Παρά την άνοδο της δημοτικότητας των μηνυμάτων χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το WhatsApp και τα χαρακτηριστικά μηνυμάτων σε κοινωνικά μέσα όπως το Instagram, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εξακολουθεί να διαδραματίζει εξαιρετικά σημαντικό ρόλο στο μεγαλύτερο μέρος της ζωής μας, ειδικά όσον αφορά την εργασία. Είναι ακόμα τόσο κεντρικό σε ό, τι κάνουμε ότι πολλοί από εμάς λαμβάνουν εκατοντάδες εβδομαδιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο έργο μας και τους προσωπικούς λογαριασμούς μας. Αυτό μπορεί να κάνει τη παρακολούθηση όλων των όλων. Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξουμε πώς να οργανώσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Outlook, το Gmail και την ενσωματωμένη εφαρμογή Apple Mail, ώστε να μπορείτε να βρείτε αυτό που χρειάζεστε εύκολα.
Συμβουλή 1. Χρησιμοποιήστε ξεχωριστούς λογαριασμούς για εργασία και προσωπικό email
Μερικοί από εμάς δεν έχουν άλλη επιλογή όταν πρόκειται για αυτό. Εάν εργάζεστε για μια εταιρεία, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας σας θα είναι αυτόματα ξεχωριστό από τα προσωπικά σας μηνύματα. Αλλά αν εργάζεστε για τον εαυτό σας ή έχετε μια πλευρά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον ίδιο λογαριασμό για τα πάντα.
Η διατήρηση μιας ξεχωριστής διεύθυνσης για εργασία καθιστά πολύ πιο εύκολο να διατηρηθεί η εργασία και τα προσωπικά πράγματα ξεχωριστά. Μπορεί να κάνετε ακόμη και ό, τι κάνω και να χρησιμοποιήσετε έναν διαφορετικό πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εργασία και προσωπικό email. Με αυτόν τον τρόπο, δεν υπάρχει καμία πιθανότητα αποστολής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας από τον προσωπικό σας λογαριασμό ή αντίστροφα.
Συμβουλή 2. Δημιουργήστε νέα γραμματοκιβώτια ή φακέλους
Τα γραμματοκιβώτια στο Apple Mail είναι τα ίδια με τους φακέλους σε άλλες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η δημιουργία φακέλων για την αποθήκευση διαφορετικών τύπων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα κάνει τα εισερχόμενά σας πολύ λιγότερο γεμάτα. Θα μπορούσατε να έχετε ένα για να στεγάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από φίλους και ένα άλλο για να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εταιρείες κοινής ωφέλειας.
Για να δημιουργήσετε ένα νέο γραμματοκιβώτιο στο Mail, κάντε κλικ στο μενού γραμματοκιβωτίου και επιλέξτε Νέο γραμματοκιβώτιο. Στη συνέχεια, επιλέξτε αν θέλετε το γραμματοκιβώτιο να υπάρχει μόνο στο Mac σας (επιλέξτε στο Mac) ή σε κάθε συσκευή που χρησιμοποιείτε με αυτόν τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (επιλέξτε iCloud ή ό, τι είναι ο πάροχος λογαριασμού). Στη συνέχεια, δώστε στο γραμματοκιβώτιο ένα όνομα και κάντε κλικ στο OK. Για να χρησιμοποιήσετε το γραμματοκιβώτιο, απλώς σύρετε ένα μήνυμα από τα εισερχόμενά σας στα νέα εισερχόμενα και θα μετακινηθεί εκεί.
Μάθετε περισσότερα:Πώς να χρησιμοποιήσετε νήματα για να οργανώσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο iPhone
Συμβουλή 3. Declutter Τα συνημμένα αλληλογραφίας σας
Τα συνημμένα από τα μηνύματά σας συχνά κατεβάζονται και αποθηκεύονται τοπικά στο Mac σας. Με την πάροδο του χρόνου, αυτά τα αρχεία μπορούν να συσσωρεύσουν ήσυχα και να καταναλώνουν πολύτιμο χώρο στο δίσκο, ειδικά αν λάβετε πολλά μεγάλα έγγραφα ή αρχεία μέσων.
Μπορείτε να διαγράψετε με ασφάλεια αυτά τα συνημμένα από το Mac σας χωρίς να χάσετε πρόσβαση σε αυτά. Παραμένουν αποθηκευμένα στον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μπορούν να επαναληφθούν όποτε χρειάζεται. Το κυνήγι κάτω από τα συνημμένα σε ελεύθερο χώρο μπορεί να είναι κουραστική, ακόμη και με φίλτρα. Ευτυχώς, υπάρχει ένας απλούστερος τρόπος. Το χαρακτηριστικό καθαρισμού CleanMyMac σαρώνει το Mac σας και εντοπίζει όλα τα συνημμένα, επιτρέποντάς σας να τα διαγράψετε για να ανακτήσετε χώρο. Εδώ είναι πώς να το χρησιμοποιήσετε.
- Πάρτε τη δωρεάν δοκιμή CleanMYMAC.
- Επιλέξτε Εκκαθάριση στην πλαϊνή μπάρα.
- Κάντε κλικ στην επιλογή σάρωση.
- Όταν ολοκληρωθεί η σάρωση, θα δείτε πόσα σκουπίδια έχουν βρεθεί.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Ελέγξτε όλα τα σκουπίδια για να ελέγξετε και να καταργήσετε όλα τα συνημμένα.
Συμβουλή 4. Χρησιμοποιήστε έξυπνα γραμματοκιβώτια
Στο ταχυδρομείο, τα μηνύματα εμφάνισης έξυπνων γραμματοκιβωτίων που υπαγορεύονται από τα κριτήρια που ορίσατε. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα για να εμφανίσετε όλα τα μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα. Τα μηνύματα δεν μετακινούνται από τα εισερχόμενά σας στο έξυπνο γραμματοκιβώτιο, οπότε τα έξυπνα γραμματοκιβώτια δεν μειώνουν την ακαταστασία. Φιλτράρουν μηνύματα έτσι ώστε να εμφανίζονται μόνο αυτά που πληρούν τα κριτήρια.
Για να δημιουργήσετε ένα νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο στο Mail, κάντε κλικ στο μενού γραμματοκιβωτίου και επιλέξτε νέο έξυπνο γραμματοκιβώτιο. Δώστε στο Smart Mailbox ένα όνομα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρώτο κριτήριο που πρέπει να χρησιμοποιηθεί για την επιλογή μηνυμάτων για εμφάνιση. Εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερα κριτήρια, κάντε κλικ στο '+'. Όταν ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο OK.
Συμβουλή 5. Δημιουργία κανόνων για εισερχόμενο ταχυδρομείο
Οι περισσότερες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου του ταχυδρομείου, σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε κανόνες για εισερχόμενο ταχυδρομείο που υπαγορεύουν τι συμβαίνει σε αυτό. Θα μπορούσατε, για παράδειγμα, να δημιουργήσετε έναν κανόνα που να μετακινεί όλα τα μηνύματα από έναν παραλήπτη ή μια ομάδα παραλήπτη σε ένα συγκεκριμένο φάκελο. Ή ένα που διαγράφει αυτόματα μηνύματα που έχουν συγκεκριμένη λέξη στη γραμμή θέματος.
Δημιουργία κανόνων στην εφαρμογή Mail
- Στην εφαρμογή Mail, πατήστε Command-Comma για την εμφάνιση ρυθμίσεων αλληλογραφίας MAC.
- Επιλέξτε την καρτέλα Κανόνες και κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη κανόνα.
- Στο πλαίσιο περιγραφής, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον κανόνα.
- Χρησιμοποιήστε τα μενού για να ορίσετε το πρώτο κριτήριο για τον κανόνα.
- Για να προσθέσετε περισσότερα κριτήρια, κάντε κλικ στο '+' και επιλέξτε αν ο κανόνας πρέπει να εκτελεστεί όταν πληρούνται όλα τα κριτήρια ή όταν πληρούνται κάποιο από αυτά.
- Επιλέξτε τη δράση που πρέπει να εκτελεστεί εάν πληρούνται τα κριτήρια.
- Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τον κανόνα.
Εάν θέλετε να εφαρμόσετε τον κανόνα σε υπάρχοντα μηνύματα ήδη στα εισερχόμενά σας, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή. Διαφορετικά, κάντε κλικ στο κουμπί Μην εφαρμόζετε στο παράθυρο διαλόγου που ανοίγει.
Δημιουργία κανόνων στο Outlook
Μπορείτε να διαμορφώσετε το Outlook για να ταξινομήσετε αυτόματα τα email σας χρησιμοποιώντας απλούς κανόνες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που μετακινεί όλα τα μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα σε έναν καθορισμένο φάκελο.
- Κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μήνυμα και κάντε κλικ στο κουμπί κανόνες.
- Επιλέξτε πάντα να μετακινήσετε μηνύματα από το [όνομα του αποστολέα].
- Επιλέξτε ένα φάκελο ή επιλέξτε Νέο για να δημιουργήσετε ένα νέο και κάντε κλικ στο OK.
Δημιουργήστε κανόνες για να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail
Τα φίλτρα στο Gmail είναι αναζητήσεις που αποθηκεύετε και μπορούν επίσης να εφαρμόσουν κανόνες για την αντιστοίχιση μηνυμάτων, όπως τα αρχειοθέτητά τους, την επισήμανσή τους ως ανάγνωση ή την προώθηση τους. Είναι ένα ισχυρό εργαλείο αν ψάχνετε για το πώς να οργανώσετε πιο αποτελεσματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Gmail.
Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο:
- Πηγαίνωgmail.comκαι συνδεθείτε στο δικό σας Λογαριασμός Gmail
- Κάντε κλικ στο Εισερχόμενο και το εικονίδιο Ρυθμίσεις στα δεξιά της γραμμής αναζήτησης.
- Συμπληρώστε τα πλαίσια κειμένου για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο και να επιλέξετε από τις επιλογές.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου.
- Στη συνέχεια, επιλέξτε από τις επιλογές στο πλαίσιο, έτσι ώστε το Gmail να ξέρει τι να κάνει με μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια φίλτρου.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου.
Συμβουλή 6. Χρησιμοποιήστε κατηγορίες στο Apple Mail
Η έκδοση MacOS Sequoia της Apple Mail εισήγαγε μια νέα λειτουργία που σας επιτρέπει να κατηγοριοποιείτε αυτόματα μηνύματα. Χρησιμοποιεί την Apple Intelligence για να καταλάβει τι είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το κατηγοριοποιεί ανάλογα. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε την κατηγορία που θέλετε να δείτε. Για παράδειγμα, το Primary είναι ότι τα μηνύματα Mail πιστεύει ότι είναι πιο σημαντικά, αλλά αν θέλετε να δείτε μια ηλεκτρονική απόδειξη αγορών, μπορείτε να πατήσετε το εικονίδιο του τρόλεϊ για να δείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με τις συναλλαγές. Για να ενεργοποιήσετε τις κατηγορίες, μεταβείτε στα εισερχόμενά σας Apple Mail, κάντε κλικ στις τρεις τελείες στην κορυφή και επιλέξτε κατηγορίες εμφάνισης.
Συμβουλή 7. Αφήστε το Apple Mail να δώσει προτεραιότητα στην αλληλογραφία σας
Ένας άλλος τρόπος για να οργανώσετε μηνύματα στο MacOS Sequoia Mail είναι να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα προτεραιότητας εμφάνισης. Αυτή η λειτουργία χρησιμοποιεί το Apple Intelligence για να επιλέξει ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιθανότατα θα είναι πιο ευαίσθητα στο χρόνο. Βάζει αυτά στην κορυφή των εισερχομένων σας, πάνω από τα πιο πρόσφατα ληφθέντα μηνύματα. Για να το ενεργοποιήσετε, κάντε κλικ στις τρεις κουκίδες στη γραμμή εργαλείων και επιλέξτε Εμφάνιση μηνυμάτων προτεραιότητας.
Συμβουλή 8. Αντιστοιχίστε τις επαφές ως VIP
Η ανάθεση μιας επαφής ως VIP θέτει ένα αστέρι ενάντια στα μηνύματά τους στα εισερχόμενά σας και τα εμφανίζει σε ένα έξυπνο γραμματοκιβώτιο που ονομάζεται VIP. Για να κάνετε μια επαφή με VIP, κάντε κλικ στο όνομά τους σε ένα email που έστειλαν και από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Προσθήκη σε VIP.
Συμβουλή 9. Χρησιμοποιήστε μου υπενθύμιση
Το Apple Mail διαθέτει ένα χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει να σας υπενθυμίσουμε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα, όταν είστε σε θέση να είστε σε θέση να απαντήσετε σε αυτά. Άλλες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν μια παρόμοια λειτουργία, μερικές φορές ονομάζεται Snooze. Για να χρησιμοποιήσετε το Temind Me στο Apple Mail, είτε σύρετε δεξιά με δύο δάχτυλα πάνω από ένα μήνυμα στα εισερχόμενά σας και επιλέξτε μου θυμάστε και επιλέξτε μια περίοδο για την υπενθύμιση ή κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα, επιλέξτε να μου θυμάστε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την χρονική περίοδο. Θα λάβετε μια ειδοποίηση όταν φτάσει ο χρόνος και το μήνυμα θα εμφανιστεί στην κορυφή των εισερχομένων σας. Χρησιμοποιώντας τη χρήση μου και την επιμέλεια αρχειοθέτησης μηνυμάτων σε φακέλους ή γραμματοκιβώτια, μπορείτε να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά, διασφαλίζοντας παράλληλα να μην ξεχάσετε να απαντήσετε σε ένα σημαντικό μήνυμα.
Συμβουλή 10. Σημαία μηνύματα, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε πιο εύκολα
Εάν δεν θέλετε να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας ή να μετακινήσετε μηνύματα σε φακέλους, μπορείτε να τα επισημάνετε, ώστε να μπορείτε να τα βρείτε πιο εύκολα αργότερα. Κάντε δεξί κλικ ή κάντε κλικ στον έλεγχο ενός μηνύματος και επιλέξτε ένα χρώμα σημαίας για εμφάνιση στο τμήμα σημαίας.
Συμβουλή 11. Καταργήστε εγγραφή από ενημερωτικά δελτία που δεν διαβάζετε
Χρησιμοποιώντας κατηγορίες εμφάνισης ή έξυπνα γραμματοκιβώτια για να διατηρείτε ενημερωτικά δελτία και διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το να γεμίζετε τα εισερχόμενά σας είναι μεγάλη. Αλλά ακόμα καλύτερα είναι να μην καταργηθεί από εκείνους που δεν διαβάζετε ποτέ. Μπορείτε να το κάνετε αυτό στο ταχυδρομείο κάνοντας κλικ στην επιλογή κατάργηση εγγραφής στην κορυφή ενός ενημερωτικού δελτίου ή ενός διαφημιστικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν το κουμπί δεν είναι εκεί, θα πρέπει να υπάρχει ένας σύνδεσμος κατάργησης εγγραφής στο κάτω μέρος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Συμβουλή 12. Χρησιμοποιήστε Απόκρυψη του email μου
Εάν είστε συνδρομητής iCloud+, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Απόκρυψης του email μου για να δημιουργήσετε μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε ενημερωτικό δελτίο ή διαφημιστικό email που εγγραφείτε. Όταν σας ζητηθεί να εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας, το MACOS θα σας ζητήσει να χρησιμοποιήσετε το Hide My Email. Στη συνέχεια, θα δημιουργήσει μια μοναδική διεύθυνση και θα σας ζητήσει να το πληγώσετε αυτόματα. Όλα τα μηνύματα σε αυτήν τη διεύθυνση θα προωθηθούν στα εισερχόμενά σας, αλλά μπορείτε να το απενεργοποιήσετε ή να διαγράψετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συνολικά στις ρυθμίσεις του συστήματος> [το όνομά σας]> iCloud> Απόκρυψη του email μου.
Εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα, τα εισερχόμενά σας μπορούν γρήγορα να γίνουν γεμάτα και ακόμη και συντριπτικά. Ωστόσο, δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να διευκολύνετε την εύρεση μηνυμάτων. Ακολουθήστε τις παραπάνω συμβουλές μας για τους καλύτερους τρόπους για να οργανώσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Mac σας.