Η αυτοματοποίηση ενός πίνακα σε λέξη χρησιμοποιώντας το Excel είναι ένα κομψό τέχνασμα για να εξοικονομήσετε χρόνο και να εξασφαλίσετε την ακρίβεια στα έγγραφά σας. Συνδέοντας ένα υπολογιστικό φύλλο Excel σε ένα έγγραφο Word, μπορείτε να έχετε την ενημέρωση του πίνακα αυτόματα όποτε τα δεδομένα σε αλλαγές στο Excel. Σε λιγότερο από 100 λέξεις, εδώ είναι πώς να το κάνετε: Πρώτον, δημιουργήστε έναν πίνακα στο Excel με τα δεδομένα που θέλετε να συμπεριλάβετε. Στη συνέχεια, ανοίξτε το Word, μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή, κάντε κλικ στο 'Object', επιλέξτε ξανά το 'Object' και επιλέξτε το αρχείο Excel. Voila! Ο πίνακας λέξεων σας θα αντικατοπτρίζει τώρα τυχόν αλλαγές που έγιναν στο Excel.
Βήμα προς βήμα Tutorial: αυτοματοποίηση ενός πίνακα σε λέξη χρησιμοποιώντας το Excel
Πριν από την κατάδυση στις λεπτομέρειες, ας καταλάβουμε τι πρόκειται να κάνουμε. Αυτά τα βήματα θα σας καθοδηγήσουν μέσω της σύνδεσης ενός πίνακα Excel σε ένα έγγραφο Word, επιτρέποντας στον πίνακα λέξεων να ενημερώνεται αυτόματα με οποιεσδήποτε αλλαγές που έγιναν στο αρχείο Excel.
Δείτε επίσης:Πώς να μετατρέψετε έναν πίνακα λέξεων σε HTML: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Προετοιμάστε τον πίνακα του Excel
Δημιουργήστε και διαμορφώστε το τραπέζι σας στο Excel. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα είναι οργανωμένα με τον τρόπο που θέλετε να εμφανιστεί στο Word.
Έχοντας έναν καλά δομημένο πίνακα Excel είναι ζωτικής σημασίας επειδή αυτά είναι τα δεδομένα που θα εμφανίζονται με λέξη. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι πληροφορίες είναι ακριβείς και μορφοποιημένες σωστά, καθώς αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα.
Βήμα 2: Εισαγάγετε το αντικείμενο στη λέξη
Ανοίξτε το Word, μεταβείτε στην καρτέλα "Εισαγωγή", κάντε κλικ στο "Object" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Αντικείμενο" από το αναπτυσσόμενο μενού.
Με την εισαγωγή ενός αντικειμένου, ενσωματώνετε ή συνδέετε ένα εξωτερικό αρχείο στο έγγραφο λέξης σας. Για το σκοπό μας, θα συνδέσετε συνήθως το αρχείο Excel για να εξασφαλίσετε αυτόματα ενημερώσεις.
Βήμα 3: Συνδέστε το αρχείο excel
Στο παράθυρο διαλόγου Object, μεταβείτε στην καρτέλα "Δημιουργία από το αρχείο", κάντε κλικ στην επιλογή "Αναζήτηση", βρείτε το αρχείο Excel, επιλέξτε το και ελέγξτε το "σύνδεσμο" στο αρχείο ".
Όταν συνδέετε το αρχείο, αντί να το ενσωματώσετε, η Word δημιουργεί μια σύνδεση με το αρχικό αρχείο Excel. Οποιεσδήποτε ενημερώσεις στο αρχείο Excel θα αντικατοπτρίζουν αυτόματα το έγγραφο Word.
Βήμα 4: αλλαγή μεγέθους και μορφή ανάλογα με τις ανάγκες
Ρυθμίστε το μέγεθος και τη μορφή του πίνακα σε λέξη εάν είναι απαραίτητο.
Μερικές φορές, ο πίνακας μπορεί να μην εμφανίζεται ακριβώς όπως θα θέλατε στο Word. Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να το διαμορφώσετε όπως ακριβώς θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο τραπέζι στο Word, χωρίς να σπάσετε το σύνδεσμο στο αρχείο Excel.
Μόλις ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το έγγραφο Word θα περιέχει έναν πίνακα που ενημερώνεται αυτόματα όποτε τροποποιηθεί το αρχείο Excel. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξασφαλιστεί η συνέπεια σε όλα τα έγγραφα και να εξοικονομήσετε χρόνο σε χειροκίνητες ενημερώσεις.
- Διπλασιάστε τα δεδομένα του Excel πριν το συνδέσετε με το Word για να αποφύγετε σφάλματα.
- Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο Excel παραμένει στην ίδια θέση για να διατηρήσετε τον σύνδεσμο.
- Εάν το έγγραφο Word μοιράζεται με άλλους, θα χρειαστούν επίσης πρόσβαση στο αρχείο Excel για να δείτε τον ενημερωμένο πίνακα.
- Χρησιμοποιήστε σαφή και ξεχωριστή μορφοποίηση στο Excel για να βεβαιωθείτε ότι ο πίνακας φαίνεται καλός όταν εμφανίζεται στο Word.
- Θυμηθείτε να ενημερώνετε τακτικά το αρχείο Excel για να διατηρήσετε το τρέχον πίνακα λέξεων.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να επεξεργαστώ τα δεδομένα του πίνακα σε λέξη μετά τη σύνδεση με το Excel;
Όχι, όλες οι επεξεργασίες πρέπει να γίνονται στο αρχείο Excel. Ο πίνακας στο Word είναι απλώς μια αντανάκλαση των δεδομένων Excel.
Τι συμβαίνει εάν μετακινήσω ή μετονομάσω το αρχείο Excel μετά τη σύνδεση;
Ο σύνδεσμος θα σπάσει και ο πίνακας στο Word δεν θα ενημερωθεί πλέον. Θα χρειαστεί να επαναπροσδιορίσετε τον πίνακα στη νέα τοποθεσία ή το όνομα του αρχείου.
Μπορώ να συνδέσω πολλούς πίνακες excel σε ένα έγγραφο λέξεων;
Ναι, μπορείτε να συνδέσετε όσα τραπέζια χρειάζεστε επαναλαμβάνοντας τα βήματα για κάθε πίνακα.
Η μορφοποίηση του πίνακα στο Excel θα μεταφέρει στο Word;
Ναι, η περισσότερη μορφοποίηση θα μεταφερθεί, αλλά ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε την εμφάνιση σε λέξη για βέλτιστη οθόνη.
Εάν στείλω το έγγραφο λέξεων σε κάποιον άλλο, θα ενημερωθεί ο πίνακας για αυτούς;
Ναι, αλλά μόνο αν έχουν πρόσβαση στο συνδεδεμένο αρχείο Excel και βρίσκεται στην ίδια διαδρομή αρχείου όπως όταν το συνδέσατε.
Περίληψη
- Προετοιμάστε τον πίνακα Excel με τα δεδομένα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.
- Τοποθετήστε ένα αντικείμενο στο Word πηγαίνοντας στην καρτέλα "Εισαγωγή".
- Συνδέστε το αρχείο Excel επιλέγοντας το "σύνδεσμο σε αρχείο" στο παράθυρο διαλόγου Object.
- Αλλαγή μεγέθους και μορφή του πίνακα σε λέξη εάν είναι απαραίτητο.
Σύναψη
Η αυτοματοποίηση ενός πίνακα στο Word χρησιμοποιώντας το Excel είναι μια ισχυρή τεχνική που μπορεί να εξορθολογίσει τη ροή εργασίας σας και να διασφαλίσει ότι τα έγγραφά σας είναι πάντα ενημερωμένα με τα τελευταία δεδομένα. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια δυναμική σύνδεση μεταξύ των δεδομένων του Excel και των εγγράφων λέξεων, ελαχιστοποιώντας την ανάγκη για χειροκίνητες ενημερώσεις και μείωση του δυναμικού για ανθρώπινο σφάλμα.
Είτε εργάζεστε σε οικονομικές εκθέσεις, ανάλυση δεδομένων ή οποιοδήποτε άλλο έγγραφο που απαιτεί συνεπείς ενημερώσεις, αυτή η μέθοδος θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε ένα επαγγελματικό πρότυπο στην εργασία σας. Επιπλέον, με τις πρόσθετες συμβουλές και απαντήσεις σε κοινές ερωτήσεις, θα είστε καλά εξοπλισμένοι για να χειριστείτε αυτό το έργο με σιγουριά. Συνεχίστε λοιπόν, δοκιμάστε το και παρακολουθήστε πόσο αβίαστα οι πίνακες λέξεων σας μπορούν να ενημερώσουν με μερικά μόνο κλικ!