Η δημιουργία ενός βιβλίου ελέγχου στα Έγγραφα Google είναι μια απλή διαδικασία. Περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός υπολογιστικού φύλλου, την εισαγωγή των απαραίτητων στηλών για τις επιταγές σας και την ενημέρωση του καθώς γράφετε επιταγές ή πραγματοποιείτε καταθέσεις. Μέχρι το τέλος αυτού του άρθρου, θα είστε σε θέση να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα οικονομικά σας με ένα προσαρμοσμένο βιβλίο ελέγχου προσαρμοσμένο στις ανάγκες σας.
Αφού ολοκληρώσετε το βιβλίο επιταγής σας, θα μπορείτε να παρακολουθείτε τις δαπάνες σας, να παρακολουθείτε το υπόλοιπο του λογαριασμού σας και να παραμείνετε στην κορυφή των οικονομικών σας με ευκολία. Ένα καλά διατηρημένο βιβλίο ελέγχου μπορεί επίσης να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τον προϋπολογισμό και τον οικονομικό προγραμματισμό.
Εισαγωγή
Η διαχείριση των οικονομικών μπορεί να είναι αρκετά καθήκον, αλλά με τα σωστά εργαλεία, γίνεται ένα αεράκι. Ένα τέτοιο εργαλείο που συχνά παραβλέπεται είναι ένα βιβλίο ελέγχου. Είναι ένας απλός, αλλά ισχυρός τρόπος για να παρακολουθείτε τις επιταγές, τις καταθέσεις και τις ισορροπίες σας. Στη σημερινή ψηφιακή εποχή, η δημιουργία ενός βιβλίου ελέγχου στα έγγραφα Google κάνει τη διαδικασία ακόμα πιο βολική. Αλλά γιατί τα έγγραφα Google, ρωτάς; Λοιπόν, για αρχάριους, είναι προσβάσιμο από οπουδήποτε, είναι δωρεάν, και είναι εύκολο στη χρήση.
Ένα βιβλίο ελέγχου δεν είναι μόνο για τις επιχειρήσεις. Είναι πολύ χρήσιμο και για προσωπική χρήση. Είτε είστε ελεύθερος επαγγελματίας που διαχειρίζεται τις πληρωμές πελατών είτε κάποιος που του αρέσει να παρακολουθεί πού πηγαίνουν τα χρήματά σας, μπορεί να βοηθήσει ένα βιβλίο επιταγής. Βοηθά στην αποφυγή των αμοιβών υπερανάληψης κρατώντας σας ενήμερους για την ισορροπία σας ανά πάσα στιγμή. Επιπλέον, είναι αρκετά βολικό κατά τη διάρκεια της φορολογικής περιόδου ή όταν πρέπει να παρακολουθείτε τα έξοδα για επιστροφή χρημάτων.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να κάνετε ένα βιβλίο ελέγχου στα έγγραφα Google
Πριν βουτήξουμε στα βήματα, είναι σημαντικό να καταλάβουμε τι θα σας βοηθήσουν αυτά τα βήματα. Ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα, θα δημιουργήσετε ένα λειτουργικό βιβλίο ελέγχου που μπορείτε να ενημερώσετε και να διατηρήσετε εύκολα.
Βήμα 1: Ανοίξτε τα Έγγραφα Google
Μεταβείτε στα Έγγραφα Google και ανοίξτε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο.
Όταν ανοίγετε τα Έγγραφα Google, θα βρείτε την επιλογή να ξεκινήσετε ένα νέο έγγραφο. Αντί για ένα κανονικό έγγραφο, θα πρέπει να επιλέξετε 'Google Sheets', η οποία είναι η επιλογή υπολογιστικού φύλλου. Αυτό είναι όπου θα ρυθμιστεί το βιβλίο επιταγής σας.
Βήμα 2: Ρυθμίστε τις στήλες σας
Επισημάνετε τις στήλες με επικεφαλίδες όπως ημερομηνία, αριθμός ελέγχου, περιγραφή, χρέωση, πίστωση και υπόλοιπο.
Αυτό το βήμα είναι για τη δημιουργία του πλαισίου του βιβλίου σας. Σκεφτείτε το ως σκελετό που θα κρατήσει όλες τις πληροφορίες που εισάγετε. Βεβαιωθείτε ότι οι επικεφαλίδες σας είναι σαφείς και αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να παρακολουθήσετε.
Βήμα 3: Μορφοποίηση των στηλών σας
Ρυθμίστε το πλάτος των στηλών και διαμορφώστε τα κύτταρα για το νόμισμα εάν χρειαστεί.
Η αισθητική και η λειτουργικότητα πηγαίνουν χέρι-χέρι. Η μορφοποίηση των στηλών σας όχι μόνο κάνει το Ledger να φαίνεται τακτοποιημένο αλλά και να εξασφαλίζει ότι τα δεδομένα είναι εύκολο να διαβαστούν και να κατανοήσουν. Θυμηθείτε, θα κοιτάτε συχνά αυτό το βιβλίο, οπότε αφιερώστε χρόνο για να το διαμορφώσετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
Βήμα 4: Εισαγάγετε τα δεδομένα σας
Ξεκινήστε να εισάγετε τα στοιχεία επιταγής και κατάθεση σας σύμφωνα με τις κατάλληλες επικεφαλίδες.
Αυτό είναι το κρέας του βιβλίου. Κάθε συναλλαγή που κάνετε - είτε πρόκειται για μια επιταγή είτε για την κατάθεση χρημάτων - θα πρέπει να καταγραφεί εδώ. Είναι σημαντικό να είστε επιμελής και να ενημερώνετε αυτό το βιβλίο τακτικά για να διατηρήσετε την ακρίβεια.
Βήμα 5: Υπολογίστε το υπόλοιπο
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Formula του Google Sheets για να υπολογίσετε αυτόματα το υπόλοιπο σας.
Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά της χρήσης των φύλλων Google είναι ότι μπορεί να κάνει τα μαθηματικά για εσάς. Η ρύθμιση μιας φόρμουλας για τον υπολογισμό του υπολοίπου σας μετά από κάθε συναλλαγή θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα μειώσει τις πιθανότητες σφάλματος.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Προσιτότητα | Με το βιβλίο σας στα Έγγραφα Google, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε οποιαδήποτε συσκευή με πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Δεν είναι πλέον συνδεδεμένο με ένα φυσικό βιβλίο ή έναν μόνο υπολογιστή. |
| Ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο | Πολλοί χρήστες μπορούν να ενημερώσουν το βιβλίο σε πραγματικό χρόνο, το οποίο είναι ιδανικό για κοινόχρηστους λογαριασμούς ή για τη διατήρηση του λογιστή σας στο βρόχο. |
| Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και ασφάλειας | Το Google Docs αποθηκεύει αυτόματα την εργασία σας και προσφέρει επιλογές για την υποστήριξη των δεδομένων σας, οπότε είναι λιγότερο πιθανό να χάσετε τα οικονομικά σας δεδομένα. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Εξάρτηση στο διαδίκτυο | Χρειάζεστε μια σύνδεση στο Διαδίκτυο για να αποκτήσετε πρόσβαση στο βιβλίο σας. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα πρόβλημα εάν βρίσκεστε σε μια περιοχή με κακή συνδεσιμότητα. |
| Περιορισμένη προσαρμογή | Ενώ το Google Sheets είναι ευπροσάρμοστο, ενδέχεται να μην προσφέρει τα προηγμένα χαρακτηριστικά που παρέχει το εξειδικευμένο λογισμικό λογιστικής. |
| Πιθανές ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής | Δεδομένου ότι τα δεδομένα σας αποθηκεύονται στο σύννεφο, υπάρχει ένας ελαφρύς κίνδυνος παραβίασης της ιδιωτικής ζωής, αν και η Google εφαρμόζει ισχυρά μέτρα ασφαλείας. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Όταν κάνετε ένα βιβλίο ελέγχου στα Έγγραφα Google, υπάρχουν μερικά επιπλέον πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου. Πρώτον, βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδεθεί στο λογαριασμό σας στο Google. Θα εκπλαγείτε πόσοι άνθρωποι ξεχνούν αυτό το απλό βήμα. Δεύτερον, εξετάστε ποιος άλλος μπορεί να χρειαστεί πρόσβαση στο βιβλίο. Ίσως έχετε έναν σύζυγο ή έναν συνεργάτη; Τα φύλλα Google σας επιτρέπουν να μοιραστείτε εύκολα το έγγραφο με άλλους και να ορίσετε διαφορετικά επίπεδα άδειας.
Μια άλλη συμβουλή είναι να επανεξετάζετε τακτικά το βιβλίο σας, ιδανικά εβδομαδιαία. Αυτό σας κρατά σε επαφή με την οικονομική σας κατάσταση και βοηθά να πιάσετε τυχόν σφάλματα γρήγορα. Τέλος, μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σχολίων στα φύλλα Google. Εάν υπάρχει μια συναλλαγή που δεν είστε σίγουροι ή θέλετε να επισημάνετε, προσθέστε ένα σχόλιο για μελλοντική αναφορά.
Περίληψη
- Ανοίξτε τα Έγγραφα Google και δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο Google Sheets.
- Επισημάνετε τις στήλες σας με τις κατάλληλες επικεφαλίδες.
- Μορφοποιήστε τις στήλες σας για καλύτερη αναγνωσιμότητα και λειτουργικότητα.
- Εισαγάγετε όλες τις οικονομικές συναλλαγές επιμελώς.
- Ρύθμιση τύπων για αυτόματους υπολογισμούς.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να προσαρμόσω το πρότυπο ελέγχου Ledger;
Ναι, το βιβλίο είναι πλήρως προσαρμόσιμο. Μπορείτε να προσθέσετε ή να αφαιρέσετε τις στήλες, να αλλάξετε τα χρώματα και να τροποποιήσετε τους τύπους για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας.
Είναι ασφαλή τα έγγραφα της Google για οικονομικές πληροφορίες;
Το Google εφαρμόζει ισχυρά μέτρα ασφαλείας, αλλά είναι επίσης σημαντικό να χρησιμοποιήσετε έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης και να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων για πρόσθετη ασφάλεια.
Διαβάστε περισσότερα:Πώς να ελέγξετε για λογοκλοπή στο Google Docs: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Μπορώ να αποκτήσω πρόσβαση στο βιβλίο εκτός σύνδεσης;
Το Google Sheets έχει μια λειτουργία εκτός σύνδεσης που σας επιτρέπει να προβάλετε και να επεξεργαστείτε το βιβλίο σας χωρίς σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Πώς μπορώ να μοιραστώ το βιβλίο με κάποιον άλλο;
Κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στην επάνω δεξιά γωνία και εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου με το οποίο θέλετε να το μοιραστείτε.
Τι συμβαίνει εάν κάνω λάθος στο βιβλίο;
Μπορείτε εύκολα να διορθώσετε τυχόν σφάλματα με την επεξεργασία των προσβεβλημένων κυττάρων. Το Google Sheets διατηρεί επίσης ιστορικό αναθεώρησης, ώστε να μπορείτε να επανέλθετε σε μια προηγούμενη έκδοση, αν χρειαστεί.
Σύναψη
Η δημιουργία ενός βιβλίου ελέγχου στα Έγγραφα Google είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να διαχειριστείτε τα οικονομικά σας. Είναι μια διαδικασία που, μόλις εγκατασταθεί, θα σας εξυπηρετήσει καλά στη διατήρηση μιας οργανωμένης οικονομικής ζωής. Με την ευκολία των δυνατοτήτων πρόσβασης και κοινής χρήσης, το Google Sheets είναι μια μεγάλη πλατφόρμα για αυτό το έργο.
Θυμηθείτε, το κλειδί για ένα επιτυχημένο βιβλίο ελέγχου είναι τακτική συντήρηση και αναθεώρηση. Έτσι, πάρτε τον έλεγχο των οικονομικών σας σήμερα και δημιουργήστε αυτό το βιβλίο ελέγχου στα Έγγραφα Google. Ευτυχισμένος προϋπολογισμός!