Η εκτέλεση ενός ορθογραφικού ελέγχου στο Microsoft Word για το Office 365 είναι ένα αεράκι. Απλά μεταβείτε στην καρτέλα "Ανασκόπηση" στην κορδέλα στην κορυφή της οθόνης, κάντε κλικ στο "Spelling & Grammar" και η λέξη θα αρχίσει αυτόματα τον έλεγχο του εγγράφου σας για τυχόν λάθη ορθογραφίας ή γραμματικής. Θα επισημάνει τα λάθη και θα προσφέρει προτάσεις για διορθώσεις, καθιστώντας εύκολο να καθαρίσετε το κείμενό σας πριν την οριστικοποιήσετε.
Αφού ολοκληρώσετε έναν ορθογραφικό έλεγχο, η Microsoft Word θα εμφανίσει είτε ένα μήνυμα λέγοντας "Ο ορθογραφικός και ο έλεγχος γραμματικής είναι πλήρης" εάν δεν βρεθούν λάθη ή θα σας παρουσιάσουν προτεινόμενες διορθώσεις για τυχόν σφάλματα που εντοπίστηκαν στο έγγραφό σας.
Εισαγωγή
Ο ορθογραφικός έλεγχος είναι ένα lifesaver, έτσι δεν είναι; Πόσες φορές σας έχει σώσει από την αποστολή ενός σημαντικού εγγράφου γεμάτο τυπογραφικά λάθη; Εάν είστε χρήστης της Microsoft Word, έχετε τύχη, επειδή αυτό το λογισμικό έρχεται με μια ισχυρή λειτουργία ορθογραφίας. Στον σημερινό γρήγορο κόσμο, όπου η επικοινωνία είναι καθοριστική, εξασφαλίζοντας ότι η γραφή σας είναι χωρίς λάθη είναι κρίσιμη. Τα λάθη ορθογραφίας και τα γραμματικά σφάλματα μπορούν να κάνουν μια κακή εντύπωση και ακόμη και να αλλάξουν την έννοια του κειμένου σας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους επαγγελματίες, τους φοιτητές ή όποιον βασίζεται σε γραπτή επικοινωνία για εργασία ή σπουδές.
Με το Office 365, η Microsoft έχει κάνει ορθογραφικό έλεγχο μια απρόσκοπτη εμπειρία, οπότε δεν υπάρχει πραγματικά δικαιολογία για τα τυπογραφικά λάθη! Επιπλέον, η σημασία του ορθογραφικού ελέγχου ξεπερνά απλώς τα τυπογραφικά λάθη. Πρόκειται για τη διατήρηση του επαγγελματισμού και της σαφήνειας στο γράψιμό σας. Ας βουτήξουμε στο πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το απαραίτητο εργαλείο στο Word για το Office 365.
Πώς να εκτελέσετε ορθογραφικό έλεγχο στο Word 2013
Πριν φτάσουμε στο Nitty-Gritty, ας καταλάβουμε ποια θα μας βοηθήσουν να επιτύχουμε τα παρακάτω βήματα. Μέχρι το τέλος αυτού του σεμιναρίου, θα ξέρετε πώς να εκτελέσετε έναν ορθογραφικό έλεγχο στη Microsoft Word για το Office 365, να διορθώσετε τυχόν λάθη και να ρυθμίσετε τις ρυθμίσεις που ταιριάζουν στις προτιμήσεις σας.
Βήμα 1: Ανοίξτε την καρτέλα "Ανασκόπηση"
Μεταβείτε στην καρτέλα 'Ανασκόπηση' στην κορδέλα στην κορυφή του εγγράφου λέξεων.
Η καρτέλα "Ανασκόπηση" είναι όπου όλα τα εργαλεία που σχετίζονται με την προσφυγή εγγράφων ζωντανά. Όχι μόνο θα βρείτε τη λειτουργία ορθογραφικού ελέγχου εδώ, αλλά θα έχετε επίσης πρόσβαση στον θησαυρό, τον αριθμό των λέξεων και άλλα χρήσιμα χαρακτηριστικά.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο 'Spelling & Grammar'
Επιλέξτε την επιλογή "Spelling & Grammar" από την καρτέλα "Ανασκόπηση".
Αυτό θα ξεκινήσει τη διαδικασία ορθογραφίας. Το Word θα ξεκινήσει τη σάρωση του εγγράφου σας, επισημαίνοντας πιθανά σφάλματα καθώς πηγαίνει μαζί.
Μάθετε περισσότερα:Πώς να λάβετε έναν αριθμό λέξεων στη Microsoft Word για το Office 365: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 3: Προτάσεις επανεξέτασης και διορθώσεις
Ελέγξτε τις προτεινόμενες διορθώσεις και επιλέξτε είτε να τις αποδεχτείτε είτε να τις αγνοήσετε.
Καθώς η λέξη ανιχνεύει σφάλματα, μια πλευρική γραμμή θα εμφανιστεί με προτάσεις. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε κάθε πρόταση για να δείτε περισσότερες λεπτομέρειες και να επιλέξετε τη δράση που θέλετε να λάβετε.
Βήμα 4: Συμπληρώστε τον ορθογραφικό έλεγχο
Συμπληρώστε τον ορθογραφικό έλεγχο, περνώντας από όλες τις προτάσεις έως ότου η λέξη επιβεβαιώσει ότι ο έλεγχος είναι πλήρης.
Μόλις περάσετε από όλες τις προτάσεις, η λέξη θα εμφανίσει ένα μήνυμα που να δείχνει ότι ο ορθογραφικός έλεγχος έχει τελειώσει. Στη συνέχεια, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το έγγραφό σας είναι απαλλαγμένο από ορθογραφικά λάθη.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Ενισχύει τον επαγγελματισμό | Ένα έγγραφο χωρίς ορθογραφικά σφάλματα είναι ένα σημάδι επαγγελματισμού. Δείχνει προσοχή στη λεπτομέρεια και δέσμευση για την ποιότητα. |
| Εξοικονομεί χρόνο | Η διόρθωση με το χέρι μπορεί να είναι χρονοβόρα. Ο ορθογραφικός έλεγχος του Word επιταχύνει σημαντικά τη διαδικασία. |
| Προσαρμόσιμος | Η λειτουργία ορθογραφίας στη λέξη είναι προσαρμόσιμη. Μπορείτε να προσθέσετε λέξεις στο λεξικό ή να αλλάξετε τις ρυθμίσεις που ταιριάζουν στις προτιμήσεις σας. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Μπορεί να μην πιάσει τα πάντα | Ο ορθογραφικός έλεγχος μπορεί να μην πιάσει κάθε σφάλμα, ειδικά αν το λάθος είναι μια πραγματική λέξη (π.χ., από το «δακτυλογραφημένο ως« μορφή »). |
| Περιορισμοί συμφραζομένων | Μερικές φορές, η λέξη μπορεί να μην κατανοεί το πλαίσιο και να προτείνει λανθασμένες αντικαταστάσεις. |
| Υπερεκτίμηση | Η βασιζόμενη υπερβολικά στον ορθογραφικό έλεγχο μπορεί να εμποδίσει την ικανότητά σας να εντοπίζετε σφάλματα ανεξάρτητα. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Ενώ η δυνατότητα ορθογραφίας στη Microsoft Word για το Office 365 είναι ισχυρή, υπάρχουν μερικές πρόσθετες συμβουλές και ιδέες που μπορούν να ενισχύσουν την εμπειρία σας. Για παράδειγμα, γνωρίζατε ότι μπορείτε να προσθέσετε λέξεις στο έθιμο λεξικό; Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τα ονόματα, την τεχνική ορολογία ή για τις λέξεις που δεν αναγνωρίζονται από το προεπιλεγμένο λεξικό, αλλά είναι σωστές στο πλαίσιο σας.
Επιπλέον, μπορείτε να ορίσετε τη γλωσσική προτίμηση για ορθογραφικό έλεγχο, η οποία είναι χρήσιμη για δίγλωσσα ή πολύγλωσσα έγγραφα. Ένα άλλο εύχρηστο χαρακτηριστικό είναι το εργαλείο 'Read Light', που βρίσκεται στην ίδια καρτέλα 'Review', η οποία διαβάζει το έγγραφό σας δυνατά, βοηθώντας σας να πιάσετε λάθη που ίσως έχετε χάσει οπτικά. Επιπλέον, η δέσμευση με τη λειτουργία ορθογραφικού ελέγχου τακτικά μπορεί επίσης να βελτιώσει τις ορθογραφικές σας δεξιότητες με την πάροδο του χρόνου-είναι ένα win-win!
Περίληψη
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Ανασκόπηση".
- Κάντε κλικ στο 'Spelling & Grammar'.
- Επανεξέταση των προτάσεων και κάντε διορθώσεις.
- Ολοκληρώστε τον ορθογραφικό έλεγχο.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να προσθέσω λέξεις στο λεξικό;
Ναι, μπορείτε να προσθέσετε λέξεις στο λεξικό για να τους εμποδίσετε να επισημανθούν ως σφάλματα σε μελλοντικούς ορθογραφικούς ελέγχους.
Λειτουργεί ο ορθογραφικός έλεγχος σε διαφορετικές γλώσσες;
Ναι, η Microsoft Word υποστηρίζει ορθογραφικό έλεγχο σε πολλές γλώσσες. Μπορείτε να ορίσετε την προτίμηση γλώσσας στην επιλογή "Γλώσσα" στην καρτέλα "Ανασκόπηση".
Μπορώ να αγνοήσω μια πρόταση από τον ορθογραφικό έλεγχο;
Απολύτως. Έχετε την επιλογή να αγνοήσετε τις προτάσεις εάν πιστεύετε ότι ο ορθογραφικός έλεγχος είναι λανθασμένος.
Υπάρχει τρόπος να ελέγξετε τη γραμματική επίσης;
Ναι, μαζί με την ορθογραφία, το χαρακτηριστικό "Spelling & Grammar" της Microsoft Word ελέγχει επίσης για γραμματικά λάθη.
Πώς ο ορθογραφικός έλεγχος Hand Homophones;
Ο ορθογραφικός έλεγχος ενδέχεται να μην πιάσει πάντα ομόφωνα, αφού είναι τεχνικά γραφικά. Η ανάγνωση των συμφραζομένων και η χειροκίνητη διόρθωση συνιστώνται για τέτοιες περιπτώσεις.
Σύναψη
Συμπερασματικά, η εκτέλεση ενός ορθογραφικού ελέγχου στη Microsoft Word για το Office 365 είναι ένας απλός αλλά ισχυρός τρόπος για να γυαλίσετε τα έγγραφά σας και να αποφύγετε τα ενοχλητικά λάθη. Δεν πρόκειται μόνο για τον καθορισμό τυπογραφικών γραφείων. Πρόκειται για την παρουσίαση των ιδεών σας με σαφήνεια και επαγγελματικά. Θυμηθείτε, ωστόσο, ότι ο ορθογραφικός έλεγχος είναι ένα εργαλείο για να σας βοηθήσει, να μην αντικαταστήσετε την κρίση σας.
Πάντα να δώσετε στο έγγραφό σας μια τελική ανάγνωση για να πιάσετε οτιδήποτε μπορεί να έχει γλιστρήσει μέσα από τις ρωγμές. Τώρα προχωρήστε και γράψτε με την εμπιστοσύνη που προέρχεται από τη γνώση ότι έχετε ένα κορυφαίο διορθωτή που χτίστηκε δεξιά στον επεξεργαστή κειμένου σας!