Ο συνδυασμός διπλών αντιγράφων στο Excel μπορεί να είναι ένας πραγματικός πονοκέφαλος, αλλά δεν χρειάζεται να είναι! Με αυτά τα απλά βήματα, θα μπορείτε να συγχωνεύσετε με ευκολία τις διπλές σειρές. Είτε πρόκειται για εδραίωση δεδομένων είτε για τον καθαρισμό του υπολογιστικού φύλλου σας, αυτή η εργασία μπορεί να επιτευχθεί γρήγορα και αποτελεσματικά. Απλώς ακολουθήστε τις οδηγίες και θα είστε στο δρόμο σας σε ένα πιο οργανωμένο αρχείο Excel.
Βήμα προς βήμα Tutorial για να συνδυάσετε αντίγραφα στο Excel
Πριν πηδήξουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι προσπαθούμε να επιτύχουμε. Ο συνδυασμός διπλών στοιχείων σημαίνει την εύρεση σειρών με τα ίδια δεδομένα σε μία ή περισσότερες στήλες και τη συγχώνευσή τους σε μία μόνο σειρά. Αυτό είναι συχνά απαραίτητο όταν έχετε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων με επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις.
Βήμα 1: Επιλέξτε το εύρος δεδομένων
Κάντε κλικ και σύρετε για να επισημάνετε τα κύτταρα όπου θέλετε να βρείτε και να συνδυάσετε διπλότυπα.
Η επιλογή του εύρους είναι ένα κρίσιμο πρώτο βήμα, επειδή λέει στο Excel πού να αναζητήσετε διπλότυπα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις στήλες που πρέπει να ελεγχθούν για επαναλαμβανόμενα δεδομένα.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα του Excel στο επάνω μέρος της οθόνης.
Η καρτέλα Δεδομένα περιέχει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένης της λειτουργίας "Κατάργηση διπλών", το οποίο θα χρησιμοποιήσουμε για να συνδυάσουμε τα αντίγραφά μας.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση διπλών στοιχείων"
Βρείτε και κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση διπλών" στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων".
Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε τις συγκεκριμένες στήλες που θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Excel κατά τον εντοπισμό διπλών.
Βήμα 4: Επιλέξτε τις στήλες
Στο παράθυρο διαλόγου Κατάργηση διπλών παραμέτρων, επιλέξτε τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για διπλές πληροφορίες.
Εάν δεν επιλέξετε καμία στήλη, το Excel θα ελέγξει όλες τις στήλες στο επιλεγμένο εύρος σας. Προσέξτε να επιλέξετε μόνο τις στήλες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για τη συγχώνευση διπλών.
Βήμα 5: Πατήστε 'OK'
Αφού επιλέξετε τις στήλες σας, κάντε κλικ στην επιλογή 'OK' για να ξεκινήσετε τη διαδικασία διπλής αφαίρεσης.
Στη συνέχεια, το Excel θα επεξεργαστεί τα δεδομένα σας και θα αφαιρέσει τις διπλές σειρές, αφήνοντας πίσω μόνο μοναδικές καταχωρήσεις.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, όλες οι διπλές καταχωρήσεις στο επιλεγμένο εύρος σας θα συγχωνευθούν. Θα δείτε ένα πλαίσιο μηνυμάτων που να υποδεικνύει πόσα αντίγραφα βρέθηκαν και αφαιρέθηκαν και πόσες μοναδικές τιμές παραμένουν. Αυτή η διαδικασία μπορεί να τακτοποιήσει σημαντικά το υπολογιστικό φύλλο σας και να διευκολύνει την εργασία σας.
Πριν ξεκινήσετε, φροντίστε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας. Η συγχώνευση αντιγράφων δεν μπορεί να ανατραπεί.
Χρησιμοποιήστε αμέσως τη λειτουργία "Undo" (CTRL + Z) εάν καταργήσετε τυχαία τα λάθος αντίγραφα.
Εξετάστε τη χρήση μιας μορφής πίνακα για το εύρος δεδομένων σας, καθώς μπορεί να διευκολύνει τη διαχείριση και την αναγνώριση των διπλών αντιγράφων.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Advanced Filter" για περισσότερο έλεγχο για το ποια διπλότυπα για την κατάργηση.
Εάν πρέπει να συνδυάσετε δεδομένα από διπλές σειρές και όχι απλώς να τα αφαιρέσετε, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τύπο ή έναν πίνακα περιστροφής.
ΣΥΓΓΕΝΕΥΩΝ:Πώς να αποκρύψετε τα αντίγραφα στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Συχνές ερωτήσεις
Τι θα συμβεί αν θέλω να συνδυάσω δεδομένα στα αντίγραφα, όχι μόνο να τα αφαιρέσω;
Εάν πρέπει να συνδυάσετε ή να συγχωνεύσετε δεδομένα από διπλές σειρές, όπως αριθμούς αθροίσματος ή συσσωρευτό κείμενο, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τύπους ή πίνακα περιστροφής αντί για τη λειτουργία "Αφαίρεση διπλών".
Μπορώ να αναιρέσω την αφαίρεση διπλών;
Ναι, μπορείτε να ανατρέψετε αμέσως τη δράση πατώντας το Ctrl + Z. Ωστόσο, εάν κλείσετε το βιβλίο εργασίας ή εκτελείτε άλλες ενέργειες μετά την αφαίρεση των διπλών ενεργειών, ίσως να μην είστε σε θέση να την ανατρέψετε. Πάντα αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας πρώτα.
Θα διαγράψετε τη σειρά μου σε ολόκληρη τη σειρά μου «αφαιρέστε τα αντίγραφα»;
Ναι, η λειτουργία "Αφαιρέστε τα διπλότυπα" θα διαγράψουν ολόκληρη τη σειρά όπου βρίσκεται ένα αντίγραφο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τις σωστές στήλες για να ελέγξετε για αντίγραφα.
Μπορώ να καταργήσω τα αντίγραφα από πολλαπλά φύλλα ταυτόχρονα;
Όχι, η λειτουργία "Κατάργηση διπλών" ισχύει μόνο για ένα φύλλο εργασίας τη φορά. Θα χρειαστεί να επαναλάβετε τη διαδικασία σε κάθε φύλλο.
Τι συμβαίνει αν δεν επιλέξω καμία στήλη στο παράθυρο διαλόγου "Αφαιρέστε τα διπλότυπα;
Εάν δεν επιλέξετε συγκεκριμένες στήλες, το Excel θα ελέγξει για αντίγραφα σε όλες τις στήλες στο επιλεγμένο εύρος σας. Αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να αφαιρεθούν περισσότερες σειρές από ό, τι σκοπεύατε.
Περίληψη
- Επιλέξτε το εύρος δεδομένων.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα.
- Κάντε κλικ στην επιλογή 'Κατάργηση διπλών αντιγράφων'.
- Επιλέξτε τις στήλες.
- Πατήστε 'OK'.
Σύναψη
Το Excel είναι ένα απίστευτα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να χειριστεί με ευκολία μια τεράστια ποσότητα δεδομένων. Ωστόσο, με μεγάλη δύναμη έρχεται μεγάλη ευθύνη για να διατηρηθεί αυτά τα δεδομένα οργανωμένα και καθαρά. Ο συνδυασμός διπλών αντιγράφων στο Excel είναι μόνο ένα από τα πολλά καθήκοντα που συχνά συναντούν οι χρήστες, αλλά δεν χρειάζεται να είναι τρομακτικό. Ο οδηγός βήμα προς βήμα που παρέχεται θα σας βοηθήσει να κάνετε γρήγορη εργασία αυτών των ενοχλητικών αντιγράφων και οι πρόσθετες συμβουλές εξασφαλίζουν ότι χρησιμοποιείτε το πλήρες δυναμικό του Excel για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας και να περάσετε. Είτε είστε έμπειρος επαγγελματίας είτε απλά ξεκινάτε, η διαχείριση διπλών είναι μια βασική δεξιότητα που θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τα δεδομένα σας. Έτσι, την επόμενη φορά που θα βρείτε τον εαυτό σας κοιτάζοντας ένα υπολογιστικό φύλλο γεμάτο επαναλήψεις, απλά θυμηθείτε αυτόν τον οδηγό και να το αντιμετωπίσετε σαν επαγγελματίας!