Η δημιουργία αυτόματων αντιδράσεων στο Outlook είναι ένα αεράκι. Είτε βγαίνετε για ένα γρήγορο μεσημεριανό είτε παίρνετε διακοπές δύο εβδομάδων, η δημιουργία αυτόματων απαντήσεων μπορεί να κρατήσει τις επαφές σας ενημερωμένες και άνετα. Εδώ είναι πώς να ρυθμίσετε γρήγορα ένα αυτόματο reply στο Outlook σε λίγα βήματα.
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι προσπαθούμε να επιτύχουμε εδώ. Η ρύθμιση μιας αυτόματης ανταπόκρισης στο Outlook σάς επιτρέπει να στέλνετε αυτοματοποιημένα μηνύματα σε όποιον σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν δεν είστε διαθέσιμοι για να απαντήσετε αμέσως στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο 'File'
Πρώτα πράγματα πρώτα, πρέπει να ανοίξετε την εφαρμογή του Outlook.
Μόλις βρίσκεστε στο Outlook, κάντε κλικ στο 'File' που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης σας. Αυτό θα ανοίξει την ενότητα Πληροφοριών λογαριασμού.
Βήμα 2: Επιλέξτε "Αυτόματες απαντήσεις"
Αφού κάνετε κλικ στο 'File', θα δείτε μια λίστα επιλογών. Αναζητήστε και κάντε κλικ στις «Αυτόματες απαντήσεις (εκτός λειτουργίας)».
Η επιλογή των «αυτόματων απαντήσεων» ανοίγει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμα αυτόματης ανταπόκρισης.
Βήμα 3: Επιλέξτε "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων"
Στο παράθυρο αυτόματων απαντήσεων, θα έχετε την επιλογή να επιλέξετε «Μην στέλνετε αυτόματες απαντήσεις» ή «Αποστολή αυτόματων απαντήσεων». Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει «Αποστολή αυτόματων απαντήσεων».
Μόλις επιλεγεί, μπορείτε να καθορίσετε μια ώρα έναρξης και λήξης για την αυτόματη απαίτηση εάν το επιθυμείτε. Αυτό είναι προαιρετικό αλλά χρήσιμο για διακοπές ή συγκεκριμένα συμβάντα.
Βήμα 4: Γράψτε το μήνυμα αυτό
Τώρα, ήρθε η ώρα να γράψετε το μήνυμα που θα λάβουν οι άνθρωποι όταν σας στέλνουν email.
Υπάρχουν δύο καρτέλες - «μέσα στον οργανισμό μου» και «έξω από την οργάνωσή μου». Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικά μηνύματα για άτομα μέσα στην εταιρεία σας και σε άτομα που βρίσκονται έξω από αυτό. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν θέλετε να παρέχετε πιο λεπτομερείς πληροφορίες στους συναδέλφους.
Βήμα 5: Ορίστε κανόνες (προαιρετικά)
Εάν θέλετε να πάρετε φανταχτερό, μπορείτε να κάνετε κλικ στους «κανόνες ...» στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου αυτόματων απαντήσεων για να ορίσετε συγκεκριμένες συνθήκες για τις αυτόματες αντιδράσεις σας.
Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό, αλλά σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις αυτόματες αντιδράσεις σας σε συγκεκριμένα άτομα ή τύπους μηνυμάτων.
Βήμα 6: Κάντε κλικ στο 'OK' για να αποθηκεύσετε τις ρυθμίσεις σας
Μόλις είστε ευχαριστημένοι με το μήνυμά σας και τις ρυθμίσεις σας, κάντε κλικ στο "OK" για να αποθηκεύσετε τα πάντα.
Τώρα, το Auto-Reply σας έχει ρυθμιστεί και θα ανταποκριθεί στα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως καθορίσατε.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το Outlook θα απαντήσει αυτόματα σε εισερχόμενα μηνύματα με το μήνυμα που έχετε ορίσει. Όταν φτάσει η ώρα λήξης που καθορίσατε, η αυτόματη ανταπόκριση θα απενεργοποιηθεί αυτόματα εάν έχετε ορίσει ένα εύρος χρόνου. Εάν όχι, θα χρειαστεί να απενεργοποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο τις αυτόματες αντιδράσεις ακολουθώντας τα ίδια βήματα και επιλέγοντας «μην στέλνετε αυτόματες απαντήσεις».
- Κρατήστε το μήνυμα αυτό-απάντησης καθαρό και συνοπτικό.
- Συμπεριλάβετε το χρονοδιάγραμμα της απουσίας σας στο μήνυμα αυτόματης απάντησης.
- Αναφέρετε μια εναλλακτική επαφή στο μήνυμα αυτόματης απαίτησης σε περίπτωση επείγουσας θέσης.
- Ελέγξτε την πολιτική της εταιρείας σας σχετικά με τις αυτόματες αντιδράσεις, καθώς ορισμένοι έχουν συγκεκριμένες οδηγίες.
- Θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη ανταπόκριση όταν επιστρέψετε αν δεν έχετε θέσει χρόνο λήξης.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ορίσω αυτόματο για μια συγκεκριμένη επαφή;
Ναι, μπορείτε να ορίσετε κανόνες για συγκεκριμένες επαφές στο βήμα 5 για να προσαρμόσετε ανάλογα τις αυτόματες αντιδράσεις σας.
Θα αποσταλούν αυτόματες αντιδράσεις κατά τη διάρκεια του καθορισμένου χρονικού πλαισίου μου μόνο;
Εάν ορίσετε χρόνο εκκίνησης και λήξης, οι αυτόματες αντιδράσεις θα αποσταλούν μόνο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Μπορώ να έχω διαφορετικά μηνύματα για συναδέλφους και εξωτερικές επαφές;
Ναι, μπορείτε να έχετε διαφορετικά μηνύματα για εσωτερικές και εξωτερικές επαφές χρησιμοποιώντας τις καρτέλες «μέσα στον οργανισμό μου» και έξω από την οργάνωση μου.
Τι γίνεται αν ξεχάσω να απενεργοποιήσω το auto-reply μου;
Εάν δεν έχετε θέσει χρόνο λήξης, θα πρέπει να το απενεργοποιήσετε με το χέρι, επιστρέφοντας στις «αυτόματες απαντήσεις» και επιλέγοντας «μην στέλνετε αυτόματες απαντήσεις».
Θα λειτουργήσει αυτόματη απόδοση εάν είναι κλειστή το Outlook;
Ναι, οι αυτόματες αντιδράσεις θα λειτουργούν ακόμη και όταν το Outlook είναι κλειστή καθώς χειρίζονται ο διακομιστής.
Περίληψη
- Ανοίξτε το Outlook και κάντε κλικ στο "Αρχείο"
- Επιλέξτε "Αυτόματες απαντήσεις"
- Επιλέξτε "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων"
- Γράψτε το μήνυμα αυτόματης απάντησης
- Ορίστε κανόνες (προαιρετικά)
- Κάντε κλικ στο κουμπί 'OK' για αποθήκευση ρυθμίσεων
Σύναψη
Η ρύθμιση των αυτόματων αντιδράσεων στο Outlook είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να διαχειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας όταν δεν είστε διαθέσιμοι. Εξασφαλίζει ότι οι επαφές σας δεν παραμένουν στο σκοτάδι, αναρωτιούνται γιατί δεν έχετε απαντήσει. Η διαδικασία διαρκεί μόνο λίγα λεπτά, αλλά τα οφέλη διαρκούν. Οι εντυπώσεις έχουν σημασία, και μια αυτόματη ανταπόκριση μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ της φαινομενικής μη ανταποκρινόμενης και της προσεκτικότητας του χρόνου των επαφών σας.
Διαβάστε επίσης:Πώς να δημιουργήσετε Email Outlook: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Θυμηθείτε, το κλειδί για μια μεγάλη αυτόματη ανταπόκριση είναι η σαφήνεια και η συντομία. Θέλετε να γίνει κατανοητό το μήνυμά σας χωρίς σύγχυση. Και, μην ξεχάσετε να ορίσετε μια υπενθύμιση για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες αντιδράσεις εάν δεν έχετε καθορίσει μια ώρα λήξης. Με αυτές τις συμβουλές και τα βήματα, θα δημιουργήσετε αποτελεσματικές αυτόματες αντιδράσεις στο Outlook όπως ένας επαγγελματίας. Ευτυχισμένο email!