Αγωνίζεστε με υπερμεγέθη αρχεία .msg; Και θέλετε να μάθετε πώς να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου MSG; Δεν είσαι μόνος. Τα αρχεία MSG δημιουργούνται από το Microsoft Outlook και μπορούν γρήγορα να αναπτυχθούν σε μέγεθος λόγω των ενσωματωμένων εξαρτημάτων, της πλούσιας μορφοποίησης και των κρυμμένων μεταδεδομένων. Ενώ αυτά τα αρχεία είναι χρήσιμα για τη διατήρηση πλήρων αρχείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το μέγεθός τους μπορεί να γίνει ένα σημαντικό ζήτημα.
Τα αρχεία .msg μεγάλου μεγέθους μπορούν να δημιουργήσουν διάφορα προβλήματα. Μπορούν να υπερβούν τα όρια προσκόλλησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να επιβραδύνουν τις προοπτικές και να προκαλέσουν προβλήματα κατά τη μεταφόρτωση σε υπηρεσίες cloud ή συστήματα εγγράφων. Με την πάροδο του χρόνου, αυτά τα μεγάλα αρχεία καταλαμβάνουν πολύ αποθηκευτικό χώρο και δυσκολεύουν να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας ή να αρχειοθετήσετε τα δεδομένα σας.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πρακτικές μεθόδους για τη μείωση του μεγέθους αρχείου MSG, συμπεριλαμβανομένων συμβουλών για τη συμπίεση του μεγέθους και του εργαλείου του αρχείου MSG για να κάνετε αρχεία MSG μικρότερα όλα χωρίς να διακυβεύσετε το περιεχόμενο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Critical MSG. Είτε διαχειρίζεστε τα προσωπικά εισερχόμενα ή τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Enterprise, αυτές οι στρατηγικές θα σας βοηθήσουν να χειριστείτε πιο αποτελεσματικά τα αρχεία .msg.
Γιατί τα αρχεία MSG Outlook γίνονται μεγάλα σε μέγεθος;
Σε αυτή την ενότητα, θα καταλάβουμε τι κάνει ένα αρχείο .msg μεγάλο πριν μάθει πώς να μειώσει το μέγεθός του. Τα αρχεία MSG του Outlook δεν είναι απλώς απλό κείμενο που είναι πολύπλοκα δοχεία που κρατούν πολλά μέρη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτά περιλαμβάνουν:
- Μηνύματα(απλό ή HTML)
- Μεταδεδομένα(αποστολέας, παραλήπτης, χρονομετρήσεις, γραμμές θέματος)
- Συνημμένα(έγγραφα, εικόνες, υπολογιστικά φύλλα, PDF)
- Ενσωματωμένα μέσα(inline εικόνες, λογότυπα σε υπογραφές, banners ηλεκτρονικού ταχυδρομείου)
- Μορφοποίηση email(γραμματοσειρές, στυλ, διάταξη)
- Χρησιμοποιήστε τις κρυμμένες ιδιότητες που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση και την κατηγοριοποίηση του Outlook
Κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία προσθέτει στο συνολικό μέγεθος ενός αρχείου .msg, αλλά οι κύριοι λόγοι για τα μεγάλα αρχεία είναι συνημμένα και ενσωματωμένα μέσα. Μόνο μια εικόνα υψηλής ανάλυσης ή ένα μεγάλο PDF μπορεί να κάνει το αρχείο πολύ μεγαλύτερο. Ακόμα και μικρά πράγματα όπως ένα λογότυπο της εταιρείας στην υπογραφή σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να δημιουργηθεί με την πάροδο του χρόνου και να επηρεάσει το χώρο αποθήκευσης.
Αν νομίζετε,«Γιατί το αρχείο .msg μου είναι τόσο μεγάλο;»Συχνά οφείλεται σε κρυμμένα ή παραβλεφμένα στοιχεία. Η πλούσια μορφοποίηση HTML, οι ενσωματωμένες εικόνες και τα επαναλαμβανόμενα μεταδεδομένα μπορούν όλα να κάνουν το μέγεθος του αρχείου MSG μεγάλο από το αναμενόμενο.
Για να μειώσετε αποτελεσματικά το μέγεθος του αρχείου MSG, είναι σημαντικό να βρείτε και να ελαχιστοποιήσετε τα στοιχεία που το καθιστούν μεγάλα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό αφαιρώντας ή συμπιέζοντας συνημμένα, απλοποιήστε τη μορφοποίηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χρησιμοποιήστε μικρότερες, βελτιστοποιημένες εικόνες. Αυτά τα βήματα μπορούν να συρρικνωθούν το μέγεθος του αρχείου MSG που καθιστούν εύκολο να μοιραστείτε, να μεταφορτώσετε και να αποθηκεύσετε μακροπρόθεσμα.
Τώρα σε αυτή την ενότητα πρόκειται να καλύψουμε αποτελεσματικούς τρόπους για τον τρόπο συμπίεσης αρχείων MSG Outlook χωρίς να χρησιμοποιούμε λογισμικό με τη βοήθεια χειροκίνητων μεθόδων που λειτουργούν. Ο καθένας είναι απλός στην εκτέλεση και μπορεί να συρρικνωθεί σημαντικά το μέγεθος του αρχείου MSG, ειδικά όταν ασχολείστε με μεγάλα συνημμένα, επαναλαμβανόμενο περιεχόμενο ή σύνθετη μορφοποίηση.
1η χειροκίνητη μέθοδος για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου MSG
Αφαιρέστε τα συνημμένα πριν από την αποθήκευση: Τα συνημμένα είναι κύρια αιτία υπερμεγέθη αρχεία MSG. Η αφαίρεση τους πριν από την αποθήκευση του μηνύματος μπορεί να συμπιέσει δραματικά το μέγεθος του αρχείου MSG.
Βήματα για να αποθηκεύσετε το αρχείο MSG σε μικρότερο μέγεθος
- ΑνοιχτόΑρχείο msgμεMicrosoft Outlook.
- Κάντε δεξί κλικ σε κάθε συνημμένο και επιλέξτε"Αφαιρέστε το συνημμένο".
- Μετά την αφαίρεση των συνημμένωνΚάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο> Αποθήκευση ως.
- Τώρα,εκτόςτο email στοΜορφή αρχείου MSG.
Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη εάν προσπαθείτε να μειώσετε το μέγεθος του συνημμένου MSG Outlook χωρίς να χάσετε το πραγματικό περιεχόμενο.
2η χειροκίνητη μέθοδος για τη συμπίεση του μεγέθους του αρχείου MSG
Αποθηκεύστε ως απλό κείμενο ή HTML: Εάν η μορφοποίηση δεν είναι απαραίτητη, η αποθήκευση του μηνύματός σας σε μια απλούστερη μορφή μπορεί να συμπιέσει σημαντικά το μέγεθος του αρχείου MSG.
Βήματα για τη μείωση του μεγέθους αρχείου MSG Outlook
- ΑνοιχτόΑρχείο msgχρήσηΑποψη.
- ΚλικΑρχείο> Αποθήκευση ως.
- Στο"Αποθήκευση ως τύπος"αναπτυσσόμενο αναπτυσσόμενο.
- Τώρα, επιλέξτεΑπλό κείμενο (.txt) ή HTML (.htm, .html).
- Επιλέξτε ένα φάκελο προορισμού καιΚάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
Ενώ αυτή η μέθοδος δεν θα διατηρήσει συνημμένα ή πλήρη μεταδεδομένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι ιδανικό για την αποθήκευση μόνο περιεχομένου μηνυμάτων MSG και είναι ένας γρήγορος τρόπος για να μειωθεί το μέγεθος του αρχείου MSG.
3η Εγχειρίνη Μέθοδος για τη συρρίκνωση του μεγέθους του αρχείου MSG
Διαγράψτε επιπλέον υπογραφές, inline εικόνες και απαντά επαναλαμβανόμενα λογότυπα, υπογραφές και μακρά νήματα απάντησης μπορούν να προσθέσουν μια εκπληκτική ποσότητα μεγέθους στο αρχείο .msg.
Βήματα για τη συμπίεση του μεγέθους αρχείου MSG Outlook
- Άνοιγμα msgαρχειοθετώMS Outlook.
- ΜεταβαίνωΕπεξεργασία μηνύματοςΛειτουργία κάνοντας κλικΕνέργειες> Επεξεργασία μηνύματος.
- Τώρα, μετακινηθείτε email και διαγράψτε περιττά στοιχεία όπωςΛογότυπα ή πανό της εταιρείας
- Υπογραφές, επαναλαμβανόμενο κείμενο απάντησης, inline εικόνες ή εικονίδια κοινωνικών μέσων.
- Στη συνέχεια, αποθηκεύστε το τροποποιημένο email μεΑρχείο> Αποθήκευση ως επιλογή.
Με την αφαίρεση αυτών των περιττών στοιχείων μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το μέγεθος του αρχείου MSG.
Γιατί οι χειροκίνητες μέθοδοι αποτυγχάνουν να μειώσουν το μέγεθος του αρχείου MSG;
Ενώ αυτές οι χειροκίνητες μέθοδοι είναι απλές για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου MSG, αλλά μπορούν να είναι αναποτελεσματικές όταν ασχολούνται με μεγάλο αριθμό αρχείων MSG για επίπεδο επιχειρήσεων. Μερικά κοινά μειονεκτήματα των χειροκίνητων μεθόδων είναι:
Δείτε επίσης:iPhone 14 Pro vs iPhone 14 Pro Max
- Χρονοβόρα διαδικασία κατά τη διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα προς ένα.
- Κίνδυνος κατά λάθος διαγραφή σημαντικών δεδομένων ή συνημμένων.
- Περιορισμένη ικανότητα αυτοματοποίησης ή εφαρμογής αλλαγών στο χύμα.
- Τα ασυνεπή αποτελέσματα εξαρτώνται από το περιεχόμενο και τη μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Δυσκολία για τη διαχείριση της διαχείρισης της μεγάλης κλίμακας αποθήκευσης ή αντιγράφων ασφαλείας χρειάζονται αποτελεσματικά.
Για να ξεπεραστούν αυτοί οι περιορισμοί, πολλά επαγγελματικά εργαλεία λογισμικού Pro που έχουν σχεδιαστεί για να συμπιέσουν τα αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου MSG χύμα. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να μειώσουν έξυπνα το μέγεθος του αρχείου MSG, να βελτιστοποιήσουν τα συνημμένα, να διατηρήσουν το περιεχόμενο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να συρρικνωθούν σημαντικά τα μεγέθη συνημμένων MSG σε λίγα μόνο κλικ.
Στην επόμενη ενότητα, θα εξετάσουμε τις καλύτερες λύσεις λογισμικού και πώς μπορούν να σας βοηθήσουν να συμπιέσετε πιο αποτελεσματικά το μέγεθος των αρχείων MSG Outlook, ενώ εξοικονομείτε χρόνο, αποθηκευτικό χώρο και χειροκίνητες προσπάθειες.
Επαγγελματικές λύσεις για τη μείωση του μεγέθους αρχείου MSG χύμα
Οι χειροκίνητες μέθοδοι λειτουργούν καλά για περιστασιακή μείωση του μεγέθους αρχείου, αλλά εάν χειρίζεστε εκατοντάδες ή χιλιάδες αρχεία MSG, χρειάζεστε αξιόπιστο και αυτοματοποιημένο εργαλείο. Παρακάτω υπάρχουν τρεις ισχυρές επαγγελματικές λύσεις που μπορούν να βοηθήσουν στη συμπίεση των αρχείων MSG Outlook και να μειώσουν τα μεγέθη συνημμένων αρχείων MSG που κάνουν τα αρχεία MSG μικρότερα για να μεταφορτώσουν και να μοιραστούν γρήγορα.
Συνολικά, ξεκινήστε με χειροκίνητες μεθόδους εάν πειραματίζετε ή εργάζεστε σε μικρή κλίμακα. Αλλά σοβαρά, για μεγάλης κλίμακας msg διαχείριση μεγέθους αρχείων επενδύστε σε εργαλεία αξιόπιστου λογισμικού για να συμπιέσετε αρχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .MSG και να απλοποιήσετε τη ροή εργασίας σας.
Σύναψη
Τα αρχεία MSG μεγάλου μεγέθους μπορούν να επιβραδύνουν τα όρια μεγέθους MS Outlook και να πάρουν αποθήκευση. Σε αυτόν τον οδηγό μοιραστήκαμε απλές χειροκίνητες μεθόδους και ισχυρά εργαλεία για τη μείωση του μεγέθους του αρχείου MSG. Χειροκίνητα βήματα για τη διαγραφή συνημμένων ή την απλοποίηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μερικά αρχεία. Αλλά για πολλά αρχεία MSG, τα επαγγελματικά εργαλεία είναι ταχύτερα και πιο αξιόπιστα. Χρησιμοποιώντας τη σωστή μέθοδο μπορείτε εύκολα να συρρικνώσετε αρχεία MSG που εξοικονομούν χώρο και διατηρήστε το σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να λειτουργεί ομαλά.