Πλήρης οδηγός για την εξαγωγή γραφείου 365 γραμματοκιβώτια στο PST

Έχοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 365 σε μορφή PST σας βοηθά σε τόσες πολλές περιπτώσεις. Γι 'αυτό, αυτός ο οδηγός είναι εδώ για να εξηγήσει πώς μπορείτε να εξαγάγετε τα γραμματοκιβώτια του Office 365 στο PST. Επιπλέον, θα διερευνήσουμε επίσης την κατάσταση όπου χρειάζεστε τα δεδομένα σας σε μορφή PST και άλλες σχετικές πληροφορίες. Έτσι, λυγίστε και ετοιμαστείτε να εξασφαλίσετε τα δεδομένα Microsoft 365.

Σήμερα, κάθε επιχείρηση αυξάνει την παραγωγικότητα και την επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να επιτύχει το στόχο τους. Για να τους βοηθήσει το Microsoft 365. Αναπτύχθηκε από τη Microsoft,Office 365είναι μια σουίτα που βασίζεται σε σύννεφο, η οποία περιέχει διάφορα προϊόντα της Microsoft. Αυτή η σουίτα σας δίνει όλα τα προηγμένα χαρακτηριστικά και λειτουργίες για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά τους. Αλλά, όταν πρόκειται για την εξασφάλιση των δεδομένων σας, η βασιζόμενη στην υπηρεσία cloud δεν αρκεί.

Αρχείο PST, ένα ιδιόκτητο αρχείο της Microsoft που αποθηκεύει το πλήρες γραμματοκιβώτιο του Outlook στην τοπική αποθήκευση σας. Έχοντας ένα αντίγραφο ασφαλείας των σημαντικών δεδομένων σας στο τοπικό σας μηχάνημα είναι πολύ ευεργετικό. Που θα εξηγήσουμε λεπτομερώς στην επόμενη ενότητα του άρθρου.

Λόγοι εξαγωγής αρχείου PST από το Office 365

Η αποθήκευση δεδομένων Office 365 σε ένα αρχείο PST είναι μια πολύ κοινή διαδικασία. Ο κύριος σκοπός αυτού είναι να φτιάξετε τα δεδομένα που βασίζονται σε σύννεφο εκτός σύνδεσης. Ωστόσο, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να έχουν το δικό τους λόγο να κατεβάσουν τα δεδομένα. Μερικές από τις κοινές αιτίες που εξηγήσαμε παρακάτω.

• Είσθεκίνησησε άλλο υπολογιστή ή συσκευή. Έτσι, η μετανάστευση του λογαριασμού σας στο Office 365 είναι ένα δύσκολο έργο. Αλλά, αν έχετε τα δεδομένα σε μορφή PST, η μετακίνηση τους γίνεται ευκολότερη.
• Υπάρχει έναΚίνδυνος απώλειας των δεδομένων σαςΠαρόλο που η Microsoft 365 παρέχει εγκαταστάσεις σύννεφων. Ως εκ τούτου, πολλοί επαγγελματίες προτιμούν να κάνουν ένα αντίγραφο των σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Σε αυτή την περίπτωση, η αποθήκευση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο αρχείο PST είναι μια εξαιρετική επιλογή.
• Όταν κάποιος είναιφεύγωΗ εταιρεία, είναι υποχρεωτική η αποθήκευση των δεδομένων της πρώην εργαζόμενου. Σε αυτή την περίπτωση, το αρχείο PST θα λειτουργήσει ως αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων.
• Εάν το δικό σαςΤο γραμματοκιβώτιο του Office 365 είναι γεμάτο, Στη συνέχεια, η αποθήκευση τους στο αρχείο PST βοηθά στη μείωση του χώρου για νέα δεδομένα.
• Λήψη των δεδομένων σας σε PST επίσηςμειώνειΗ εξάρτηση της Microsoft.

Αυτοί είναι μερικοί από τους κοινούς λόγους για την υποστήριξη του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Office 365 στο PST. Θα δούμε τις μεθόδους για τη μετατροπή των δεδομένων σας. Αλλά, πριν από αυτό, υπάρχουν μερικά σημεία που πρέπει να ακολουθήσετε. Θα τα εξηγήσουμε πρώτα, τότε θα δούμε τις διαφορετικές λύσεις για την εξαγωγή δεδομένων Microsoft 365.

Προετοιμασία πριν από την εξαγωγή γραμματοκιβωτίου του Office 365

Όταν ξεκινάτε τη διαδικασία αποθήκευσης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft 365 στο PST. Υπάρχουν προϋποθέσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν από τη διαδικασία.

• Πρώτα απ 'όλα, βεβαιωθείτε ότι έχετε τοκατάλληλα δικαιώματαΓια να εξαγάγετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft 365.
• Τότε,Ελέγξτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σαςκαι σχεδιάστε το αντίγραφο ασφαλείας σύμφωνα με αυτό. Εάν έχετε ένα μεγάλο γραμματοκιβώτιο, τότε θα χρειαστεί χρόνος για να εξαγάγετε τα πλήρη δεδομένα ή ίσως χρειαστείτε πολλαπλά αρχεία PST για να αποθηκεύσετε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Εάν χρησιμοποιείτεΑρχειοθετημένα γραμματοκιβώτιαΣτη συνέχεια, θα χρειαστείτε το Κέντρο Διαχειριστή Exchange για να εξαγάγετε τα στοιχεία σας σε αρχείο PST.
• Πρέπει να έχετεπρόσβαση στην ομάδα διαχείρισης Discovery.
• Χρήσηέγκυρη συνδρομή Office 365με ενεργοποιημένες λειτουργίες συμμόρφωσης.

Μόλις ολοκληρώσετε αυτές τις λίστες ελέγχου. Τώρα μπορείτε εύκολα να περάσετε από τις μεθόδους για την εξαγωγή γραμματοκιβωτίου του Office 365 στο PST.

Κατεβάστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft 365 στο PST χρησιμοποιώντας το ediscovery

Στην πύλη συμμόρφωσης της Microsoft Purview, υπάρχει μια επιλογή eDiscovery. Αυτή η επιλογή σας βοηθά να αναζητήσετε περιεχόμενο και στη συνέχεια μπορείτε να τα εξαγάγετε. Αλλά, λειτουργεί μόνο στα Windows 11, 10, 8 και 7 OS. Και χρειάζεστε το Microsoft .NET Framework 4.5 ή νεότερη έκδοση. Επίσης, εφαρμόζεται στο πρόγραμμα περιήγησης Edge και πρέπει να έχει άδεια από το κέντρο διαχείρισης ανταλλαγής. Μετά από αυτό, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

1. Συνδεθείτε στο Microsoft Office 365Λογαριασμός με τη χρήση παγκόσμιων διαπιστευτηρίων διαχειριστή. Κάντε κλικ στοΧορηγόςΕπιλογή για την εκκίνηση του Microsoft 365 Admin Center.
   
2. Στη συνέχεια, επιλέξτεΑσφάλεια και συμμόρφωσηεπιλογή κάτωΚέντρα διαχειριστή ανταλλαγής.
   
3. Κάντε κλικ στοΔικαιώματαΕπιλογή για να το σύρετε στο Ediscovery Manager όπως φαίνεται στην αντίστοιχη οθόνη.
   Προσοχή:Είναι υποχρεωτικό να αντιστοιχίσετε τον ρόλο του διαχειριστή Ediscovery να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλες τις λειτουργίες Ediscovery
   
4. Ελέγξτε τοδιαχειριστής ediscoveryεπιλογή. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στοΕκδίδωΕικονίδιο για την εκχώρηση σημαντικών ρόλων που είναι υποχρεωτικοί για την ομάδα διαχείρισης Discovery.
5. Από προεπιλογή, τοΗ ομάδα ρόλων εκχωρείταισε αναφερόμενους ρόλους όπως η αναζήτηση συμμόρφωσης, η διαχείριση των περιπτώσεων, η εξαγωγή, η κατοχή, η προεπισκόπηση, η αναθεώρηση και η αποκρυπτογράφηση RMS.
6. Σε περίπτωση που λείπει ο ρόλος εξαγωγής, κάντε κλικ στοΕκδίδωκουμπί για την προσθήκη της ομάδας ρόλων.
   
7. Στη συνέχεια, χτυπήστεΠερισσότεροΠόροι και Ανοίξτε την Πύλη Συμμόρφωσης της Microsoft Purview. Τώρα επιλέξτεΑναζήτηση περιεχομένου >> Νέα αναζήτησηεπιλογή.
   Προσοχή:Εάν δεν μπορείτε να δείτε το "Αναζήτηση περιεχομένου"Επιλογή και, στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει με επιτυχία τα απαιτούμενα δικαιώματα ediscovery. Επιπλέον, αν έχετε κάνει οποιεσδήποτε αλλαγές στοeDiscovery δικαιώματα. Μπορεί να χρειαστούν έως και 24 ώρες για να προβληματιστεί.
   
8. Αφού κάνετε κλικ στοΝέα αναζήτησηΕπιλογή, θα εμφανιστεί ένας νέος οδηγός. Αυτός ο οδηγός θα σας επιτρέψει να προσαρμόσετε όλα τα στοιχεία των επιλογών αναζήτησης περιεχομένου. Οι χρήστες μπορούν να εισαγάγουν το όνομα και την περιγραφή της αναζήτησης. Η επιλογή τοποθεσίας σας επιτρέπει να καθορίσετε δεδομένα γραμματοκιβωτίου που θέλετε να εξαγάγετε.
   
9. Μετά από αυτό, επιλέξτεΣυνθήκεςκαι να ρυθμίσετε τα φίλτρα για να εξαγάγετε το γραμματοκιβώτιο του Office 365 στο PST Ediscovery.Ρυθμίστε τα απαιτούμενα φίλτραΜε βάση την ημερομηνία, τον αποστολέα/συγγραφέα, το μέγεθος (σε bytes), το θέμα/τίτλο, την ετικέτα διατήρησης, το είδος μηνύματος, τους συμμετέχοντες, τον τύπο, τους παραλήπτες, τους παραλήπτες, τον αποστολέα, το υποκείμενο, τον συγγραφέα, τον τίτλο, τον τίτλο, το τελευταίο τροποποιημένο και τον τύπο αρχείου.
   
10. Μετά τη ρύθμιση και την εφαρμογή των επιθυμητών φίλτρων, κάντε κλικ στοΥποτάσσομαικουμπί για να συνεχίσετε. Τώρα, κάντε κλικ στοΓινώμενοςΓια να κλείσετε το τρέχον παράθυρο και να ξεκινήσετε την αναζήτηση.
11. Τώρα η αναζήτησηη διαδικασία λειτουργείστο παρασκήνιο. Οι χρήστες μπορούν να κάνουν κλικ στοΕρευναεπιλογή για να ελέγξετε την κατάσταση αναζήτησης.
    
12. Κάντε κλικ στοΕνέργειεςκουμπί και επιλέξτε την επιλογή Αποτελέσματα εξαγωγής όπως φαίνεται στο ακόλουθο στιγμιότυπο οθόνης.
    
13. ΥπόΕξαγωγικά αποτελέσματα, Επιλέξτε την επιλογή εξόδου, καθώς όλα τα στοιχεία, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν μη κατηγορίες μορφής, κρυπτογραφούνται ή δεν θα περιλαμβάνουν για άλλους λόγους. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στοΕξαγωγήκουμπί.
    
14. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στοΕξαγωγήΚαρτέλα και επιλέξτε ξανά Αναζήτηση για να ελέγξετε αν η κατάσταση έχει ολοκληρωθεί ή όχι.
    
15. Μόλις ολοκληρωθεί η διαδικασία εξαγωγής, πρέπει να κάνετε κλικ στοΑποτέλεσμα λήψηςαυτί. Μην ξεχάσετε να αντιγράψετε τοΜοναδικό κλειδίκάνοντας κλικ στοΑντιγραφή στο πρόχειροεπιλογή. Αυτό είναι υποχρεωτικό επειδή το επόμενο βήμα θα ζητήσει ένα μοναδικό κλειδί εξαγωγής.
    
16. Τώρα, τοΕργαλείο εξαγωγής Ediscoveryθα ξεκινήσει αυτόματα μετά από κλικ στα αποτελέσματα λήψης. Θα σας ζητήσει να επικολλήσετε το κλειδί εξαγωγής που θα χρησιμοποιηθεί για να συνδεθεί με την πηγή.ΞεφυλλίζωΗ διαδρομή προορισμού για την αποθήκευση του προκύπτοντος αρχείου PST. Κάντε κλικ στοΑρχήκουμπί για να κατεβάσετε το γραμματοκιβώτιο από το Office 365 σε PST.
    

Σημαντική σημείωση

Το Ediscovery Export Tool υποστηρίζει μόνο το πρόγραμμα περιήγησης Edge της Microsoft, επομένως βεβαιωθείτε ότι προσπαθείτε να εξάγετε PST από το Office 365 χρησιμοποιώντας το EDGE. Μπορεί να αντιμετωπίσετε ένα πρόβλημα κατά την ολοκλήρωση του "Αναζήτηση περιεχομένου"Όπως συζητήθηκε στοΒήμα 7.

Ωστόσο, υπάρχουν ξεχωριστές επεκτάσεις του προγράμματος περιήγησης για το Chrome και το Firefox που χρησιμοποιούν το εργαλείο εξαγωγής Ediscovery χωρίς να αναφέρουν σφάλμα ή προειδοποίηση.

• Για τον Mozilla Firefox:Breez clickonce
• Για το Google Chrome:CEGID PEOPLENET Clickonce Launcher

Η χρήση αυτής της μεθόδου είναι ευκολότερη, αλλά λόγω της ακατάλληλης διαμόρφωσης μπορεί να αντιμετωπίσετε σφάλματα όπως το Ediscovery Export Tool που είναι κολλημένο στον υπολογισμό, δεν μπορείτε να ξεκινήσετε την εφαρμογή στο τέλος ή να μην μπορείτε να ξεκινήσετε το εργαλείο Ediscovery από το Κέντρο Διαχειριστή. Εάν συμβαίνει αυτό, τότε επιλέξτε την επόμενη μέθοδο για τη λήψη των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο PST.

Export Office 365 Mailbox σε PST με επιτραπέζια Outlook

Οι χρήστες μπορούν εύκολα να συνδέσουν το λογαριασμό τους στο Office 365 στην προοπτική της επιφάνειας εργασίας τους και στη συνέχεια να τις εξάγουν σε μορφή PST. Αυτή η μέθοδος είναι μακρά, έτσι τα χωρίσαμε σε δύο μέρη.Πρώτο μέροςτης διαδικασίας είναι να συνδέσετε τον λογαριασμό σας με το Outlook.

1. ΤρέξιμοMicrosoft Outlookστον υπολογιστή σας, στο φορητό υπολογιστή ή στον υπολογιστή σας.
2. Στη συνέχεια, επιλέξτεΑρχείο >> Προσθήκη λογαριασμούεπιλογή για να συνεχίσετε.
3. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email σαςκαι επιλέξτε τις προχωρημένες επιλογές.
4. Ελέγξτε το πλαίσιοΕπιτρέψτε μου να ρυθμίσω τον λογαριασμό μου με το χέρικαι επιλέξτεΣυνδέω.
5. Μετά από αυτό, επιλέξτεPop3ως τύπος λογαριασμού.
6. Εισαγάγετε τις ρυθμίσεις POP3δηλαδή ρυθμίσεις POP, ρυθμίσεις SMTP, αριθμός θύρας κ.λπ.
7. Συμπληρώστε τον κωδικό πρόσβασής σαςκαι επιλέξτεΣυνδέωνα συνεχιστεί.

Μέρος 2: Αρχείο PST Office Export Office από το Office 365 με ενσωματωμένη λειτουργία

1. Πρώτον, ξεκινήστε το MS Outlook και επιλέξτεΑρχείο >> Ανοίξτε & Εξαγωγή >> Εισαγωγή/Εξαγωγή.
2. Στη συνέχεια, επιλέξτεΕξαγωγή σε αρχείοκαι πατήστε τοΕπόμενοςκουμπί.
3. ΕπιλέγωΑρχείο δεδομένων Outlook (.pst)και επιλέξτεΕπόμενοςνα συνεχιστεί.
4. Ελέγξτε τοΑπαιτούμενοι φακέλοι emailνα εξάγει και να χτυπήσει τοΕπόμενοςκουμπί.
5. ΚλικΞεφυλλίζωΓια να ρυθμίσετε τη διαδρομή προορισμού, εισαγάγετε το όνομα του αρχείου και επιλέξτεΦινίρισμα.
6. Εν τέλει, πάρτε το εξαγόμενο PSTαρχείο από την επιλεγμένη διαδρομή προορισμού.

Εκτός από αυτές τις δύο μεθόδους, υπάρχει μια προηγμένη λύση που μπορεί να δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας του Office 365 σε PST. Η επόμενη μέθοδος χρησιμοποιεί το PowerShell. Λοιπόν, ας δούμε πώς γίνεται.

Αποθηκεύστε το Microsoft 365 Mailbox στο PST χρησιμοποιώντας το PowerShell

Πρώτα απ 'όλα, δεν μπορείτε να μετατρέψετε άμεσα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Microsoft 365 σε PST χρησιμοποιώντας το PowerShell. Αλλά, μπορείτε να συγχρονίσετε τον λογαριασμό σας με επιτραπέζιες προοπτικές. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία εισαγωγής/εξαγωγής για να λάβετε το αρχείο PST. Επίσης, δεν υπάρχειεγγύησηότι θα λειτουργήσει ή όχι. Αλλά, αν θέλετε να δοκιμάσετε, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

• Πρώτα συνδέουμε το PowerShell με την ανταλλαγή σας στο διαδίκτυο.
  “$UserCredential = Get-Credential”
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName -UserCredential $UserCredentialΣτη θέση του, πληκτρολογήστε το πραγματικό σας κύριο όνομα.
• Με τη βοήθεια αυτής της εντολής μετατρέπουμε το γραμματοκιβώτιό μας σε PSTNew-MailboxExportRequest -Mailbox -FilePath\\Server\SharedFolder\mailbox.pst
• Για να παρακολουθείτε την πρόοδο χρησιμοποιήστε αυτήν την εντολήGet-MailboxExportRequest
• Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία, χρησιμοποιήστε την παρακάτω εντολή για να καταργήσετε την αίτηση εξαγωγής.Get-MailboxExportRequest | Remove-MailboxExportRequest

Έτσι, εδώ είναι οι χειροκίνητοι τρόποι για την εξαγωγή γραμματοκιβωτίων του Office 365 στο PST. Είναι δωρεάν, αλλά υπάρχουν και προβλήματα σε αυτά που μπορούν να σας προκαλέσουν πολλά προβλήματα.

Βήματα για την εξαγωγή γραφείου 365 γραμματοκιβωτίου στο PST

1. Αρχήτο εργαλείοστα παράθυρα και τον υπολογιστή σας MAC. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή I AM Admin.
   
2. Εισαγάγετε τον λογαριασμό χρήστη του Office 365Διεύθυνση email στο δεδομένο πεδίο και κάντε κλικ στοΣύνδεσηκουμπί.
   
3. Στη συνέχεια, θα ανοίξειΗ επίσημη σύνδεση της MicrosoftΠαράθυρο για ασφαλή σύνδεση στο λογαριασμό σας O365. Εδώ,Εισαγάγετε τον απαιτούμενο κωδικό πρόσβασης και λεπτομέρειεςκαι συνδεθείτε για να συνεχίσετε.
   
4. Μόλις συνδεθεί, μπορείτε τώρα να πάρετε τα δεδομένα σας στην αριστερή πλευρά. Κάντε κλικ στο email καιπρεμιέρατο περιεχόμενο.
   
5. Τώρα επιλέξτεPST (Πίνακας προσωπικής αποθήκευσης)ως επιλογή αποταμίευσης από τις επιλογές που αναφέρονται.
   
6. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοΕπιλογές φίλτρουΓια να αναζητήσετε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα εξαγάγετε.
   
7. Πατήστε τοΑλλαγήκουμπί για να περιηγηθείτε σε μια διαφορετική διαδρομή προορισμού σύμφωνα με την επιλογή σας. Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή Backup.
   

Το λογισμικό όχι μόνο μετατρέπει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, αλλά παρέχει επίσης διάφορα χαρακτηριστικά που μπορούν να σας βοηθήσουν.

Ρώτησε τακτικά ερωτήματα χρηστών

Ερώτηση 1: Πώς μπορώ να εξαγάγω δεδομένα ανταλλαγής σε απευθείας σύνδεση σε PST;
Ans:Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να συνδέσετε τον λογαριασμό σας με την επιφάνεια εργασίας. Στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας την επιλογή εισαγωγής/εξαγωγής μπορείτε να τα αποθηκεύσετε στο αρχείο PST.

Ques 2: Μπορώ να δημιουργήσω ένα αρχείο PST από το Office 365 Online;
Ans: Ναι,Με τη βοήθεια της εφαρμογής Desktop Outlook, οι χρήστες μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν ένα αρχείο PST από το Office 365.

Ερώτηση 3: Το Office 365 υποστηρίζει το αρχείο PST;
Ans: Όχι,Το Microsoft 365 δεν υποστηρίζει αρχεία PST.

Για να συνοψίσω

Πολλοί χρήστες ενδέχεται να έχουν προβλήματα εξοικονόμησης δεδομένων Office 365 στο αρχείο PST. Αλλά, μετά την ανάγνωση αυτού του άρθρου. Τώρα, μπορείτε εύκολα να εξάγετε γραμματοκιβώτια του Office 365 σε αρχεία PST. Εδώ, παρέχουμε τέσσερις διαφορετικούς τρόπους για να μετατρέψουμε τα email σας. Ακολουθήστε σωστά τα και μπορείτε να έχετε το αρχείο PST που περιέχει το Microsoft 365. Εκτός από αυτό εξηγήσαμε επίσης τους λόγους για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Ως εκ τούτου, σε αυτό θα πάρετε όλες τις απαντήσεις της αμφιβολίας σας, οπότε διαβάστε τον οδηγό στο τέλος.

Δείτε επίσης:Το Office 365 δεν θα ενεργοποιηθεί; Δείτε πώς διορθώνετε το πρόβλημα