Η εύρεση διπλών αντιγράφων στο Excel μπορεί να φανεί σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά είναι πραγματικά πολύ απλό όταν ξέρετε τι να κάνετε. Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε γρήγορα να εντοπίσετε και να καταργήσετε τυχόν διπλά δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο σας, εξασφαλίζοντας ότι τα στοιχεία σας είναι ακριβή και ενημερωμένα. Έτσι, έτοιμοι να ξεκινήσετε και να γίνετε ένα Excel Pro για να βρείτε αυτά τα ενοχλητικά διπλότυπα; Ας βουτήξουμε!
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να βρείτε αντίγραφα στο Excel
Πριν φτάσουμε στο Nitty-Gritty, είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι η εύρεση διπλών αντιγράφων στο Excel είναι ένας τρόπος για να καθαρίσετε τα δεδομένα σας. Είτε εργάζεστε με ένα μικρό σύνολο δεδομένων είτε ένα τεράστιο υπολογιστικό φύλλο, ο εντοπισμός διπλών αντιγράφων είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων.
Βήμα 1: Επιλέξτε το εύρος δεδομένων σας
Πρώτα πράγματα πρώτα, πρέπει να επιλέξετε το φάσμα των κυττάρων όπου υποψιάζεστε ότι μπορεί να υπάρχουν διπλότυπα.
Μόλις επιλέξετε το εύρος δεδομένων, το Excel θα ξέρει πού να αναζητήσει διπλότυπα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για διπλές πληροφορίες.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο "Κατάργηση διπλών"
Αυτό είναι όπου συμβαίνει η μαγεία. Κάνοντας κλικ στο "Κατάργηση διπλών αντιγράφων", το Excel θα προετοιμαστεί για να σαρώσει τα επιλεγμένα δεδομένα σας.
Η λειτουργία "Κατάργηση διπλών" είναι απλή και κάνει το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας για εσάς. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να πείτε στο Excel ποιες στήλες για να ελέγξετε για αντίγραφα.
Βήμα 3: Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για αντίγραφα
Στο αναδυόμενο παράθυρο, θα δείτε μια λίστα με στήλες. Ελέγξτε τα πλαίσια δίπλα σε αυτά που θέλετε να βρείτε αντίγραφα.
Να είστε επιλεκτικοί σχετικά με τις στήλες που επιλέγετε. Εάν ελέγξετε πάρα πολλά, ίσως καταλήξετε να αφαιρέσετε μοναδικά δεδομένα που δεν είναι αληθινά αντίγραφα.
Βήμα 4: Κάντε κλικ στο 'OK' και αφήστε το Excel να κάνει το πράγμα του
Αφού κάνετε τις επιλογές σας, πατήστε 'OK' και το Excel θα αφαιρέσει τυχόν αντίγραφα από αυτές τις στήλες.
Θα λάβετε ένα μήνυμα που σας λέει πόσα αντίγραφα βρέθηκαν και αφαιρέθηκαν και πόσες μοναδικές τιμές παραμένουν. Είναι ικανοποιητικό να βλέπεις αυτούς τους αριθμούς!
Μετά την ολοκλήρωση αυτών των βημάτων, θα έχετε ένα καθαρό, dipplicate χωρίς δεδομένα δεδομένων. Το υπολογιστικό φύλλο σας θα είναι πιο ακριβές και θα έχετε την ειρήνη του μυαλού γνωρίζοντας ότι τα δεδομένα σας δεν είναι περιττά.
- Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στις στήλες που ελέγχετε για αντίγραφα. Μερικές φορές, αυτό που μοιάζει με ένα αντίγραφο μπορεί να είναι πραγματικά απαραίτητα δεδομένα.
- Εάν εργάζεστε με ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο πριν αφαιρέσετε τα αντίγραφα. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά.
- Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα "Conditional Formatting" για να επισημάνετε τα αντίγραφα πριν τα αφαιρέσετε. Αυτό σας δίνει μια οπτική επιβεβαίωση του τι πρόκειται να διαγράψετε.
- Θυμηθείτε ότι το "Αφαιρέστε τα διπλότυπα" λειτουργούν μόνο με ακριβείς αγώνες. Εάν υπάρχουν μικρές παραλλαγές στα δεδομένα, όπως οι επιπλέον χώροι, το Excel δεν θα τους θεωρήσει αντίγραφα.
- Μετά την κατάργηση των διπλών, ελέγξτε τα δεδομένα σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν χάθηκαν βασικές πληροφορίες στη διαδικασία.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν θέλω μόνο να βρω αντίγραφα, να μην τα αφαιρέσω;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Conditional Formatting" για να επισημάνετε τα αντίγραφα χωρίς να τα διαγράψετε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ελέγξετε τα δεδομένα με το χέρι πριν λάβετε οποιαδήποτε ενέργεια.
Δείτε επίσης:Πώς να επισημάνετε τα αντίγραφα στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Μπορώ να αναιρέσω τη δράση "Αφαιρέστε τα αντίγραφα";
Ναι, μπορείτε να το ανατρέψετε αμέσως πιέζοντας το «Ctrl + Z» μετά την αφαίρεση διπλών. Ωστόσο, εάν κλείσετε το βιβλίο εργασίας ή εκτελείτε άλλες ενέργειες, ίσως να μην μπορείτε να το ανατρέψετε.
Θα λειτουργήσει η «κατάργηση των διπλωμάτων» σε μια φιλτραρισμένη λίστα;
Ναι, το "Remove Diplicates" θα εξετάσει μόνο τα ορατά κύτταρα σε μια φιλτραρισμένη λίστα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρεθεί τα δεδομένα σας εάν θέλετε να ελέγξετε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων.
Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι δεν χάνω σημαντικά δεδομένα κατά την κατάργηση διπλών ενεργειών;
Πάντα να ελέγχετε τα δεδομένα σας πριν χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Κατάργηση διπλών αντιγράφων". Εάν δεν είστε σίγουροι, δημιουργήστε ένα αντίγραφο του συνόλου δεδομένων σας ως αντίγραφο ασφαλείας.
Μπορεί να «αφαιρέσει τα διπλότυπα» σε πολλαπλά φύλλα ταυτόχρονα;
Όχι, "Αφαιρέστε τα αντίγραφα" μπορούν να εφαρμοστούν μόνο σε ένα φύλλο κάθε φορά. Θα χρειαστεί να επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε φύλλο όπου θέλετε να αφαιρέσετε διπλότυπα.
Περίληψη
- Επιλέξτε το εύρος δεδομένων σας.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" και κάντε κλικ στο "Κατάργηση διπλών".
- Επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για αντίγραφα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί 'OK' για να καταργήσετε τα διπλότυπα.
Σύναψη
Στο τέλος, η εύρεση διπλών αντιγράφων στο Excel είναι μια δεξιότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να αποτρέψει σφάλματα στα σύνολα δεδομένων σας. Με τα βήματα και τις συμβουλές που παρέχονται, είστε καλά εξοπλισμένοι για να αντιμετωπίσετε αυτήν την εργασία. Θυμηθείτε ότι η διατήρηση των καθαρών δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας για την ακριβή ανάλυση, την αναφορά και τη λήψη αποφάσεων. Έτσι, πάρτε μια βαθιά ανάσα, ακολουθήστε τα βήματα, και πριν το ξέρετε, θα πείτε αντίο σε αυτά τα αντίγραφα και γεια σε ένα παρθένο υπολογιστικό φύλλο.
Εάν εξακολουθείτε να αισθάνεστε αβέβαιοι ή θέλετε να μάθετε πιο προηγμένες τεχνικές, υπάρχουν πολλοί πόροι εκεί έξω για να σας βοηθήσουν να κυριαρχήσετε το Excel. Η πρακτική κάνει τέλεια, και με το χρόνο, η εύρεση και η αφαίρεση των διπλών θα γίνει δεύτερη φύση. Μην αφήσετε τα διπλότυπα δεδομένα να γεμίζουν τα υπολογιστικά φύλλα σας πια. Πάρτε τον έλεγχο, χρησιμοποιήστε αυτές τις στρατηγικές και κρατήστε τα αρχεία του Excel σε σχήμα Tip-Top!