Η δημιουργία ενός org chart στο Excel μπορεί να φαίνεται τρομακτικό, αλλά είναι πραγματικά πολύ απλό. Ένα διάγραμμα Org, σύντομο για το διάγραμμα οργάνωσης, είναι ένα διάγραμμα που δείχνει τη δομή ενός οργανισμού και τις σχέσεις μεταξύ των τμημάτων του. Με το Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα οργάνωσης επαγγελματικής εμφάνισης σε λίγα βήματα. Θα μπορείτε να απεικονίσετε την ιεραρχία της εταιρείας σας, καθιστώντας ευκολότερη την κατανόηση και την επικοινωνία.
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να δημιουργήσετε ένα org chart στο Excel
Πριν από την κατάδυση στα βήματα, είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι η δημιουργία ενός org chart στο Excel θα σας βοηθήσει να απεικονίσετε τη δομή του οργανισμού σας. Είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την επιβίβαση σε νέους υπαλλήλους, τον προγραμματισμό αναδιοργανώσεις ή απλώς τη διατήρηση όλων του βρόχου για την ιεραρχία της εταιρείας.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Excel και επιλέξτε ένα πρότυπο
Ανοίξτε το Microsoft Excel και κάντε κλικ στην καρτέλα 'Αρχείο' και, στη συνέχεια, επιλέξτε 'NEW' και αναζητήστε 'Διάγραμμα Οργάνωσης'.
Τα πρότυπα είναι ένα εξαιρετικό σημείο εκκίνησης, καθώς παρέχουν μια προ-σχεδιασμένη δομή που μπορείτε να προσαρμόσετε για να ταιριάζει στις ανάγκες σας. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο και εξασφαλίζει ότι το γράφημά σας φαίνεται επαγγελματικό.
Βήμα 2: Εισαγάγετε τα δεδομένα σας
Κάντε κλικ στα πλαίσια του προτύπου για να προσθέσετε τα ονόματα και τις θέσεις των ατόμων στον οργανισμό σας.
Είναι σημαντικό να έχετε μια σαφή ιδέα για τη δομή του οργανισμού σας πριν αρχίσετε να εισάγετε δεδομένα. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιοι αναφέρουν σε ποιον και έχετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
Βήμα 3: Προσαρμόστε το σχέδιο
Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες "Σχεδιασμός" και "Μορφή" για να αλλάξετε τα χρώματα, τα στυλ και τη διάταξη του org chart σας.
Η προσαρμογή του σχεδιασμού σας επιτρέπει να ταιριάζει με το γράφημα με το branding της εταιρείας σας ή να το καταστήσετε σαφέστερο και πιο εύκολο στην ανάγνωση.
Βήμα 4: Αποθηκεύστε και μοιραστείτε
Μόλις είστε ευχαριστημένοι με το org chart, αποθηκεύστε το και μοιραστείτε το με τον οργανισμό σας.
Η αποθήκευση του γραφήματος Org ως αρχείο PDF ή εικόνας μπορεί να διευκολύνει την κοινή χρήση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στο εσωτερικό δίκτυο της εταιρείας σας.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε ένα σαφές και επαγγελματικό διάγραμμα οργάνων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κοινοποιήσετε τη δομή του οργανισμού σας σε εργαζόμενους, ενδιαφερόμενα μέρη ή πελάτες.
- Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας είναι οργανωμένα πριν ξεκινήσετε. Αυτό θα κάνει τη διαδικασία πολύ πιο ομαλή.
- Χρησιμοποιήστε το γραφικό εργαλείο 'smartart' στο Excel για να δημιουργήσετε αυτόματα ένα org chart με τα δεδομένα σας.
- Εάν πρέπει να δείξετε μια μεγάλη οργάνωση, σκεφτείτε να το σπάσετε σε μικρότερα διαγράμματα ειδικά για το τμήμα.
- Κρατήστε το σχεδιασμό απλό και καθαρό για να βεβαιωθείτε ότι το διάγραμμα είναι εύκολο στην ανάγνωση και κατανόηση.
- Ενημερώστε τακτικά το org chart για να αντικατοπτρίσετε τυχόν αλλαγές στη δομή του οργανισμού σας.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να προσθέσω περισσότερα κουτιά στο org chart μου στο Excel;
Επιλέξτε ένα πλαίσιο κοντά στο σημείο όπου θέλετε να προσθέσετε ένα νέο, στη συνέχεια χρησιμοποιήστε την καρτέλα 'Σχεδιασμός' για να προσθέσετε ένα σχήμα.
Μπορώ να εισαγάγω δεδομένα από άλλες πηγές για να δημιουργήσω ένα org chart στο Excel;
Ναι, το Excel σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα από διάφορες πηγές, συμπεριλαμβανομένων άλλων υπολογιστικών φύλλων και βάσεων δεδομένων.
Πώς μπορώ να αλλάξω τη διάταξη του org chart μου;
Χρησιμοποιήστε την ομάδα 'διατάξεων' στην καρτέλα 'Σχεδιασμός' για να αλλάξετε τη διάταξη των πλαισίων στο διάγραμμα σας.
Διαβάστε επίσης:Πώς να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα καταρράκτη στο Excel: Οδηγός βήμα προς βήμα
Είναι δυνατόν να δημιουργηθεί ένα διάγραμμα οργανώσεων πολλαπλών επιπέδων στο Excel;
Ναι, τα πρότυπα διαγράμματος Org του Excel υποστηρίζουν πολλαπλά επίπεδα, επιτρέποντάς σας να δείξετε σύνθετες οργανωτικές ιεραρχίες.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το Excel για να δημιουργήσω ένα org chart για έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό;
Απολύτως, οι λειτουργίες του org chart του Excel είναι ευπροσάρμοστες και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για οποιοδήποτε είδος οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των μη κερδοσκοπικών οργανισμών.
Περίληψη
- Ανοίξτε το Excel και επιλέξτε ένα πρότυπο.
- Εισαγάγετε τα δεδομένα σας.
- Προσαρμόστε το σχέδιο.
- Αποθηκεύστε και μοιραστείτε.
Σύναψη
Η δημιουργία ενός org chart στο Excel μπορεί να εξορθολογίσει την οργανωτική επικοινωνία σας και να παρέχει μια σαφή, οπτική αναπαράσταση της δομής της εταιρείας σας. Είτε είστε μια μικρή εκκίνηση είτε μια μεγάλη εταιρεία, ένα org chart είναι ένα βασικό εργαλείο για να εξασφαλίσετε ότι όλοι γνωρίζουν το ρόλο τους και ποιοι αναφέρουν. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, θα είστε σε θέση να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό διάγραμμα οργάνων που μπορεί εύκολα να μοιραστεί με την ομάδα σας. Μην ξεχάσετε να το ενημερώσετε με οποιεσδήποτε διαρθρωτικές αλλαγές στον οργανισμό σας. Λαμβάνοντας υπόψη αυτές τις συμβουλές, θα είστε καλά στο δρόμο σας για να γίνετε ένα Excel Org Chart Pro. Γιατί λοιπόν να μην το δοκιμάσετε και να δείτε πώς μπορεί να ωφελήσει τον οργανισμό σας;