Η οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στο Outlook είναι ένα αεράκι μόλις μάθετε πώς να δημιουργείτε φακέλους. Σε λίγα μόνο κλικ, μπορείτε να έχετε ένα τακτοποιημένο εισερχόμενο με όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ταξινομημένα σε κατηγορίες που σας έχουν νόημα. Είναι μια απλή διαδικασία που θα σας εξοικονομήσει χρόνο και άγχος μακροπρόθεσμα.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Δημιουργία φακέλων στο Outlook
Η δημιουργία φακέλων στο Outlook θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, επιτρέποντάς σας να τα κατηγοριοποιήσετε και να βρείτε αυτό που χρειάζεστε γρηγορότερα. Δείτε πώς να το κάνετε:
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook
Ανοίξτε την εφαρμογή του Outlook για να ξεκινήσετε.
Όταν ανοίγετε το Outlook, θα είστε στην κύρια οθόνη email σας. Αυτό είναι όπου όλα τα εισερχόμενά σας και τα μηνύματα που αποστέλλονται βρίσκονται.
Βήμα 2: Κάντε δεξί κλικ στα Εισερχόμενα
Κάντε δεξί κλικ στα εισερχόμενά σας για να εμφανίσετε το μενού Επιλογές.
Αφού κάνετε δεξί κλικ στα εισερχόμενά σας, θα δείτε μια λίστα επιλογών. Ένας από αυτούς θα πει "νέο φάκελο".
Βήμα 3: Επιλέξτε νέο φάκελο
Κάντε κλικ στην επιλογή "Νέος φάκελος".
Ένα μικρό παράθυρο θα εμφανιστεί, επιτρέποντάς σας να ονομάσετε το νέο σας φάκελο.
Βήμα 4: Ονομάστε το φάκελο σας
Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε για το φάκελο σας στον παρεχόμενο χώρο.
Να είστε βέβαιος να επιλέξετε ένα όνομα που έχει νόημα για εσάς και θα σας βοηθήσει να θυμάστε ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχετε ταξινομήσει σε αυτόν τον φάκελο.
Διαβάστε περισσότερα:Προγραμματισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook: Ένας οδηγός για χρονική παράδοση
Βήμα 5: Πατήστε Enter
Πατήστε Enter για να δημιουργήσετε το νέο σας φάκελο.
Ο νέος σας φάκελος θα εμφανιστεί τώρα στη λίστα των φακέλων στην αριστερή πλευρά του παραθύρου σας.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, ο νέος φάκελος σας θα είναι έτοιμος για χρήση. Μπορείτε να μεταφέρετε και να αποβάλλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτό ή να χρησιμοποιήσετε κανόνες για να ταξινομήσετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σωστό φάκελο.
- Χρησιμοποιήστε σαφή και περιγραφικά ονόματα για τους φακέλους σας για να διευκολύνετε να θυμάστε τι είναι μέσα.
- Δημιουργήστε υποφακιστές μέσα στους κύριους φακέλους σας για ακόμα περισσότερη οργάνωση.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία κανόνων του Outlook για να ταξινομήσετε αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο σωστό φάκελο.
- Καθαρίστε τακτικά παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους φακέλους σας για να τα διατηρήσετε διαχειρίσιμα.
- Επωφεληθείτε από τη λειτουργία αναζήτησης για να βρείτε γρήγορα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους σας.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να δημιουργήσω φακέλους στην εφαρμογή Mobile Outlook;
Ναι, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους στην εφαρμογή για κινητά Outlook, πατώντας το κουμπί μενού και επιλέγοντας "φακέλους", τότε "νέο φάκελο".
Πόσους φακέλους μπορώ να δημιουργήσω στο Outlook;
Δεν υπάρχει όριο στον αριθμό των φακέλων που μπορείτε να δημιουργήσετε στο Outlook.
Μπορώ να μεταφέρω πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα φάκελο ταυτόχρονα;
Ναι, μπορείτε να επιλέξετε πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL και κάνοντας κλικ σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, μεταφέρετε όλα τους στον επιθυμητό φάκελο.
Μπορώ να μετονομάσω ένα φάκελο στο Outlook;
Ναι, μπορείτε να μετονομάσετε ένα φάκελο κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας "μετονομασία του φακέλου".
Μπορώ να διαγράψω ένα φάκελο στο Outlook;
Ναι, μπορείτε να διαγράψετε ένα φάκελο κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας "Delete Folder". Να γνωρίζετε ότι αυτό θα διαγράψει επίσης όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσα στο φάκελο.
Περίληψη
- Ανοίξτε το Outlook
- Κάντε δεξί κλικ στα Εισερχόμενα
- Επιλέξτε "Νέος φάκελος"
- Ονομάστε το φάκελο σας
- Πατήστε ENTER
Σύναψη
Η δημιουργία φακέλων στο Outlook είναι ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο για να κρατήσετε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας. Θυμηθείτε να επιλέξετε τα ονόματα φακέλων με σύνεση, να χρησιμοποιήσετε τους υποφακέλους και να ρυθμίσετε τους κανόνες για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας ταξινόμησης. Μην φοβάστε να τροποποιήσετε το σύστημά σας καθώς οι ανάγκες σας αλλάζουν - το ευέλικτο σύστημα φακέλων του Outlook μπορεί να προσαρμοστεί σε οποιοδήποτε οργανωτικό στυλ. Χαρούμενη ταξινόμηση, και τα εισερχόμενά σας για πάντα να είναι χωρίς ακαταστασία!