Το Microsoft Excel είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διαχειριστείτε και να επεξεργαστείτε μεγάλες ποσότητες δεδομένων.
Η δομή της σειράς και της στήλης, σε συνδυασμό με όλα τα διάφορα είδη και τα εργαλεία σύγκρισης, την καθιστούν μία από τις πιο χρήσιμες εφαρμογές που θα χρησιμοποιήσετε στο σχολείο ή την εργασία.
Αλλά ένας τομέας όπου οι άνθρωποι δυσκολεύονται με το Excel περιλαμβάνει την εκτύπωση.
Ο οδηγός εκτύπωσης του Microsoft Excel παρακάτω θα σας δείξει μερικές από τις επιλογές που μπορείτε να προσαρμόσετε στο υπολογιστικό φύλλο σας, έτσι ώστε τα τυπωμένα υπολογιστικά φύλλα σας να φαίνονται καλύτερα, να είναι ευκολότερο να διαβαστούν και να μην χάσετε τόσο πολύ χαρτί.
Τα υπολογιστικά φύλλα εκτύπωσης στο Excel 2010 μπορεί να είναι απογοητευτικά, ειδικά εάν το υπολογιστικό φύλλο σας πρόκειται να εκτυπώσει σε περισσότερες από μία σελίδες.
Οι επιπλέον στήλες μπορούν να τρέξουν στη δική τους σελίδα, οι επικεφαλίδες της στήλης εκτυπώνουν μόνο στην πρώτη σελίδα και μπορεί γενικά να είναι δύσκολο να συσχετιστούν οπτικά ένα κελί με μια σειρά ή στήλη.
Εργαζόμενοι σε ένα γραφείο και αλληλεπιδρούν με πολλούς ανθρώπους που χρησιμοποιούν όλοι το Excel σε διαφορετικά επίπεδα επάρκειας, μπορώ να πω ότι ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που οι περισσότεροι άνθρωποι συνεπάγονται τον τρόπο που το υπολογιστικό φύλλο τους φαίνεται όταν γίνονται με αυτό και κάνουν ένα φυσικό αντίγραφο.
Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις εκτύπωσης είναι σπάνια ιδανικές για αυτό που θέλουν και υπάρχουν πολλοί όροι Excel που είναι πολύ παρόμοιοι μεταξύ τους και μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση.
Αλλά υπάρχουν μερικές απλές αλλαγές που μπορείτε να εφαρμόσετε στο υπολογιστικό φύλλο του Excel, ώστε να εκτυπώνεται καλύτερα και είναι ευκολότερο για τους αναγνώστες σας να καταλάβουν.
Αυτό το σεμινάριο πρόκειται να αντιμετωπίσει μερικούς από τους βασικούς τομείς που μπορεί να είναι πιο χρήσιμες για τη βελτίωση ενός τυπωμένου υπολογιστικού φύλλου Excel. Αυτές οι περιοχές περιλαμβάνουν:
- Κρύβοντας σειρές στο Excel
- Συμπεριλαμβανομένων των αριθμών σελίδων στο υπολογιστικό φύλλο σας
Ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται σαν πολλά, μπορείτε πραγματικά να κάνετε σχεδόν όλες αυτές τις αλλαγές από ένα μενού. Και μόλις φτάσετε άνετα με αυτό, μπορείτε να εφαρμόσετε όλες αυτές τις αλλαγές σε λίγα μόνο δευτερόλεπτα. Το αποτέλεσμα θα είναι ένα υπολογιστικό φύλλο που εμφανίζει κεφαλίδες στήλης στην κορυφή κάθε σελίδας, είναι εύκολο στην ανάγνωση και δεν θα απαιτήσει από εσάς να ρυθμίσετε με μη αυτόματο τρόπο τα μεγέθη της στήλης για να αποτρέψετε μια επιπλέον στήλη από την εκτύπωση στη δική του σελίδα.
Κρύβοντας περιττές στήλες και σειρές στο Excel
Συνήθως θέλω να ξεκινήσω εδώ, ειδικά όταν ασχολούμαι με ένα υπολογιστικό φύλλο που δημιούργησε κάποιος άλλος. Συχνά περιλαμβάνει πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το λόγο ότι το υπολογιστικό φύλλο εκτυπώνεται και μόνο βοηθά στη δημιουργία σύγχυσης.
Μπορείτε να αποκρύψετε μια σειρά ή στήλη κάνοντας δεξί κλικ στο γράμμα της στήλης ή στον αριθμό σειράς και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στοΚρύβωεπιλογή.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με την απόκρυψη στήλες σε αυτό το άρθρο.
Προσθήκη αριθμών σελίδων στο κάτω μέρος της σελίδας στο Excel
Αυτό μπορεί να μην είναι κάτι που όλοι θα πρέπει να κάνουν με τα υπολογιστικά τους φύλλα, αλλά διαπίστωσα ότι τα μεγάλα υπολογιστικά φύλλα μπορεί συχνά να φαίνονται πολύ παρόμοια από τη σελίδα σε σελίδα. Οι αναγνώστες έχουν επίσης τη συνήθεια να αφαιρέσουν συρραπτικά και να εστιάζουν σε μεμονωμένες σελίδες, γεγονός που μπορεί να καταστήσει σχεδόν αδύνατο να τοποθετηθεί πίσω το υπολογιστικό φύλλο.
Βήμα 1: Κάντε κλικΕισάγωΣτην κορυφή του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικΚεφαλίδα και υποσέλιδοστοΚείμενοΤμήμα της πλοήγησης.
Βήμα 3: Κάντε κλικ μέσα στο τμήμα υποσέλιδου στο κάτω μέρος της σελίδας όπου θέλετε να προσθέσετε τον αριθμό σελίδας.
Βήμα 4: Κάντε κλικ στοΑριθμός σελίδαςκουμπί στοΣτοιχεία κεφαλίδας και υποσέλιδουΤμήμα της πλοήγησης.
Ενώ βρίσκεστε σε αυτή την άποψη, τώρα μπορεί να είναι μια καλή στιγμή για να προσθέσετε μια κεφαλίδα. Μπορείτε να το κάνετε απλά κάνοντας κλικ μέσα στην ενότητα κεφαλίδας όπου θέλετε να προσθέσετε τις πληροφορίες σας. Οτιδήποτε προσθέτετε στην κεφαλίδα επαναλαμβάνεται σε κάθε σελίδα, οπότε αυτό είναι ένα καλό μέρος για να τοποθετήσετε έναν τίτλο για το υπολογιστικό φύλλο.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δημιουργία μιας κεφαλίδας στο Excel 2010 εδώ.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την προσθήκη αριθμών σελίδων στο Excel 2010, μπορείτε να διαβάσετε εδώ.
Ρύθμιση του προσανατολισμού της σελίδας στο Excel
Αυτό το τμήμα του σεμινάριο είναι όταν πρόκειται να ανοίξουμε τοΡύθμιση σελίδαςμενού, το οποίο περιέχει ορισμένες από τις διαφορετικές επιλογές εκτύπωσης που θέλουμε να προσαρμόσουμε.
Θεωρώ ότι τα περισσότερα από τα υπολογιστικά φύλλα που εκτυπώνω φαίνονται πολύ καλύτερα όταν εκτυπώνονται στον προσανατολισμό του τοπίου. Αυτή είναι προφανώς μια επιλογή που θα ποικίλει ανάλογα με τις δικές σας ανάγκες, αλλά είναι κάτι απλό να αλλάξει όπως απαιτείται.
Βήμα 1: Κάντε κλικ στοΔιάταξη σελίδαςκαρτέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στοΡύθμιση σελίδαςκουμπί στην κάτω δεξιά γωνία τουΡύθμιση σελίδαςΤμήμα της πλοήγησης.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στον προσανατολισμό της σελίδας που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
Θα παραμείνουμε σε αυτό το μενού για το υπόλοιπο του σεμιναρίου, οπότε μην το κλείσετε ακόμα!
Ρύθμιση του μεγέθους χαρτιού στο Excel
Εάν τα περισσότερα από τα υπολογιστικά φύλλα σας εκτυπώνονται καλύτερα στον προσανατολισμό του τοπίου, τότε μπορεί να υπάρχουν περιστασιακά έγγραφα που είναι ακόμη και πολύ μεγάλα για αυτό. Μια καλή λύση σε αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε χαρτί νομικού μεγέθους, το οποίο θα σας επιτρέψει να χωρέσετε ακόμα περισσότερες στήλες σε μία σελίδα.
** Υπενθύμιση - Αυτό το μενού έχει πρόσβαση κάνοντας κλικ στοΔιάταξη σελίδαςκαρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στοΡύθμιση σελίδαςκουμπί στην κάτω δεξιά γωνία τουΡύθμιση σελίδαςΤμήμα της πλοήγησης. **
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά τουΜέγεθος χαρτιού, Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο επιθυμητό μέγεθος χαρτιού σας.
Ρύθμιση των περιθωρίων στο Excel
Η προσαρμογή των περιθωρίων για το υπολογιστικό φύλλο σας γίνεται συνήθως επειδή θέλετε να χωρέσετε περισσότερες πληροφορίες στη σελίδα. Έτσι, για τους σκοπούς αυτού του σεμιναρίου, το παράδειγμά μας παρακάτω θα μειώσει τα περιθώρια σε χαμηλότερη τιμή.
** Υπενθύμιση - Αυτό το μενού έχει πρόσβαση κάνοντας κλικ στοΔιάταξη σελίδαςκαρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στοΡύθμιση σελίδαςκουμπί στην κάτω δεξιά γωνία τουΡύθμιση σελίδαςΤμήμα της πλοήγησης. **
Βήμα 1: Κάντε κλικ στοΠεριθώριοκαρτέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτωΑριστεράΓια να μειώσετε το μέγεθος του περιθωρίου, στη συνέχεια επαναλάβετεΔικαίωμα,ΚορυφήκαιΚάτω μέρος. Θα παρατηρήσετε ότι δεν έχω μειώσει τα περιθώρια μου στο 0, καθώς ο εκτυπωτής μου δυσκολεύεται να εκτυπώσει έγγραφα χωρίς περιθώριο. Αυτό είναι κοινό μεταξύ πολλών εκτυπωτών, οπότε ίσως θελήσετε να εξετάσετε επίσης τη χρήση των μεγεθών περιθωρίων στην παρακάτω εικόνα.
Εκτύπωση πλέγματος στο Excel
Αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές αλλαγές που πρέπει να γίνουν σε ένα τυπωμένο υπολογιστικό φύλλο και είναι αυτό που κάνω σε σχεδόν οτιδήποτε εκτυπώνω από το Excel. Η προσθήκη γραμμών gridly θα κάνει πολύ πιο εύκολο για τους αναγνώστες να πουν ποια στήλη και σειρά ένα κελί ανήκει επίσης και μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των λαθών.
** Υπενθύμιση - Αυτό το μενού έχει πρόσβαση κάνοντας κλικ στοΔιάταξη σελίδαςκαρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στοΡύθμιση σελίδαςκουμπί στην κάτω δεξιά γωνία τουΡύθμιση σελίδαςΤμήμα της πλοήγησης. **
Βήμα 1: Κάντε κλικ στοΣεντόνικαρτέλα στο επάνω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 2: Ελέγξτε το πλαίσιο στα αριστερά τουΓραμμές με τα γήπεδα.
Επαναλάβετε την κορυφαία σειρά σε κάθε σελίδα στο Excel
Αυτή είναι μια άλλη ρύθμιση που μπορείτε να επωφεληθείτε για να κάνετε το υπολογιστικό φύλλο σας πιο οργανωμένο. Η εκτύπωση της επάνω σειράς σε κάθε σελίδα θα είναι απλούστερη για τους αναγνώστες να γνωρίζουν σε ποια στήλη ανήκει μια κυψέλη, η οποία θα βοηθήσει στην εξάλειψη των λαθών.
** Υπενθύμιση - Αυτό το μενού έχει πρόσβαση κάνοντας κλικ στοΔιάταξη σελίδαςκαρτέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στοΡύθμιση σελίδαςκουμπί στην κάτω δεξιά γωνία τουΡύθμιση σελίδαςΤμήμα της πλοήγησης. **
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο εσωτερικό τουΣειρές για να επαναληφθούν στην κορυφήπεδίο.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στη σειρά που θέλετε να επαναλάβετε στο επάνω μέρος κάθε σελίδας. Σε αυτό το παράδειγμα, χρησιμοποιώ τη σειρά 1.
Κάντε κλικ στοΕΝΤΑΞΕΙΚουμπί στο κάτω μέρος του παραθύρου για να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές που μόλις κάναμε, γιατί τώρα έχουμε τελειώσει με αυτό το παράθυρο.
Εάν θέλετε να επαναλάβετε μια στήλη στην αριστερή πλευρά κάθε σελίδας, μπορείτε να διαβάσετε πώς σε αυτό το άρθρο.
Τοποθετήστε όλες τις στήλες σας σε μία σελίδα στο Excel
Αυτό είναι το τελευταίο τμήμα του σεμιναρίου μας και είναι μια αλλαγή που θα κάνουμε απευθείας από τοΑποτύπωμαμενού.
Δείτε επίσης:Πώς να εκτυπώσετε ένα υπολογιστικό φύλλο δύο σελίδων σε μία σελίδα στο Excel 2010
Βήμα 1: Κάντε κλικ στοΑρχείοκαρτέλα στην επάνω αριστερή πλευρά του παραθύρου.
Βήμα 2: Κάντε κλικΑποτύπωμαΣτη στήλη στην αριστερή πλευρά του παραθύρου.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στοΧωρίς κλιμάκωσηκουμπί στο κέντρο του παραθύρου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στοΤοποθετήστε όλες τις στήλες σε μία σελίδαεπιλογή.
Θα πρέπει τώρα να έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που θα εκτυπώσει σε μια απλή, ευανάγνωστη μορφή που θα απευθύνει έκκληση στους αναγνώστες σας. Εάν όλα φαίνονται σωστά στοΠροεπισκόπηση εκτύπωσηςΣτη δεξιά πλευρά του παραθύρου, τότε μπορείτε να κάνετε κλικ στοΑποτύπωμακουμπί για να ξεκινήσετε την εκτύπωση του βελτιστοποιημένου υπολογιστικού φύλλου σας.
Πολλές από τις επιλογές που συζητούμε στο παραπάνω άρθρο θα λειτουργούν επίσης και σε νεότερες εκδόσεις του Excel. Ενώ πολλά από αυτά τα τμήματα αφορούσαν τη χρήση της ενότητας ρύθμισης της σελίδας, ορισμένες από αυτές τις ρυθμίσεις μπορούν να αλλάξουν και από άλλες τοποθεσίες.
Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στοΕκτυπώματοςκουμπί στοΔιάταξη σελίδαςΚαρτέλα και επιλέξτε την επάνω σειρά του υπολογιστικού φύλλου σας για να εκτυπώσετε την κορυφαία σειρά σε κάθε σελίδα.
Επιπλέον, θα βρείτε επιλογές για τη συμπερίληψη γραμμών πλέγματος όταν εκτυπώνετε πηγαίνοντας στοΔιάταξη σελίδαςκαρτέλα και κάνοντας κλικ στοΑποτύπωμαΕπιλογή κάτω από τις γραμμές πλέγματος στοΕπιλογές φύλλουΤμήμα της κορδέλας.
Θα θέλατε να εκτυπώσετε ένα φύλλο κενών κυττάρων για μια λίστα ελέγχου ή ένα χειροκίνητο απόθεμα; Μάθετε πώς στο Excel 2010.