Η αποθήκευση μιας λήψης Excel είναι ευκολότερη από ό, τι νομίζετε. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στην καρτέλα 'Αρχείο', επιλέξτε 'Αποθήκευση ως', επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο, να ονομάσετε το αρχείο και να πατήσετε 'Αποθήκευση'. Αυτό είναι! Μόλις αποθηκεύσατε τη λήψη του Excel. Τώρα, ας βουτήξουμε στις λεπτομέρειες και βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε τα αρχεία σας σαν επαγγελματίας.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να αποθηκεύσετε μια λήψη του Excel
Πριν φτάσουμε στο nitty-gritty της εξοικονόμησης ενός excel download, ας καταλάβουμε γιατί είναι ζωτικής σημασίας. Πιθανότατα έχετε περάσει χρόνο σε δεδομένα, δημιουργώντας διαγράμματα και συνταγές γραφής. Η αποθήκευση του αρχείου Excel εξασφαλίζει ότι όλη η σκληρή δουλειά σας δεν εξαφανίζεται στην ψηφιακή άβυσσο. Σας επιτρέπει επίσης να έχετε πρόσβαση και να επεξεργαστείτε το αρχείο αργότερα.
Βήμα 1: Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο"
Η καρτέλα "Αρχείο" μπορεί να βρεθεί στην επάνω αριστερή γωνία του Excel. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα ανοίξει μια σειρά επιλογών που σχετίζονται με το έγγραφο του Excel.
Όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο", εμφανίζεται μια πλευρική γραμμή με διάφορες επιλογές. Θα δείτε επιλογές όπως "New", "Open", "Save", "Save As" και πολλά άλλα. Αυτό είναι βασικά το Κέντρο Ελέγχου για τη διαχείριση των αρχείων του Excel.
Βήμα 2: Επιλέξτε "Αποθήκευση ως"
Μεταξύ των επιλογών, θα βρείτε «Αποθήκευση ως». Αυτό είναι διαφορετικό από το 'Save', το οποίο απλώς ενημερώνει το τρέχον έγγραφο. Το 'Save as' σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο αντίγραφο του εγγράφου, το οποίο θέλετε να κάνετε κατά την αποθήκευση μιας λήψης για πρώτη φορά.
Η επιλογή 'αποθήκευση ως' θα σας ζητήσει να αποφασίσετε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο. Αυτό θα μπορούσε να είναι στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή σας, μια μονάδα USB ή ακόμα και μια υπηρεσία σύννεφων όπως το OneDrive ή το Google Drive.
Περισσότερη ανάγνωση:Πώς να κατεβάσετε και να αποθηκεύσετε βίντεο στο Facebook;
Βήμα 3: Επιλέξτε τη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο
Ένα παράθυρο διαλόγου θα ανοίξει, επιτρέποντάς σας να περιηγηθείτε στον υπολογιστή σας ή στο cloud storage για να επιλέξετε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια τοποθεσία που είναι εύκολα προσβάσιμη για μελλοντική αναφορά.
Η επιλογή της σωστής θέσης είναι κρίσιμη. Σκεφτείτε πώς θα χρησιμοποιήσετε το αρχείο. Θα χρειαστεί να έχετε πρόσβαση συχνά; Θα χρειαστούν πρόσβαση άλλοι; Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας καθοδηγήσουν στην επιλογή του τέλειου σημείου.
Βήμα 4: Ονομάστε το αρχείο
Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα που είναι αρκετά περιγραφικό, ώστε να μπορείτε εύκολα να βρείτε και να αναγνωρίσετε το αρχείο αργότερα. Αποφύγετε τα γενικά ονόματα όπως το 'Document1' ή 'Excelfile'.
Ένα καλό όνομα αρχείου μπορεί να περιλαμβάνει την ημερομηνία, μια περιγραφή του περιεχομένου ή ένα όνομα έργου. Για παράδειγμα, το "Budget_Report_June_2021.xlsx" σας λέει ακριβώς ποιο είναι το αρχείο και πότε δημιουργήθηκε.
Βήμα 5: πατήστε 'Αποθήκευση'
Αφού ονομάσετε το αρχείο και επιλέξτε τη θέση, κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση'. Το αρχείο του Excel είναι τώρα αποθηκευμένο με ασφάλεια και μπορείτε να αναπνεύσετε ανακούφιση.
Αφού κάνετε κλικ στο "Save", το Excel θα κλείσει το παράθυρο διαλόγου και θα επιστρέψετε στο έγγραφό σας. Τώρα αποθηκεύεται στην τοποθεσία που επιλέξατε με το όνομα που δώσατε.
Αφού αποθηκεύσετε τη λήψη του Excel, το αρχείο θα αποθηκευτεί με ασφάλεια στην τοποθεσία που επιλέξατε. Τώρα μπορείτε να κλείσετε το Excel, γνωρίζοντας ότι το αρχείο σας θα είναι εκεί όταν επιστρέψετε. Εάν πρέπει να κάνετε περαιτέρω αλλαγές, μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο και μην ξεχάσετε να εξοικονομήσετε περιοδικά καθώς εργάζεστε για να αποφύγετε την απώλεια οποιασδήποτε προόδου.
- Πάντα να ελέγχετε το όνομα και την τοποθεσία του αρχείου πριν χτυπήσετε το 'Αποθήκευση' για να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο σας αποθηκεύεται σωστά.
- Χρησιμοποιήστε σαφή και περιγραφικά ονόματα αρχείων για να διευκολύνετε την εύρεση και την αναγνώριση των εγγράφων του Excel.
- Αποθηκεύστε τα αρχεία του Excel σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud για να αποκτήσετε πρόσβαση σε οποιαδήποτε συσκευή και να έχετε αντίγραφο ασφαλείας σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας καταρρεύσει.
- Αποθηκεύστε τακτικά την εργασία σας κατά την επεξεργασία ενός αρχείου Excel για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων εάν το πρόγραμμα κλείσει απροσδόκητα.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να ρυθμίσετε αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας για σημαντικά αρχεία Excel για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα ένα πρόσφατο αντίγραφο αποθηκευμένο.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά μεταξύ 'Save' και 'Save as';
Το 'Save' ενημερώνει το τρέχον έγγραφο, ενώ το 'Save As' σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο αντίγραφο του εγγράφου, ενδεχομένως με διαφορετικό όνομα ή τοποθεσία.
Μπορώ να αποθηκεύσω ένα αρχείο excel στο τηλέφωνο ή το tablet μου;
Ναι, μπορείτε να αποθηκεύσετε αρχεία Excel σε κινητές συσκευές, ειδικά αν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud όπως το OneDrive ή το Google Drive, οι οποίες διαθέτουν εφαρμογές για κινητά.
Τι συμβαίνει αν ξεχάσω να αποθηκεύσω το αρχείο Excel;
Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει το αρχείο σας και το Excel κλείνει απροσδόκητα, ενδέχεται να χάσετε τα δεδομένα σας. Ωστόσο, το Excel μερικές φορές προσφέρει μια ανακτημένη έκδοση όταν ανοίξετε ξανά το πρόγραμμα.
Πόσο συχνά πρέπει να αποθηκεύσω το αρχείο Excel ενώ εργάζομαι σε αυτό;
Είναι μια καλή πρακτική να αποθηκεύσετε το αρχείο σας κάθε λίγα λεπτά, ειδικά μετά από σημαντικές αλλαγές ή πριν από την εκτέλεση σύνθετων λειτουργιών.
Μπορώ να προστατεύσω τον κωδικό πρόσβασης στο αρχείο Excel όταν το αποθηκεύω;
Ναι, το Excel σας επιτρέπει να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης κατά την αποθήκευση του αρχείου σας για να αποτρέψετε την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Περίληψη
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχείο"
- Επιλέξτε "Αποθήκευση ως"
- Επιλέξτε τη θέση για να αποθηκεύσετε το αρχείο
- Ονομάστε το αρχείο
- Χτυπήστε το "Save"
Σύναψη
Η αποθήκευση μιας λήψης του Excel είναι μια θεμελιώδη δεξιότητα που είναι εύκολο να κυριαρχήσει. Ακολουθώντας το βήμα προς βήμα φροντιστήριο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα σημαντικά δεδομένα και η εργασία σας δεν χάνονται. Θυμηθείτε να χρησιμοποιείτε σαφή και περιγραφικά ονόματα αρχείων, αποθηκεύστε τακτικά και δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των σημαντικότερων αρχείων σας. Είναι πάντα καλύτερο να είσαι ασφαλής παρά να λυπάσαι όταν πρόκειται για τη διαχείριση δεδομένων. Εάν έχετε ποτέ αμφιβολίες, απλά χτυπήστε αυτό το κουμπί αποθήκευσης για άλλη μια φορά. Ποτέ δεν ξέρετε πότε ένα απλό κλικ μπορεί να σας εξοικονομήσει ώρες επαναφοράς. Συνεχίστε να ασκείτε, παραμένουν οργανωμένες και σύντομα, η εξοικονόμηση ενός excel download θα γίνει δεύτερη φύση.