Η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα έγγραφο Google είναι μια απλή διαδικασία που μπορεί να γίνει σε μερικά μόνο κλικ. Είτε μοιράζεστε ένα έγγραφο με συναδέλφους, φίλους ή οικογένεια, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να το κάνετε σωστά. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσουμε μέσα από τα βήματα για να στείλετε email σε ένα έγγραφο Google, καθώς και να παρέχετε μερικές χρήσιμες συμβουλές και συχνές ερωτήσεις.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να στείλετε email σε ένα έγγραφο Google
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας συζητήσουμε γρήγορα τι θα επιτύχουμε. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα μπορείτε να στείλετε ένα έγγραφο Google μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας από τη διεπαφή Google Docs. Αυτός είναι ένας βολικός τρόπος για να μοιραστείτε έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να τα κατεβάσετε και να τα επισυνάψετε με το χέρι.
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο Google
Το πρώτο βήμα είναι να ανοίξετε το έγγραφο Google που θέλετε να στείλετε email.
Μόλις ανοίξετε το έγγραφο, βεβαιωθείτε ότι είναι η σωστή έκδοση και ότι όλες οι απαραίτητες επεξεργασίες έχουν γίνει πριν από την κοινή χρήση.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κουμπί "Share"
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Share" που βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του εγγράφου.
Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου μπορείτε να διαχειριστείτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης και να προσθέσετε παραλήπτες.
Βήμα 3: Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του παραλήπτη
Στο πεδίο «Μοιραστείτε με τους ανθρώπους και ομάδες, εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου στο οποίο θέλετε να στείλετε το έγγραφο.
Μπορείτε να προσθέσετε πολλές διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν στέλνετε το έγγραφο σε περισσότερα από ένα άτομα.
Βήμα 4: Επιλέξτε τις ρυθμίσεις αδειοδότησης
Πριν στείλετε το email, επιλέξτε τις ρυθμίσεις αδειοδότησης για τον παραλήπτη. Μπορείτε να τους επιτρέψετε να δουν, να σχολιάσουν ή να επεξεργαστούν το έγγραφο.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τα κατάλληλα δικαιώματα βάσει αυτού που θέλετε ο παραλήπτης να μπορεί να κάνει με το έγγραφο.
Βήμα 5: Προσθέστε ένα μήνυμα (προαιρετικό)
Εάν θέλετε, μπορείτε να προσθέσετε ένα εξατομικευμένο μήνυμα στο email. Αυτό το μήνυμα θα συμπεριληφθεί στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί με τον σύνδεσμο προς το έγγραφο.
Η προσθήκη ενός μηνύματος μπορεί να παράσχει το πλαίσιο στον παραλήπτη και να τους ενημερώσει γιατί μοιράζεστε το έγγραφο μαζί τους.
Βήμα 6: Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποστολή'
Τέλος, κάντε κλικ στο κουμπί "Αποστολή" για να στείλετε email στο έγγραφο Google στον παραλήπτη.
Συνιστώμενη ανάγνωση:Πώς να κατεβάσετε την εικόνα από το Google Doc: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Ο παραλήπτης θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο και οποιοδήποτε μήνυμα που συμπεριλάβατε. Μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο με βάση τα δικαιώματα που ορίσατε.
Μετά την ολοκλήρωση αυτών των βημάτων, ο παραλήπτης θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το συνημμένο έγγραφο Google. Μπορούν στη συνέχεια να δουν, να σχολιάσουν ή να επεξεργαστούν το έγγραφο με βάση τα δικαιώματα που έχετε παραχωρήσει. Αυτός είναι ένας γρήγορος και αποτελεσματικός τρόπος για να συνεργαστείτε σε έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να αντιμετωπίζετε συνημμένα αρχεία και λήψεις.
Όταν στέλνετε email σε ένα έγγραφο Google, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου για να εξασφαλίσετε μια ομαλή διαδικασία:
- Ελέγξτε διπλό τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό.
- Εξετάστε εάν θέλετε ο παραλήπτης να έχει πρόσβαση μόνο για προβολή ή εάν θέλετε να είναι σε θέση να επεξεργαστούν το έγγραφο.
- Εάν στέλνετε το έγγραφο σε πολλά άτομα, βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν τα κατάλληλα δικαιώματα.
- Χρησιμοποιήστε το προαιρετικό πεδίο μηνύματος για να παρέχετε πλαίσιο ή οδηγίες για τον παραλήπτη.
- Εάν μοιράζεστε ευαίσθητες πληροφορίες, βεβαιωθείτε ότι έχετε αναθεωρήσει τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης και εξετάστε τη χρήση πρόσθετων μέτρων ασφαλείας όπως η προστασία του κωδικού πρόσβασης.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να στείλω email σε ένα έγγραφο Google σε κάποιον χωρίς λογαριασμό Google;
Ναι, μπορείτε να στείλετε email σε ένα έγγραφο Google σε κάποιον χωρίς λογαριασμό Google. Θα είναι σε θέση να δουν το έγγραφο, αλλά ενδέχεται να μην είναι σε θέση να σχολιάσουν ή να το επεξεργαστούν χωρίς να συνδεθούν ή να δημιουργήσουν λογαριασμό.
Πώς μπορώ να ξέρω αν ο παραλήπτης έχει λάβει το email;
Δεν θα λάβετε ειδοποίηση όταν ο παραλήπτης ανοίγει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε να ελέγξετε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης στο έγγραφο για να δείτε εάν έχουν πρόσβαση σε αυτό.
Μπορώ να ανακαλέσω την πρόσβαση στο έγγραφο μετά από να το στείλω email;
Ναι, μπορείτε να ανακαλέσετε την πρόσβαση στο έγγραφο ανά πάσα στιγμή, αλλάζοντας τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης.
Υπάρχει ένα όριο για το πόσα άτομα μπορώ να στείλω ένα έγγραφο Google;
Δεν υπάρχει όριο για το πόσα άτομα μπορείτε να στείλετε ένα έγγραφο Google, αλλά να έχετε κατά νου ότι η διαχείριση των δικαιωμάτων μπορεί να γίνει πιο περίπλοκη με μεγαλύτερο αριθμό παραλήπτη.
Μπορώ να προγραμματίσω ένα email για να στείλω ένα έγγραφο Google αργότερα;
Τα Έγγραφα Google δεν διαθέτουν ενσωματωμένη λειτουργία για να προγραμματίσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτων που ενσωματώνονται με το χώρο εργασίας του Google για να προγραμματίσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Περίληψη
- Ανοίξτε το έγγραφο Google.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Share".
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του παραλήπτη.
- Επιλέξτε τις ρυθμίσεις δικαιωμάτων.
- Προσθέστε ένα μήνυμα (προαιρετικό).
- Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποστολή'.
Σύναψη
Η αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ένα έγγραφο Google είναι ένα αεράκι μόλις γνωρίζετε τα βήματα. Είναι ένας φανταστικός τρόπος συνεργασίας και ανταλλαγής πληροφοριών χωρίς την ταλαιπωρία των παραδοσιακών συνημμένων αρχείων. Απλά θυμηθείτε να ελέγξετε ότι οι ρυθμίσεις κοινής χρήσης και τα δικαιώματα είναι σωστές πριν από το χτύπημα της αποστολής. Είτε εργάζεστε σε ένα σχολικό έργο, μια επιχειρηματική πρόταση, είτε απλά μοιράζεστε μια συνταγή με έναν φίλο, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα έγγραφο Google είναι μια δεξιότητα που σίγουρα θα έρθει χρήσιμη.
Έτσι, την επόμενη φορά που πρέπει να μοιραστείτε ένα έγγραφο, μην τονίζετε. Απλώς ανοίξτε το Google Doc, κάντε κλικ σε μερικά κουμπιά και voilà - ο παραλήπτης σας θα έχει όλα όσα χρειάζονται στα χέρια τους. Χαρούμενη κοινή χρήση!