Εάν έχετε δημιουργήσει ποτέ ένα έγγραφο όπου χρησιμοποιήσατε τους κρατωτούς κειμένου, θα εκτιμήσετε αυτήν τη λειτουργία Google Docs. Χρησιμοποιώντας ένα μεταβλητό έξυπνο τσιπ, μπορείτε να εισαγάγετε ένα σύμβολο κράτησης θέσης, να αντιστοιχίσετε την αξία του και να το ενημερώσετε αυτόματα σε όλο το έγγραφο.
Αντί να χτυπάτε με πρόσθετα ή εφαρμογές τρίτων, μπορείτε να βελτιώσετε τη ροή εργασίας σας όταν δημιουργείτε διάφορους τύπους εγγράφων με τη μεταβλητή λειτουργικότητα έξυπνων τσιπ.
Πίνακας περιεχομένων
Σημείωμα: Από αυτή τη γραφή, το μεταβλητό έξυπνο τσιπ είναι διαθέσιμο στο Google Workspace Business Standard και Plus, Enterprise Standard και Plus, Education Plus και μη κερδοσκοπικούς πελάτες. Ας ελπίσουμε ότι η Google θα φέρει τη λειτουργία σε προσωπικούς λογαριασμούς Google σε κάποιο σημείο.
Σχετικά με τα μεταβλητά έξυπνα τσιπ
Όπως αναφέρθηκε, το μεταβλητό έξυπνο τσιπ είναι ένα σύμβολο κράτησης θέσης κειμένου που μπορείτε να εισαγάγετε στο έγγραφό σας. Αυτό είναι ιδανικό για κείμενο που θέλετε κάποιος άλλος να προσθέσει όπως το πρώτο ή το επώνυμο, τη διεύθυνση ή τον αριθμό τηλεφώνου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μεταβλητές για πράγματα που πρέπει να προσθέσετε, αλλά περιμένετε σαν τίτλος προϊόντος, ημερομηνία ή διεύθυνση ιστότοπου.
Είτε χρησιμοποιείτε μεταβλητές για τον εαυτό σας ή άλλο με το οποίο μοιράζεστε, σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε το έγγραφό σας και να προσθέσετε αυτά τα στοιχεία αργότερα.
Μόλις προσθέσετε μια μεταβλητή, μπορείτε να αντιστοιχίσετε την αξία του, το κείμενο, ανά πάσα στιγμή. Στη συνέχεια, κάθε σημείο που χρησιμοποιείτε τη μεταβλητή στις ενημερώσεις εγγράφων με αυτήν την τιμή.
Ας δούμε πώς να εισαγάγετε και να χρησιμοποιήσετε μεταβλητές στα Έγγραφα Google με μερικά παραδείγματα.
Πώς να εισαγάγετε ένα μεταβλητό έξυπνο τσιπ
Για να προσθέσετε ένα μεταβλητό έξυπνο τσιπ στο έγγραφό σας, ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα.
- Τοποθετήστε τον δρομέα σας όπου το θέλετε και στη συνέχεια κάντε ένα από τα παρακάτω:
- ΕπιλέγωΕισάγω>Έξυπνα τσιπκαι επιλέξτεΜεταβλητέςΣτο μενού pop-out.
- Πληκτρολογώ@(AT) σύμβολο και επιλέξτεΜεταβλητόςαπό το αναπτυσσόμενο μενού.
- Στο μικρό παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτεΕισαγάγετε νέα μεταβλητή.
- Δώστε στη μεταβλητή σας ένα όνομα στο επόμενο αναδυόμενο παράθυρο. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την προεπιλεγμένη σύμβαση ονομασίας, τη μεταβλητή 1, τη μεταβλητή 2 και ούτω καθεξής. ΕπιλέγωΔημιουργώ.
- Στη συνέχεια, θα δείτε τη μεταβλητή με το όνομά της στο έγγραφό σας και στην πλαϊνή γραμμή μεταβλητών που ανοίγει στα δεξιά.
Μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες μεταβλητές για άλλα αντικείμενα στο έγγραφό σας με τον ίδιο τρόπο. Απλά να έχετε κατά νου ότι οι πρόσθετες μεταβλητές θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για διαφορετικά στοιχεία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μεταβλητή για όνομα και μια δεύτερη μεταβλητή για τη διεύθυνση.
Επαναχρησιμοποιήστε ένα μεταβλητό έξυπνο τσιπ
Ο σκοπός της μεταβλητής είναι να το τοποθετήσετε στο έγγραφό σας όπου το χρειάζεστε και στη συνέχεια να το ενημερώσετε με την αξία του όταν είστε έτοιμοι.
Για να εισαγάγετε την ίδια μεταβλητή σε άλλη τοποθεσία, κάντε ένα από τα παρακάτω:
- ΕπιλέγωΕισάγω>Έξυπνα τσιπ, επιλέξτεΜεταβλητές, και επιλέξτε το όνομα μεταβλητής από τη λίστα αναδυόμενων.
- Πληκτρολογώ@(AT) σύμβολο, επιλέξτεΜεταβλητός, και επιλέξτε το όνομα μεταβλητής από τη λίστα αναδυόμενων.
- Ανοίξτε την πλαϊνή γραμμή μεταβλητών, τοποθετήστε το δείκτη του κονδύλου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και επιλέξτεΕισάγω.
Εκχωρήστε μια τιμή σε μια μεταβλητή
Μόλις προσθέσετε μια μεταβλητή στο έγγραφό σας, μπορείτε να εκχωρήσετε την αξία του ανά πάσα στιγμή. Η τιμή είναι το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στην ίδια τη μεταβλητή ή στην πλευρική γραμμή.
Διαβάστε επίσης:Πώς να εισαγάγετε και να χρησιμοποιήσετε σημεία σφαίρας στα φύλλα Google
Προσθήκη κειμένου χρησιμοποιώντας τη μεταβλητή
Για να αντιστοιχίσετε μια τιμή στη μεταβλητή επί τόπου, επιλέξτε τοΜεταβλητόςκαι εισαγάγετε το κείμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Αυτό εξοικονομεί αυτόματα την τιμή σε αυτήν τη μεταβλητή.
Προσθήκη κειμένου χρησιμοποιώντας την πλευρική γραμμή
Για να αντιστοιχίσετε μια τιμή στην πλαϊνή γραμμή μεταβλητών, επιλέξτε τη μεταβλητή και χρησιμοποιήστε τοΑνοίξτε στην πλευρική γραμμήεικονίδιο στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται ή μεταβείτεΕργαλεία>Μεταβλητέςστο μενού.
ΕπιλέγωΧωρίς αξίακάτω από το όνομα μεταβλητής. Θα δείτε τη μεταβλητή στο έγγραφό σας άδειο και έτοιμη για να εισαγάγετε το κείμενο. Μόλις το κάνετε, χρησιμοποιήστεΕισάγωήΑπόδοσηγια να το αποθηκεύσετε.
Αφού εκχωρήσετε μια τιμή στη μεταβλητή σας, θα δείτε αυτήν την ενημέρωση σε κάθε τοποθεσία που τοποθετείτε τη μεταβλητή στο έγγραφό σας, η οποία είναι η πρόθεση του έξυπνου τσιπ.
Μετονομάστε μια μεταβλητή
Επειδή τα προεπιλεγμένα ονόματα για τις μεταβλητές δεν είναι προφανή, ίσως θελήσετε να τους δώσετε πιο σημαντικά ονόματα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν δημιουργήσετε διάφορες μεταβλητές για το έγγραφό σας.
Ανοίξτε την πλαϊνή γραμμή μεταβλητών, τοποθετήστε το δείκτη του δρομέα σας πάνω από τη μεταβλητή που θέλετε να μετονομάσετε και επιλέξτε τοΕπεξεργασία όνομαεικονίδιο (μολύβι).
Όταν εμφανιστεί το αναδυόμενο μετονομασία, δώστε το νέο όνομα και επιλέξτεΕκτός.
Στη συνέχεια, θα δείτε το ενημερωμένο όνομα στην πλαϊνή μπάρα, κατάλογο των μεταβλητών για εισαγωγή και μέσα στην ίδια τη μεταβλητή μέχρι να αντιστοιχίσετε την αξία του.
Αφαιρέστε μια μεταβλητή
Εάν αποφασίσετε ότι δεν θέλετε πλέον να χρησιμοποιήσετε μια μεταβλητή, μπορείτε να το διαγράψετε. Λάβετε υπόψη ότι αυτό θα καταργήσει τη μεταβλητή και την αξία της εάν εκχωρηθεί, από κάθε τοποθεσία στο έγγραφό σας.
Ανοίξτε την πλαϊνή γραμμή μεταβλητών, τοποθετήστε το δείκτη του δρομέα σας πάνω από τη μεταβλητή που θέλετε να αφαιρέσετε και επιλέξτε τοΔιαγραφή μεταβλητού ορισμούεικονίδιο (δοχείο σκουπιδιών).
Στο pop-up επιβεβαίωσης, επιλέξτεΔιαγράφωΓια να αφαιρέσετε τη μεταβλητή.
Εάν αναρωτιέστε πώς να χρησιμοποιήσετε μεταβλητές για τους δικούς σας σκοπούς, έχουμε μερικά παραδείγματα.
Αντίγραφο μάρκετινγκ
Εδώ δημιουργούμε ένα έγγραφο για το νέο προϊόν του πελάτη μας. Δεν έχουμε ακόμα το όνομα του προϊόντος ή τη διεύθυνση του ιστότοπου, οπότε εισάγουμε μεταβλητές για αυτά τα δύο στοιχεία. Με την πλευρική γραμμή μεταβλητών ανοιχτή, μπορείτε να τις δείτε με μπλε σύνορα σε όλο το κείμενο.
Μόλις ο πελάτης μας μας παρέχει αυτές τις λεπτομέρειες, απλά εκχωρούμε τις τιμές στις μεταβλητές και το έγγραφό μας ενημερώνεται αυτόματα. Αυτές οι μεταβλητές εμφανίζουν έπειτα το κείμενο και τα γκρίζα σύνορα.
Όταν κλείνετε την πλαϊνή γραμμή μεταβλητών, θα παρατηρήσετε ότι αυτές οι μεταβλητές μοιάζουν ακριβώς όπως το υπόλοιπο του κειμένου χωρίς καμία σύνορα.
Κοινόχρηστα έγγραφα
Σε αυτό το επόμενο παράδειγμα, έχουμε ένα έγγραφο που θέλουμε κάποιος άλλος να ολοκληρώσει τα στοιχεία του. Δημιουργήσαμε μεταβλητές για το όνομα, το επώνυμο, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και την ημερομηνία.
Όταν μοιραζόμαστε το έγγραφο, ο παραλήπτης απλώς επιλέγει κάθε μεταβλητή και εισάγει τις πληροφορίες του. Οι μεταβλητές που χρησιμοποιούνται περισσότερο από μία φορά ενημερώνονται αυτόματα.
Στη συνέχεια έχουμε το ολοκληρωμένο έγγραφό μας όπου οι μεταβλητές εμφανίζονται όπως οποιοδήποτε άλλο κείμενο.
Σημείωμα: Εάν μοιράζεστε ένα έγγραφο χρησιμοποιώντας μεταβλητές με περισσότερα από ένα άτομα, οι τιμές που έχουν εκχωρηθεί θα ενημερωθούν με κάθε αλλαγή. Για να αποφύγετε αυτό, μπορείτε να ζητήσετε από κάθε έναν από τους παραλήπτες σας να κάνουν ένα αντίγραφο για τις αλλαγές τους.
Εξοικονομήστε χρόνο, ελαχιστοποιήστε τα σφάλματα και οργανώστε
Η Google εισήγαγε αρκετές νέες έξυπνες μάρκες τον περασμένο χρόνο από την εισαγωγή της λειτουργίας Smart Canvas. Μπορείτε να προσθέσετε ένα συμβάν ημερολογίου χρησιμοποιώντας ένα τσιπ ημερομηνίας, σύνδεση με ένα όνομα αρχείου με το τσιπ αρχείου και να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας με το τσιπ ανθρώπων.
Τώρα, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο από την πληκτρολόγηση του ίδιου κειμένου ξανά και ξανά, καθώς και να μειώσετε τον κίνδυνο τυπογραφικών στοιχείων και να οργανώσετε το έγγραφό σας χρησιμοποιώντας το μεταβλητό έξυπνο τσιπ στα έγγραφα Google. Λάβετε υπόψη αυτό το εύχρηστο χαρακτηριστικό για το επόμενο έγγραφό σας.
Για περισσότερους τρόπους για να εξοικονομήσετε χρόνο στις εφαρμογές Google, δείτε πώς να χρησιμοποιήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στα φύλλα Google.