Η δημιουργία εγγράφων λέξεων γεμίσματος, αλλά όχι επεξεργάσιμο είναι ένα εύχρηστο τέχνασμα που επιτρέπει στους χρήστες να εισάγουν δεδομένα διατηρώντας παράλληλα τη μορφή και το περιεχόμενο του εγγράφου. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη μετατροπή του εγγράφου σας σε ένα αρχείο PDF και στη συνέχεια την προσθήκη πεδίων φόρμας που οι χρήστες μπορούν να συμπληρώσουν. Μετά την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας, το έγγραφο θα είναι διαδραστικό, επιτρέποντας την καταχώρηση δεδομένων χωρίς να μεταβάλλει τον αρχικό σχεδιασμό ή το περιεχόμενο.
Αφού ολοκληρώσετε τη δράση της δημιουργίας ενός εγγράφου με λέξη γεμάτο αλλά όχι επεξεργάσιμο, θα έχετε μια φόρμα που μπορεί να μοιραστεί ψηφιακά. Οι παραλήπτες μπορούν να συμπληρώσουν τα πεδία φόρμας, αλλά δεν θα μπορούν να τροποποιήσουν τη δομή του εγγράφου ή το κείμενο εκτός των πεδίων φόρμας. Αυτό είναι ιδανικό για έρευνες, εφαρμογές ή οποιοδήποτε έγγραφο που απαιτεί σταθερή μορφοποίηση.
Εισαγωγή
Χρειάζεστε ποτέ να δημιουργήσετε μια φόρμα ή ένα έγγραφο που μπορούν να συμπληρώσουν άλλοι χωρίς να αλλάξουν το αρχικό περιεχόμενο; Είτε πρόκειται για επιχειρήσεις, εκπαίδευση ή προσωπική χρήση, έχοντας τη δυνατότητα να κάνουν τα έγγραφα λέξεων γεμάτα, αλλά όχι επεξεργάσιμα είναι μια ανεκτίμητη ικανότητα στην ψηφιακή εποχή. Αυτή η λειτουργία επιτρέπει στους δημιουργούς εγγράφων να διατηρούν τον έλεγχο του περιεχομένου και του σχεδιασμού του εγγράφου, επιτρέποντας στους άλλους να παρέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τη δημιουργία εντύπων αίτησης, έρευνες, συμβάσεις ή οποιοδήποτε άλλο έγγραφο όπου απαιτούνται συγκεκριμένες απαντήσεις χωρίς να μεταβάλλονται η μορφή ή οι στατικές πληροφορίες που περιέχονται.
Αυτή η διαδικασία είναι επίσης απαραίτητη για την εξασφάλιση της ακεραιότητας του εγγράφου, καθώς αποτρέπει τις μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές και διατηρεί επαγγελματική εμφάνιση. Το κοινό -στόχος για αυτή την ικανότητα περιλαμβάνει επαγγελματίες που χειρίζονται ευαίσθητες πληροφορίες, εκπαιδευτικούς που διαχειρίζονται υλικά στην τάξη και σχεδόν όποιον πρέπει να διανείμει έγγραφα για σκοπούς συλλογής δεδομένων.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Κάνοντας τα έγγραφα λέξεων γεμίσματα αλλά όχι επεξεργάσιμα
Πριν από την κατάδυση στα βήματα, είναι σημαντικό να καταλάβουμε ότι αυτό το σεμινάριο θα σας καθοδηγήσει μέσω της δημιουργίας μιας ασφαλούς, διαδραστικής μορφής χρησιμοποιώντας το Microsoft Word και το Adobe Acrobat. Το αποτέλεσμα θα είναι μια επαγγελματική και φιλική προς το χρήστη μορφή PDF που άλλοι μπορούν να συμπληρώσουν ηλεκτρονικά.
Βήμα 1: Δημιουργήστε το έγγραφο λέξης σας
Ξεκινήστε σχεδιάζοντας το έγγραφό σας στη Microsoft Word.
Σε αυτό το βήμα, θα θελήσετε να ολοκληρώσετε το περιεχόμενο και τη διάταξη του εγγράφου σας, καθώς δεν θα μπορείτε να το επεξεργαστείτε μόλις μετατραπεί σε μια φόρμα με συμπληρώστε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφήσει χώρο όπου θα τοποθετηθούν τα πεδία που μπορούν να γεμίσουν.
Βήμα 2: Μετατροπή σε PDF
Αποθηκεύστε το έγγραφο του Word ως αρχείο PDF.
Αφού σχεδιάσετε το έγγραφό σας στο Word, θα πρέπει να το μετατρέψετε σε PDF για να προσθέσετε τα πεδία που μπορούν να γεμίσουν. Μπορείτε να το κάνετε αυτό πηγαίνοντας στο 'File'> 'Αποθήκευση ως' και επιλέγοντας 'PDF' από το αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 3: Ανοίξτε στο Adobe Acrobat
Ανοίξτε το νέο σας PDF στο Adobe Acrobat.
Μόλις έχετε το PDF σας, ανοίξτε το στο Adobe Acrobat. Εάν δεν έχετε Adobe Acrobat, θα πρέπει να το εγκαταστήσετε ή να χρησιμοποιήσετε ένα άλλο λογισμικό επεξεργασίας PDF με παρόμοιες δυνατότητες.
Βήμα 4: Προσθήκη πεδίων με συμπληρώματα
Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία φόρμας του Adobe Acrobat για να προσθέσετε πεδία γεμίσματος.
Το Adobe Acrobat διαθέτει μια σειρά εργαλείων φόρμας που σας επιτρέπουν να προσθέσετε διαφορετικούς τύπους πεδίων πλήρωσης, όπως πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου και αναπτυσσόμενα μενού. Θα βρείτε αυτά τα εργαλεία κάτω από την ενότητα "Έντυπα".
Βήμα 5: Περιορίστε την επεξεργασία
Ορίστε δικαιώματα για τον περιορισμό της επεξεργασίας.
Για να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο μπορεί να συμπληρωθεί μόνο και να μην επεξεργαστεί, θα πρέπει να ορίσετε δικαιώματα στο Adobe Acrobat. Μεταβείτε στο 'File'> 'Properties'> 'Security' και επιλέξτε 'Ασφάλεια κωδικού πρόσβασης'. Εδώ, μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης και να περιορίσετε την επεξεργασία και την εκτύπωση του εγγράφου.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Ασφάλεια | Ο περιορισμός της δυνατότητας επεξεργασίας ενός εγγράφου προσθέτει ένα επιπλέον στρώμα ασφάλειας, εξασφαλίζοντας ότι το αρχικό περιεχόμενο δεν μπορεί να παραβιαστεί. |
| Συνοχή | Κάνοντας ένα έγγραφο γεμάτο, αλλά όχι επεξεργάσιμο, εγγυώνετε ότι η μορφή παραμένει συνεπής, η οποία είναι ζωτικής σημασίας για επαγγελματικά και επίσημα έγγραφα. |
| Αποδοτικότητα | Οι συμπληρώστε έντυπα εξορθολογίζουν τη διαδικασία συλλογής δεδομένων, καθιστώντας ευκολότερη και ταχύτερη για τους ανθρώπους να παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Απαίτηση λογισμικού | Οι χρήστες θα χρειαστούν πρόσβαση στο Adobe Acrobat ή σε παρόμοιο επεξεργαστή PDF για να συμπληρώσουν τη φόρμα, η οποία μπορεί να μην είναι άμεσα διαθέσιμη σε όλους. |
| Καμπύλη μάθησης | Η δημιουργία φόρμας που μπορούν να γεμίσουν απαιτεί ένα ορισμένο επίπεδο τεχνικής τεχνογνωσίας, το οποίο μπορεί να είναι δύσκολο για ορισμένους χρήστες. |
| Περιορισμένη ευελιξία | Μόλις μια φόρμα είναι κλειδωμένη, δεν μπορεί εύκολα να επεξεργαστεί ή να ενημερωθεί, η οποία θα μπορούσε να είναι ενοχλητική εάν είναι απαραίτητες αλλαγές. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Ενώ η διαδικασία της παραγωγής εγγράφων λέξεων γεμίσματος, αλλά όχι επεξεργάσιμο μπορεί να φαίνεται απλή, υπάρχουν μερικές πρόσθετες λεπτομέρειες για να έχετε κατά νου. Πρώτον, εξετάστε τον τύπο των πεδίων που θα χρειαστείτε με βάση τα δεδομένα που συλλέγετε. Τα πεδία κειμένου, τα πλαίσια ελέγχου και τα κουμπιά επιλογής εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς και ενισχύουν την εμπειρία του χρήστη. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι έχετε δοκιμάσει διεξοδικά τη φόρμα σας πριν τη διανείμετε.
Ελέγξτε ότι όλα τα πεδία λειτουργούν όπως προβλέπεται και ότι εφαρμόζονται σωστά οι ρυθμίσεις ασφαλείας. Επίσης, σκεφτείτε την προσβασιμότητα της φόρμας σας. Το Adobe Acrobat προσφέρει χαρακτηριστικά για να καταστήσει τα PDF σας προσβάσιμα σε άτομα με αναπηρίες, κάτι που δεν είναι μόνο προσεκτικό, αλλά μπορεί επίσης να είναι μια νομική απαίτηση σε ορισμένες περιπτώσεις. Θυμηθείτε να χρησιμοποιήσετε σαφείς οδηγίες και ετικέτες για κάθε πεδίο για να αποφύγετε τη σύγχυση. Τέλος, κρατήστε το κοινό σας στο μυαλό-εάν είναι πιθανό να χρησιμοποιήσουν κινητές συσκευές, βεβαιωθείτε ότι η φόρμα σας είναι φιλική προς τα κινητά.
Περίληψη
- Δημιουργήστε το έγγραφο λέξης με το τελικό περιεχόμενο και τη διάταξη.
- Μετατρέψτε το έγγραφο Word σε ένα αρχείο PDF.
- Ανοίξτε το PDF στο Adobe Acrobat.
- Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία φόρμας στο Adobe Acrobat για να προσθέσετε πεδία γεμίσματος.
- Ορίστε δικαιώματα στο Adobe Acrobat για να περιορίσετε την επεξεργασία.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να φτιάξω ένα έγγραφο λέξεων γεμάτο χωρίς Adobe Acrobat;
Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλο λογισμικό επεξεργασίας PDF με δυνατότητες πεδίου φόρμας ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Developer της Microsoft Word για να δημιουργήσετε βασικές φόρμες με συμπληρώματα, αλλά το τελευταίο δεν θα είναι τόσο ασφαλές και δεν θα αποτρέψει την επεξεργασία του εγγράφου.
Μπορώ να κάνω ένα έγγραφο γεμάτο και σημάδι;
Απολύτως! Όταν προσθέτετε πεδία γεμίσματος στο Adobe Acrobat, μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα πεδίο υπογραφής όπου οι χρήστες μπορούν να υπογράψουν ηλεκτρονικά το έγγραφο.
Πώς μπορώ να δοκιμάσω εάν το έγγραφό μου είναι γεμάτο αλλά όχι επεξεργάσιμο;
Συμπληρώστε τον εαυτό σας για να εξασφαλίσετε ότι όλα τα πεδία λειτουργούν σωστά. Στη συνέχεια, προσπαθήστε να επεξεργαστείτε το κείμενο έξω από τα πεδία γεμίσματος για να επιβεβαιώσετε ότι η επεξεργασία είναι περιορισμένη.
Μπορώ να αλλάξω το έγγραφο μόλις γίνει γεμάτο και όχι επεξεργάσιμο;
Μπορείτε να τροποποιήσετε το έγγραφο πριν από τη ρύθμιση των χαρακτηριστικών ασφαλείας. Ωστόσο, μόλις κλειδωθεί, τυχόν περαιτέρω αλλαγές θα απαιτούσαν από εσάς να καταργήσετε τους περιορισμούς, οι οποίοι μπορούν να γίνουν μόνο εάν γνωρίζετε τον κωδικό πρόσβασης.
Τι γίνεται αν ξεχάσω τον κωδικό πρόσβασης που έθεσα για περιορισμούς επεξεργασίας;
Δυστυχώς, εάν χάσετε τον κωδικό πρόσβασης, δεν θα μπορείτε να ανυψώσετε τους περιορισμούς. Πάντα να κρατάτε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού εγγράφου πριν από την εφαρμογή λειτουργιών ασφαλείας.
Προτεινόμενη ανάγνωση:Πώς να φτιάξετε ένα έγγραφο λέξεων γεμάτο: Οδηγός βήμα προς βήμα
Σύναψη
Η κυριαρχία της διαδικασίας για την κατασκευή εγγράφων λέξεων γεμίσματος, αλλά όχι επεξεργάσιμο είναι μια δεξιότητα που μπορεί να ενισχύσει σημαντικά τις προσπάθειες παραγωγικότητας και συλλογής δεδομένων. Είναι μια μέθοδος που προστατεύει την ακεραιότητα του εγγράφου σας, παρέχοντας παράλληλα έναν εξορθολογισμένο τρόπο για τους άλλους να εισαγάγουν τις πληροφορίες τους. Όπως έχουμε δει, η διαδικασία περιλαμβάνει μερικά συγκεκριμένα βήματα χρησιμοποιώντας εργαλεία όπως το Microsoft Word και το Adobe Acrobat, αλλά το αποτέλεσμα είναι ένα επαγγελματικό και ασφαλές έγγραφο έτοιμο για διανομή.
Είτε δημιουργείτε φόρμες για επιχειρηματικά, εκπαίδευση ή προσωπικά έργα, αυτή η τεχνική είναι ένας παίκτης-changer. Θυμηθείτε να έχετε κατά νου τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα και πάντα να δοκιμάσετε το έγγραφό σας προσεκτικά. Αγκαλιάστε την ψηφιακή εποχή και αρχίστε να δημιουργείτε τα συμπαγή σας, μη επεξεργασμένα έγγραφα σήμερα!