Η αποστολή ενός υπολογιστικού φύλλου Excel μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια απλή διαδικασία που περιλαμβάνει μερικά απλά βήματα. Θα χρειαστεί να έχετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το αρχείο Excel που θέλετε να στείλετε έτοιμο. Αφού διαβάσετε αυτό, θα πρέπει να ξέρετε πώς να επισυνάψετε ένα αρχείο Excel σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το στείλετε στον παραλήπτη της επιλογής σας.
Βήμα προς βήμα Tutorial σχετικά με το πώς να στείλετε email σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel
Πριν βουτήξουμε στη διαδικασία βήμα προς βήμα, ας πάρουμε μια σαφή εικόνα για το τι πρόκειται να κάνουμε. Η αποστολή ενός υπολογιστικού φύλλου Excel μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιλαμβάνει την προετοιμασία του αρχείου, την προσάρτηση του σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια την αποστολή του στον προβλεπόμενο παραλήπτη. Είναι μια εύχρηστη ικανότητα να έχετε, ειδικά σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον όπου τα δεδομένα κοινής χρήσης είναι μια κοινή εργασία.
Βήμα 1: Ανοίξτε τον λογαριασμό email σας
Συνδεθείτε στον λογαριασμό email σας χρησιμοποιώντας το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας.
Μάθετε περισσότερα:Πώς να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης ένα υπολογιστικό φύλλο Microsoft Excel;
Μόλις συνδεθείτε, μεταβείτε στο κουμπί "Σύνθεση" ή "Νέο email" για να ξεκινήσετε τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό το κουμπί βρίσκεται συνήθως σε ένα ορατό σημείο στον πίνακα ελέγχου email σας.
Βήμα 2: Συνθέστε ένα νέο email
Κάντε κλικ στο "Compose" για να ανοίξετε ένα νέο κενό email.
Στο νέο παράθυρο email, θα χρειαστεί να εισαγάγετε τη διεύθυνση email του παραλήπτη, ένα θέμα για το email σας και οποιοδήποτε μήνυμα που θέλετε να συμπεριλάβετε με το αρχείο Excel.
Βήμα 3: Συνδέστε το υπολογιστικό φύλλο Excel
Αναζητήστε το κουμπί "Επισείξτε", το οποίο μπορεί να μοιάζει με εικονίδιο χαρτιού, και κάντε κλικ σε αυτό.
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί "Επισείξτε", θα εμφανιστεί ένα παράθυρο επιτρέποντάς σας να περιηγηθείτε στα αρχεία του υπολογιστή σας. Μεταβείτε στη θέση του υπολογιστικού φύλλου του Excel, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί "Ανοίξτε" για να το επισυνάψετε στο email σας.
Βήμα 4: Στείλτε το email
Μόλις συνδεθεί το αρχείο Excel, ελέγξτε το email σας για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σωστά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή".
Όταν χτυπάτε το "Send", το email σας, μαζί με το συνημμένο υπολογιστικό φύλλο Excel, θα παραδοθούν στα εισερχόμενα του παραλήπτη. Στη συνέχεια, θα είναι σε θέση να κατεβάσουν και να ανοίξουν το αρχείο Excel στο τέλος τους.
Αφού ολοκληρώσετε τα παραπάνω βήματα, το υπολογιστικό φύλλο του Excel θα γίνει καθ 'οδόν προς τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη σας. Θα λάβουν μια ειδοποίηση ότι έχουν αλληλογραφία και με το άνοιγμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα δουν το συνημμένο αρχείο Excel έτοιμο για λήψη.
- Ελέγξτε το μέγεθος του αρχείου του υπολογιστικού φύλλου Excel πριν την αποστολή. Ορισμένοι πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν όριο στο μέγεθος των συνημμένων.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει το αρχείο Excel πριν το επισυνάψετε στο email για να διασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα σας είναι ενημερωμένα.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να μετατρέψετε το αρχείο Excel σε PDF εάν δεν θέλετε ο παραλήπτης να κάνει αλλαγές σε αυτό.
- Εάν στέλνετε ευαίσθητες πληροφορίες, προστατεύστε τον κωδικό πρόσβασης στο αρχείο Excel πριν την αποστείλετε.
- Πάντα να ελέγχετε διπλά τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη για να βεβαιωθείτε ότι το υπολογιστικό φύλλο του Excel αποστέλλεται στο σωστό άτομο.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν το αρχείο Excel είναι πολύ μεγάλο για να στείλει μέσω email;
Εάν το αρχείο Excel είναι πολύ μεγάλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο συμπίεσης αρχείων για να μειώσετε το μέγεθός του ή μπορείτε να το μεταφορτώσετε σε μια υπηρεσία αποθήκευσης σύννεφων και να στείλετε έναν σύνδεσμο στο αρχείο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μπορώ να στείλω ένα υπολογιστικό φύλλο Excel από το τηλέφωνό μου;
Ναι, μπορείτε να στείλετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel από το τηλέφωνό σας χρησιμοποιώντας την εφαρμογή email του κινητού σας και ακολουθώντας τα ίδια βήματα όπως θα κάνατε σε έναν υπολογιστή.
Πώς μπορώ να βεβαιωθώ ότι ο παραλήπτης μπορεί να ανοίξει το αρχείο Excel;
Για να διασφαλίσετε ότι ο παραλήπτης μπορεί να ανοίξει το αρχείο Excel, ελέγξτε ότι διαθέτουν ένα συμβατό πρόγραμμα όπως το Microsoft Excel ή μια δωρεάν εναλλακτική λύση που μπορεί να ανοίξει αρχεία .xlsx.
Μπορώ να στείλω email σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel που έχει πολλαπλές καρτέλες;
Ναι, μπορείτε να στείλετε email σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με πολλαπλές καρτέλες όπως και κάθε άλλο αρχείο Excel. Όλες οι καρτέλες θα συμπεριληφθούν όταν ο παραλήπτης ανοίξει το αρχείο.
Πώς μπορώ να πω εάν ο παραλήπτης έλαβε το αρχείο Excel;
Οι περισσότερες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν ένα φάκελο "αποστέλλονται" όπου μπορείτε να επαληθεύσετε ότι το email σας στάλθηκε. Ορισμένες υπηρεσίες παρέχουν επίσης αποδείξεις ανάγνωσης ή επιλογές παρακολούθησης για να επιβεβαιώσουν ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ελήφθη και ανοίγει.
Περίληψη
- Ανοίξτε τον λογαριασμό email σας.
- Συνθέστε ένα νέο email.
- Συνδέστε το υπολογιστικό φύλλο Excel.
- Στείλτε το email.
Σύναψη
Η κυριαρχία της τέχνης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός υπολογιστικού φύλλου Excel είναι μια πολύτιμη ικανότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να αυξήσει την παραγωγικότητα. Είτε μοιράζεστε δεδομένα με συναδέλφους, υποβάλλοντας αναφορές στο αφεντικό σας ή στέλνετε οικονομικά στον λογιστή σας, γνωρίζοντας πώς να στέλνετε με ασφάλεια και αποτελεσματικά τα αρχεία του Excel είναι το κλειδί. Θυμηθείτε να ελέγξετε το μέγεθος του αρχείου σας, αποθηκεύστε πριν από την αποστολή και ελέγξτε διπλό τη διεύθυνση του παραλήπτη. Με αυτές τις συμβουλές και τα βήματα στο μυαλό, μπορείτε να στείλετε με βεβαιότητα τα υπολογιστικά φύλλα του Excel μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν Pro. Μην αφήσετε τον φόβο της τεχνολογίας να σας κρατήσει πίσω. Αγκαλιάστε το και αφήστε το να βελτιώσει τη ροή εργασίας σας. Ποιος ξέρει, ίσως η νέα σας ικανότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι η συζήτηση του γραφείου! Εάν έχετε περαιτέρω ερωτήσεις ή χρειάζεστε πιο λεπτομερείς οδηγίες, μη διστάσετε να προσεγγίσετε ή να συμβουλευτείτε πρόσθετους πόρους για βοήθεια. Ευτυχισμένο email!