επιτρέψει να επιλέξετε είτε "ναι" είτε "όχι". Αυτή είναι μια μορφή επικύρωσης δεδομένων που βοηθά στη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων στα φύλλα εργασίας σας.
Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί ή το εύρος των κυττάρων
Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να προσθέσετε τις επιλογές "Ναι" ή "Όχι".
Η επιλογή του κελιού είναι το πρώτο βήμα, επειδή λέει στο Excel ακριβώς πού θα εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα. Εάν θέλετε οι επιλογές να είναι διαθέσιμες σε περισσότερα από ένα κελιά, απλά σύρετε το ποντίκι σας για να επισημάνετε το φάσμα των κυττάρων.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα του Excel.
Η καρτέλα Δεδομένα είναι όπου το Excel στεγάζει εργαλεία για τη διαχείριση και την ανάλυση των δεδομένων σας. Η λειτουργία που χρειαζόμαστε για αυτήν την εργασία είναι στο κουμπί "Επικύρωση δεδομένων".
Βήμα 3: Κάντε κλικ στην "επικύρωση δεδομένων"
Κάντε κλικ στην επιλογή "Επικύρωση δεδομένων" στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων".
Η επικύρωση δεδομένων είναι ένα ισχυρό χαρακτηριστικό Excel που εξασφαλίζει ότι οι χρήστες εισάγουν ορισμένους τύπους δεδομένων σε κύτταρα. Είναι ιδανικό για τη δημιουργία μιας ελεγχόμενης λίστας επιλογών.
Βήμα 4: Ρυθμίστε τα κριτήρια επικύρωσης
Στο παράθυρο διαλόγου "Επικύρωση δεδομένων", κάτω από το "Επιλέξτε", επιλέξτε "Λίστα".
Επιλέγοντας «λίστα», λέτε στο Excel ότι το περιεχόμενο του κυττάρου πρέπει να περιορίζεται σε μια λίστα συγκεκριμένων στοιχείων.
Βήμα 5: Εισαγάγετε τις επιλογές ναι ή όχι
Στο πλαίσιο "Πηγή", πληκτρολογήστε "Ναι, όχι" χωρίς τα εισαγωγικά και κάντε κλικ στο "OK".
Η πληκτρολόγηση "Ναι, όχι" απευθείας στο πλαίσιο πηγής είναι ένας γρήγορος τρόπος για να δημιουργήσετε μια λίστα δύο στοιχείων. Το Excel θα αποδεχθεί τώρα μόνο αυτές τις δύο επιλογές στο κελί.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το επιλεγμένο κελί θα έχει ένα αναπτυσσόμενο βέλος. Κάνοντας κλικ σε αυτό το βέλος θα εμφανίσει τις επιλογές "Ναι" και "Όχι". Μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα για να το επιλέξετε για το κελί. Αυτό εξασφαλίζει την ενιαία καταχώρηση δεδομένων, η οποία είναι ζωτικής σημασίας για την ακριβή ανάλυση δεδομένων.
- Βεβαιωθείτε ότι πληκτρολογήστε "ναι, όχι" χωρίς χώρους, διαφορετικά το Excel θα τα αντιμετωπίσει ως ξεχωριστά στοιχεία.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο εργαλείο επικύρωσης δεδομένων για να δημιουργήσετε μεγαλύτερες λίστες με περισσότερες επιλογές.
- Εάν η λίστα σας είναι πολύ μεγάλη, σκεφτείτε να την πληκτρολογήσετε σε ένα ξεχωριστό εύρος κυττάρων και στη συνέχεια να αναφέρετε αυτό το κυμαίνεται στο πεδίο «πηγής».
- Η προστασία του φύλλου εργασίας σας μπορεί να εμποδίσει τους χρήστες να τροποποιήσουν τα κριτήρια επικύρωσης.
- Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες "Εισαγωγή" και "Ειδοποίηση σφαλμάτων" στο παράθυρο διαλόγου Επικύρωσης δεδομένων για να καθοδηγήσετε τους χρήστες σχετικά με το τι να εισαγάγετε και να δώσετε ανατροφοδότηση όταν εισάγονται εσφαλμένα δεδομένα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να προσθέσω περισσότερες επιλογές από μόνο ναι ή όχι;
Ναι, μπορείτε να προσθέσετε όσες επιλογές θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα ίδια βήματα. Απλά διαχωρίστε κάθε στοιχείο με ένα κόμμα στο πλαίσιο «Πηγή».
Πώς μπορώ να αφαιρέσω την αναπτυσσόμενη λίστα από ένα κελί;
Για να το αφαιρέσετε, επιστρέψτε στην "επικύρωση δεδομένων" και κάντε κλικ στο "Clear All" στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου.
Δείτε επίσης:Πώς να προσθέσετε μήνες σε μια ημερομηνία στο Excel: Οδηγός βήμα προς βήμα
Μπορώ να φτιάξω τις επιλογές ναι ή όχι σε επιλογές;
Η προεπιλεγμένη συμπεριφορά του Excel δεν είναι ευαίσθητη σε περιπτώσεις, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη φόρμουλα για την επικύρωση δεδομένων που είναι.
Τι θα συμβεί αν θέλω να χρησιμοποιήσω την αναπτυσσόμενη λίστα σε πολλά φύλλα;
Μπορείτε να αντιγράψετε το κελί με την αναπτυσσόμενη λίστα και να το επικολλήσετε σε άλλα φύλλα χρησιμοποιώντας το "Paste Special" και να επιλέξετε "επικύρωση".
Μπορώ να συνδέσω τις επιλογές ναι ή όχι σε μια συγκεκριμένη ενέργεια ή φόρμουλα;
Απολύτως! Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία IF για να εκτελέσετε διαφορετικές ενέργειες με βάση το αν ο χρήστης επιλέγει Ναι ή όχι.
Περίληψη
- Επιλέξτε το κύτταρο ή το εύρος των κυττάρων.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα".
- Κάντε κλικ στο "Επικύρωση δεδομένων".
- Επιλέξτε "Λίστα" κάτω από το "Επιτρέψτε".
- Πληκτρολογήστε "Ναι, όχι" στο πλαίσιο "Πηγή".
Σύναψη
Η κυριαρχία της χρήσης των καταλόγων αναπτυσσόμενων στο Excel μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την ακρίβεια της καταχώρισης δεδομένων σας. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε επιλογές "Ναι" ή "ΟΧΙ" στα υπολογιστικά φύλλα του Excel, καθιστώντας το ένα αεράκι για να συλλέξετε και να αναλύσετε δυαδικά δεδομένα. Θυμηθείτε, η ομορφιά του Excel έγκειται στην ευελιξία και την εξουσία του-με λίγη δημιουργικότητα και κάποια τεχνογνωσία επικύρωσης δεδομένων, μπορείτε να εξορθολογίσετε πολλές από τις συνήθεις εργασίες σας. Είτε πρόκειται για τα αποτελέσματα της έρευνας, τη δημιουργία μιας λίστας ελέγχου εργασιών, είτε για τη διαχείριση του αποθέματος, η δυνατότητα προσθήκης ναι ή όχι στο Excel είναι μια θεμελιώδη δεξιότητα που μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τα σφάλματα. Συνεχίστε λοιπόν, δοκιμάστε το και παρακολουθήστε τα υπολογιστικά φύλλα σας να γίνουν πιο λειτουργικά και φιλικά προς το χρήστη!