Η μετατροπή ενός αρχείου κειμένου σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel μπορεί να φαίνεται σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά είναι πραγματικά αρκετά απλό. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα αρχείο κειμένου με δεδομένα που χωρίζονται από έναν οριοθέτη, όπως μια κόμμα, μια καρτέλα ή χώρο και το Microsoft Excel ή ένα παρόμοιο πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Με μερικά απλά βήματα, μπορείτε γρήγορα να μετατρέψετε τα δεδομένα απλού κειμένου σας σε ένα δομημένο, οργανωμένο αρχείο Excel που είναι εύκολο να αναλύσει και να χειριστεί.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να μετατρέψετε το TXT σε Excel
Πριν από την κατάδυση στα βήματα, είναι σημαντικό να καταλάβουμε τι επιτυγχάνουμε εδώ. Ακολουθώντας αυτές τις οδηγίες, θα μάθετε πώς να εισάγετε δεδομένα από ένα αρχείο κειμένου στο Excel, όπου θα εμφανίζονται σε σειρές και στήλες για ευκολότερη προβολή και ανάλυση.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Microsoft Excel
Ανοίξτε το πρόγραμμα Microsoft Excel στον υπολογιστή σας για να ξεκινήσετε.
Όταν ανοίγετε το Excel, θα σας υποδεχτεί με ένα κενό βιβλίο εργασίας. Αυτό είναι όπου τα δεδομένα σας θα εμφανιστούν μόλις ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα"
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα του Excel για να βρείτε τα εργαλεία που θα χρειαστούμε.
Η καρτέλα "Δεδομένα" στεγάζει όλες τις λειτουργίες που σχετίζονται με την εισαγωγή και τη διαχείριση δεδομένων στο Excel, συμπεριλαμβανομένης της ομάδας "Get Outteral Data" όπου βρίσκεται η επιλογή "από το κείμενο".
Βήμα 3: Επιλέξτε "από το κείμενο/CSV"
Επιλέξτε την επιλογή 'από το Text/CSV' στην ομάδα 'Get Outternal Data' για να εισαγάγετε το αρχείο κειμένου σας.
Η επιλογή αυτής της επιλογής θα σας ζητήσει να εντοπίσετε και να επιλέξετε το αρχείο κειμένου που θέλετε να μετατρέψετε. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε πού αποθηκεύεται το αρχείο σας στον υπολογιστή σας.
Βήμα 4: Περιηγηθείτε και επιλέξτε το αρχείο TXT
Χρησιμοποιώντας τον εξερευνητή αρχείων, βρείτε και επιλέξτε το αρχείο TXT που θέλετε να μετατρέψετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί 'Εισαγωγή'.
Στη συνέχεια, το Excel θα ανοίξει μια προεπισκόπηση των δεδομένων και θα προσφέρει διάφορες επιλογές για να προσαρμόσει τον τρόπο εισαγωγής των δεδομένων σας. Εάν τα δεδομένα σας διαχωριστούν από έναν συγκεκριμένο οριοθέτη, αυτό είναι όπου μπορείτε να τα καθορίσετε.
Βήμα 5: Ρυθμίστε τους οριοθέτες και τον τύπο δεδομένων
Στον οδηγό εισαγωγής, ρυθμίστε τους οριοθέτες που ταιριάζουν με το αρχείο κειμένου και επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο δεδομένων για κάθε στήλη.
Οι οριοθετητές είναι χαρακτήρες που διαχωρίζουν τα δεδομένα σας σε στήλες. Οι συνήθεις οριοθέτες περιλαμβάνουν κόμματα (CSV), καρτέλες (TSV) και χώρους. Το Excel θα προσπαθήσει να μαντέψει τον σωστό οριοθέτη, αλλά μπορείτε επίσης να το ρυθμίσετε με το χέρι εάν χρειαστεί.
Βήμα 6: Τελειώστε τον οδηγό και εισαγάγετε τα δεδομένα
Αφού ρυθμίσετε τους οριοθέτες και τους τύπους δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί 'Finish' για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία εισαγωγής.
Το Excel θα τοποθετήσει τώρα τα δεδομένα του αρχείου κειμένου στο υπολογιστικό φύλλο, που οργανώνονται σύμφωνα με τους οριοθέτες που ορίσατε. Κάθε κομμάτι δεδομένων θα είναι στο δικό του κελί, τοποθετημένο σε σειρές και στήλες.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το αρχείο κειμένου σας θα μετατραπεί επιτυχώς σε υπολογιστικό φύλλο Excel. Τα δεδομένα θα είναι τακτοποιημένα σε κύτταρα, καθιστώντας πολύ πιο εύκολο για εσάς να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε και να αναλύσετε τις πληροφορίες.
- Βεβαιωθείτε ότι το αρχείο κειμένου σας είναι καθαρό και καλά δομημένο πριν το εισαγάγετε στο Excel για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα μορφοποίησης.
- Εάν το αρχείο κειμένου σας περιέχει κεφαλίδες, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες, ελέγχονται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Κείμενο σε στήλες" στο Excel για να βελτιώσετε περαιτέρω τα δεδομένα σας μετά την εισαγωγή εάν χρειαστεί.
- Αποθηκεύστε το αρχείο Excel στη μορφή .xlsx για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση και τυχόν τύπους που μπορείτε να προσθέσετε.
- Εξοικειωθείτε με τα εργαλεία δεδομένων του Excel, όπως διαλογή και φιλτράρισμα, για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα πρόσφατα μετατρεπόμενα δεδομένα σας.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ο οριοθέτης;
Ένας οριοθετητής είναι ένας χαρακτήρας που χωρίζει τα δεδομένα σε ένα αρχείο κειμένου, επιτρέποντας προγράμματα όπως το Excel να διακρίνει μεταξύ διαφορετικών καταχωρήσεων δεδομένων.
Οι Delimiters μπορούν να περιλαμβάνουν κόμματα, καρτέλες, ημικόλια ή χώρους και διαδραματίζουν καθοριστικό ρόλο στον τρόπο οργάνωσης των δεδομένων σας κατά τη διάρκεια της διαδικασίας εισαγωγής.
Μπορώ να μετατρέψω ένα αρχείο txt σε excel χωρίς excel;
Ενώ το Excel είναι ένα από τα πιο συνηθισμένα εργαλεία για αυτήν την εργασία, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εναλλακτικά προγράμματα υπολογιστικών φύλλων όπως το Google Sheets ή το LibreOffice Calc για να μετατρέψετε ένα αρχείο TXT στο Excel.
Αυτά τα προγράμματα προσφέρουν παρόμοιες λειτουργίες εισαγωγής και θα πρέπει να μπορούν να χειρίζονται τα αρχεία κειμένου σας με ευκολία.
Περισσότερη ανάγνωση:Πώς να μετατρέψετε το PPT σε λέξη: Ο τελικός οδηγός 2024
Τι γίνεται αν τα δεδομένα μου δεν έχουν οριοθέτη;
Εάν τα δεδομένα σας δεν διαθέτουν οριοθέτη, μπορείτε ακόμα να τα εισαγάγετε στο Excel, αλλά ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε το χαρακτηριστικό "Κείμενο σε στήλες" για να διαχωρίσετε με μη αυτόματο τρόπο τα δεδομένα σας μετά την εισαγωγή.
Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να ορίσετε οριοθέτες ή διαλείμματα σταθερού πλάτους για να οργανώσετε τα δεδομένα σας στο υπολογιστικό φύλλο.
Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι τα δεδομένα μου εισάγουν σωστά;
Για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας εισάγουν σωστά, ελέγξτε εκ των προτέρων το αρχείο κειμένου για να ελέγξετε για συνεπείς οριοθέτες και καθαρή μορφοποίηση. Επίσης, χρησιμοποιήστε το παράθυρο προεπισκόπησης στον οδηγό εισαγωγής του Excel για να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές πριν ολοκληρώσετε την εισαγωγή.
Ο διπλός έλεγχος των δεδομένων και η πραγματοποίηση των απαραίτητων προσαρμογών στον οδηγό εισαγωγής μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ταλαιπωρία αργότερα.
Μπορώ να αυτοματοποιήσω τη διαδικασία μετατροπής TXT σε Excel;
Εάν μετατρέψετε τακτικά τα αρχεία TXT στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε μια μακροεντολή ή να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Power Query του Excel για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία.
Αυτά τα εργαλεία μπορούν να εξορθολογίσουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, καθιστώντας πιο αποτελεσματική τη ροή εργασίας σας.
Περίληψη
- Ανοίξτε το Microsoft Excel.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα".
- Επιλέξτε 'από το κείμενο/CSV'.
- Περιηγηθείτε και επιλέξτε το αρχείο TXT.
- Ρυθμίστε τους οριοθέτες και τον τύπο δεδομένων.
- Τελειώστε τον οδηγό και εισαγάγετε τα δεδομένα.
Σύναψη
Η μετατροπή των αρχείων TXT σε Excel δεν χρειάζεται να είναι πονοκέφαλος. Με τα απλά βήματα που περιγράφονται παραπάνω, μπορείτε εύκολα να μετατρέψετε τα δεδομένα Raw Text σε ένα λειτουργικό υπολογιστικό φύλλο Excel που είναι έτοιμο για ανάλυση, κοινή χρήση ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να το χρειαστείτε. Θυμηθείτε, το κλειδί για μια ομαλή μετατροπή έχει μια σαφή και σταθερή δομή στο αρχείο κειμένου σας. Μόλις πάρετε το κρέμονται από αυτό, θα διαπιστώσετε ότι τα ισχυρά εργαλεία διαχείρισης δεδομένων του Excel μπορούν να φέρουν νέες ιδέες και αποτελεσματικότητα στην εργασία σας. Εάν θέλετε να βελτιώσετε περαιτέρω τις δεξιότητές σας στο Excel, πολλοί σε απευθείας σύνδεση πόρους και σεμινάρια μπορούν να σας βοηθήσουν να κυριαρχήσετε τα πάντα, από τους βασικούς τύπους έως τη σύνθετη ανάλυση δεδομένων. Συνεχίστε λοιπόν, δοκιμάστε και παρακολουθήστε τα δεδομένα σας να ζωντανεύουν με έναν εντελώς νέο τρόπο!