Όταν κάποιος εγκαταλείπει τον οργανισμό σας, ίσως θελήσετε να διατηρήσετε το γραμματοκιβώτιό του προσβάσιμο σε άλλους. Συνήθως, η διατήρηση του γραμματοκιβωτίου του χρήστη ενεργό απαιτεί άδεια ανταλλαγής online, αλλά αν το μετατρέψετε σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο Microsoft 365, δεν θα το χρειαστείτε. Μετά από αυτή τη μετατροπή, όλα τα υπάρχοντα ημερολόγια και τα μηνύματά σας παραμένουν άθικτα. Η μόνη αλλαγή είναι ότι γίνεται ορατή σε πολλούς ανθρώπους. Σε αυτό το άρθρο θα συζητήσουμεΠώς να μετατρέψετε το Office 365 σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, διευκολύνοντας την ομάδα σας να συνεργαστεί αποτελεσματικά.
Προωθεί την ομαδική εργασία και την ευκολία. Ένα κοινό γραμματοκιβώτιο επιτρέπει σε έναν ή περισσότερους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε αυτό. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν κάποιος αφήνει την οργάνωση και άλλοι πρέπει να αναλάβουν τα καθήκοντά του. Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια μπορούν επίσης να αλλάξουν πίσω σε μεμονωμένα γραμματοκιβώτια χρηστών όταν είναι απαραίτητο. Ακολουθούν μερικά πλεονεκτήματα της μετατροπής του Office 365 σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
1.1 Convert Office 365 σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο διευκολύνει τη συνεργασία
Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια επιτρέπουν σε πολλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση και να διαχειρίζονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,Προώθηση της συνεργασίαςΜέσα σε μια ομάδα.
Οι ομάδες ή τα τμήματα μπορούν να έχουν κοινόχρηστο εισερχόμενο, εξασφαλίζοντας ότι όλα τα μέλη έχουν πρόσβαση στα ίδια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
1.2 Μετατροπή του Office 365 σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο για αποτελεσματική διαχείριση πόρων
Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι προσβάσιμα σε πολλούς χρήστεςχωρίς να απαιτείται ξεχωριστή σύνδεση για καθένα, απλούστευση της πρόσβασης σε κοινούς πόρους.
Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια είναι χρήσιμα γιαπροσωρινές ομάδεςήσυνεργατικές προσπάθειεςόπου δεν είναι απαραίτητο ένα ειδικό γραμματοκιβώτιο.
Τμήματα όπως η υποστήριξη πελατών ή οι πωλήσεις που απαιτούν κοινή πρόσβαση σε συγκεκριμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούν να επωφεληθούν από κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια.
Όταν κάποιος αφήνει έναν οργανισμό, μετατρέποντας το γραμματοκιβώτιό του σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιοΕπιτρέπει τη συνεχή πρόσβασηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους από συναδέλφους.
Μέρος 2. Πώς να μετατρέψετε το Office 365 σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;
Χρησιμοποιώντας το Office 365 Admin Center για να μετατρέψετε το Mailbox Office 365 σε κοινόχρηστο
Συνδεθείτε στο Office 365 Admin Center
Πηγαίνετε στοΔιαχειριστικά κέντρακαι επιλέξτεΑνταλλαγή
Επιλέξτε τοΠαραλήπτεςεπιλογή
Κλικ στοΓραμματοκιβώτιαΓια να δείτε μια λίστα με γραμματοκιβώτια χρήστη
Επιλέξτε το γραμματοκιβώτιο χρήστη που θέλετε να μετατρέψετε σε κοινόχρηστο
Κάντε κλικ στοΜετατροπή σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιοεπιλογή.
Επιβεβαιώστε τη μετατροπή. Σημειώστε ότι ο χρήστης θα χάσει την άδειά του, αλλά τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου τουςθα διατηρηθεί
Χρησιμοποιώντας το κέντρο διαχείρισης ανταλλαγής για να μετατρέψετε το Office 365 σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο
Ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης ιστούadmin.microsoft.com
Συνδεθείτε με τα διαπιστευτήριά σας
Επιλέξτε τοΚέντρο διαχείρισης ανταλλαγής
ΚλικΓραμματοκιβώτια
ΚλικΓραμματοκιβώτια
Μπορείτε να καταργήσετε την άδεια εάν το γραμματοκιβώτιο είναι μικρότερο από50 GB
Χρησιμοποιώντας το PowerShell (για προηγμένους χρήστες) για να μετατρέψετε το Office 365 σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο
Εάν προτιμάτε τη χρήσηPowerShell, μπορείτε να εκτελέσετε τη μετατροπή με τα παρακάτω βήματα:
Ανοίξτε την κονσόλα PowerShell στον υπολογιστή σας
Εκτελέστε την ακόλουθη εντολή για να συνδεθείτε στο Office 365
Αντικαθιστώ[προστατευμένο email]> με τον λογαριασμό διαχειριστή σας
Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη εντολή για να μετατρέψετε ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο
Αντικαθιστώ<UserMailbox> με τοΤο πραγματικό γραμματοκιβώτιο του χρήστηΘέλετε να μετατρέψετε
Μπορείτε να επαληθεύσετε τη μετατροπή εκτελώντας:
Πρέπει να δείξειSharedmailbox.
Σημειώστε ότι τα δικαιώματα του διαχειριστή υποχρεούνται να εκτελούν αυτές τις ενέργειες. Ταυτόχρονα, μην ξεχάσετε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας σημαντικών δεδομένων πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές.
Μέρος 3. Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το Office 365 Convert Mailbox σε κοινόχρηστο
3.1 Ποια είναι η διαφορά μεταξύ του γραμματοκιβωτίου του Office 365 και ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου;
Ένα γραμματοκιβώτιο του Office 365 είναι για μεμονωμένους χρήστες, που απαιτεί προσωπική άδεια, ενώ ένα κοινό γραμματοκιβώτιο είναι για ομαδική εργασία, χωρίς επιπλέον άδεια. Σε αντίθεση με τα γραμματοκιβώτια του ιδιωτικού γραφείου 365, τα κοινά ενθαρρύνουν την πρόσβαση και τη διαφάνεια των ομάδων, ιδανική για συνεργατικά καθήκοντα. Τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια παραμένουν προσβάσιμα ακόμη και αν ο δημιουργός φύγει, εξασφαλίζοντας τη συνέχεια των κοινών πληροφοριών. Οι διαφορές στο σκοπό, την πρόσβαση και την ικανότητα αποθήκευσης βοηθούν τους οργανισμούς επιλέγουν το σωστό γραμματοκιβώτιο με βάση τις ανάγκες συνεργασίας τους.
3.2 Τι συμβαίνει όταν μετατρέψετε ένα γραμματοκιβώτιο σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο;
Όταν μετατρέπετε το γραμματοκιβώτιο ενός χρήστη σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, διατηρούνται όλα τα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το ημερολόγιο, αλλά μπορούν να είναι προσβάσιμα σε οποιονδήποτε χρήστη με εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο.
Μέρος4. Πώς να ανακτήσετε διαγραμμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Office 365 ή το Shared Mailbox;
Εάν διαγράψετε κατά λάθος σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο ανάκτησης δεδομένων AnyRecover.Anyrecoverδεσμεύεται να βοηθήσει τους χρήστες να ανακτήσουν γρήγορα τα δεδομένα τους. Με το AnyRecover στο χέρι, τα δεδομένα σας θα επιστρέψουν με ασφάλεια μαζί σας.
Μετά την έναρξηAnyrecover, μπορείτε να επιλέξετε απευθείας και να εισαγάγετε την "Ανάκτηση δεδομένων PC & Hard Disk" στην κύρια διεπαφή ή την κορυφαία γραμμή πλοήγησης.
Βήμα 1: Επιλέξτε μια τοποθεσία
Αφού κάνετε κλικ στο "PC και Hard Disk Data Recovery", επιλέξτε τη διαδρομή όπου πρέπει να επαναφέρετε τα δεδομένα και το πρόγραμμα θα ξεκινήσει τη σάρωση του διαμερίσματος.
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το διαμέρισμα, θέλετε να ανακτήσετε δεδομένα από τη διεπαφή:
μπορείτε να προσπαθήσετε να το σαρώσετε απόΔεν μπορώ να βρω τοποθεσία. Όλοι οι σκληροί δίσκοι και τα διαμερίσματά σας θα εμφανιστούν εδώ και μπορείτε επίσης να εκτελέσετε μια πλήρη σάρωση δίσκου εδώ.
Βήμα 2: Σάρωση της επιλεγμένης τοποθεσίας
Οι μέθοδοι σάρωσης περιλαμβάνουν γρήγορη σάρωση και βαθιά σάρωση και οι δύο μέθοδοι σάρωσης ολοκληρώνονται διαδοχικά. Ο χρόνος σάρωσης εξαρτάται από το μέγεθος του διαμερίσματός σας και τον αριθμό των αρχείων.
Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοΑναζήτηση και φίλτροΛειτουργίες για να βρείτε τα αρχεία που θέλετε να ανακτήσετε πιο γρήγορα.
Συνιστώμενη ανάγνωση:[2024 Νέα λίστα] Microsoft Office 365 Ενεργοποίηση κλειδιού προϊόντος δωρεάν
Βήμα 3: Προεπισκόπηση και ανάκτηση χαμένων αρχείων
Όταν ολοκληρωθεί η σάρωση, όλα τα αρχεία θα είναι τακτοποιημένα. Το AnyRecover σας επιτρέπειΠροεπισκόπηση των αρχείωνκαι να τα ανακτήσει επιλεκτικά. Τα ανακτημένα αρχεία θα διατηρήσουν την αρχική τους ποιότητα.
Κάντε διπλό κλικ σε ένα αρχείο και θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας επιτρέπει να προβάλλετε το περιεχόμενο. Το AnyRecover υποστηρίζει την προεπισκόπηση εικόνων και εγγράφων όπως αρχεία PDF, αρχεία λέξεων και βιβλία εργασίας Excel. Εάν αυτό είναι το αρχείο που χρειάζεστε, κάντε κλικ στο κουμπί "Ανάκτηση".
Σημείωμα:
Μην αποθηκεύσετε τα ανακτημένα αρχεία στην τοποθεσία όπου χάσατε το
δεδομένα.
Σύναψη
Συμπερασματικά, το Office 365 και το Shared Mailbox έχουν τόσο μοναδικά χαρακτηριστικά και πλεονεκτήματα. Σε σύγκριση με ένα ιδιωτικό εισερχόμενο, ένα κοινό γραμματοκιβώτιο είναι πιο κατάλληλο για τις ομάδες εργασίας. Επιτρέπει σε όλα τα μέλη μιας ομάδας να στέλνουν και να λαμβάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ίδια διεύθυνση. Προφανώς, είναι μια εξαιρετική επιλογή για εταιρείες που επιθυμούν να προωθήσουν την ομαδική εργασία, επειδή παρέχει μια ευέλικτη και αποτελεσματική λύση για άτομα που συνεργάζονται σε διάφορα έργα. Επιπλέον, μπορείτε να μετατρέψετε το κοινό σας γραμματοκιβώτιο πίσω στο ιδιωτικό στο μέλλον, όταν είναι απαραίτητο. Και θυμηθείτε, όταν τυχαία απώλειες τα μηνύματά σας, χρησιμοποιήστεAnyrecoverγια να τους πάρει πίσω!