Ο διαχωρισμός των ονομάτων στο Excel μπορεί να φανεί σαν ένα αποθαρρυντικό έργο, αλλά είναι πραγματικά πολύ απλό όταν το κολλήσετε. Είτε εργάζεστε με μια λίστα με πλήρη ονόματα και πρέπει να τα χωρίσετε σε πρώτα και επώνυμα ή προσπαθείτε να οργανώσετε δεδομένα για ένα έργο, το Excel έχει ενσωματωμένα εργαλεία για να σας βοηθήσει να το πετύχετε με ευκολία. Σε λίγα βήματα, μπορείτε να μεταμορφώσετε τα δεδομένα σας και να τα λειτουργήσετε για εσάς.
Βήμα προς βήμα Tutorial σχετικά με τον τρόπο διαχωρισμού των ονομάτων στο Excel
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι προσπαθούμε να επιτύχουμε. Θέλουμε να πάρουμε μια στήλη με πλήρη ονόματα και να το χωρίσουμε σε δύο ξεχωριστές στήλες: ένα για τα πρώτα ονόματα και ένα για τα επώνυμα. Αυτό είναι χρήσιμο για τη διαλογή, το φιλτράρισμα ή την ανάλυση των δεδομένων σας πιο αποτελεσματικά.
Βήμα 1: Επιλέξτε τη στήλη με τα ονόματα
Πρώτα πράγματα πρώτα, κάντε κλικ στη στήλη που περιέχει τα ονόματα που θέλετε να διαχωρίσετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ολόκληρη τη στήλη κάνοντας κλικ στο γράμμα στην κορυφή.
Η επιλογή της σωστής στήλης είναι κρίσιμη. Εάν έχετε πολλαπλές στήλες με διαφορετικούς τύπους δεδομένων, φροντίστε να επιλέξετε μόνο αυτό με τα ονόματα που χρειάζεστε για να χωρίσετε. Αυτό θα διασφαλίσει ότι τα άλλα δεδομένα παραμένουν αμετάβλητα.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και κάντε κλικ στο "Κείμενο σε στήλες"
Αφού επιλέξετε τη στήλη, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα του Excel και αναζητήστε το κουμπί "Κείμενο σε στήλες". Κάντε κλικ σε αυτό για να ανοίξετε τον οδηγό που θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία.
Το χαρακτηριστικό «κειμένου σε στήλες» είναι ένα ισχυρό εργαλείο στο Excel που σας επιτρέπει να χωρίσετε κείμενο με βάση έναν οριοθέτη, το οποίο είναι μια φανταχτερή λέξη για έναν χαρακτήρα που χωρίζει τα δεδομένα σας, όπως ένα χώρο ή ένα κόμμα.
Βήμα 3: Επιλέξτε "Disimited" και κάντε κλικ στο "Next"
Στον οδηγό, θα ρωτήσετε αν τα δεδομένα σας είναι «οριοθετημένα» ή «σταθερό πλάτος». Επιλέξτε «οριοθετημένο» αφού διαχωρίζουμε ονόματα με βάση ένα χώρο μεταξύ τους. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί 'Επόμενο'.
Το 'Disimited' σημαίνει ότι τα δεδομένα σας διαχωρίζονται από έναν συγκεκριμένο χαρακτήρα, όπως ένα χώρο, κόμμα ή καρτέλα. Στην περίπτωσή μας, είναι ο χώρος ανάμεσα στα ονόματα και τα επώνυμα.
Βήμα 4: Ελέγξτε το πλαίσιο για το 'Space' και κάντε κλικ στο 'Next'
Τώρα, θα δείτε διάφορες επιλογές για οριοθέτες. Ελέγξτε το πλαίσιο για το 'Space', αφού αυτό διαχωρίζει τα ονόματα στη στήλη μας. Εάν υπάρχουν επιπλέον χώροι, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τα "θεραπευτικά διαδοχικά οριοθέτες ως μία" επιλογή. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί 'Επόμενο'.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει μόνο τον οριοθέτη που ισχύει για τα δεδομένα σας. Εάν ελέγξετε το λάθος πλαίσιο, θα μπορούσατε να καταλήξετε να χωρίσετε τα δεδομένα σας εσφαλμένα.
Βήμα 5: Επιλέξτε τον προορισμό για τα διαχωρισμένα ονόματα και κάντε κλικ στο κουμπί "Τέλος"
Τέλος, επιλέξτε όπου θέλετε να εμφανιστούν οι νέες στήλες χωρισμένων ονομάτων. Μπορείτε να επιλέξετε να αντικαταστήσετε τα υπάρχοντα δεδομένα ή να τοποθετήσετε τα διαχωρισμένα ονόματα σε διαφορετική στήλη. Μόλις φτιάξετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στην επιλογή 'Finish'.
Η επιλογή ενός προορισμού είναι σημαντική. Εάν δεν θέλετε να χάσετε τα αρχικά πλήρη ονόματα, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μια διαφορετική θέση για τα δεδομένα split.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε δύο νέες στήλες: ένα με τα πρώτα ονόματα και ένα με επώνυμα. Τα δεδομένα σας είναι πλέον πιο προσιτά και ευκολότερα να εργαστείτε για οποιαδήποτε εργασία έχετε στο χέρι.
- Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι συνεπή πριν από τη διάσπαση. Η ασυνεπής απόσταση ή η χρήση των κόμματος μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα.
- Εάν τα ονόματα έχουν μεσαία αρχικά ή πολλαπλά επώνυμα, εξετάστε τη χρήση πρόσθετων οριοθετών.
- Χρησιμοποιήστε το "Treat Enalu Disective Disimiters ως μία" επιλογή εάν υπάρχουν επιπλέον χώροι στα δεδομένα σας.
- Ελέγξτε το παράθυρο προεπισκόπησης στον οδηγό "Κείμενο προς τις στήλες" για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας θα χωριστούν σωστά.
- Θυμηθείτε να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας μετά από να χωρίσετε ονόματα, ώστε να μην χάσετε τις αλλαγές σας.
Συχνές ερωτήσεις
Τι θα συμβεί αν περιλαμβάνονται τα μεσαία ονόματα ή τα αρχικά;
Εάν τα ονόματά σας περιλαμβάνουν μεσαία ονόματα ή αρχικά, θα πρέπει να προσθέσετε ένα επιπλέον βήμα. Αφού διαχωρίσετε τα ονόματα του πρώτου και του επώνυμου, μπορείτε να επαναλάβετε τη διαδικασία για να διαχωρίσετε τα μεσαία ονόματα ή τα αρχικά σε άλλη στήλη.
Μπορώ να χωρίσω ονόματα με πολλαπλά επώνυμα;
Ναι, μπορείτε να χωρίσετε ονόματα με πολλαπλά επώνυμα χρησιμοποιώντας πρόσθετα οριοθέτες. Για παράδειγμα, εάν τα επώνυμα διαχωριστούν από μια παύλα, θα ελέγξετε το πλαίσιο «παύλα» στην ενότητα Delimiters.
Τι πρέπει να κάνω εάν τα δεδομένα μου έχουν κόμματα αντί για χώρους;
Εάν τα δεδομένα σας χρησιμοποιούν κόμματα για να διαχωρίσουν ονόματα, απλά επιλέξτε το «κόμμα» ως οριοθέτης σας αντί για «χώρο» στο βήμα 4.
Πώς μπορώ να ανασυνδυθώ τα ονόματα μετά το διαχωρισμό τους;
Για να ανασυνδυαστείτε ονόματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Concatenate ή τον χειριστή '&'. Για παράδειγμα, = A1 & "" & B1 θα συνδυάσει το όνομα στο A1 με το επώνυμο στο B1, προσθέτοντας ένα χώρο στο μεταξύ.
Μπορώ να διαχωρίσω τα ονόματα σε περισσότερες από δύο στήλες;
Απολύτως! Μπορείτε να διαχωρίσετε τα ονόματα σε όσες στήλες χρειάζεστε επαναλαμβάνοντας το «κείμενο στη διαδικασία» και επιλέγοντας διαφορετικούς οριοθέτες για κάθε βήμα.
Μάθετε περισσότερα:Πώς να διαχωρίσετε τις στήλες στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Περίληψη
- Επιλέξτε τη στήλη με τα ονόματα.
- Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και κάντε κλικ στην επιλογή 'Κείμενο σε στήλες'.
- Επιλέξτε 'οριοθετημένο' και κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
- Ελέγξτε το 'Space' ως οριοθέτηση και κάντε κλικ στο 'Επόμενο'.
- Επιλέξτε τον προορισμό και κάντε κλικ στο 'Finish'.
Σύναψη
Το Excel είναι ένα ευπροσάρμοστο εργαλείο που μπορεί να κάνει τη διαχείριση και την οργάνωση δεδομένων ένα αεράκι και γνωρίζοντας πώς να διαχωρίσετε τα ονόματα στο Excel είναι μια εύχρηστη ικανότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ταλαιπωρία. Είτε είστε έμπειρος χρήστης του Excel είτε απλά ξεκινήστε, αυτά τα απλά βήματα θα σας βοηθήσουν να χωρίσετε τα ονόματα με ευκολία. Θυμηθείτε, το κλειδί για την επιτυχία με το Excel είναι ο πειραματισμός και η πρακτική, οπότε μην φοβάστε να δοκιμάσετε διαφορετικές προσεγγίσεις και να βρείτε αυτό που λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Συνεχίστε να εξερευνάτε, να συνεχίζετε να μαθαίνετε και πριν το ξέρετε, θα είστε ένα Excel Pro!