Η διάσπαση ενός συγχωνευμένου εγγράφου στη λέξη είναι τόσο απλή όσο η επιλογή του τμήματος που θέλετε να διαχωρίσετε και να το αποθηκεύσετε ως νέο αρχείο. Αυτός ο γρήγορος ελιγμός μπορεί να είναι ιδιαίτερα βολικός όταν εργάζεστε με μεγάλα έγγραφα που πρέπει να χωριστούν για ευκολότερη διαχείριση ή κοινή χρήση.
Αφού ολοκληρώσετε τη δράση, θα έχετε πολλά έγγραφα, το καθένα από τα οποία περιέχει ένα τμήμα του αρχικού συγχωνευμένου αρχείου. Αυτό μπορεί να διευκολύνει την εργασία με μικρότερα τμήματα ενός εγγράφου, να μοιραστεί συγκεκριμένα μέρη με άλλους ή να οργανώσει την εργασία σας πιο αποτελεσματικά.
Εισαγωγή
Έχετε βρεθεί ποτέ χαμένος σε μια θάλασσα σελίδων μέσα σε ένα έγγραφο λέξεων, επιθυμώντας να διαιρέσετε και να κατακτήσετε; Είτε πρόκειται για μια μακρά αναφορά, ένα συνεργατικό έργο ή ένα χειρόγραφο, όλοι είμαστε εκεί. Η διάσπαση ενός συγχωνευμένου εγγράφου μπορεί να κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη, επιτρέποντάς σας να διαχειριστείτε και να μοιραστείτε την εργασία σας πιο αποτελεσματικά.
Αν το σκεφτείτε, είναι σαν να κόβετε μια γιγαντιαία πίτσα σε φέτες - είναι πολύ πιο εύχρηστο και, ας το παραδεχτούμε, πιο ευχάριστο να καταναλώνουμε σε μικρότερα κομμάτια. Αυτή η δεξιότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για επαγγελματίες που ασχολούνται με εκτεταμένες συμβάσεις, φοιτητές που εργάζονται σε ομαδικά έργα ή όποιον πρέπει να απομονώσει συγκεκριμένα τμήματα ενός εγγράφου.
Η εκμάθηση ενός συγχωνευμένου εγγράφου στο Word είναι ένα εύχρηστο τέχνασμα που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και απογοήτευση. Έτσι, αν είστε έτοιμοι να αναλάβετε τον έλεγχο της ψηφιακής σας γραφειοκρατίας, συνεχίστε να διαβάζετε!
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να χωρίσετε ένα συγχωνευμένο έγγραφο στο Word
Πριν από την κατάδυση στα βήματα, ας διευκρινίσουμε τι θα επιτύχουμε εδώ. Ακολουθώντας αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε πώς να σπάσετε ένα μεγάλο, συγχωνευμένο έγγραφο σε μικρότερα, πιο εύχρηστα αρχεία.
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο
Ανοίξτε τη λέξη έγγραφο που θέλετε να χωρίσετε.
Το άνοιγμα του εγγράφου είναι το πρώτο σας βήμα προς τον διαχωρισμό. Βεβαιωθείτε ότι έχετε το αρχείο άμεσα διαθέσιμο και κάντε διπλό κλικ για να το ανοίξετε με το Microsoft Word.
Βήμα 2: επισημάνετε το κείμενο
Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να χωρίσετε από το υπόλοιπο έγγραφο.
Κάντε κλικ και σύρετε το ποντίκι σας πάνω από το κείμενο ή κρατήστε πατημένο το πλήκτρο "Shift" ενώ χρησιμοποιείτε τα πλήκτρα βέλους για να επιλέξετε το περιεχόμενο που θέλετε στο νέο έγγραφο.
Βήμα 3: Αντιγράψτε το κείμενο
Αντιγράψτε το επισημασμένο κείμενο κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας «αντιγραφή» ή πατώντας το «Ctrl+C» στο πληκτρολόγιό σας.
Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο, καθώς εξασφαλίζει ότι έχετε καταγράψει όλο το κείμενο που θέλετε να διαχωρίσετε. Μετά την αντιγραφή, είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε το νέο έγγραφο.
Βήμα 4: Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο λέξεων κάνοντας κλικ στο «Αρχείο», στη συνέχεια, «νέο» και επιλέξτε ένα κενό έγγραφο.
Αυτό είναι όπου συμβαίνει η μαγεία - όπως ένας κενός καμβάς που περιμένει το αριστούργημά σας, το νέο έγγραφο είναι έτοιμο να λάβει το κείμενο που έχετε αντιγράψει.
Βήμα 5: Επικολλήστε το κείμενο
Επικολλήστε το αντιγραμμένο κείμενο στο νέο έγγραφο κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας «πάστα» ή πατώντας το «Ctrl+V» στο πληκτρολόγιό σας.
Μόλις επικολληθεί το κείμενο, έχετε χωρίσει με επιτυχία ένα τμήμα του συγχωνευμένου εγγράφου. Το νέο αρχείο περιέχει τώρα το απομονωμένο περιεχόμενο.
Βήμα 6: Αποθηκεύστε το νέο έγγραφο
Αποθηκεύστε το νέο έγγραφο κάνοντας κλικ στο "Αρχείο", στη συνέχεια "Αποθήκευση ως" και επιλέξτε την επιθυμητή τοποθεσία και το όνομα του αρχείου.
Συγχαρητήρια! Τώρα έχετε χωρίσει το μεγάλο σας έγγραφο σε ένα μικρότερο, πιο διαχειρίσιμο αρχείο. Επαναλάβετε τη διαδικασία για οποιαδήποτε άλλα τμήματα που θέλετε να διαχωρίσετε.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Ευκολότερη διαχείριση | Η διάσπαση ενός συγχωνευμένου εγγράφου επιτρέπει την καλύτερη οργάνωση και την ευκολότερη πλοήγηση μέσω του περιεχομένου. |
| Ενισχυμένη συνεργασία | Διαχωρίζοντας ένα έγγραφο σε σχετικά τμήματα, τα μέλη της ομάδας μπορούν να επικεντρωθούν στα συγκεκριμένα καθήκοντά τους χωρίς παρεμβολές. |
| Βελτιωμένη εστίαση | Η συνεργασία με τα μικρότερα έγγραφα μπορεί να μειώσει τις περισπασμούς και να συμβάλει στη διατήρηση της εστίασης στην εργασία. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Χρονοβόρας | Όταν ασχολείσαι με εξαιρετικά μεγάλα έγγραφα, η διαδικασία διάσπασης μπορεί να είναι χρονοβόρα. |
| Πιθανότητα σφάλματος | Η απρόσεκτη επιλογή κειμένου θα μπορούσε να οδηγήσει σε αγνοούμενα ή αντίγραφα περιεχομένου κατά τη διάρκεια της διαίρεσης. |
| Πολλά αρχεία για διαχείριση | Έχοντας πολλά αρχεία αντί για κάποιον μπορεί να γίνει συντριπτική, αν όχι σωστά οργανωμένη. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Ενώ τα παραπάνω βήματα θα σας καθοδηγήσουν μέσω της διάσπασης ενός συγχωνευμένου εγγράφου, υπάρχουν πρόσθετες συμβουλές και ιδέες που θα μπορούσαν να εξορθολογίσουν περαιτέρω τη διαδικασία. Για παράδειγμα, η χρήση της λειτουργίας 'εύρεσης και αντικατάστασης' μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε γρήγορα τμήματα ή επικεφαλίδες που σηματοδοτούν την αρχή ενός νέου τμήματος που θέλετε να χωρίσετε.
Οι συντομεύσεις του πληκτρολογίου μπορούν επίσης να επιταχύνουν τη διαδικασία - η εξοικείωση με αυτές μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο. Επιπλέον, εξετάστε τη χρήση των «στυλ» σε λέξη για να μορφοποιήσετε τις επικεφαλίδες με συνέπεια. Αυτή η πρακτική μπορεί να διευκολύνει τον προσδιορισμό του πού να χωρίσει το έγγραφο, καθώς κάθε τμήμα θα σημειωθεί σαφώς.
Ένα άλλο πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι η σημασία της εξοικονόμησης της δουλειάς σας συχνά. Αφού διαχωρίσετε ένα συγχωνευμένο έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι τόσο το αρχικό αρχείο όσο και τα νέα έγγραφα αποθηκεύονται για να αποφευχθεί οποιαδήποτε απώλεια δεδομένων. Είναι επίσης σοφό να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας σε πολλές τοποθεσίες, όπως σε μια υπηρεσία σύννεφων ή σε εξωτερική μονάδα δίσκου.
Διαβάστε επίσης:Πώς να αναζητήσετε μια λέξη σε ένα Word 2019 έγγραφο: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Περίληψη
- Ανοίξτε το αρχικό συγχωνευμένο έγγραφο.
- Επισημάνετε το κείμενο για το νέο έγγραφο.
- Αντιγράψτε το επισημασμένο κείμενο.
- Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο λέξεων.
- Επικολλήστε το αντιγραμμένο κείμενο στο νέο έγγραφο.
- Αποθηκεύστε το νέο έγγραφο με ξεχωριστό όνομα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χωρίσω ένα συγχωνευμένο έγγραφο σε περισσότερα από δύο έγγραφα;
Ναι, μπορείτε να χωρίσετε ένα συγχωνευμένο έγγραφο σε τόσα ξεχωριστά αρχεία όπως απαιτείται επαναλαμβάνοντας τα βήματα για κάθε επιθυμητή ενότητα.
Η διάσπαση ενός εγγράφου θα επηρεάσει τη μορφοποίηση;
Όταν αντιγράφετε και επικολλήσετε το κείμενο σε ένα νέο έγγραφο, η μορφοποίηση θα πρέπει να μεταφερθεί. Ωστόσο, διπλός έλεγχος για να εξασφαλίσετε ότι όλα φαίνονται σωστά.
Υπάρχει όριο στο μέγεθος του εγγράφου που μπορώ να χωρίσω;
Δεν υπάρχει καθορισμένο όριο στο μέγεθος του εγγράφου που μπορείτε να χωρίσετε, αλλά τα μεγαλύτερα αρχεία ενδέχεται να χρειαστούν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια διαχείρισης.
Μπορώ να χωρίσω ένα έγγραφο εάν έχει μοιραστεί μαζί μου;
Ναι, εφ 'όσον έχετε δικαιώματα επεξεργασίας για το έγγραφο, μπορείτε να το χωρίσετε ακολουθώντας τα ίδια βήματα.
Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι δεν χάνω περιεχόμενο κατά τη διάρκεια της διαίρεσης;
Επισημαίνετε προσεκτικά και αντιγράψτε το κείμενο που θέλετε να χωρίσετε και πάντα αποθηκεύστε το νέο έγγραφο αμέσως μετά την επικόλληση για να αποφύγετε οποιαδήποτε απώλεια δεδομένων.
Σύναψη
Η διάσπαση ενός συγχωνευμένου εγγράφου στο Word είναι μια ανεκτίμητη ικανότητα που μπορεί να ενισχύσει την παραγωγικότητα και την οργάνωσή σας. Είναι σαν να δίνετε στα έγγραφά σας μια ανάσα καθαρού αέρα, επιτρέποντάς σας να εστιάσετε σε κάθε μέρος χωρίς το βάρος της πλοήγησης μέσω σελίδων και σελίδων κειμένου.
Θυμηθείτε, η πρακτική κάνει τέλεια. Όσο περισσότερο διαχωρίζετε τα έγγραφα, τόσο ταχύτερα και πιο αποτελεσματικά θα γίνετε. Λοιπόν, γιατί να μην το δώσετε; Πάρτε αυτό το μεγαλοπρέπεια ενός αρχείου και μετατρέψτε το σε διαχειρίσιμα κομμάτια που έχουν νόημα για εσάς και τη ροή εργασίας σας. Κρατήστε αυτόν τον οδηγό βολικό, και σύντομα, θα χωρίσετε έγγραφα όπως ένας επαγγελματίας!