Η διασταύρωση δύο καταλόγων στο Excel μπορεί να φανεί σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά είναι στην πραγματικότητα ένα αεράκι μόλις γνωρίζετε τα βήματα. Αυτή η διαδικασία σας επιτρέπει να συγκρίνετε δύο λίστες για να δείτε ποια στοιχεία εμφανίζονται και στα δύο, τα οποία μπορεί να είναι απίστευτα χρήσιμα για μια ποικιλία εργασιών. Σε μερικά απλά βήματα, μπορείτε γρήγορα και αποτελεσματικά να αναφέρετε τα δεδομένα σας για να αποκτήσετε τις ιδέες που χρειάζεστε.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να διασχίσετε δύο λίστες στο Excel
Πριν βουτήξουμε στη διαδικασία βήμα προς βήμα, ας καταλάβουμε τι προσπαθούμε να επιτύχουμε. Η διασταύρωση δύο καταλόγων θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε αγώνες ή διαφορές μεταξύ των καταλόγων, οι οποίες μπορεί να είναι πολύ βολικές για την ανάλυση δεδομένων, τη διαχείριση αποθεμάτων ή ακόμα και την παρακολούθηση των προσωπικών σας συλλογών.
Βήμα 1: Ρυθμίστε το βιβλίο εργασίας του Excel
Προετοιμάστε δύο λίστες στο Excel που θέλετε να αναφέρετε.
Έχοντας δύο λίστες έτοιμες στο βιβλίο εργασίας του Excel είναι ζωτικής σημασίας. Βεβαιωθείτε ότι κάθε λίστα βρίσκεται στη δική της στήλη και ότι είναι ευθυγραμμισμένα έτσι ώστε τα δεδομένα που θέλετε να συγκρίνετε είναι δίπλα στο άλλο. Είναι επίσης χρήσιμο να έχετε κεφαλίδες για κάθε λίστα για σαφήνεια.
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αντιστοίχισης
Εισαγάγετε τη λειτουργία αντιστοίχισης σε μια νέα στήλη δίπλα σε μία από τις λίστες.
Η συνάρτηση αντιστοίχισης σε Excel αναζητά ένα συγκεκριμένο στοιχείο σε μια σειρά κυττάρων και στη συνέχεια επιστρέφει τη σχετική θέση αυτού του αντικειμένου. Για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία για να αναφέρετε τις λίστες σας, θα θελήσετε να πληκτρολογήσετε τον τύπο όπου θέλετε να εμφανιστούν τα αποτελέσματά σας. Θα φανεί κάτι σαν αυτό: = αντιστοιχία (A2, B: B, 0). Αυτός ο τύπος ψάχνει για την τιμή στο κελί A2 στη στήλη Β.
Βήμα 3: Αντιγράψτε τον τύπο
Σύρετε τη φόρμουλα προς τα κάτω για να την εφαρμόσετε σε ολόκληρη τη λίστα.
Μόλις ρυθμίσετε τη λειτουργία του αγώνα σας, θα πρέπει να την αντιγράψετε κάτω από τη στήλη έτσι ώστε να ισχύει για κάθε στοιχείο στη λίστα σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο μικρό τετράγωνο στην κάτω δεξιά γωνία του κελιού με τη φόρμουλα και να το μεταφέρετε.
Βήμα 4: Αναλύστε τα αποτελέσματα
Εξετάστε τα αποτελέσματα για να προσδιορίσετε τους αγώνες και τις διαφορές.
Αφού εφαρμόσετε τη λειτουργία αγώνα στη λίστα σας, θα δείτε είτε αριθμούς είτε σφάλματα. Οι αριθμοί υποδεικνύουν τη θέση στη δεύτερη λίστα όπου βρέθηκε ο αγώνας, ενώ τα σφάλματα (συνήθως #n/a) σημαίνουν ότι δεν υπήρχε αντιστοίχιση. Αυτές οι πληροφορίες σας επιτρέπουν να δείτε γρήγορα ποια στοιχεία εμφανίζονται και στις δύο λίστες.
Βήμα 5: Χρησιμοποιήστε μορφοποίηση υπό όρους (προαιρετικά)
Εφαρμόστε μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε τους αγώνες ή τις διαφορές.
Εάν θέλετε να κάνετε τα αποτελέσματά σας ακόμη πιο ξεκάθαρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα μορφοποίησης υπό όρους του Excel. Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε κανόνες-για παράδειγμα, να επισημάνετε τα κύτταρα όπου έχει βρεθεί ένας αγώνας-που μπορεί να κάνει τα δεδομένα σας διασταυρούμενης αναφοράς πολύ πιο εύκολο να το διαβάσετε με μια ματιά.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα μπορείτε να δείτε ποια στοιχεία από την πρώτη σας λίστα εμφανίζονται στη δεύτερη λίστα και τα οποία δεν το κάνουν. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε αποφάσεις βάσει των δεδομένων, όπως τα στοιχεία που πρέπει να αποκατασταθούν ή ποια καθήκοντα έχουν ήδη ολοκληρωθεί.
- Βεβαιωθείτε ότι οι λίστες σας είναι καθαρές και απαλλαγμένες από αντίγραφα πριν αρχίσετε να αναφέρετε. Αυτό θα σας δώσει τα πιο ακριβή αποτελέσματα.
- Εάν έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, εξετάστε τη διαλογή και των δύο καταλόγων αλφαβητικά πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία διασταυρούμενης αναφοράς για να διευκολύνετε τη διαχείριση.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία IFERROR με τη λειτουργία αντιστοίχισης για να κάνετε τα αποτελέσματα πιο ευανάγνωστα (π.χ. = iferror (αντιστοιχία (A2, B: B, 0), "No Match")).
- Θυμηθείτε ότι η λειτουργία αντιστοίχισης είναι ευαίσθητη στην περίπτωση, οπότε βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι συνεπή όσον αφορά την κεφαλαιοποίηση.
- Αν χρειαστεί να αναφέρετε περισσότερες από δύο λίστες, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες VLOOKUP ή ευρετηρίου και αντιστοίχισης για πιο προηγμένες συγκρίσεις.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν λάβω σφάλμα #n/a;
Αυτό σημαίνει ότι το στοιχείο από την πρώτη λίστα σας δεν βρίσκεται στη δεύτερη λίστα.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτήν τη μέθοδο για να συγκρίνω περισσότερες από δύο λίστες;
Ναι, αλλά για περισσότερες από δύο λίστες, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες VLOOKUP ή ευρετηρίου και αντιστοίχισης, οι οποίες είναι πιο κατάλληλες για πολύπλοκες συγκρίσεις.
Έχει σημασία η σειρά των λιστών;
Είναι καλύτερο να έχετε τη λίστα που ψάχνετε από την πρώτη λίστα, αλλά μπορείτε να προσαρμόσετε τη λειτουργία αντιστοίχισης ανάλογα εάν είναι σε διαφορετική σειρά.
Υπάρχει τρόπος να επισημανθεί αυτόματα οι αγώνες;
Ναι, χρησιμοποιώντας τη μορφοποίηση υπό όρους, μπορείτε να ρυθμίσετε κανόνες για να επισημάνετε αυτόματα τους αγώνες ή τις διαφορές στις λίστες σας.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτήν τη μέθοδο για κείμενο και αριθμούς;
Απολύτως, η λειτουργία αντιστοίχισης λειτουργεί τόσο με κείμενο όσο και με αριθμούς, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα μορφοποιούνται με συνέπεια.
Διαβάστε επίσης:Πώς να χρησιμοποιήσετε λίστες στο WhatsApp;
Περίληψη
- Ρυθμίστε το βιβλίο εργασίας του Excel με τις δύο λίστες.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αντιστοίχισης.
- Αντιγράψτε τον τύπο στη λίστα.
- Αναλύστε τα αποτελέσματα για αγώνες και διαφορές.
- (Προαιρετικά) Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε τα αποτελέσματα.
Σύναψη
Η διασταύρωση δύο καταλόγων στο Excel είναι μια ισχυρή ικανότητα που έχετε στο οπλοστάσιό σας, είτε είστε αναλυτής δεδομένων, ένας διαχειριστής απογραφής, είτε απλώς κάποιος που του αρέσει να κρατά τα πράγματα οργανωμένα. Τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω παρέχουν μια απλή μέθοδο για τη σύγκριση δεδομένων και με μια μικρή πρακτική, θα γίνει δεύτερη φύση. Θυμηθείτε, το κλειδί για την επιτυχή αναφερόμενη αναφορά είναι στην προετοιμασία των λιστών σας και στην κατανόηση του τρόπου χειρισμού των λειτουργιών του Excel για να λάβετε τα αποτελέσματα που χρειάζεστε. Εάν εξακολουθείτε να πεινάτε για περισσότερες γνώσεις του Excel μετά από να περάσετε πώς να αναφέρετε δύο λίστες στο Excel, υπάρχουν πολλοί πόροι εκεί έξω για να σας βοηθήσουν να συνεχίσετε το ταξίδι μάθησης. Ευτυχισμένη διασταυρούμενη αναφορά!