Θέλατε ποτέ να στείλετε ένα email την κατάλληλη στιγμή, ακόμα κι αν δεν ήσασταν στον υπολογιστή σας; Το Microsoft Outlook διαθέτει μια φανταστική δυνατότητα που σας επιτρέπει να κάνετε ακριβώς αυτό, επιτρέποντάς σας να συνθέσετε το μήνυμά σας τώρα και να προγραμματίσετε να βγει αργότερα. Είναι μια απλή διαδικασία: γράφετε το email σας ως συνήθως και, στη συνέχεια, πριν πατήσετε το κουμπί αποστολής, μπαίνετε στο μενού «Επιλογές» για να βρείτε τη ρύθμιση «Καθυστέρηση παράδοσης». Εδώ, μπορείτε εύκολα να επιλέξετε την ακριβή ημερομηνία και ώρα που θέλετε να παραδοθεί το email σας, δίνοντάς σας τον απόλυτο έλεγχο για το πότε το μήνυμά σας αποστέλλεται στα εισερχόμενα κάποιου.
Αυτή η ενότητα θα σας καθοδηγήσει στα ακριβή βήματα που απαιτούνται για τη ρύθμιση ενός email για καθυστερημένη παράδοση στο Microsoft Outlook, διασφαλίζοντας ότι τα μηνύματά σας φτάνουν ακριβώς τη στιγμή που θέλετε.
Βήμα 1: Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.
Για να ξεκινήσετε, πρέπει να ξεκινήσετε ένα νέο email, όπως θα κάνατε για οποιοδήποτε άλλο μήνυμα σκοπεύετε να στείλετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό κάνοντας κλικ στο κουμπί «Νέο email», που βρίσκεται συνήθως στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του Outlook. Αυτή η ενέργεια ανοίγει τον γνωστό κενό καμβά όπου θα δημιουργήσετε την επικοινωνία σας.
Βήμα 2: Γράψτε το email σας όπως θα κάνατε συνήθως.
Προχωρήστε και συμπληρώστε τα πεδία «Προς», «Κοιν.» και «Κρυφή κοινοποίηση», πληκτρολογήστε τη γραμμή θέματός σας και συνθέστε το σώμα του μηνύματός σας. Μην ανησυχείτε ακόμα για τον χρόνο αποστολής. επικεντρωθείτε στο να κάνετε τις σκέψεις σας καθαρά και αποτελεσματικά. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας είναι ακριβώς όπως θέλετε να εμφανίζεται όταν τελικά σταλεί.
Βήμα 3: Μεταβείτε στην καρτέλα «Επιλογές» στο νέο παράθυρο μηνύματος.
Μόλις το email σας είναι πλήρως γραμμένο και έτοιμο για μετάβαση, κοιτάξτε το μενού κορδέλας στο επάνω μέρος του παραθύρου email. Θα δείτε πολλές καρτέλες όπως «Μήνυμα» και «Εισαγωγή». Κάντε κλικ στην καρτέλα «Επιλογές» για να αποκαλύψετε ένα διαφορετικό σύνολο εργαλείων και λειτουργιών. Εδώ θα βρούμε την ειδική ρύθμιση που χρειαζόμαστε.
Βήμα 4: Κάντε κλικ στην «Καθυστέρηση παράδοσης» στην ομάδα «Περισσότερες επιλογές».
Στην καρτέλα "Επιλογές", πραγματοποιήστε σάρωση για μια ενότητα που συνήθως ονομάζεται "Περισσότερες επιλογές" ή κάτι παρόμοιο. Μέσα σε αυτήν την ομάδα, θα πρέπει να εντοπίσετε ένα κουμπί ή ένα εικονίδιο που λέει "Καθυστέρηση παράδοσης". Κάντε ένα κλικ και θα εμφανιστεί ένα νέο μικρό παράθυρο που ονομάζεται "Ιδιότητες", έτοιμο για να κάνετε τις επιλογές σας.
Δείτε επίσης:Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 5: Επιλέξτε το πλαίσιο «Να μην παραδοθεί πριν» και επιλέξτε την προτιμώμενη ημερομηνία και ώρα.
Στο παράθυρο «Ιδιότητες», θα δείτε ένα πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο «Να μην παραδοθεί πριν». Φροντίστε να επιλέξετε αυτό το πλαίσιο. Αφού επιλεγεί, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αναπτυσσόμενα μενού και τα ημερολόγια για να επιλέξετε τη συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα που θέλετε να σταλεί το email σας. Να είστε ακριβείς εδώ, καθώς αυτή είναι ακριβώς η στιγμή που το μήνυμά σας θα αναχωρήσει από τα εξερχόμενα σας.
Βήμα 6: Κλείστε το παράθυρο «Ιδιότητες» και κάντε κλικ στην «Αποστολή».
Αφού ορίσετε την ημερομηνία και την ώρα παράδοσης, κάντε κλικ στο κουμπί «Κλείσιμο» στο παράθυρο «Ιδιότητες». Θα επιστρέψετε στο email σας. Τώρα, προχωρήστε και κάντε κλικ στο κανονικό κουμπί «Αποστολή». Μην εκπλαγείτε. Το email σας δεν θα εξαφανιστεί αμέσως στον αιθέρα.
Μόλις κάνετε κλικ στο «Αποστολή» αφού ορίσετε μια καθυστερημένη παράδοση, το email σας θα μετακινηθεί στον φάκελο «Εξερχόμενα» του Outlook. Θα περιμένει υπομονετικά εκεί μέχρι την ακριβή ημερομηνία και ώρα που καθορίσατε. Εκείνη τη στιγμή, όσο η εφαρμογή Outlook είναι ανοιχτή και συνδεδεμένη στο διαδίκτυο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα αποσταλεί αυτόματα στους προβλεπόμενους παραλήπτες. Εάν το Outlook δεν είναι ανοιχτό την προγραμματισμένη ώρα, θα στείλει το email την επόμενη φορά που θα ανοίξετε την εφαρμογή και θα συνδεθείτε στο διαδίκτυο.
Συμβουλές για τον προγραμματισμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Microsoft Outlook
- Διατηρήστε το Outlook ανοιχτό:Για να σταλεί το email ακριβώς στην ώρα του, το Outlook πρέπει γενικά να είναι ανοιχτό και συνδεδεμένο στο διαδίκτυο. Εάν είναι κλειστό, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σταλεί αμέσως μόλις ανοίξετε ξανά το Outlook και έχετε σύνδεση στο Διαδίκτυο μετά την πάροδο της προγραμματισμένης ώρας.
- Επεξεργασία πριν την αποστολή:Μπορείτε πάντα να μεταβείτε στον φάκελο "Εξερχόμενα", να ανοίξετε το προγραμματισμένο email και να κάνετε αλλαγές στο περιεχόμενό του, στους παραλήπτες ή ακόμα και στον προγραμματισμένο χρόνο παράδοσης πριν από την αποστολή του. Απλώς θυμηθείτε να αποθηκεύσετε τυχόν αλλαγές.
- Ακύρωση εάν χρειάζεται:Εάν αποφασίσετε ότι δεν θέλετε να στείλετε ένα προγραμματισμένο email, απλώς βρείτε το στα «Εξερχόμενα» και διαγράψτε το. Είναι ακριβώς σαν να διαγράφεις οποιοδήποτε άλλο σχέδιο.
- Χρήση για ζώνες ώρας:Αυτή η δυνατότητα είναι εξαιρετική για την αποστολή email σε άτομα σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Μπορείτε να γράψετε το email σας όποτε σας βολεύει και να προγραμματίσετε να φτάσει κατά τις εργάσιμες ώρες τους.
- Θυμηθείτε τις βασικές ημερομηνίες:Χρησιμοποιήστε προγραμματισμένα email για να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας ή στους άλλους σημαντικά γεγονότα, γενέθλια ή προθεσμίες έργων. Είναι ένας φανταστικός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε ποτέ τίποτα.
- Διαχειριστείτε τα Εξερχόμενά σας:Παρακολουθήστε τα "Εξερχόμενα" σας εάν προγραμματίζετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό σας βοηθά να παρακολουθείτε τι εκκρεμεί και διασφαλίζει ότι τίποτα δεν θα ξεχαστεί ή θα σταλεί κατά λάθος.
Συχνές ερωτήσεις σχετικά με τον προγραμματισμό email
Τι συμβαίνει εάν ο υπολογιστής μου είναι απενεργοποιημένος την προγραμματισμένη ώρα αποστολής;
Εάν ο υπολογιστής σας είναι απενεργοποιημένος ή το Outlook είναι κλειστό όταν υποτίθεται ότι θα σταλεί ένα προγραμματισμένο email, το email δεν θα παραδοθεί ακριβώς εκείνη τη στιγμή. Αντίθετα, θα παραμείνει στα «Εξερχόμενα» και θα σταλεί αυτόματα την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το Outlook και ο υπολογιστής σας θα συνδεθεί στο διαδίκτυο. Έτσι, θα εξακολουθήσει να σβήνει, λίγο αργότερα από το προγραμματισμένο, εάν δεν εκτελείται η εγκατάσταση σας.
Μπορώ να προγραμματίσω επαναλαμβανόμενα email στο Outlook;
Όχι, η δυνατότητα «Καθυστέρηση παράδοσης» στο Outlook έχει σχεδιαστεί για προγραμματισμένες αποστολές μίας χρήσης. Δεν μπορείτε να ρυθμίσετε ένα email ώστε να αποστέλλεται αυτόματα επανειλημμένα σε τακτά χρονικά διαστήματα, όπως μια εβδομαδιαία υπενθύμιση, χρησιμοποιώντας αυτήν τη συγκεκριμένη λειτουργία. Για επαναλαμβανόμενα μηνύματα, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε άλλα εργαλεία, όπως υπενθυμίσεις ημερολογίου που δημιουργούν νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή πρόσθετα τρίτων, αλλά η βασική «Καθυστέρηση παράδοσης» δεν το προσφέρει αυτό.
Πώς μπορώ να ελέγξω εάν ένα email έχει προγραμματιστεί σωστά;
Αφού κάνετε κλικ στο «Αποστολή» σε ένα καθυστερημένο email, μεταφέρεται στον φάκελο «Εξερχόμενα». Μπορείτε να επαληθεύσετε ότι έχει προγραμματιστεί απλώς μεταβαίνοντας στα "Εξερχόμενα" στο Outlook. Θα δείτε το email να κάθεται εκεί, περιμένοντας τον καθορισμένο χρόνο αποστολής του. Εάν βρίσκεται στα "Εξερχόμενα", είναι σωστά προγραμματισμένο και έτοιμο για χρήση.
Μπορώ να προγραμματίσω την παράδοση ενός email σε ένα συγκεκριμένο λεπτό, όπως στις 9:17 π.μ.;
Απολύτως, έχετε τον πλήρη έλεγχο του ακριβούς χρόνου. Όταν βρίσκεστε στο παράθυρο "Ιδιότητες" που ορίζει τον χρόνο παράδοσης, μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να επιλέξετε την ακριβή ώρα και λεπτά που θέλετε να σταλεί το email. Έτσι, εάν ο στόχος σας είναι οι 9:17 π.μ., μπορείτε να τον ρυθμίσετε μέχρι το λεπτό.
Υπάρχει όριο στο πόσο μακριά στο μέλλον μπορώ να προγραμματίσω ένα email;
Γενικά, δεν υπάρχει αυστηρός τεχνικός περιορισμός στο πόσο μακριά στο μέλλον μπορείτε να προγραμματίσετε ένα email χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα «Καθυστέρηση παράδοσης» του Outlook. Μπορείτε να επιλέξετε μια ημερομηνία μακριά από μήνες ή και χρόνια. Ωστόσο, να θυμάστε ότι το Outlook πρέπει να είναι ανοιχτό και συνδεδεμένο για να στείλει, οπότε αν προγραμματίσετε κάτι πολύ μακριά μπορεί να το ξεχάσετε ή να αλλάξει το σύστημά σας πριν από τότε.
Περίληψη
- Ανοίξτε ένα νέο μήνυμα email.
- Γράψτε το περιεχόμενο του email σας.
- Μεταβείτε στην καρτέλα «Επιλογές».
- Κάντε κλικ στην «Καθυστέρηση παράδοσης».
- Ορίστε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα παράδοσης.
- Κλείστε τις ιδιότητες και κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή".
Σύναψη
Η εξοικείωση με την τέχνη του προγραμματισμού email στο Microsoft Outlook είναι μια πραγματική αλλαγή παιχνιδιού για όποιον θέλει να ενισχύσει την παραγωγικότητά του και την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας. Σκεφτείτε το: πόσες φορές χρειάστηκε να στείλετε ένα σημαντικό μήνυμα, αλλά ξέρατε ότι η αποστολή του αυτή τη στιγμή θα σήμαινε ότι θαφτεί στα εισερχόμενα κάποιου; Ή ίσως θυμηθήκατε τα γενέθλια ενός φίλου τα μεσάνυχτα και θέλατε να στείλετε μια θερμή ευχή που έφτασε σε μια πιο λογική ώρα. Αυτή η απλή αλλά ισχυρή λειτουργία σάς επιτρέπει να ελέγχετε τον χρόνο των μηνυμάτων σας, διασφαλίζοντας ότι προσγειώνονται πότε θα έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο ή απλώς πότε είναι πιο κατάλληλα. Είναι σαν να έχεις έναν προσωπικό βοηθό που θυμάται να παραδίδει τις σημειώσεις σου την τέλεια στιγμή.
Αυτή η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για επαγγελματίες που εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Μπορείτε να συντάξετε τα email σας κατά τις εργάσιμες ώρες σας και να προγραμματίσετε να φτάσουν κατά τις εργάσιμες ώρες του συναδέλφου ή του πελάτη σας, φροντίζοντας η επικοινωνία σας να εμφανίζεται αμέσως και να μην χαθεί σε έναν κατακλυσμό νωρίς το πρωί. Επιπλέον, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη διαχείριση της δικής σας ροής εργασίας. Μαζεύοντας το γράψιμο του email σας και στη συνέχεια προγραμματίζοντας την παράδοσή τους, μπορείτε να ελευθερώσετε ψυχικό χώρο και να αποφύγετε τη συνεχή απόσπαση της προσοχής της αποστολής email καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας. Υποστηρίζει μια πιο εστιασμένη προσέγγιση στην εργασία, επιτρέποντάς σας να συγκεντρώνεστε σε εργασίες χωρίς να αλλάζετε συνεχώς το πλαίσιο για να στείλετε αυτό το ένα επείγοντα email.
Επιπλέον, ο προγραμματισμός των email μπορεί να είναι σωτήριο για προσωπικές υπενθυμίσεις ή ευχές. Ξεχάσατε ποτέ μια επέτειο ή μια κριτική συνέχεια; Με την καθυστερημένη παράδοση, μπορείτε να το ρυθμίσετε και να το ξεχάσετε, πιστεύοντας ότι το μήνυμά σας θα παραδοθεί ακριβώς όταν χρειάζεται. Μειώνει το άγχος και σας βοηθά να διατηρήσετε σημαντικές σχέσεις, τόσο επαγγελματικές όσο και προσωπικές. Η ομορφιά αυτού του χαρακτηριστικού έγκειται στην ευθύτητα του. δεν απαιτεί πολύπλοκη εγκατάσταση ή προηγμένες τεχνικές γνώσεις. Ο καθένας μπορεί να μάθει γρήγοραΠώς να προγραμματίσετε ένα email στο Microsoft Outlookκαι αρχίστε αμέσως να απολαμβάνετε τα οφέλη του. Λοιπόν, προχωρήστε, δοκιμάστε το. Πάρτε τον έλεγχο του χρονισμού του email σας, βελτιώστε τη στρατηγική επικοινωνίας σας και ζήστε ένα νέο επίπεδο γνώσης του email. Ο μελλοντικός εαυτός σας, και οι αποδέκτες σας, σίγουρα θα σας ευχαριστήσουν για αυτό.