Προσθέτοντας ένα αναπτυσσόμενο απόσπασμα στο Excel είναι ένα κομμάτι κέικ μόλις το κρεμάσετε. Σε μερικά μόνο κλικ, μπορείτε να οργανώσετε τα δεδομένα σας σε ανερχόμενη ή φθίνουσα σειρά με βάση τα επιλεγμένα κριτήρια σας. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και ταλαιπωρία όταν ασχολείστε με μεγάλα σύνολα δεδομένων. Αφού διαβάσετε αυτή τη γρήγορη επισκόπηση, θα πρέπει να έχετε μια καλή ιδέα για το πώς να προσθέσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού στο φύλλο εργασίας του Excel.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Προσθήκη μιας πτώσης ταξινόμησης στο Excel
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας διαπιστώσουμε τι στοχεύουμε. Με την προσθήκη ενός μενού-down, θα είστε σε θέση να αναδιατάξετε γρήγορα τα δεδομένα σας, καθιστώντας ευκολότερη την ανάλυση και την κατανόηση. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα βολικό εάν ασχολείστε με ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο όπου η χειροκίνητη ταξινόμηση των δεδομένων θα ήταν ανέφικτη.
Βήμα 1: Επιλέξτε το εύρος δεδομένων
Επιλέξτε το εύρος των κυττάρων που θέλετε να ταξινομήσετε.
Όταν επιλέγετε το εύρος, φροντίστε να συμπεριλάβετε τη σειρά κεφαλίδων εάν έχετε ένα. Αυτό θα επιτρέψει στο Excel να αναγνωρίσει ποια σειρά περιέχει τις ετικέτες για κάθε στήλη.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα του Excel.
Αυτό είναι όπου όλη η μαγεία συμβαίνει όταν πρόκειται για την οργάνωση των δεδομένων σας. Η καρτέλα "Δεδομένα" περιέχει μια ποικιλία εργαλείων για να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο 'SORT'
Κάντε κλικ στο κουμπί 'Ταξινόμηση' στην καρτέλα 'Δεδομένα'.
Αφού κάνετε κλικ στο 'Sort' ', θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου, δίνοντάς σας μια ποικιλία επιλογών ταξινόμησης. Αυτό είναι όπου θα ρυθμίσετε το αναπτυσσόμενο μενού ταξινόμησης.
Βήμα 4: Επιλέξτε τα κριτήρια ταξινόμησης
Επιλέξτε τα προτιμώμενα κριτήρια ταξινόμησης από το παράθυρο διαλόγου.
Θα πρέπει να αποφασίσετε στη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε και αν θέλετε τα δεδομένα σε ανερχόμενη ή φθίνουσα σειρά. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε πολλαπλά επίπεδα ταξινόμησης εάν το επιθυμείτε.
Βήμα 5: Προσθήκη στα δεδομένα
Επιλέξτε το πλαίσιο που λέει «Προσθήκη στα δεδομένα» για να δημιουργήσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Αυτό το μικρό πλαίσιο ελέγχου συχνά παραβλέπεται, αλλά είναι απαραίτητο για την προσθήκη ενός αναπτυσσόμενου αντικειμένου στο εύρος δεδομένων σας. Βεβαιωθείτε ότι έχει ελεγχθεί πριν προχωρήσετε.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα δείτε ένα αναπτυσσόμενο βέλος που προστέθηκε στο κύτταρο κεφαλίδας της επιλεγμένης στήλης σας. Με ένα απλό κλικ σε αυτό το βέλος, μπορείτε τώρα να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας σύμφωνα με τα κριτήρια που ρυθμίζετε.
ΣΥΓΓΕΝΕΥΩΝ:Πώς να αφαιρέσετε το φίλτρο ταξινόμησης στο Excel: Οδηγός βήμα προς βήμα
- Χρησιμοποιήστε περιγραφικές ετικέτες κεφαλίδας για να προσδιορίσετε εύκολα τι αντιπροσωπεύει κάθε στήλη.
- Εάν έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε πολλαπλά επίπεδα κριτηρίων ταξινόμησης για να οργανώσετε πιο αποτελεσματικά τα δεδομένα σας.
- Θυμηθείτε ότι τα δεδομένα ταξινόμησης μπορούν να επηρεάσουν τους τύπους και τις αναφορές στο φύλλο σας, οπότε προχωρήστε με προσοχή εάν το σύνολο δεδομένων σας είναι διασυνδεδεμένο με τους τύπους.
- Η λειτουργία "Undo" του Excel (Ctrl + Z) μπορεί να είναι ο καλύτερος φίλος σας εάν κάνετε λάθος κατά τη διαλογή.
- Εξερευνήστε την επιλογή 'προσαρμοσμένη ταξινόμηση' του Excel για πιο προηγμένες δυνατότητες ταξινόμησης, όπως διαλογή ανά χρώμα ή από προσαρμοσμένη λίστα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ταξινομήσω πολλές στήλες ταυτόχρονα;
Ναι, μπορείτε να ταξινομήσετε πολλές στήλες προσθέτοντας επιπλέον επίπεδα κριτηρίων στο παράθυρο διαλόγου SORT. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη επιπέδου" για να συμπεριλάβετε περισσότερες στήλες στη διαλογή σας.
Είναι δυνατόν να ταξινομήσετε το χρώμα ή το εικονίδιο στο Excel;
Απολύτως! Η επιλογή 'προσαρμοσμένη ταξινόμηση' του Excel σας επιτρέπει να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας με χρώμα κυττάρων, χρώμα γραμματοσειράς ή ακόμα και με εικονίδια.
Τι θα συμβεί αν θέλω να ταξινομήσω τα δεδομένα μου σε μια συγκεκριμένη σειρά που δεν είναι αλφαβητική ή αριθμητική;
Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Custom List" του Excel για να καθορίσετε τη δική σας παραγγελία διαλογής. Μόλις δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, μπορείτε να την επιλέξετε στο παράθυρο διαλόγου SORT.
Τα ταξινόμηση των δεδομένων μου θα επηρεάσουν τους τύπους στο φύλλο εργασίας μου;
Τα δεδομένα ταξινόμησης μπορούν να αλλάξουν τη σειρά των κυττάρων, τα οποία μπορούν να επηρεάσουν τους τύπους που αναφέρουν συγκεκριμένες θέσεις κυττάρων. Για να αποφευχθεί αυτό, βεβαιωθείτε ότι οι τύποι χρησιμοποιούν σχετικές αναφορές ή καθορισμένα ονόματα που δεν θα επηρεαστούν από τη διαλογή.
Μπορώ να αναιρέσω ένα είδος αν κάνω λάθος;
Ναι, μπορείτε γρήγορα να αναιρέσετε ένα είδος πατώντας το Ctrl + Z ή κάνοντας κλικ στο κουμπί "Undo" στη γραμμή εργαλείων. Η λειτουργία αναίρεσης του Excel θα επαναφέρει τα δεδομένα σας πίσω στην προηγούμενη κατάσταση.
Περίληψη
- Επιλέξτε το εύρος δεδομένων.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα".
- Κάντε κλικ στο 'Sort'.
- Επιλέξτε τα κριτήρια ταξινόμησης.
- Ελέγξτε το πλαίσιο "Προσθήκη σε δεδομένα".
Σύναψη
Εκεί το έχετε! Η προσθήκη ενός αναπτυσσόμενου αντικειμένου στο Excel είναι μια απλή διαδικασία που μπορεί να ενισχύσει σημαντικά την εμπειρία ανάλυσης δεδομένων σας. Με τη δυνατότητα να ταξινομήσετε γρήγορα και αποτελεσματικά μέσω τεράστιων ποσοτήτων δεδομένων, μπορείτε να εστιάσετε περισσότερο στις ιδέες και λιγότερο στη χειρωνακτική εργασία. Είτε είστε έμπειρος χρήστης του Excel είτε απλά ξεκινάτε, η Mastering the Sport είναι ένα σημαντικό βήμα για να γίνει ένα excel whiz. Λοιπόν, γιατί να μην το δοκιμάσετε στο επόμενο υπολογιστικό φύλλο σας και να δείτε πόσο πιο εύκολο κάνει τη διαχείριση των δεδομένων σας; Μετά από όλα, ποιος δεν αγαπά μια καλή συντόμευση στην επιτυχία;