Για να εμφανίσετε ένα εργαλείο στο Excel, απλά επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να εμφανιστεί η εργαλειοθήκη, μεταβείτε στην καρτέλα "Ανασκόπηση", κάντε κλικ στο "νέο σχόλιο", πληκτρολογήστε το κείμενο εργαλείων σας και πατήστε Enter. Τώρα, όταν αιωρείται πάνω από το κελί, το εργαλείο σας θα εμφανιστεί με το καθορισμένο κείμενο σας.
Μετά την ολοκλήρωση αυτής της ενέργειας, οποτεδήποτε κάποιος αιωρείται ο δείκτης του ποντικιού πάνω από το κελί, θα εμφανιστεί ένα μικρό πλαίσιο κειμένου, παρέχοντας πρόσθετες πληροφορίες ή πλαίσιο που σχετίζεται με το περιεχόμενο αυτού του κυττάρου.
Εισαγωγή
Το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο που χρησιμοποιείται από εκατομμύρια σε όλο τον κόσμο για ανάλυση δεδομένων, λογιστική και πολλά άλλα. Ένα εύχρηστο χαρακτηριστικό στο Excel είναι η δυνατότητα προσθήκης εργαλείων-αυτά τα μικρά αναδυόμενα κείμενα που εμφανίζονται όταν αιωρούνται πάνω από ένα κελί. Καλούνται σχόλια ή σημειώσεις στο Excel. Τώρα, γιατί θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία; Φανταστείτε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο γεμάτο αριθμούς. Τα εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να παρέχουν πλαίσιο, να εξηγήσουν τι σημαίνουν οι αριθμοί ή να προσφέρουν οδηγίες στον χρήστη.
Αυτό το χαρακτηριστικό είναι απίστευτα σχετικό για όσους μοιράζονται τα υπολογιστικά τους φύλλα με άλλους, ειδικά σε επαγγελματικό ή εκπαιδευτικό περιβάλλον. Είναι ένας τρόπος ενσωμάτωσης επιπλέον πληροφοριών χωρίς να γεμίζετε το χώρο εργασίας σας. Έτσι, αν είστε δάσκαλος, οικονομικός αναλυτής ή διαχειριστής έργου, γνωρίζοντας πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τα εργαλεία στο Excel μπορεί να κάνει τα υπολογιστικά φύλλα σας πιο ενημερωτικά και φιλικά προς το χρήστη.
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να εμφανίσετε ένα εργαλείο στο Excel
Πριν βουτήξουμε στα βήματα, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ακολουθώντας αυτό το σεμινάριο, θα μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο ή ένα σημείωμα σε ένα κελί. Αυτό το σχόλιο θα λειτουργήσει ως εργαλείο, παρέχοντας πρόσθετες πληροφορίες όταν κυμαίνεται.
Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί
Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε να εμφανιστεί η εργαλειοθήκη.
Η επιλογή του σωστού κυττάρου είναι ζωτικής σημασίας καθώς καθορίζει πού θα εμφανιστεί το εργαλείο σας. Βεβαιωθείτε ότι είναι το πιο σχετικό κύτταρο που σχετίζεται με τις πληροφορίες που θέλετε να εμφανίσετε στο εργαλείο.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα "Ανασκόπηση"
Μεταβείτε στην καρτέλα 'Ανασκόπηση' στην κορδέλα του Excel.
Η καρτέλα 'Review' είναι όπου μπορείτε να βρείτε διάφορα εργαλεία για να προσθέσετε σχόλια, σημειώσεις και άλλες μορφές σχολιασμών στο υπολογιστικό φύλλο του Excel.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο "Νέο σχόλιο"
Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέο σχόλιο" στην καρτέλα "Ανασκόπηση".
Το 'New Commit' είναι το χαρακτηριστικό που σας επιτρέπει να προσθέσετε ένα εργαλείο στο επιλεγμένο κελί. Στις νεότερες εκδόσεις του Excel, αυτό θα μπορούσε να χαρακτηριστεί ως «νέα σημείωση».
Βήμα 4: Πληκτρολογήστε το κείμενο εργαλείων σας
Πληκτρολογήστε το κείμενο που θέλετε να εμφανιστεί στο εργαλείο.
Αυτό το κείμενο πρέπει να είναι ενημερωτικό και συνοπτικό. Είναι αυτό που θα δουν οι άλλοι όταν αιωρούνται πάνω από το κελί, οπότε βεβαιωθείτε ότι προσθέτει αξία και είναι σαφές.
Βήμα 5: Πατήστε Enter
Αφού πληκτρολογήσετε το κείμενό σας, πατήστε ENTER για να ολοκληρώσετε το εργαλείο.
Πατώντας Enter θα αποθηκεύσετε το σχόλιό σας/σημείωση. Τώρα όταν εσείς ή κάποιος άλλος αιωρείται πάνω από το κελί, θα εμφανιστεί η εργαλειοθήκη που δημιουργήσατε.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Σαφήνεια | Τα εργαλεία μπορούν να παρέχουν σαφήνεια εξηγώντας τι αντιπροσωπεύει τα δεδομένα σε ένα κύτταρο, μειώνοντας έτσι τη σύγχυση για όσους βλέπουν το υπολογιστικό φύλλο σας. |
| Αποδοτικότητα | Παρέχοντας πρόσθετο πλαίσιο, τα εργαλεία μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο που διαφορετικά θα δαπανηθούν εξηγώντας τα δεδομένα σε κάθε άτομο που βλέπει το υπολογιστικό φύλλο. |
| Εξοικονόμηση χώρου | Τα εργαλεία σας επιτρέπουν να δώσετε περισσότερες πληροφορίες χωρίς να προσθέσετε ακαταστασία ή πρόσθετο κείμενο στο ίδιο το υπολογιστικό φύλλο, διατηρώντας το καθαρό και εύκολο στην πλοήγηση. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Υπερεκτίμηση | Η βασιζόμενη πάρα πολύ σε εργαλεία μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές πληροφορίες που παραβλέπονται εάν ο χρήστης δεν αιωρείται πάνω από το κελί. |
| Περιορισμός εκτύπωσης | Τα εργαλεία δεν είναι ορατά όταν εκτυπώνεται ένα υπολογιστικό φύλλο, γεγονός που μπορεί να προκαλέσει απώλεια πλαισίου σε σκληρά αντίγραφα. |
| Ενδεχόμενη ενόχληση | Εάν χρησιμοποιηθεί υπερβολικά, τα εργαλεία μπορεί να καταστούν ενοχλητικά και αποσπασματικά για τους χρήστες που είναι εξοικειωμένοι με το περιεχόμενο του υπολογιστικού φύλλου. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Ενώ τα εργαλεία είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να προσθέσετε το πλαίσιο στα φύλλα του Excel, υπάρχουν μερικά επιπλέον σημεία που πρέπει να εξετάσετε. Πρώτον, εξασφαλίζετε πάντα ότι το κείμενο εργαλείων είναι σχετικό και προσθέτει αξία. Η υπερφόρτωση κάθε κυττάρου με ένα εργαλείο μπορεί να κάνει το φύλλο δυσκίνητο να πλοηγηθεί. Δεύτερον, θυμηθείτε ότι τα εργαλεία στο Excel δεν είναι κατάλληλα για μακρές εξηγήσεις.
Εάν βρεθείτε να χρειάζεστε περισσότερο χώρο, ίσως είναι καλύτερο να συνδεθείτε με ένα εξωτερικό έγγραφο ή να συμπεριλάβετε ένα ξεχωριστό φύλλο με λεπτομερείς πληροφορίες. Επίσης, εξετάστε την αισθητική των εργαλείων σας. Διατηρήστε τη μορφοποίηση κειμένου απλή και ευανάγνωστη. Τέλος, σκεφτείτε την προσβασιμότητα. Όλοι δεν θα γνωρίζουν αναγκαστικά να αιωρούνται πάνω από ένα κελί για περισσότερες πληροφορίες, οπότε εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε μια σύντομη εντολή κάπου στο φύλλο σας.
Προτεινόμενη ανάγνωση:Πώς να εμφανίσετε την κορδέλα στο Microsoft Word 365: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Περίληψη
- Επιλέξτε το κελί για το εργαλείο.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Ανασκόπηση".
- Κάντε κλικ στο "νέο σχόλιο".
- Πληκτρολογήστε το κείμενο εργαλείων σας.
- Πατήστε Enter για αποθήκευση.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να διαμορφώσω το κείμενο στο εργαλείο;
Ναι, οι βασικές επιλογές μορφοποίησης κειμένου είναι διαθέσιμες για τα εργαλεία στο Excel, όπως BOLD, ITALICS και υπογράμμιση.
Θα είναι ορατή η εργαλειοθήκη εάν εκτυπώσω το υπολογιστικό φύλλο;
Όχι, τα εργαλεία δεν εμφανίζονται σε έντυπα έγγραφα. Είναι ορατά μόνο στην οθόνη.
Μπορώ να προσθέσω ένα εργαλείο σε πολλαπλά κύτταρα ταυτόχρονα;
Όχι, τα εργαλεία πρέπει να προστεθούν μεμονωμένα σε κάθε κελί.
Υπάρχει όριο χαρακτήρων για τα εργαλεία στο Excel;
Ναι, υπάρχει ένα όριο χαρακτήρων, αλλά είναι αρκετά υψηλό - γύρω από 32.000 χαρακτήρες.
Μπορώ να προσθέσω εικόνες στα εργαλεία μου;
Όχι, η λειτουργία εργαλείων του Excel υποστηρίζει μόνο το κείμενο. Ωστόσο, μπορείτε να προσθέσετε ένα σχόλιο με μια εικόνα ξεχωριστά.
Σύναψη
Η κυριαρχία της χρήσης των εργαλείων στο Excel μπορεί να είναι ένας παίκτης για το παιχνίδι για όσους θέλουν να κάνουν τα υπολογιστικά τους φύλλα πιο ενημερωτικά και φιλικά προς το χρήστη. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, θα μπορείτε να προσθέσετε ουσιαστικό πλαίσιο στα δεδομένα σας, καθιστώντας τα βιβλία εργασίας του Excel όχι μόνο πιο λειτουργικά αλλά και πιο διαισθητικά για τους άλλους να χρησιμοποιήσουν.
Θυμηθείτε, το κλειδί είναι να παρέχετε αξία χωρίς να συντρίψετε το κοινό σας. Χρησιμοποιήστε με σύνεση τα εργαλεία με σύνεση και θα διαπιστώσετε ότι μπορούν να ενισχύσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα των υπολογιστικών φύλλων του Excel. Συνεχίστε λοιπόν, δοκιμάστε το - οι συνάδελφοί σας και οι πελάτες σας θα σας ευχαριστήσουν για αυτό το επιπλέον στρώμα σαφήνειας.