Η μετατροπή από το Excel σε λέξη είναι ευκολότερη από ό, τι νομίζετε! Το μόνο που χρειάζεται είναι να αντιγράψετε τα δεδομένα από το υπολογιστικό φύλλο του Excel και να τα επικολλήσετε σε ένα έγγραφο Word. Με μερικά απλά βήματα, θα μεταφερθείτε τα δεδομένα σας σε χρόνο μηδέν. Ας φτάσουμε στο πώς μπορείτε να το κάνετε αυτό.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Μετατροπή από το Excel σε Word
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας μιλήσουμε για το γιατί ίσως θελήσετε να μετατρέψετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο Word. Ίσως δημιουργείτε μια αναφορά και πρέπει να συμπεριλάβετε ορισμένους πίνακες δεδομένων, ή ίσως είστε πιο άνετα να επεξεργάζεστε το κείμενο στο Word. Όποια και αν είναι ο λόγος, ακολουθώντας αυτά τα βήματα θα μετακινηθούν τα δεδομένα σας πάνω από ομαλά.
Βήμα 1: Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel
Ανοίξτε το αρχείο Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να μεταφέρετε στη λέξη.
Μόλις ανοίξετε το αρχείο του Excel, βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα που θέλετε να μετατρέψετε είναι ορατά και ότι δεν υπάρχουν φίλτρα που θα μπορούσαν να αποκρύψουν ορισμένες από τις πληροφορίες σας.
Βήμα 2: Επιλέξτε τα δεδομένα
Κάντε κλικ και σύρετε για να επιλέξετε τα κύτταρα στο Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε λέξη.
Κατά την επιλογή των δεδομένων σας, μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε για να επιλέξετε πολλαπλά κελιά ή πατήστε Ctrl+A για να επιλέξετε ολόκληρα τα δεδομένα του φύλλου εργασίας. Απλά βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μόνο τα δεδομένα που πρέπει να μεταφέρετε.
Βήμα 3: Αντιγράψτε τα δεδομένα
Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κύτταρα και επιλέξτε "Αντιγραφή" ή πατήστε Ctrl+C στο πληκτρολόγιό σας.
Μόλις αντιγράψετε τα δεδομένα σας, είναι αποθηκευμένα στο πρόχειρο σας, έτοιμο να επικολληθεί σε οποιοδήποτε πρόγραμμα, συμπεριλαμβανομένης της λέξης. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Αντιγραφή" στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας του Excel.
Βήμα 4: Ανοίξτε ένα έγγραφο λέξης
Ανοίξτε ένα νέο ή υπάρχον έγγραφο λέξεων όπου θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα του Excel.
Εάν δημιουργείτε ένα νέο έγγραφο, απλώς ανοίξτε το Word και ξεκινήστε ένα νέο κενό έγγραφο. Εάν προσθέτετε ένα υπάρχον έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι έχετε μετακινηθεί στο σημείο όπου θέλετε να πάνε τα δεδομένα του Excel.
Βήμα 5: Επικολλήστε τα δεδομένα
Κάντε δεξί κλικ όπου θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα του Excel στη λέξη και να επιλέξετε "Paste" ή πατήστε Ctrl+V στο πληκτρολόγιό σας.
Μετά την επικόλληση, ίσως παρατηρήσετε ότι η λέξη προσφέρει αρκετές επιλογές επικόλλησης. Μπορείτε να επιλέξετε να διατηρήσετε την αρχική μορφοποίηση, να ταιριάξετε τη μορφοποίηση του εγγράφου λέξης σας ή να επικολλήσετε τα δεδομένα ως μόνο εικόνα ή κείμενο.
Μόλις ολοκληρώσετε τα παραπάνω βήματα, τα δεδομένα του Excel θα είναι τώρα στο έγγραφο Word. Θα εμφανιστεί πιθανότατα ως πίνακας που μπορεί να διαμορφωθεί και να επεξεργαστεί περαιτέρω στο Word.
- Πάντα να ελέγχετε ότι έχετε επιλέξει όλα τα απαραίτητα δεδομένα πριν από την αντιγραφή από το Excel.
- Εάν επικολλήσετε ένα μεγάλο αριθμό δεδομένων, σκεφτείτε να το σπάσετε σε μικρότερα τμήματα για να αποφύγετε τη συντριπτική σας λέξη εγγράφου.
- Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία πίνακα λέξεων για να προσαρμόσετε τη μορφοποίηση των επικολλημένων δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένης της ευθυγράμμισης, των συνόρων και της σκίαση.
- Για να διατηρήσετε την αρχική μορφοποίηση των δεδομένων του Excel, χρησιμοποιήστε την επιλογή πάστα «διατηρήστε τη μορφοποίηση πηγής» στη λέξη.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να αποθηκεύσετε το έγγραφο λέξεων σας ως PDF μετά την επικόλληση των δεδομένων του Excel για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση και τη διάταξη.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν τα δεδομένα του Excel δεν επικολλούν σωστά το Word;
Εάν τα δεδομένα δεν φαίνονται σωστά, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Paste Special" και επιλέξτε "Microsoft Excel Worksheet Object". Αυτό μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση της αρχικής διάταξης και μορφοποίησης.
Μπορώ να επεξεργαστώ τα δεδομένα σε λέξη αφού το έχω επικολλήσει;
Ναι, μόλις επικολλήσετε τα δεδομένα στο Word, γίνεται ένας πίνακας που μπορείτε να επεξεργαστείτε ακριβώς όπως οποιοδήποτε άλλο κείμενο στο έγγραφό σας.
Πώς μπορώ να επικολλήσω τα δεδομένα του Excel σε λέξη χωρίς να γίνω τραπέζι;
Επιλέξτε την επιλογή "Paste Special" και επιλέξτε "Ανεπάρκεια κειμένου" για να επικολλήσετε τα δεδομένα ως απλό κείμενο χωρίς μορφοποίηση πίνακα.
Μπορώ να συνδέσω τα δεδομένα του Excel σε λέξη, ώστε να ενημερώνεται αυτόματα;
Ναι, χρησιμοποιήστε την επιλογή "Paste Special" και επιλέξτε "Link Paste" για να δημιουργήσετε έναν δυναμικό σύνδεσμο που ενημερώνεται στη λέξη όταν αλλάζει τα αρχικά δεδομένα του Excel.
Τι γίνεται αν θέλω μόνο να αντιγράψω ένα γράφημα από το Excel στο Word;
Επιλέξτε το γράφημα στο Excel, αντιγράψτε το και, στη συνέχεια, επικολλήστε το στο έγγραφο Word. Μπορείτε να το αντιμετωπίσετε ακριβώς όπως μια εικόνα με λέξη, αλλαγή μεγέθους και τοποθετώντας την όπως απαιτείται.
Περίληψη
- Ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο του Excel.
- Επιλέξτε τα δεδομένα που θέλετε να μετατρέψετε.
- Αντιγράψτε τα επιλεγμένα δεδομένα.
- Ανοίξτε ένα έγγραφο λέξης.
- Επικολλήστε τα δεδομένα σε λέξη.
Σύναψη
Η μετατροπή από το Excel σε Word είναι μια κοινή εργασία που δεν χρειάζεται να είναι πονοκέφαλος. Είτε δημιουργείτε μια λεπτομερή αναφορά είτε απλά πρέπει να μοιράζεστε δεδομένα σε μια πιο φιλική προς το κείμενο μορφή, η διαδικασία είναι απλή. Θυμηθείτε να αντιγράψετε μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε και να χρησιμοποιήσετε εργαλεία μορφοποίησης λέξεων για να φτιάξετε τα τραπέζια σας ακριβώς σωστά. Εάν αντιμετωπίζετε ποτέ το πρόβλημα, το χαρακτηριστικό "Paste Special" είναι ο φίλος σας, βοηθώντας σας να διατηρήσετε την ακεραιότητα των δεδομένων σας κατά τη διάρκεια της μεταφοράς.
Και θυμηθείτε, αυτό δεν είναι ένας δρόμος μονής κατεύθυνσης. Εάν χρειάζεται ποτέ να μετατρέψετε πίσω από το Word σε Excel, τα βήματα είναι εξίσου απλά - απλά αντιγράφουν και επικολλήστε προς την άλλη κατεύθυνση. Με αυτές τις συμβουλές στο χέρι, είστε έτοιμοι να γεφυρώσετε το χάσμα μεταξύ του Excel και του Word σαν Pro. Συνεχίστε λοιπόν, δοκιμάστε το και παρακολουθήστε τα δεδομένα σας να μετασχηματίζουν από σειρές και στήλες σε κομψές παραγράφους και πίνακες.
Δείτε επίσης:Πώς να μετατρέψετε το Word σε Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα