Η εξοικονόμηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF μπορεί να είναι ένα lifesaver όταν πρέπει να διατηρείτε σημαντικά μηνύματα για μελλοντική αναφορά ή για νομικούς λόγους. Είναι μια αρκετά απλή διαδικασία στα Windows και σε λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να μετατραπούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε μορφή που είναι εύκολο να διαβάσετε και να μοιραστείτε. Λοιπόν, πώς ακριβώς το κάνετε; Ας βουτήξουμε!
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να αποθηκεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook ως PDFs στα Windows
Πριν ξεκινήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε το Open στο Outlook.
Βήμα 1: Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε
Απλά κάντε διπλό κλικ στο email για να το ανοίξετε σε ξεχωριστό παράθυρο.
Μόλις ανοίξετε το email, μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα. Βεβαιωθείτε ότι δεν προσπαθείτε να αποθηκεύσετε μια συνομιλία ή πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα, καθώς αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλύτερα με μεμονωμένα μηνύματα.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αρχείο' στο επάνω μενού
Το μενού αρχείων είναι όπου θα βρείτε όλες τις επιλογές για τη διαχείριση των email σας.
Στο μενού αρχείων, αναζητήστε τις επιλογές 'Αποθήκευση ως' ή 'PRINT', που θα είναι το επόμενο βήμα σας στην αποθήκευση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF.
Διαβάστε περισσότερα:Οργάνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Οδηγός βήμα προς βήμα για τη δημιουργία φακέλων στο Outlook
Βήμα 3: Επιλέξτε 'Αποθήκευση ως' ή 'Εκτύπωση'
Και οι δύο επιλογές θα σας επιτρέψουν να αποθηκεύσετε το email σας ως PDF, αλλά λειτουργούν ελαφρώς διαφορετικά.
Εάν επιλέξετε 'Αποθήκευση ως,' Θα αποθηκεύσετε πρώτα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο HTML και, στη συνέχεια, μετατρέψτε το σε PDF. Εάν επιλέξετε «εκτύπωση», μπορείτε να το αποθηκεύσετε απευθείας ως PDF.
Βήμα 4: Επιλέξτε 'PDF' ως τον τύπο αποθήκευσης
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αλλάξει τον τύπο αποθήκευσης στο PDF από το αναπτυσσόμενο μενού.
Αυτό το βήμα είναι ζωτικής σημασίας επειδή εξασφαλίζει ότι το email σας έχει αποθηκευτεί στη σωστή μορφή.
Βήμα 5: Ονομάστε το αρχείο σας και κάντε κλικ στο "Αποθήκευση"
Δώστε στο PDF σας ένα όνομα που θα θυμάστε και επιλέξτε πού θέλετε να το αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας.
Αφού κάνετε κλικ στο "Αποθήκευση", το email σας θα μετατραπεί σε PDF και θα αποθηκευτεί στην τοποθεσία που επιλέξατε.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο του Outlook θα αποθηκευτεί ως PDF. Τώρα μπορείτε εύκολα να το έχετε πρόσβαση, να το μοιραστείτε ή να το αποθηκεύσετε ανάλογα με τις ανάγκες. Είναι τόσο απλό!
Συμβουλές για την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF στα Windows
- Βεβαιωθείτε ότι η προοπτική σας ενημερώνεται για την τελευταία έκδοση για την καλύτερη εμπειρία.
- Εάν αποθηκεύετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οργανώστε τα σε φακέλους πρώτα για να κάνετε τη διαδικασία πιο ομαλή.
- Εξετάστε τη χρήση ενός επεξεργαστή PDF εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές στα αποθηκευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Πάντα αντίγραφα ασφαλείας των PDF σας σε περίπτωση απώλειας δεδομένων.
- Χρησιμοποιήστε περιγραφικά ονόματα για τα αρχεία PDF, ώστε να μπορείτε εύκολα να τα βρείτε αργότερα.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω ένα ολόκληρο νήμα email ως PDF;
Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανοίγοντας το πρώτο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη συνομιλία, ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα και διασφαλίζοντας ότι όλα τα μηνύματα επεκτείνονται.
Μπορώ να αποθηκεύσω επίσης τα συνημμένα ως PDF;
Τα συνημμένα πρέπει να αποθηκευτούν ξεχωριστά, αλλά πολλοί τύποι αρχείων μπορούν να μετατραπούν σε PDF χρησιμοποιώντας πρόσθετο λογισμικό.
Είναι δυνατόν να αποθηκεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook ως PDF σε Mac;
Ναι, η διαδικασία είναι παρόμοια σε Mac, με μικρές παραλλαγές ανάλογα με την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε.
Μπορώ να αποθηκεύσω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF από την εφαρμογή Web του Outlook;
Επί του παρόντος, η εφαρμογή Web του Outlook δεν υποστηρίζει απευθείας την αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDFS, αλλά μπορείτε να εκτυπώσετε στο PDF χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εκτύπωσης του προγράμματος περιήγησης στο Web.
Υπάρχουν περιορισμοί σε πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορώ να εξοικονομήσω ως PDF;
Δεν υπάρχει όριο, αλλά η εξοικονόμηση μεγάλου αριθμού μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ταυτόχρονα μπορεί να είναι χρονοβόρα, οπότε είναι καλύτερο να τα οργανώσετε πρώτα.
Περίληψη
- Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αρχείο' στο επάνω μενού.
- Επιλέξτε 'Αποθήκευση ως' ή 'Εκτύπωση.'
- Επιλέξτε 'PDF' ως τον τύπο αποθήκευσης.
- Ονομάστε το αρχείο σας και κάντε κλικ στο κουμπί 'Αποθήκευση.'
Σύναψη
Η αποθήκευση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook ως PDFS είναι μια εύχρηστη ικανότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλά προβλήματα κάτω από τη γραμμή. Είτε αρχειοθετεί τη σημαντική αλληλογραφία, την προετοιμασία εγγράφων για μια συνάντηση, είτε την εξασφάλιση αποδεικτικών στοιχείων για νομικά θέματα, η μετατροπή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε PDFs εξασφαλίζει ότι το περιεχόμενο διατηρείται ακριβώς όπως εμφανίστηκε στο Outlook. Επιπλέον, τα PDF είναι ευρέως αποδεκτά και εύκολα προσβάσιμα σε διάφορες συσκευές και λειτουργικά συστήματα, καθιστώντας τους την τέλεια μορφή για την αποθήκευση και την κοινή χρήση του περιεχομένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Θυμηθείτε να ακολουθήσετε τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο και θα διαπιστώσετε ότι η εξοικονόμηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως PDF στα Windows είναι ένα αεράκι. Και μην ξεχνάτε τις συμβουλές και τις ερωτήσεις - θα σας βοηθήσουν να περιηγηθείτε σε οποιονδήποτε λόξυγκας στην πορεία και να κάνετε τη διαδικασία ακόμη πιο ομαλή.
Έτσι, την επόμενη φορά που θα βρείτε τον εαυτό σας να πρέπει να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τα γενέθλια, να ανατρέξετε σε αυτόν τον οδηγό και να το κάνετε σε χρόνο μηδέν. Καλή αρχειοθέτηση!