Ο διαχωρισμός ονομάτων στο Excel μπορεί να είναι πραγματικά σωτήριος εάν χρειαστεί ποτέ να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε ονόματα και επώνυμα για ευκολότερη διαχείριση δεδομένων. Είτε εργάζεστε με μια μεγάλη λίστα είτε με λίγες μόνο καταχωρήσεις, το Excel προσφέρει έναν απλό τρόπο για να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Κείμενο σε στήλες". Με λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να μετατρέψετε μπερδεμένα δεδομένα σε σωστά οργανωμένες στήλες.
Η κατανομή των ονομάτων σε ξεχωριστές στήλες είναι απλή με τις δυνατότητες του Excel. Εδώ, θα ακολουθήσουμε τα βήματα για να το πετύχουμε απρόσκοπτα.
Βήμα 1: Επιλέξτε τα Δεδομένα
Επισημάνετε τη στήλη που περιέχει τα πλήρη ονόματα που θέλετε να χωρίσετε.
Φροντίστε να επιλέξετε μόνο τα κελιά που χρειάζεστε. Αυτό βοηθά στην αποφυγή ανεπιθύμητων αλλαγών σε άλλα μέρη του φύλλου εργασίας σας.
Βήμα 2: Πρόσβαση στη λειτουργία Κείμενο σε στήλες
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στην Κορδέλα και κάντε κλικ στο "Κείμενο σε στήλες".
Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να καθορίσετε πώς θέλετε να διαιρέσετε τα δεδομένα σας. Σκεφτείτε το σαν να χρησιμοποιείτε ψαλίδι για να κόψετε τα μέρη που χρειάζεστε.
Βήμα 3: Επιλέξτε την Επιλογή Οριοθέτησης
Στον οδηγό, επιλέξτε "Οριοθετημένο" και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Ο διαχωριστής είναι ένας χαρακτήρας που διαχωρίζει δεδομένα. Για τα ονόματα, είναι συνήθως ένα κενό, αλλά μπορεί να είναι κόμμα ή κάτι άλλο.
Βήμα 4: Επιλέξτε τον Οριοθέτη
Επιλέξτε το πλαίσιο για "Διάστημα" και κάντε κλικ στο "Επόμενο".
Επιλέγοντας "Διάστημα" το Excel λέει να χωρίσει το κείμενο όπου υπάρχει κενό, ιδανικό για διαχωρισμό ονομάτων και επωνύμων.
Βήμα 5: Ορίστε τον προορισμό
Επιλέξτε πού θέλετε να εμφανίζονται τα ονόματα διαχωρισμού και κάντε κλικ στο "Τέλος".
Επιλέγοντας έναν προορισμό, αποφασίζετε πού θα τοποθετηθούν οι νέες στήλες. Είναι σαν να επιλέγετε το σημείο προσγείωσης για τα πρόσφατα διαχωρισμένα δεδομένα σας.
Μόλις ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το Excel θα χωρίσει τα πλήρη ονόματα σε ξεχωριστές στήλες. Θα δείτε τα ονόματα σε μια στήλη και τα επώνυμα σε μια άλλη.
Συμβουλές για το διαχωρισμό ονομάτων στο Excel
- Να δημιουργείτε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας πριν κάνετε αλλαγές.
- Χρησιμοποιήστε το "Undo" (Ctrl + Z) εάν κάτι πάει στραβά.
- Ελέγξτε ξανά τον οριοθέτη, ειδικά αν τα ονόματά σας έχουν μεσαία αρχικά ή επιπλέον κενά.
- Φροντίστε να προσαρμόσετε τα πλάτη των στηλών για να βλέπετε καθαρά όλα τα δεδομένα σας.
- Εάν τα ονόματα είναι ασυνεπή, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση "Trim" του Excel για να καθαρίσετε πρώτα τα κενά.
Συχνές Ερωτήσεις
Τι γίνεται αν τα ονόματα περιλαμβάνουν και μεσαία ονόματα;
Μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Κείμενο σε στήλες", αλλά μπορεί να χρειαστεί να κάνετε προσαρμογή για πρόσθετες στήλες.
Μπορώ να διαχωρίσω ονόματα εάν αναμειγνύονται με άλλα δεδομένα;
Ναι, αλλά να είστε προσεκτικοί και να ελέγξετε ξανά την επιλογή σας για να αποφύγετε να επηρεάσετε άσχετα δεδομένα.
Τι συμβαίνει εάν ο οριοθέτης δεν είναι κενό;
Επιλέξτε τη σωστή επιλογή οριοθέτησης, όπως κόμμα ή καρτέλα, στο Βήμα 4.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω αυτήν τη δυνατότητα στο Excel για Mac;
Ναι, τα βήματα είναι παρόμοια. Η λειτουργία "Κείμενο σε στήλες" είναι διαθέσιμη και στις δύο πλατφόρμες.
Υπάρχει τρόπος να αυτοματοποιηθεί αυτή η διαδικασία;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές Excel για αυτοματοποίηση, αλλά η δυνατότητα "Κείμενο σε στήλες" είναι γρήγορη και απλή για μη αυτόματες προσαρμογές.
Μάθετε περισσότερα:Πώς να διαχωρίσετε δεδομένα στο Excel: Οδηγός βήμα προς βήμα
Περίληψη
- Επιλέξτε τα δεδομένα.
- Πρόσβαση στο "Κείμενο σε στήλες".
- Επιλέξτε "Οριοθετημένο".
- Επιλέξτε τον οριοθέτη.
- Ορίστε τον προορισμό.
Σύναψη
Ο διαχωρισμός ονομάτων στο Excel είναι μια πρακτική δεξιότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια, ειδικά αν έχετε να κάνετε με μεγάλα σύνολα δεδομένων. Χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Κείμενο σε στήλες", μπορείτε να χωρίσετε αβίαστα τα πλήρη ονόματα σε ξεχωριστές στήλες, κάνοντας τα δεδομένα σας πιο οργανωμένα και ευκολότερα στην εργασία.
Αν και η διαδικασία είναι απλή, είναι σημαντικό να ελέγξετε ξανά την εργασία σας και να βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τον σωστό οριοθέτη. Αυτό το μικρό βήμα μπορεί να αποτρέψει πιθανούς πονοκεφάλους στο δρόμο. Είτε διαχειρίζεστε επαφές, ταξινομείτε λίστες ή απλώς τακτοποιείτε τα δεδομένα σας, η κυριαρχία αυτής της δυνατότητας του Excel σάς προσφέρει περισσότερο έλεγχο και ακρίβεια.
Εάν θέλετε να εμβαθύνετε στις δυνατότητες του Excel, εξετάστε το ενδεχόμενο να εξερευνήσετε άλλα εργαλεία χειρισμού δεδομένων που είναι διαθέσιμα στο λογισμικό. Υπάρχει ένας ολόκληρος κόσμος λειτουργιών και λειτουργιών που περιμένουν να κάνουν τις εργασίες διαχείρισης δεδομένων σας ακόμη πιο ομαλή. Καλό Excel-ing!