Η αποτελεσματική οργάνωση εγγράφων, ιδιαίτερα μακρά, μπορεί να είναι προκλητική. Με τα ενσωματωμένα χαρακτηριστικά στοΈγγραφα Google, έχετε διάφορους τρόπους για να συνθέσετε αναφορές, άρθρα, δοκίμια, προτάσεις, ομαδικά έγγραφα και άλλα με αποτελεσματικό τρόπο.
Πρέπει να δομήσετε το έγγραφο, ώστε να είναι εύκολο να εμφανίσετε πληροφορίες και να σαρώσετε για λεπτομέρειες. Ας δούμε λοιπόν πολλά βασικά χαρακτηριστικά για την οργάνωση του επόμενου εγγράφου Google.
Πίνακας περιεχομένων
Montreal Canada 26 Απριλίου 2019 Google Docs Logo και App σε μια Αρχική σελίδα Το Google είναι μια αμερικανική πολυεθνική εταιρεία τεχνολογίας που ειδικεύεται στις υπηρεσίες και τα προϊόντα του Διαδικτύου
1. Σάρωση του εγγράφου με περίληψη και περίγραμμα
Ένας από τους απλούστερους τρόπους για να δημιουργήσετε μια επισκόπηση των στοιχείων του εγγράφου σας είναι με τα χαρακτηριστικά της σύνοψης και του περιγράμματος. Αυτά τα εύχρηστα εργαλεία κάθονται έξω από το περιεχόμενο, ώστε να μην αποσπούν την προσοχή και μπορούν να εμφανιστούν ή να κρυφτούν με ένα κλικ.
Αυτά τα οργανωτικά χαρακτηριστικά σάς επιτρέπουν να συνοψίζετε τα περιεχόμενα του εγγράφου σας και να παραλείψετε στην ενότητα που χρειάζεστε με το αυτόματα δημιουργημένο περίγραμμα.
Εμφάνιση και κλείστε τη σύνοψη και το περίγραμμα
Για να εμφανίσετε τη σύνοψη και το περίγραμμα, κατευθυνθείτε προς τοΘέακαρτέλα και επιλέξτεΕμφάνιση περιγράμματος.
Στη συνέχεια, θα δείτε τοΕμφάνιση περιγράμματος εγγράφωνεικονίδιο στο επάνω αριστερό μέρος του χώρου του εγγράφου. Επιλέξτε το για να το επεκτείνετε.
Όταν τελειώσετε με τη σύνοψη και το περίγραμμα, χρησιμοποιήστε τοΣχετικό περίγραμμα εγγράφωνβέλος για να το κρύψει και να εμφανίσει τοΕμφάνιση περιγράμματος εγγράφωνΕικονίδιο ξανά.
Προσθέστε μια περίληψη και ένα περίγραμμα
Για να προσθέσετε μια περίληψη, χρησιμοποιήστε τοσυν σήμαΓια να ανοίξετε το κουτί και να εισαγάγετε το κείμενό σας.
Για να το αλλάξετε αργότερα, απλώς επιλέξτε τοΕκδίδωεικονίδιο (μολύβι).
Για να χρησιμοποιήσετε το περίγραμμα, προσθέστε επικεφαλίδες στο έγγραφό σας (εξηγείται παρακάτω) και θα εμφανιστούν αυτόματα στο περίγραμμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε μια επικεφαλίδα για να μεταβείτε σε αυτό το τμήμα του εγγράφου.
Μπορείτε να καταργήσετε μια συγκεκριμένη επικεφαλίδα από το περίγραμμα εάν χρειαστεί επιλέγοντας τοXστα δεξιά του στο περίγραμμα.
2. Συμπεριλάβετε και προσαρμόστε έναν πίνακα περιεχομένων
Εάν θέλετε κάτι μέσα στο περιεχόμενο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι αναγνώστες σας για να περιηγηθείτε στο έγγραφό σας, μπορείτε να εισαγάγετε έναν πίνακα περιεχομένων στα Έγγραφα Google. Αυτή η λειτουργία ήταν βασική, αλλά η Google το έχει βελτιώσει με την πάροδο του χρόνου για να το καταστήσει προσαρμόσιμο και ελκυστικό.
Εισαγάγετε έναν πίνακα περιεχομένων
Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων, διαμορφώστε την ενότητα εγγράφων σας με επικεφαλίδες. Εισαγάγετε κείμενο για μια επικεφαλίδα, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, επιλέξτε ένα επίπεδο επικεφαλής από τοΣτυλαναπτυσσόμενο κιβώτιο στη γραμμή εργαλείων. Αυτές οι επικεφαλίδες εμφανίζονται αυτόματα στον πίνακα για εσάς.
ΣΥΓΓΕΝΕΥΩΝ:Πώς να χρησιμοποιήσετε τα έγγραφα της Canva για τη δημιουργία εγγράφων στο διαδίκτυο
Όταν είστε έτοιμοι να εισαγάγετε το τραπέζι, τοποθετήστε το δρομέα σας στο έγγραφο όπου το θέλετε. Στη συνέχεια, ανοίξτε τοΕισάγωμενού, μετακινήστε στοΠίνακας περιεχομένων, και επιλέξτε ένα στυλ από απλό κείμενο, διακεκομμένο και συνδεδεμένο.
Επιλέξτε το σχέδιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και θα δείτε τον πίνακα.
Προσαρμόστε έναν πίνακα περιεχομένων
Μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο με τον οποίο ο πίνακας περιεχομένων σας φαίνεται και λειτουργεί στα Έγγραφα Google, το οποίο είναι ένα ωραίο χαρακτηριστικό.
Για να ανοίξετε τα εργαλεία επεξεργασίας, επιλέξτε τον πίνακα για να εμφανίσετε τη μικρή γραμμή εργαλείων. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τοτρεις τελείεςστη γραμμή εργαλείων για να διαλέξετεΠερισσότερες επιλογές.
Όταν ανοίξει η πλαϊνή μπάρα, θα δείτε δύο τμήματα για μορφοποίηση και επίπεδα επικεφαλής.
- Μορφοποίηση: Επιλέξτε ένα διαφορετικό στυλ πίνακα, εμφανίστε ή αποκρύψτε τους αριθμούς σελίδων και χρησιμοποιήστε προαιρετικά έναν ηγέτη καρτέλας όπως κουκκίδες, παύλες ή γραμμές.
- Επίπεδα επικεφαλίδας: Επιλέξτε τις επικεφαλίδες που θέλετε να εμφανίσετε στον πίνακα και προσαρμόστε προαιρετικά τις αναφορές.
Θα πρέπει να δείτε την ενημέρωση των προσαρμογών σας σε πραγματικό χρόνο.
3. Εργαστείτε αποτελεσματικά με πτυσσόμενες επικεφαλίδες
Η Google πρόσθεσε ένα εξαιρετικά χρήσιμο χαρακτηριστικό στα έγγραφα στις αρχές του 2023 που σας επιτρέπει να εργάζεστε με μακρά έγγραφα λίγο πιο εύκολα. Μπορείτε να καταρρεύσετε και να επεκτείνετε τις επικεφαλίδες. Αυτό είναι ιδανικό για την εστίαση σε τμήματα του εγγράφου που χρησιμοποιείτε ενώ καταρρέετε αυτά που δεν είστε.
Από αυτή τη γραφή, οι πτυσσόμενες επικεφαλίδες λειτουργούν μόνο όταν χρησιμοποιείτε τη διάταξη χωρίς pag. Δεν είναι σαφές εάν η λειτουργία θα μεταφερθεί τελικά στη διάταξη των σελίδων.
Για να χρησιμοποιήσετε τη διάταξη χωρίς pag σε ένα νέο ή υπάρχον έγγραφο, μεταβείτε στοΑρχείοκαι επιλέξτεΡύθμιση σελίδας. Τότε, επιλέξτεΧωρίς παγιδευμένοςστην κορυφή καιΕΝΤΑΞΕΙστο κάτω μέρος.
Θα πρέπει να δείτε βέλη στα αριστερά των επικεφαλίδων στο έγγραφό σας. Απλά χρησιμοποιήστε αυτάβέληή κάντε δεξί κλικ για να καταρρεύσει και να επεκτείνετε τις επικεφαλίδες.
4. Πληροφορίες παρακολούθησης εύκολα με δομικά στοιχεία
Τα δομικά στοιχεία στα έγγραφα Google σας δίνουν γρήγορες και βολικές τρόπους για να εμφανίσετε πληροφορίες χρησιμοποιώντας πίνακες, καταχωρήσεις κειμένου και αναπτυσσόμενες λίστες. Απλά εισάγετε ένα από αυτά τα προσυσκευασμένα μπλοκ και εισαγάγετε τα στοιχεία σας σε ένα σημείο.
Μπορείτε να επιλέξετε αυτήν τη στιγμή από τέσσερα μπλοκ Premade, συμπεριλαμβανομένου ενός χάρτη πορείας προϊόντων, παρακολούθησης αναθεώρησης, περιουσιακών στοιχείων έργου και εκκίνησης του tracker περιεχομένου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το δομικό στοιχείο όπως είναι ή να το προσαρμόσετε για να ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Για να εισαγάγετε ένα δομικό στοιχείο, επιλέξτε μια τοποθεσία στο έγγραφό σας και μεταβείτε στοΕισάγω>Δομικά στοιχεία. Επιλέξτε τον τύπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το μενού pop-out.
Θα δείτε το μπλοκ ποπ στο έγγραφό σας, έτοιμο για να χρησιμοποιήσετε. Εάν θέλετε να αλλάξετε τις επικεφαλίδες για να ταιριάζει με το περιεχόμενό σας, μπορείτε να τις επεξεργαστείτε όπως οποιοδήποτε άλλο κείμενο.
5. Δημιουργία και επαναχρησιμοποίηση προσαρμοσμένων μπλοκ
Εάν έχετεΥποστηριζόμενη εργασία ή σχολικό λογαριασμό Google, μπορείτε να ρυθμίσετε προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία σε έγγραφα. Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα μπλοκ, να το αποθηκεύσετε και να το επαναχρησιμοποιήσετε. Το μπλοκ αποθηκεύεται στο Google Drive ως τύπος αρχείου Google Docs, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε και σε νέα έγγραφα κάτω από το δρόμο.
- ΠηγαίνωΕισάγω>Δομικά στοιχείακαι επιλέξτεΠροσαρμοσμένο δομικό στοιχείοΣτο μενού pop-out.
- Όταν εμφανίζεται το αναδυόμενο μήνυμα στο έγγραφό σας, επιλέξτεΝέο προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο.
- Επιλέξτε το περιεχόμενο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως προσαρμοσμένο μπλοκ και επιλέξτεΕκτόςστο μπλε μπαρ στην κορυφή.
- Εισαγάγετε το όνομα για το μπλοκ σας και, προαιρετικά μια περιγραφή. Στη συνέχεια, επιλέξτεΔημιουργώ. Θα λάβετε μια επιβεβαίωση ότι το μπλοκ σας έχει αποθηκευτεί.
Για να χρησιμοποιήσετε το νέο σας μπλοκ, πληκτρολογήστε το σύμβολο @ (AT), ακολουθούμενο από το όνομα του μπλοκ και επιλέξτε το από τη λίστα που εμφανίζεται.
6. Εισαγάγετε αποσπάσματα προγραμματισμού με μπλοκ κώδικα
Εάν το έγγραφό σας περιέχει κώδικα προγραμματισμού όπως Java, JavaScript ή Python, μπορείτε να επωφεληθείτε από το δομικό στοιχείο κώδικα. Αυτό σας επιτρέπει να διαμορφώσετε τον κωδικό σας τακτοποιημένα στο έγγραφό σας.
ΠηγαίνωΕισάγω>Δομικά στοιχεία, προχωρήστε στοΚώδικαςκαι επιλέξτε τη γλώσσα στο μενού pop-out.
Όταν εμφανιστεί το μπλοκ σας, απλά εισαγάγετε το απόσπασμά σας. Εάν θέλετε να αλλάξετε τη γλώσσα προγραμματισμού, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο στο επάνω αριστερό μέρος. Για να ενημερώσετε τα χρώματα, χρησιμοποιήστε τοΦρεσκάρωεικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία.
7. Συνεργαστείτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προσκαλεί το ημερολόγιο και σημειώσεις συνάντησης
Ένα άλλο δροσερό εργαλείο για την οργάνωση αντικειμένων στο Google Docs είναι ένα ενσωματωμένο μπλοκ προτύπου. Αυτά είναι ιδιαίτερα χρήσιμα εάν συνεργάζεστε σε συνεργασία με ηλεκτρονικά μηνύματα, προσκαλεί το ημερολόγιο και σημειώσεις συνάντησης.
Για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να συμπληρώσετε τους παραλήπτες, το θέμα και το μήνυμα. Στη συνέχεια, επιλέξτε τοΓμελόςεικονίδιο για να δημιουργήσετε το σχέδιο απευθείας στο Gmail.
Για προσκαλεί το ημερολόγιο, εισαγάγετε τον τίτλο, τους επισκέπτες, την έναρξη και την τελική ώρα, την τοποθεσία και την περιγραφή. Χρησιμοποιήστε τοΗμερολόγιοεικονίδιο για να ανοίξετε την εκδήλωση στο ημερολόγιο Google.
Για σημειώσεις συνάντησης, επιλέξτε ένα συμβάν από την αναπτυσσόμενη λίστα και θα λάβετε ένα μπλοκ με τον τίτλο, την ημερομηνία και τους συμμετέχοντες με σφαίρες για σημειώσεις και πλαίσια ελέγχου για στοιχεία δράσης. Χρησιμοποιήστε τοE-mailΕικονίδιο για να δημιουργήσετε ένα σχέδιο με τις σημειώσεις της συνάντησης στο Gmail.
Λείπει εικόνα
Για να χρησιμοποιήσετε ένα από αυτά τα πρότυπα, μεταβείτεΕισάγω>Δομικά στοιχείακαι επιλέξτε μια επιλογή από το μενού pop-out.
8. Εισαγάγετε λεπτομέρειες χρησιμοποιώντας μια αναπτυσσόμενη λίστα
Χρησιμοποιώντας τα παραπάνω δομικά στοιχεία για την παρακολούθηση των πληροφοριών, μπορείτε να επωφεληθείτε από τις αναπτυσσόμενες λίστες Premade της Google Docs. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα της δικής σας, όπως ακριβώς και στα φύλλα Google. Αυτό είναι βολικό για εσάς, τους αναγνώστες σας ή τους συνεργάτες σας για να εισαγάγετε τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε εύκολα.
Τοποθετήστε το δρομέα σας όπου θέλετε τη λίστα, ανοίξτε τοΕισάγωμενού και επιλέξτεΜενού.
Για να χρησιμοποιήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα Premade, επιλέξτε ένα από το κάτω τμήμα.
Για να δημιουργήσετε το δικό σας, επιλέξτεΝέο αναπτυσσόμενο μενού. Στη συνέχεια, εισαγάγετε το όνομα και τη λίστα επιλογών. Μπορείτε να επιλέξετε ένα χρώμα δίπλα σε κάθε στοιχείο λίστας, να προσθέσετε περισσότερα στοιχεία και να αναδιατάξετε τη σειρά χρησιμοποιώντας το drag-and-drop. Όταν τελειώσετε, επιλέξτεΕκτός.
Στη συνέχεια, θα δείτε τη νέα σας λίστα αναπτυσσόμενων, την οποία μπορείτε να επαναχρησιμοποιήσετε επανειλημμένα. Απλώς επιλέξτε το από τοΕισάγω>Μενούμενού.
Για να κάνετε αλλαγές αργότερα, ανοίξτε την αναπτυσσόμενη λίστα και επιλέξτεΠροσθήκη / Επεξεργασία επιλογών.
9. POP σε πληροφορίες με έξυπνες μάρκες
Για να καταγράψετε και να δείτε τις επαφές, τα γεγονότα, τα αρχεία, τις τοποθεσίες και τις ημερομηνίες σαφώς, μπορείτε να εισαγάγετε έξυπνα τσιπ στα έγγραφά σας. Αυτά τα κομψά εργαλεία παραμένουν συμπυκνωμένα, αλλά επεκτείνονται για να δείξουν τις λεπτομέρειες και να σας επιτρέψουν να εκτελέσετε ενέργειες με ένα κλικ.
Μπορείτε να εισαγάγετε ένα έξυπνο τσιπ, πληκτρολογώντας το @ σύμβολο ακολουθούμενο από το όνομα του αντικειμένου ή πηγαίνονταςΕισάγω>Έξυπνα τσιπκαι να επιλέξετε ένα από το μενού pop-out.
Μόλις εισαγάγετε το τσιπ, τοποθετείτε τον δρομέα σας πάνω από αυτό ή επιλέξτε το για να δείτε μια προεπισκόπηση. Κάθε τσιπ περιέχει διαφορετικές λεπτομέρειες και ενέργειες ανάλογα με τον τύπο τσιπ. Για παράδειγμα, με ένα έξυπνο τσιπ αρχείου, μπορείτε να προεπισκόπηση του αρχείου, να αντιγράψετε έναν σύνδεσμο σε αυτό ή να το ανοίξετε.
Εάν έχετεΥποστηριζόμενος λογαριασμός χώρου εργασίας Google, έχετε πρόσβαση σε επιπλέον έξυπνα τσιπ, συμπεριλαμβανομένου ενός χρονομετρητή, χρονομετρητή και επαναχρησιμοποιήσιμων μεταβλητών.
Επωφεληθείτε από αυτά τα έξυπνα τσιπ για να συμπεριλάβετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε διατηρώντας παράλληλα το περιεχόμενό σας σύντομο και γλυκό.
Ένα ακόμη καλό εργαλείο Google Docs προσφέρει είναι για εξισώσεις. Είτε ένας φοιτητής είτε ένας καθηγητής, μπορείτε να σταματήσετε να ψάχνετε για τα σωστά σύμβολα και στη συνέχεια να τα διαμορφώσετε για να ταιριάζει στο έγγραφό σας. Απλά χρησιμοποιήστε τον επεξεργαστή εξίσωσης.
Για να ανοίξετε τον συντάκτη, μεταβείτε στοΘέα>Εμφάνιση εργαλείων εξισώσεων. Μπορείτε επίσης να επιλέξετεΕισάγω>Εξίσωση. Θα δείτε τη γραμμή εργαλείων επεξεργασίας στην κορυφή του εγγράφου σας.
Χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα πλαίσια μέσα στη γραμμή εργαλείων για να προσθέσετε τα σύμβολα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ελληνικά γράμματα, μαθηματικά, σύμβολα σχέσεων και βέλη.
Στη συνέχεια, θα δείτε την εξίσωση σας να εμφανίζεται σε ένα ωραίο και καθαρό πλαίσιο κειμένου στο έγγραφό σας.
Από μια σύνοψη σε έναν πίνακα παρακολούθησης σε μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα λεπτομερές τσιπ, μπορείτε να οργανώσετε τα έγγραφά σας Google με διάφορους τρόπους για να καλύψετε τις ανάγκες σας. Ποια από αυτά τα χαρακτηριστικά θα γίνει το γρήγορο αγαπημένο σας;
Για τα σχετικά μαθήματα σε άλλες εφαρμογές Google, δείτε πώς να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης στα αρχεία Google Drive.