Η κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας στο Excel επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να βλέπουν και να επεξεργάζονται το ίδιο αρχείο ταυτόχρονα, καθιστώντας τη συνεργασία σε έργα πολύ πιο εύκολη. Ακολουθώντας μερικά απλά βήματα, μπορείτε γρήγορα να δημιουργήσετε ένα κοινό βιβλίο εργασίας και να αρχίσετε να εργάζεστε μαζί με την ομάδα σας.
Πριν από την κατάδυση στα βήματα, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε ότι η ανταλλαγή ενός βιβλίου εργασίας επιτρέπει σε πολλούς ανθρώπους να κάνουν αλλαγές ταυτόχρονα, κάτι που μπορεί να είναι απίστευτα χρήσιμο για ομαδικά έργα.
Βήμα 1: Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel
Πρώτα πράγματα πρώτα, πρέπει να ανοίξετε το βιβλίο εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε.
Το άνοιγμα του βιβλίου εργασίας είναι απλό-απλά κάντε διπλό κλικ στο αρχείο ή ανοίξτε το μέσω του μενού αρχείων του Excel.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στην καρτέλα "Ανασκόπηση"
Μόλις το βιβλίο εργασίας σας είναι ανοιχτό, κατευθυνθείτε στην καρτέλα 'Review' στην κορδέλα του Excel.
Η καρτέλα "Ανασκόπηση" περιέχει διάφορα εργαλεία για τον έλεγχο και τη διαχείριση του περιεχομένου στο βιβλίο εργασίας σας, συμπεριλαμβανομένης της λειτουργίας "Share Workbook".
Βήμα 3: Επιλέξτε "Βιβλίο εργασίας" Μοιραστείτε "
Στην καρτέλα "Ανασκόπηση", αναζητήστε το κουμπί "Share Workbook" και κάντε κλικ σε αυτό.
Αφού κάνετε κλικ στο "Share Workbook", θα ανοίξει ένα πλαίσιο διαλόγου, εμφανίζοντας διαφορετικές επιλογές για την κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας σας.
Βήμα 4: Ενεργοποίηση κοινής χρήσης βιβλίων εργασίας
Στο πλαίσιο διαλόγου, ελέγξτε το πλαίσιο που λέει "Επιτρέψτε τις αλλαγές από περισσότερους από έναν χρήστες ταυτόχρονα".
Η κατανομή του βιβλίου εργασίας σημαίνει ότι το αρχείο θα αποθηκευτεί σε μια τοποθεσία δικτύου όπου μπορούν να έχουν πρόσβαση άλλοι χρήστες.
Βήμα 5: Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας
Τέλος, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σας σε μια κοινή τοποθεσία, όπως μια μονάδα δικτύου ή μια υπηρεσία σύννεφων.
Με την αποθήκευση του αρχείου σε μια κοινή τοποθεσία, εξασφαλίζετε ότι όλοι όσοι πρέπει να έχουν πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας μπορούν να το κάνουν.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το βιβλίο εργασίας του Excel θα μοιραστεί και άλλοι χρήστες μπορούν να αρχίσουν να κάνουν αλλαγές. Θυμηθείτε ότι μπορείτε επίσης να ορίσετε συγκεκριμένα δικαιώματα για κάθε χρήστη, ανάλογα με το ρόλο του στο έργο.
- Πάντα να επικοινωνείτε με την ομάδα σας σχετικά με τις αλλαγές που κάνετε για να αποφύγετε τη σύγχυση.
- Αποθηκεύστε τακτικά την εργασία σας για να διασφαλίσετε ότι όλες οι αλλαγές ενημερώνονται για όλους.
- Παρακολουθήστε ποιος έχει πρόσβαση στο βιβλίο εργασίας και διαχειρίζεται τα δικαιώματα όπως είναι απαραίτητο.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του βιβλίου εργασίας πριν από την κοινή χρήση, για κάθε περίπτωση.
- Εξοικειώστε τον εαυτό σας με τη λειτουργία "Track Change" στο Excel για καλύτερη συνεργασία.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να μοιραστώ ένα βιβλίο εργασίας του Excel με κάποιον που δεν έχει το Excel;
Ναι, μπορείτε να μοιραστείτε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με κάποιον που δεν έχει το Excel, αποθηκεύοντας το σε μια υπηρεσία cloud όπως το OneDrive ή το SharePoint, το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να επεξεργάζονται στα προγράμματα περιήγησης ιστού τους.
Πώς μπορώ να δω ποιος αυτή τη στιγμή επεξεργάζεται το κοινό βιβλίο εργασίας;
Το Excel παρέχει ένα χαρακτηριστικό που ονομάζεται 'Who Have this Workbook Open Now', το οποίο μπορεί να βρεθεί στο πλαίσιο διαλόγου 'Share Workbook', επιτρέποντάς σας να δείτε ποιος επεξεργάζεται επί του παρόντος το αρχείο.
Τι συμβαίνει εάν δύο άτομα επεξεργάζονται ταυτόχρονα το ίδιο κελί;
Όταν δύο άτομα επεξεργάζονται ταυτόχρονα το ίδιο κύτταρο, το Excel θα προκαλέσει ένα πλαίσιο διαλόγου επίλυσης συγκρούσεων όταν αποθηκεύεται το βιβλίο εργασίας. Οι χρήστες μπορούν στη συνέχεια να επιλέξουν ποιες αλλαγές θα διατηρήσουν.
Μπορώ να παρακολουθήσω τις αλλαγές σε ένα κοινό βιβλίο εργασίας του Excel;
Ναι, το Excel διαθέτει ένα χαρακτηριστικό 'αλλαγές στο κομμάτι' που σας επιτρέπει να δείτε ποιος έκανε αλλαγές, ποιες αλλαγές έγιναν και όταν έγιναν.
Είναι δυνατόν να προστατεύσει τον κωδικό πρόσβασης ένα κοινό βιβλίο εργασίας του Excel;
Μπορείτε να προστατεύσετε τον κωδικό πρόσβασης σε ένα κοινό βιβλίο εργασίας Excel πηγαίνοντας στην καρτέλα "Ανασκόπηση", κάνοντας κλικ στο "Protect Workbook" και ρυθμίζοντας έναν κωδικό πρόσβασης.
Περίληψη
- Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας
- Κάντε κλικ στην καρτέλα "Ανασκόπηση"
- Επιλέξτε "Βιβλίο εργασίας" Μοιραστείτε "
- Ενεργοποίηση κοινής χρήσης βιβλίων εργασίας
- Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας
Σύναψη
Η κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας στο Excel είναι ένας παίκτης-changer όταν πρόκειται για συνεργατική δουλειά. Πηγαίνουν οι ημέρες αποστολής εμπρός και πίσω αμέτρητες εκδόσεις ενός αρχείου. Με τη δυνατότητα να έχουν πολλαπλούς χρήστες να έχουν πρόσβαση και να επεξεργάζονται το ίδιο βιβλίο εργασίας ταυτόχρονα, η παραγωγικότητα SkyRockets και ο συντονισμός της ομάδας γίνεται απρόσκοπτος. Απλά θυμηθείτε να επικοινωνείτε αποτελεσματικά, να διαχειριστείτε με σύνεση τα δικαιώματα και να επωφεληθείτε από τη λειτουργία "αλλαγές στο κομμάτι" του Excel για να κρατήσετε τα πάντα υπό έλεγχο. Έτσι, την επόμενη φορά που έχετε ένα ομαδικό έργο, σκεφτείτε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας σας στο Excel και να παρακολουθήσετε τη μαγεία της ομαδικής εργασίας να ξεδιπλώνεται μπροστά στα μάτια σας.
Διαβάστε επίσης:Πώς να προστατεύσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα