Η εξάντληση του χώρου στο γραμματοκιβώτιο του Outlook μπορεί να είναι μια πραγματική ταλαιπωρία, ειδικά όταν βρίσκεστε στη μέση του σημαντικού έργου. Ευτυχώς, υπάρχουν μερικά απλά βήματα που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας και να επιστρέψετε στην επιχείρηση ως συνήθως.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να αυξήσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου του Outlook
Πριν βυθίσουμε στο νιτρικό-γρηγορότερο, ας μιλήσουμε για το τι προσπαθούμε να πετύχουμε εδώ. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα αυξήσετε την χωρητικότητα αποθήκευσης του γραμματοκιβωτίου σας, ώστε να μπορείτε να κρατάτε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχεία ημερολογίου και συνημμένα χωρίς να τρέχετε σε ενοχλητικές ειδοποιήσεις "γραμματοκιβωτίου".
Βήμα 1: Ελέγξτε το τρέχον μέγεθος γραμματοκιβωτίου σας
Πριν κάνετε οτιδήποτε, πρέπει να ξέρετε πόσο χώρο με τον οποίο εργάζεστε αυτή τη στιγμή.
Στο Outlook, μπορείτε εύκολα να ελέγξετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας, πλοηγώντας στην καρτέλα "Αρχείο" και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο "Εργαλεία" και επιλέγοντας "Καθαρισμός γραμματοκιβωτίου". Από εκεί, μπορείτε να δείτε το συνολικό μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας. Αυτό το βήμα είναι ζωτικής σημασίας επειδή σας δίνει μια βασική γραμμή για να εργαστείτε.
Βήμα 2: Αρχείο παλιών email
Τώρα που γνωρίζετε το τρέχον μέγεθός σας, ξεκινήστε να αρχειοθετείτε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ελευθερώσετε χώρο.
Η αρχειοθέτηση είναι σαν να μετακινείτε τα παλιά σας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μονάδα αποθήκευσης - είναι ακόμα εκεί αν τα χρειάζεστε, αλλά δεν παίρνουν πολύτιμο χώρο στο κύριο γραμματοκιβώτιό σας. Για να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απλά κάντε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε (όπως τα εισερχόμενά σας), επιλέξτε "Ιδιότητες", στη συνέχεια κάντε κλικ στο "AutoArchive" και επιλέξτε τις ρυθμίσεις σας.
Βήμα 3: Αδειάστε το φάκελο διαγραμμένων στοιχείων σας
Η διαγραφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν ελευθερώνει το χώρο μέχρι να καθαρίσετε το φάκελο διαγραμμένων στοιχείων.
Σκεφτείτε το φάκελο των διαγραμμένων στοιχείων ως δοχείο απορριμμάτων - είναι όπου τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πηγαίνουν όταν τα διαγράψετε, αλλά δεν έχουν φύγει για καλό μέχρι να βγάλετε τα σκουπίδια. Για να αδειάσετε αυτόν τον φάκελο, απλά κάντε δεξί κλικ στο φάκελο "Διαγραμμένα αντικείμενα" και επιλέξτε "Empty Folder".
Βήμα 4: Συμπαγίστε το γραμματοκιβώτιό σας
Η συμπίεση του γραμματοκιβωτίου σας είναι σαν να πιέζετε τον αέρα από μια γεμάτη βαλίτσα για να κάνετε περισσότερο χώρο.
Στο Outlook, μπορείτε να συμπιτήσετε το γραμματοκιβώτιό σας πηγαίνοντας στο "File"> "Ρυθμίσεις λογαριασμού"> "Ρυθμίσεις λογαριασμού", και στη συνέχεια κάντε διπλό κλικ στον λογαριασμό email σας. Στην καρτέλα "Αρχεία δεδομένων", επιλέξτε το αρχείο δεδομένων σας και κάντε κλικ στο "Ρυθμίσεις", στη συνέχεια, "Προχωρημένες" και "Ρυθμίσεις αρχείων δεδομένων Outlook." Από εκεί, μπορείτε να κάνετε κλικ στο "Compact Now".
Βήμα 5: Αυξήστε το όριο μεγέθους γραμματοκιβωτίου σας
Εάν είστε διαχειριστής, μπορείτε να αυξήσετε το όριο μεγέθους των γραμματοκιβωτίων για τους χρήστες σας.
Αυτό το βήμα είναι λίγο πιο τεχνικό και μπορεί να απαιτεί πρόσβαση διαχειριστή. Εάν έχετε τα κατάλληλα δικαιώματα, μπορείτε να αυξήσετε το όριο μεγέθους του γραμματοκιβωτίου χρησιμοποιώντας εντολές κελύφους διαχείρισης ανταλλαγής ή ρυθμίζοντας τις ρυθμίσεις στο κέντρο διαχείρισης ανταλλαγής.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα πρέπει να έχετε σημαντικά μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοκιβωτίου, επιτρέποντάς σας να αποθηκεύσετε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα χωρίς να ανησυχείτε.
- Αρχεύστε τακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα οποία δεν χρειάζεστε πλέον άμεση πρόσβαση.
- Ρυθμίστε αυτόματη μετακίνηση για να μετακινήσετε αυτόματα παλαιότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο αρχειοθέτησης.
- Διαγραφή από τα ενημερωτικά δελτία ή τα διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν διαβάζετε πλέον για να αποτρέψετε την περιττή ακαταστασία.
- Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο καθαρισμού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτου μέρους για να βοηθήσετε να διαχειριστείτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας πιο αποτελεσματικά.
- Πάντα διπλός έλεγχος πριν από τη διαγραφή μόνιμα τυχόν σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τον καθαρισμό του γραμματοκιβωτίου σας.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι η αρχειοθέτηση στο Outlook;
Η αρχειοθέτηση στο Outlook αναφέρεται στη διαδικασία μετακίνησης παλαιότερων αντικειμένων από το κύριο γραμματοκιβώτιο σε ένα φάκελο αρχειοθέτησης, το οποίο βοηθά στην απελευθέρωση του χώρου, διατηρώντας παράλληλα τα αντικείμενα που είναι προσβάσιμα εάν χρειαστεί.
Πόσο συχνά πρέπει να συμπιτήσω το γραμματοκιβώτιο του Outlook;
Είναι καλή ιδέα να συμπιέσετε περιοδικά το γραμματοκιβώτιο του Outlook, όπως κάθε λίγους μήνες, ανάλογα με το πόσο συχνά χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και πόσο γρήγορα συμπληρώνεται το γραμματοκιβώτιό σας.
Μπορώ να αυξήσω το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου μου σε δωρεάν λογαριασμό Outlook;
Το όριο μεγέθους γραμματοκιβωτίου για δωρεάν λογαριασμούς Outlook ορίζεται από τη Microsoft και οι χρήστες δεν μπορούν να το αυξήσουν. Ωστόσο, μπορείτε να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το γραμματοκιβώτιό σας για να παραμείνετε εντός του ορίου.
Θα αυξήσει το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου μου να επιβραδύνει το Outlook;
Όχι απαραίτητα. Εφόσον διατηρείτε καλά οργανωμένο το γραμματοκιβώτιό σας και δεν υπερβαίνετε την χωρητικότητα του υπολογιστή σας, ένα μεγαλύτερο γραμματοκιβώτιο δεν πρέπει να επιβραδύνει σημαντικά το Outlook.
Τι πρέπει να κάνω εάν δεν έχω πρόσβαση διαχειριστή για να αυξήσω το όριο μεγέθους του γραμματοκιβωτίου;
Εάν δεν έχετε πρόσβαση διαχειριστή, εστιάστε στα βήματα 1-4 για να διαχειριστείτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας. Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε με το τμήμα διαχειριστή ή πληροφορικής για βοήθεια.
ΣΥΓΓΕΝΕΥΩΝ:Office 365 Μετατροπή σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο [3 τρόποι]
Περίληψη
- Ελέγξτε το τρέχον μέγεθος γραμματοκιβωτίου σας.
- Αρχείο παλιών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Αδειάστε το φάκελο διαγραμμένων στοιχείων.
- Συμπαγές το γραμματοκιβώτιό σας.
- Αυξήστε το όριο μεγέθους του γραμματοκιβωτίου σας (εάν έχετε πρόσβαση διαχειριστή).
Σύναψη
Συγχαρητήρια για την ανάληψη της πρωτοβουλίας για την αύξηση του μεγέθους του γραμματοκιβωτίου του Outlook! Με τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, είστε τώρα εξοπλισμένοι με τη γνώση για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το γραμματοκιβώτιό σας, εξασφαλίζοντας ότι έχετε όλο το χώρο που χρειάζεστε για τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συνημμένα σας. Θυμηθείτε να ελέγχετε συνήθως και να καθαρίσετε το γραμματοκιβώτιό σας για να το κρατήσετε από το να γίνει πολύ γεμάτο. Και μην ξεχνάτε, αν χτυπήσετε ποτέ ένα snag ή δεν είστε σίγουροι για κάτι, είναι εντάξει να φτάσετε σε έναν πιο τεχνολογικό-καταλαβαίνω φίλο ή το τμήμα πληροφορικής σας για λίγη βοήθεια. Έτσι, πάρτε μια βαθιά αναπνοή, ρίξτε τα μανίκια σας και πάρτε το γραμματοκιβώτιο του Outlook σε σχήμα Tip-Top. Ο μελλοντικός σας εαυτός θα σας ευχαριστήσει γι 'αυτό!