Εάν εισέρχεστε απλώς στην αγορά εργασίας ή αν θέλετε να κάνετε μια αλλαγή σταδιοδρομίας, τότε πιθανότατα έχετε διαπιστώσει ότι πολλές από τις διαθέσιμες εργασίες απαιτούν κάποιο είδος εκπαίδευσης στον υπολογιστή. Η πραγματική έκταση των απαραίτητων δεξιοτήτων πρόκειται να ποικίλει άγρια ανάλογα με το είδος της εργασίας που θέλετε, αλλά ακόμη και οι πιο βασικές θέσεις εργασίας που σας έδωσαν μπροστά σε έναν υπολογιστή θα απαιτήσουν κάποιες γνώσεις του Microsoft Excel.
Ωστόσο, αυτή η απαίτηση εργασίας δεν πρέπει να είναι συνολικά αποτρεπτικό εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με το πρόγραμμα. Ακόμα κι αν δεν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ το Microsoft Excel πριν σε ολόκληρη τη ζωή σας, μπορείτε να διαβάσετε αυτό το άρθρο για να δείτε τι πρέπει να έχετε ως βάση όταν αρχίζετε να υποβάλλετε αίτηση για θέσεις εργασίας που απαιτούν κάποια εμπειρία Excel.
Αν ψάχνετε για δουλειά, επισκεφθείτε το Jooble. Έχουν μια εκπληκτική επιλογή από διαθέσιμες θέσεις εργασίας σε όλο τον κόσμο, πολλές από τις οποίες σας επιτρέπουν να κάνετε απομακρυσμένη εργασία από το σπίτι.
Οι εταιρείες έχουν την τάση να μην κάνουν αλλαγές ή αναβαθμίσεις στο σύστημά τους μέχρι να γίνει πρόβλημα, οπότε μπορεί να σας εκπλήξει να μάθετε ότι πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να χρησιμοποιούν το Microsoft Excel 2003. Έχουν υπάρξει αρκετές ενημερώσεις πλήρους έκδοσης από τότε, αλλά το Excel 2003 εξακολουθεί να έχει μεγάλη μετά και να εγκαταστήσει βάση.
Ως εκ τούτου, όταν υποβάλλετε αίτηση για δουλειά, ίσως διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε εξοικείωση με πολλαπλές εκδόσεις του Excel. Αλλά ανεξάρτητα από την έκδοση του Microsoft Excel που χρησιμοποιείτε (οι νέες εκδόσεις κυκλοφορούν κάθε λίγα χρόνια και αναγνωρίζονται από το έτος απελευθέρωσής τους. Για παράδειγμα,Microsoft Excel 2010,Microsoft Excel 2013, ήMicrosoft Excel 2016) Μερικά πράγματα θα παραμείνουν πάντα τα ίδια. Η πλειοψηφία του παραθύρου του Excel θα ληφθεί από ένα πρότυπο μικρών ορθογώνιων. Κάθε ένα από αυτά τα ορθογώνια ονομάζεται ακύτταρο, και οργανώνονται σεσειρέςκαιστήλες. Μια σειρά είναι μια οριζόντια σειρά κυττάρων, ενώ μια στήλη είναι μια κατακόρυφη σειρά κυττάρων.
Κάντε κλικ σε ένα από τα κύτταρα και μπορείτε να πληκτρολογήσετε έναν αριθμό ή ένα γράμμα και αυτό που πληκτρολογήσατε θα εμφανιστεί στο κελί. Οι πληροφορίες στο κελί ονομάζονται τοαξία.
Μπορείτε να οργανώσετε, να ταξινομήσετε και να προσαρμόσετε την εμφάνιση των κυττάρων σας και τις τιμές σας χρησιμοποιώντας τα μενού στην κορυφή της οθόνης.
Η εμφάνιση των μενού θα ποικίλει ανάλογα με την έκδοση του Excel που χρησιμοποιείτε και, δυστυχώς, πολλές διαφορετικές εταιρείες χρησιμοποιούν όλες διαφορετικές εκδόσεις του προγράμματος. Ωστόσο, το μεγαλύτερο μέρος της βασικής λειτουργικότητας είναι σε ισχύ σε κάθε έκδοση, εφόσον είστε εξοικειωμένοι με αυτό που πρέπει να κάνετε, θα πρέπει να είστε σε θέση να εντοπίσετε την απαραίτητη ενέργεια μενού.
Οι εργασίες ταξινόμησης του Excel για να γνωρίζουν για το κυνήγι εργασίας
Η ταξινόμηση μιας ακολουθίας κυττάρων στο Excel είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα καθήκοντα που θα πρέπει να γνωρίζετε όταν χρησιμοποιείτε το Excel στη νέα σας δουλειά και, εάν σας δοθεί μια δοκιμή προ-μίσθωσης των ικανοτήτων σας, πιθανότατα θα σας παρουσιάσετε μια τυχαία ομαδοποίηση δεδομένων που πρέπει να οργανώσετε. Είτε θέλετε να αλφάνετε σε μια λίστα με ονόματα ή να οργανώσετε μια σειρά αριθμών από το υψηλότερο στο χαμηλότερο, το Excel καθιστά αυτό το δυνατό με ένα κλικ ενός κουμπιού. Επιπλέον, η μέθοδος για τη διαλογή των λέξεων και των αριθμών είναι η ίδια και μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ της διαλογής από το χαμηλότερο έως το υψηλότερο ή το υψηλότερο έως το χαμηλότερο.
Διαβάστε περισσότερα:Πώς να προετοιμάσετε μια παρουσίαση PowerPoint για επιτυχία συνέντευξης εργασίας
Ένας άλλος τρόπος για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας είναι η αντιγραφή και η επικόλληση πληροφοριών από το τρέχον κελί της στην τοποθεσία στην οποία πραγματικά χρειάζεστε αυτές τις πληροφορίες. Εάν έχετε χρησιμοποιήσει ποτέ μια λειτουργία αντιγράφων και επικόλλησης σε οποιοδήποτε πρόγραμμα πριν, το ένα στο Excel λειτουργεί ακριβώς με τον ίδιο τρόπο. Κάντε κλικ σε ένα κελί και, στη συνέχεια, πατήστεCtrl + cστο πληκτρολόγιό σας για να το αντιγράψετε (ήCtrl + xΓια να το κόψετε) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο επιθυμητό κελί προορισμού και πατήστεCtrl + Vγια να το επικολλήσετε.
Αυτό λειτουργεί επίσης εάν θέλετε να αντιγράψετε μια ολόκληρη σειρά, στήλη ή ομάδα κυττάρων. Κάντε κλικ στον αριθμό γραμμής στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, το γράμμα της στήλης στο επάνω μέρος του παραθύρου ή χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να επισημάνετε τα επιθυμητά κύτταρα σας και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τις εντολές αντιγραφής και επικόλλησης που ορίζονται προηγουμένως.
Μια τελική μέθοδος διαλογής περιλαμβάνει τη χρήση τουΚρύβωκαιΞεκλίνωΕπιλογές στο Excel. Αυτό σας επιτρέπει να αφαιρέσετε μια σειρά ή στήλη από την προβολή, ενώ δεν διαγράφετε αυτό το εύρος δεδομένων από το υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε να αποκρύψετε μια σειρά ή στήλη κάνοντας δεξί κλικ στον αριθμό γραμμής ή στο γράμμα της στήλης και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στοΚρύβωεπιλογή. Μπορείτε να απομακρύνετε μια σειρά ή στήλη χρησιμοποιώντας το ποντίκι σας για να επιλέξετε τις σειρές ή τις στήλες πριν και μετά την κρυφή σειρά, κάνοντας δεξί κλικ στην επιλογή και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στοΞεκλίνωεπιλογή.
Χρήσιμες επιλογές μορφοποίησης οθόνης Excel
Μια άλλη ομαδοποίηση των εργασιών του Excel που θα συναντήσετε σε καθημερινή βάση περιστρέφεται γύρω από την προσαρμογή του τρόπου με τον οποίο φαίνονται τα κύτταρα σας, καθώς και ο τρόπος που εκτυπώνουν. Κάθε έκδοση του Excel σας επιτρέπει να τροποποιήσετε το χρώμα των κυττάρων σας, την εμφάνιση της γραμματοσειράς και το μέγεθος των κυττάρων σας. Οι αλλαγές χρώματος μπορούν να προσεγγιστούν γρήγορα σε όλες τις εκδόσεις του Excel κάνοντας δεξί κλικ στο κελί και στη συνέχεια επιλέγοντας από τις επιλογές μορφοποίησης στο μενού συντόμευσης.
Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε έναν αριθμό σειράς ή όνομα στήλης και, στη συνέχεια, επιλέξτε τούψος γραμμώνήπλάτος στήληςΕπιλογή για να καθορίσετε το μέγεθος της σειράς ή της στήλης που θέλετε να τροποποιήσετε. Αυτή η ίδια λειτουργία μήλα, αν επιλέξετε μια ομάδα γραμμών ή στήλες.
Μια τελική μέθοδος για να διαμορφώσετε την εμφάνιση του αρχείου Excel, ειδικά για εκτύπωση, είναι να χρησιμοποιήσετε τοΡύθμιση σελίδαςμενού. ΟΡύθμιση σελίδαςΤο μενού βρίσκεται κάνοντας κλικ στοΡύθμιση σελίδαςκουμπί στην κάτω δεξιά γωνία τουΡύθμιση σελίδαςΤμήμα για τοΔιάταξη σελίδαςμενού.
Αυτό το μενού περιλαμβάνει επιλογές για να καθορίσετε τον προσανατολισμό της σελίδας σας, τα περιθώρια της σελίδας, τις πληροφορίες κεφαλίδας και εάν θα εκτυπώσετε ή όχι τις γραμμές πλέγματος στη σελίδα. Οι γραμμές εκτύπωσης είναι ένα εκπληκτικά σημαντικό στοιχείο που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν εκτυπώνετε αρχεία Excel, επειδή παρέχει την καλύτερη μέθοδο για να γίνει πιο ευανάγνωστο ένα έντυπο έγγραφο. Εκτός αν δεν έχει δοθεί συγκεκριμένα, συνήθως τα συμπεριλαμβάνω από προεπιλογή.
Μερικοί βασικοί υπολογισμοί και τύποι για το Excel
Το πιο συνηθισμένο πράγμα που έχω τρέξει με τα αρχεία Excel είναι απλά προσθέτοντας μια δέσμη αριθμών μαζί. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα σε επιχειρηματικά σενάρια, όπου πολλές παραγγελίες και αναφορές θα είναι τεράστια υπολογιστικά φύλλα με κύτταρα που πρέπει να προστεθούν μαζί για να προσδιοριστούν η συνολική αξία μιας πώλησης. Έχω δει προσωπικά τους ανθρώπους να προσθέτουν χειροκίνητα τιμές σε excel μαζί, οι οποίες σχεδόν νικούν το σκοπό του προγράμματος. Το Excel περιλαμβάνει έναΑυτοθεραπείακουμπί, που βρίσκεται στοΤύποιBar, που θα προσθέσει μια σειρά αριθμών για εσάς αυτόματα. Κάντε κλικ στοΑυτοθεραπείακουμπί, επισημάνετε τα κύτταρα που θέλετε να προσθέσετε μαζί, το πάτημαΕισάγω. Το συνολικό σύνολο των κυττάρων θα εμφανιστεί στο πρώτο κελί κάτω από ή στα δεξιά των κυττάρων που επιλέξατε.
Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε τύπους σε κύτταρα για λίγο περισσότερο έλεγχο πάνω από το πού εμφανίζεται το σύνολο. Οι τύποι συνήθως αποτελούνται σε μορφή όπως= A1+A2,= A1-A2,= A1*A2ή= A1/A2. Εάν είστε περίεργοι, μπορείτε να γράψετε με μη αυτόματο τρόπο μια λειτουργία AutoSum χρησιμοποιώντας τη μορφή= Άθροισμα (a1: a2).
Πρακτική, πρακτική, πρακτική
Όπως και με σχεδόν όλα τα άλλα στη ζωή, πρέπει να εξασκηθείτε για να βελτιωθείτε στο Excel. Μπορεί να είστε σε θέση να εκτελέσετε συγκεκριμένες εργασίες με καθοδηγούμενη κατεύθυνση, αλλά η πραγματική αξία για έναν πιθανό εργοδότη θα έρθει όταν είστε σε θέση να εκτελέσετε απρόσκοπτα οποιαδήποτε από αυτές τις εργασίες από τη μνήμη. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα την αύξηση της παραγωγικότητάς σας, η οποία θα αυξήσει την αξία σας. Επιπλέον, καθώς συνεχίζετε να χρησιμοποιείτε το Excel, θα ανακαλύψετε άλλους τρόπους για να εκτελέσετε εργασίες και θα μάθετε άλλες χρήσιμες συμβουλές και κόλπα που θα διευκολύνουν την οργάνωση, ταξινόμηση και χειρισμό μεγάλων ποσοτήτων δεδομένων σε δευτερόλεπτα.