Η κοινή χρήση ενός αρχείου Excel για επεξεργασία είναι μια απλή εργασία που μπορεί να γίνει σε λίγα βήματα. Χρησιμοποιώντας την αποθήκευση που βασίζεται σε σύννεφο της Microsoft, OneDrive, μπορείτε εύκολα να δώσετε στους άλλους πρόσβαση στο αρχείο σας, επιτρέποντάς τους να κάνουν αλλαγές και να συνεργαστούν σε πραγματικό χρόνο. Είναι σαν μαγεία για παραγωγικότητα!
Βήμα προς βήμα Tutorial: Κοινή χρήση ενός αρχείου Excel για επεξεργασία
Πριν από την κατάδυση στις λεπτομέρειες, ας καταλάβουμε τι στοχεύουμε να επιτύχουμε. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα μπορείτε να μοιραστείτε το αρχείο Excel με άλλους, να τους παραχωρήσετε δικαιώματα επεξεργασίας και να συνεργαστείτε με το ίδιο έγγραφο χωρίς καμία ταλαιπωρία.
Βήμα 1: Αποθηκεύστε το αρχείο Excel στο OneDrive
Αποθηκεύστε το αρχείο Excel στον λογαριασμό σας OneDrive.
Η αποθήκευση του αρχείου σας στο OneDrive είναι ζωτικής σημασίας επειδή σας επιτρέπει να μοιραστείτε το αρχείο online. Εάν δεν έχετε OneDrive, είναι εύκολο να ρυθμίσετε και να προσφέρει δωρεάν χώρο αποθήκευσης όταν εγγραφείτε.
Βήμα 2: Ανοίξτε το αρχείο στο excel online
Από το OneDrive, ανοίξτε το αρχείο στο Excel Online.
Το Excel Online είναι μια έκδοση ιστού του Excel που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο πρόγραμμα περιήγησής σας. Είναι εξαιρετικά βολικό επειδή δεν χρειάζεστε το λογισμικό Excel που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο κουμπί "Share"
Κάντε κλικ στο κουμπί "Share" στην επάνω δεξιά γωνία του online παραθύρου του Excel.
Αυτό το κουμπί είναι η πύλη σας για κοινή χρήση. Ανοίγει επιλογές για ποιον θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο με και ποια δικαιώματα θα έχουν.
Βήμα 4: Εισαγάγετε διευθύνσεις email
Εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των ατόμων με τους οποίους θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο.
Μπορείτε να προσθέσετε όσους ανθρώπους θέλετε, απλώς πληκτρολογώντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Είναι σαν να προσκαλείτε φίλους σε ένα πάρτι, αλλά το πάρτι βρίσκεται σε ένα αρχείο Excel.
Βήμα 5: Ρύθμιση δικαιωμάτων επεξεργασίας
Επιλέξτε αν θέλετε να επιτρέψετε σε άλλους να επεξεργαστούν ή να βλέπουν μόνο το αρχείο.
Αυτό είναι ένα ουσιαστικό βήμα, διότι καθορίζει αν οι φίλοι σας μπορούν απλώς να δουν τη δουλειά σας ή να πηδήσουν και να κάνουν αλλαγές επίσης.
Βήμα 6: Προσθέστε ένα μήνυμα και στείλτε την πρόσκληση
Γράψτε ένα μήνυμα εάν θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποστολή'.
Η προσθήκη ενός προσωπικού μηνύματος είναι μια ωραία πινελιά. Επιτρέπει στους συνεργάτες σας να γνωρίζουν γιατί μοιράζεστε το αρχείο και τι περιμένετε από αυτούς.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, οι συνεργάτες σας θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο προς το αρχείο. Θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο αρχείο online και να κάνουν επεξεργασίες που θα δείτε σε πραγματικό χρόνο. Είναι συνεργασία στα καλύτερα!
- Πάντα να ελέγχετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που εισάγετε για να βεβαιωθείτε ότι προσκαλείτε τους σωστούς ανθρώπους.
- Εξετάστε την προστασία ορισμένων κυττάρων ή φύλλων εάν θέλετε μόνο τους συνεργάτες να επεξεργαστούν συγκεκριμένα τμήματα του αρχείου Excel.
- Εξοικειώστε τον εαυτό σας με τη λειτουργία ιστορικού έκδοσης για να παρακολουθείτε τις αλλαγές και να επανέλθετε σε προηγούμενες εκδόσεις, αν χρειαστεί.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία σχολιασμού για να επικοινωνήσετε με τους συνεργάτες σας απευθείας στο αρχείο Excel.
- Ρυθμίστε ειδοποιήσεις για να σας ειδοποιήσετε όταν γίνονται αλλαγές στο αρχείο.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να ξέρω αν το αρχείο μου αποθηκεύεται στο OneDrive;
Αναζητήστε το εικονίδιο OneDrive ή ελέγξτε την τοποθεσία αποθήκευσης του αρχείου σας. Εάν βρίσκεται σε φάκελο OneDrive, είστε έτοιμοι!
Μπορώ να μοιραστώ το αρχείο με κάποιον που δεν έχει OneDrive;
Ναι, μπορούν ακόμα να έχουν πρόσβαση και να επεξεργαστούν το αρχείο μέσω του Excel online χωρίς λογαριασμό OneDrive.
Τι συμβαίνει εάν δύο άτομα επεξεργάζονται ταυτόχρονα το ίδιο κελί;
Το Excel Online διαθέτει ένα χαρακτηριστικό που δείχνει ποιος επεξεργάζεται ένα κελί και θα σώσει τις τελευταίες αλλαγές που έγιναν.
Διαβάστε περισσότερα:Τιμή του Kings x Yuji Itadori Biron Collaboration Skin
Μπορώ να σταματήσω να μοιράζομαι το αρχείο ανά πάσα στιγμή;
Απολύτως! Μπορείτε να διαχειριστείτε δικαιώματα και να σταματήσετε να μοιράζεστε το αρχείο όποτε χρειάζεται.
Υπάρχει ένα όριο για το πόσα άτομα μπορώ να μοιραστώ το αρχείο;
Όχι, δεν υπάρχει όριο. Μοιραστείτε!
Περίληψη
- Αποθηκεύστε το αρχείο Excel στο OneDrive.
- Ανοίξτε το αρχείο στο Excel online.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Share".
- Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email.
- Ορίστε δικαιώματα επεξεργασίας.
- Προσθέστε ένα μήνυμα και στείλτε την πρόσκληση.
Σύναψη
Η κοινή χρήση ενός αρχείου Excel για επεξεργασία είναι ένα αεράκι όταν χρησιμοποιείτε το OneDrive και το Excel Online. Ανοίγει ατελείωτες δυνατότητες συνεργασίας, καθιστώντας ευκολότερη από ποτέ να εργάζεστε σε έργα μαζί, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται η ομάδα σας. Τώρα που γνωρίζετε πόσο απλή είναι η διαδικασία, προχωρήστε και δοκιμάστε το για το επόμενο έργο της ομάδας ή το έργο εργασίας σας. Θα εκπλαγείτε πόσο χρόνο και προσπάθεια θα εξοικονομήσετε όταν όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα, κυριολεκτικά! Θυμηθείτε, το κλειδί για την επιτυχή συνεργασία είναι η επικοινωνία, οπότε αξιοποιήστε τα χαρακτηριστικά των σχολίων και των μηνυμάτων. Ευτυχισμένη κοινή χρήση και οι περιπέτειες του Excel είναι παραγωγικές και συνεργατικές!