Ο προγραμματισμός ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook είναι μια εύχρηστη λειτουργία που σας επιτρέπει να συνθέσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το αποσταλεί αυτόματα αργότερα ή ημερομηνία. Αυτό είναι ιδανικό για όταν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα κατά τις εργάσιμες ώρες, ενώ βρίσκεστε σε διακοπές ή απλώς να υπενθυμίσετε σε κάποιον επερχόμενο γεγονός. Δείτε πώς το κάνετε: Συνθέστε το email σας, κάντε κλικ στην καρτέλα "Επιλογές", επιλέξτε "Delay Delivery", Ρυθμίστε την ημερομηνία και την ώρα και πατήστε "Αποστολή". Στη συνέχεια, το email σας θα προγραμματιστεί να βγει τη στιγμή που καθορίσατε.
Ο προγραμματισμός ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook είναι μια απλή διαδικασία που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να διασφαλίσει ότι τα μηνύματά σας παραδίδονται όταν θέλετε να είναι. Τα παρακάτω βήματα θα σας καθοδηγήσουν στη διαδικασία.
Βήμα 1: Συνθέστε το email σας
Ξεκινήστε συνθέτοντας το email που θέλετε να προγραμματίσετε.
Αφού γράψετε το email σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε διπλασιάσει το περιεχόμενο, προσθέστε τα απαραίτητα συνημμένα και καθορίστε τους παραλήπτες. Είναι σημαντικό να έχετε τα πάντα έτοιμα πριν προγραμματίσετε την παράδοση.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στην καρτέλα "Επιλογές"
Μόλις το email σας είναι έτοιμο, μεταβείτε στην καρτέλα "Επιλογές" στην κορδέλα Outlook.
Περισσότερη ανάγνωση:Πώς να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Η καρτέλα "Επιλογές" βρίσκεται στην κορυφή του παραθύρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό είναι όπου θα βρείτε τις ρυθμίσεις για να προγραμματίσετε το email σας.
Βήμα 3: Επιλέξτε "Παράδοση καθυστέρησης"
Στην καρτέλα "Επιλογές", κάντε κλικ στο κουμπί "Delay Delivery".
Η λειτουργία "Delay Delivery" αποτελεί μέρος της ομάδας "Περισσότερων επιλογών". Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, ένα νέο παράθυρο θα εμφανιστεί με διάφορες ρυθμίσεις, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής για να προγραμματίσετε το email σας.
Βήμα 4: Ρυθμίστε την ημερομηνία και την ώρα
Στο παράθυρο "Delay Delivery", ελέγξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Μην παραδώσετε πριν" και επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα που θέλετε να σταλεί το email σας.
Μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε ημερομηνία και ώρα στο μέλλον. Κρατήστε κατά νου τις ζώνες χρόνου εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον σε διαφορετική περιοχή.
Βήμα 5: πατήστε "Αποστολή"
Μόλις ορίσετε την ημερομηνία και την ώρα, πατήστε "Αποστολή" για να προγραμματίσετε το email σας.
Το email σας θα παραμείνει στο φάκελο OUTBOX μέχρι τον καθορισμένο χρόνο παράδοσης. Όταν έρθει η ώρα, το Outlook θα στείλει αυτόματα το email για εσάς.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το email σας θα προγραμματιστεί να στείλει τη στιγμή που επιλέξατε. Μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε σε άλλα καθήκοντα, σίγουροι ότι το μήνυμά σας θα παραδοθεί εγκαίρως χωρίς περαιτέρω ενέργειες από την πλευρά σας.
Συμβουλές για τον προγραμματισμό ενός email στο Outlook
- Βεβαιωθείτε ότι το Outlook εκτελείται στον προγραμματισμένο χρόνο παράδοσης. Εάν ο υπολογιστής σας είναι απενεργοποιημένος ή το Outlook είναι κλειστό, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν θα αποσταλεί μέχρι την επόμενη φορά που εκτελείται η εφαρμογή.
- Εάν χρειαστεί να κάνετε αλλαγές σε ένα προγραμματισμένο email, μπορείτε να το βρείτε στο φάκελο OUTBOX, να κάνετε τις τροποποιήσεις σας και να το επαναλάβετε.
- Να είστε προσεκτικοί για τον προγραμματισμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ νωρίτερα, καθώς οι περιστάσεις μπορεί να αλλάξουν και το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα μπορούσε να γίνει ξεπερασμένο.
- Θυμηθείτε να ορίσετε τη σωστή ζώνη ώρας, ειδικά εάν προγραμματίζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε παραλήπτες σε διάφορα μέρη του κόσμου.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία προγραμματισμού για υπενθυμίσεις, παρακολούθηση ή όταν πρέπει να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τις ώρες λειτουργίας, αλλά δεν θα είστε διαθέσιμοι για να το κάνετε χειροκίνητα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να προγραμματίσω επαναλαμβανόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook;
Ναι, μπορείτε να προγραμματίσετε επαναλαμβανόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την επιλογή "Επαναφορά" στο παράθυρο διαλόγου "Επαναφορά ραντεβού", το οποίο μπορείτε να έχετε πρόσβαση κατά τη δημιουργία ενός νέου ημερολογιακού ραντεβού.
Τι συμβαίνει εάν δεν είμαι συνδεδεμένος με το Διαδίκτυο κατά τον προγραμματισμένο χρόνο αποστολής;
Εάν δεν είστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα παραμείνει στο OUTBOX μέχρι την επόμενη φορά που είστε online και το Outlook θα στείλει το email.
Μπορώ να ακυρώσω ένα προγραμματισμένο email;
Ναι, μπορείτε να ακυρώσετε ένα προγραμματισμένο email πηγαίνοντας στο φάκελο OUTBOX, ανοίγοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είτε διαγράψτε το είτε αφαιρώντας τον προγραμματισμένο χρόνο αποστολής.
Ο προγραμματισμός ενός έργου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλες τις εκδόσεις του Outlook;
Ο προγραμματισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι διαθέσιμος στις περισσότερες εκδόσεις επιφάνειας εργασίας του Outlook, αλλά ορισμένες παλαιότερες εκδόσεις ενδέχεται να μην έχουν αυτό το χαρακτηριστικό. Είναι πάντα καλύτερο να ελέγχετε τις λεπτομέρειες της έκδοσης του Outlook.
Μπορώ να προγραμματίσω ένα email από την εφαρμογή για κινητά Outlook;
Ο προγραμματισμός μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι τυπικά διαθέσιμος στην εφαρμογή για κινητά Outlook. Ωστόσο, οι εφαρμογές ή τα πρόσθετα τρίτου μέρους ενδέχεται να προσφέρουν αυτή τη λειτουργικότητα.
Περίληψη
- Συνθέστε το email σας.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Επιλογές".
- Επιλέξτε "Παράδοση καθυστέρησης".
- Ρυθμίστε την ημερομηνία και την ώρα.
- Χτυπήστε "Αποστολή".
Σύναψη
Ο προγραμματισμός ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητά σας και να εξασφαλίσει έγκαιρη επικοινωνία. Είτε σχεδιάζετε μπροστά για τις επερχόμενες διακοπές είτε οργανώνετε την εβδομάδα εργασίας σας, η δυνατότητα να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεταγενέστερο χρόνο μπορεί να είναι ένας παίκτης παιχνιδιού. Με τα απλά βήματα που περιγράφονται παραπάνω, ο καθένας μπορεί να κυριαρχήσει αυτό το χαρακτηριστικό και να το κάνει κανονικό μέρος της ρουτίνας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Θυμηθείτε, το κλειδί για τον αποτελεσματικό προγραμματισμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η πρόβλεψη και η προσοχή στη λεπτομέρεια. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθεωρήσει περιοδικά τα προγραμματισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να βεβαιωθείτε ότι παραμένουν σχετικοί και ακριβείς. Και μην ξεχάσετε να κρατήσετε το Outlook να τρέχει, ή τουλάχιστον να βεβαιωθείτε ότι είναι ανοιχτό στο προγραμματισμένο χρόνο αποστολής για να συμβεί η μαγεία. Χαρούμενος προγραμματισμός!