Η οργάνωση δεδομένων στο Excel μπορεί να είναι ένα αεράκι μόλις κυριαρχήσετε την τέχνη των στήλες αλφαβητισμού. Είτε ταξινομείτε μια λίστα με ονόματα, πόλεις ή οποιοδήποτε άλλο σύνολο δεδομένων, το αλφαβητισμό μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Είναι μια απλή διαδικασία που περιλαμβάνει μερικά κλικ, και voilà, τα δεδομένα σας ταξινομούνται αλφαβητικά.
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να αλφάβητες στήλες Excel
Πριν από την κατάδυση στα βήματα, ας καταλάβουμε τι πρόκειται να κάνουμε. Οι στήλες αλφαβητισμού στο Excel θα κανονίσουν τα δεδομένα σας σε ανερχόμενη (Α έως Ζ) ή φθίνουσα (Z έως Α) σειρά. Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να οργανώσετε τα δεδομένα σας για να διευκολύνετε τον εντοπισμό συγκεκριμένων καταχωρήσεων.
Βήμα 1: Επιλέξτε τη στήλη
Κάντε κλικ στο γράμμα στο επάνω μέρος της στήλης που θέλετε να αλφάβητες. Αυτό θα επισημάνει ολόκληρη τη στήλη.
Όταν επιλέγετε μια στήλη, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μόνο μία στήλη. Αν έχετε επιλεγεί πολλές στήλες, το Excel θα ταξινομήσει όλες τις επιλεγμένες στήλες, οι οποίες θα μπορούσαν να αναμίξουν τα δεδομένα σας.
Βήμα 2: Βρείτε το κουμπί Ταξινόμησης και φίλτρου
Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα του Excel και βρείτε το κουμπί "Sort & Filter".
Το κουμπί 'Sort & Filter' βρίσκεται συνήθως στη δεξιά πλευρά της καρτέλας 'Δεδομένα'. Είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, καθώς σας δίνει τον έλεγχο του τρόπου με τον οποίο θέλετε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας.
Βήμα 3: Επιλέξτε την προτίμηση διαλογής σας
Κάντε κλικ στο κουμπί 'Ταξινόμηση a to z' για να αλφάβητες με ανερχόμενη σειρά ή 'ταξινομήστε z σε a' για φθίνουσα σειρά.
Θυμηθείτε, το 'Ταξινόμηση a to z' θα κανονίσει τα δεδομένα σας ξεκινώντας με καταχωρήσεις που ξεκινούν με το γράμμα 'a', ενώ 'Ταξινόμηση z σε a' θα κάνει το αντίθετο.
Μόλις ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, η επιλεγμένη στήλη σας θα είναι τακτοποιημένη αλφαβητισμένη. Θα παρατηρήσετε αμέσως ότι είναι ευκολότερο να πλοηγηθείτε στα δεδομένα σας και ο εντοπισμός συγκεκριμένων καταχωρήσεων θα είναι ένα κομμάτι κέικ.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μόνο μία στήλη κατά τη διαλογή για να αποφύγετε την ανάμειξη δεδομένων από πολλαπλές στήλες.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία 'Sort & Filter' για περισσότερο έλεγχο των προτιμήσεων διαλογής.
- Θυμηθείτε ότι το 'Ταξινόμηση Α έως z' είναι για την αύξηση της τάξης και το 'ταξινομήστε το z σε Α' είναι για φθίνουσα.
- Πάντα να αποθηκεύετε ένα αντίγραφο των δεδομένων σας πριν από τη διαλογή, μόνο σε περίπτωση που πρέπει να επιστρέψετε στην αρχική παραγγελία.
- Εάν χρειάζεστε αλφαβητισμό πολλαπλών στηλών, χρησιμοποιήστε την επιλογή 'προσαρμοσμένη ταξινόμηση' για να καθορίσετε τη σειρά στην οποία πρέπει να ταξινομηθεί κάθε στήλη.
Συχνές ερωτήσεις
Τι θα συμβεί αν θέλω να αλφάβσω πολλαπλές στήλες ταυτόχρονα;
Για να αλφάβητες πολλαπλές στήλες, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Προσαρμοσμένη Ταξινόμηση" στο αναπτυσσόμενο αναπτυσσόμενο "Sort & Filter". Αυτό σας επιτρέπει να προσθέσετε επίπεδα στα κριτήρια ταξινόμησης, καθορίζοντας τη σειρά με την οποία πρέπει να ταξινομηθεί κάθε στήλη.
Μπορώ να αλφάβω με σειρές αντί για στήλες;
Ναι, μπορείτε! Αντί να επιλέξετε μια στήλη, θα επιλέξετε τη σειρά που θέλετε να ταξινομήσετε. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις επιλογές 'Sort & Filter' για να ταξινομήσετε αριστερά προς τα δεξιά αντί για πάνω προς τα κάτω.
Το αλφαβητισμό μιας στήλης ταξινομεί επίσης τις αντίστοιχες σειρές;
Ναι, όταν αλφαβητίζετε μια στήλη, το Excel ταξινομεί ολόκληρη τη σειρά με βάση τα δεδομένα της στήλης. Αυτό διατηρεί τις σειρές σας άθικτες και εξασφαλίζει ότι τα σχετικά δεδομένα παραμένουν μαζί.
Πώς μπορώ να αναιρέσω το αλφαβητισμό αν κάνω λάθος;
Μπορείτε να ανατρέψετε γρήγορα μια ενέργεια στο Excel πιέζοντας το "Ctrl + Z" στο πληκτρολόγιό σας ή κάνοντας κλικ στο κουμπί "Undo" στο επάνω μέρος της οθόνης.
Μπορώ να αλφάβσω με βάση μια μερική στήλη;
Ναι, μπορείτε να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο εύρος μέσα σε μια στήλη κάνοντας κλικ και σύρετε πάνω από τα κύτταρα που θέλετε να ταξινομήσετε. Ωστόσο, να είστε προσεκτικοί, καθώς αυτό μπορεί να διαταράξει τη σειρά των δεδομένων σας σε σχέση με το υπόλοιπο υπολογιστικό φύλλο.
Δείτε επίσης:Πώς να αλφάνετε τις εφαρμογές στο iPhone 12: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Περίληψη
- Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να αλφάβητα.
- Βρείτε το κουμπί 'Sort & Filter' στην καρτέλα 'Δεδομένα'.
- Επιλέξτε είτε «Ταξινόμηση A έως Z» είτε «Ταξινόμηση Z σε Α» με βάση την προτίμησή σας.
Σύναψη
Οι στήλες του αλφαβητισμού Excel είναι μια θεμελιώδη δεξιότητα που μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των δεδομένων σας. Ακολουθώντας τα απλά βήματα που περιγράφονται σε αυτόν τον οδηγό, θα μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας αλφαβητικά σε χρόνο μηδέν. Θυμηθείτε, η οργάνωση είναι το κλειδί κατά το χειρισμό μεγάλων συνόλων δεδομένων και η λειτουργία ταξινόμησης του Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο στο οπλοστάσιό σας.
Αλλά γιατί να σταματήσετε εκεί; Η κυριαρχία αυτής της βασικής λειτουργίας ανοίγει το δρόμο για να εξερευνήσετε πιο προηγμένα χαρακτηριστικά του Excel που μπορούν να βελτιώσουν περαιτέρω την παραγωγικότητά σας. Βυθίστε την προσαρμοσμένη διαλογή, φιλτράρισμα και μορφοποίηση υπό όρους για να ξεκλειδώσετε το πλήρες δυναμικό των υπολογιστικών σας φύλλων.
Και σε περίπτωση αμφιβολίας, μην διστάσετε να ανατρέξετε σε αυτόν τον οδηγό ή να αναζητήσετε πρόσθετους πόρους για περαιτέρω μάθηση. Το Excel είναι ένα ισχυρό πρόγραμμα με πολλά να προσφέρει και να γίνει ικανός στη χρήση του είναι μια επένδυση που αποδίδει πολλαπλή, τόσο επαγγελματικά όσο και προσωπικά. Συνεχίστε λοιπόν, δοκιμάστε το - χαρούμενη ταξινόμηση!