Η δημιουργία μιας απάντησης εκτός γραφείου στο Gmail είναι ένα αεράκι. Μπορείτε να ενημερώσετε τους ανθρώπους ότι δεν θα μπορείτε να απαντήσετε αμέσως στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργώντας ένα προσαρμοσμένο μήνυμα που θα αποσταλεί αυτόματα σε οποιονδήποτε σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενώ είστε μακριά. Σε λίγα βήματα, το Gmail σας θα ρυθμιστεί για να κρατήσει τους ανθρώπους στο βρόχο ακόμα και όταν δεν βρίσκεστε στο γραφείο σας.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Δημιουργία απάντησης εκτός γραφείου στο Gmail
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας μιλήσουμε για το τι κάνουμε εδώ. Θα δημιουργήσουμε μια αυτόματη απάντηση που θα σταλεί σε οποιονδήποτε σας στέλνει email κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου. Αυτό το μήνυμα θα τους ενημερώσει ότι είστε εκτός γραφείου και όταν μπορούν να περιμένουν μια απάντηση πίσω.
Βήμα 1: Ανοίξτε τις ρυθμίσεις Gmail
Κάντε κλικ στο εικονίδιο γραναζιών στην επάνω δεξιά γωνία των εισερχομένων Gmail και επιλέξτε 'Δείτε όλες τις ρυθμίσεις'.
Μόλις βρίσκεστε στο μενού Ρυθμίσεις, θα βρείτε μια δέσμη διαφορετικών επιλογών. Ψάχνετε για την καρτέλα "Γενικά", η οποία θα πρέπει να είναι ανοιχτή από προεπιλογή.
Βήμα 2: Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο 'Responder Acight'
Συνεχίστε να κύλιση μέχρι να βρείτε την ενότητα «Αποσπιαστή διακοπών». Αυτό είναι όπου θα ρυθμίσετε το μήνυμα εκτός γραφείου σας.
Είναι αρκετά μακριά, οπότε μην αποθαρρύνεστε αν δεν το βλέπετε αμέσως. Απλά συνεχίστε να κύλιση μέχρι να βρείτε την ενότητα με την ένδειξη «Responder Acight».
Βήμα 3: Ενεργοποιήστε τον ανταποκριτή των διακοπών
Μόλις βρείτε την ενότητα «Αποσπιαστή Διακοπών», θα δείτε ένα κουμπί που λέει «Αποστολή διακοπών». Κάντε κλικ για να το ενεργοποιήσετε.
Τώρα που είναι ενεργοποιημένο, θα παρατηρήσετε μερικές ακόμη επιλογές εμφανίζονται. Αυτό είναι όπου θα προσαρμόσετε το μήνυμά σας και θα ορίσετε τις ημερομηνίες.
Βήμα 4: Ρυθμίστε την πρώτη ημέρα
Κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από την «Πρώτη Ημέρα» και επιλέξτε την ημερομηνία που θέλετε να ξεκινήσετε να ξεκινήσετε.
Διαβάστε επίσης:Πώς να απαντήσετε σε ένα μήνυμα στο Instagram: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Αυτό είναι σημαντικό επειδή είναι όταν οι αυτόματες απαντήσεις σας θα αρχίσουν να βγαίνουν. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει τη σωστή ημερομηνία!
Βήμα 5: Ρυθμίστε την τελευταία ημέρα (προαιρετικά)
Εάν γνωρίζετε πότε θα επιστρέψετε, κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από την «τελευταία μέρα» και επιλέξτε την ημερομηνία επιστροφής σας.
Εάν δεν είστε σίγουροι πότε θα επιστρέψετε, μπορείτε να αφήσετε αυτό το κενό. Απλά θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε την απάντησή σας όταν επιστρέψετε.
Βήμα 6: Γράψτε το μήνυμά σας
Πληκτρολογήστε το μήνυμα εκτός γραφείου στο πλαίσιο που παρέχεται. Αυτό είναι που οι άνθρωποι θα λάβουν όταν σας στέλνουν μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια του χρόνου που είστε μακριά.
Να είστε βέβαιος να συμπεριλάβετε τυχόν σημαντικές πληροφορίες, όπως όταν θα επιστρέψετε ή ποιοι μπορούν να επικοινωνήσουν απουσία σας.
Βήμα 7: Αποθήκευση αλλαγών
Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος της σελίδας και κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση αλλαγών'. Συγχαρητήρια! Η απάντησή σας εκτός γραφείου είναι τώρα εγκατεστημένη.
Μην ξεχνάτε αυτό το βήμα, γιατί αν δεν αποθηκεύσετε, όλη η σκληρή δουλειά σας θα είναι για τίποτα!
Μόλις αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας, η απάντησή σας εκτός γραφείου είναι έτοιμο. Όποιος σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια του χρόνου που καθορίσατε, θα λάβει αυτόματα το μήνυμά σας, ενημερώνοντάς τους ότι είστε μακριά και πότε να περιμένετε μια απάντηση. Είναι ένας απλός αλλά αποτελεσματικός τρόπος για να διαχειριστείτε τις προσδοκίες και να διατηρήσετε την επαγγελματική επικοινωνία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ακόμη και όταν δεν είστε διαθέσιμοι.
- Εξατομικεύστε το μήνυμά σας για να αντικατοπτρίσετε την προσωπικότητα ή την επωνυμία της εταιρείας σας.
- Διατηρήστε το μήνυμα σύντομο και στο σημείο. Δεν υπάρχει ανάγκη για μακρά εξήγηση.
- Παρέχετε ένα εναλλακτικό άτομο επικοινωνίας ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο υποστήριξης, εάν ισχύει.
- Ελέγξτε το μήνυμά σας για τυπογραφικά λάθη ή σφάλματα πριν από την αποθήκευση.
- Θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε τον ανταποκριτή των διακοπών όταν επιστρέψετε ή να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να δημιουργήσω μια απάντηση εκτός γραφείου για μία μόνο συγκεκριμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Όχι, η απάντηση εκτός γραφείου αποστέλλεται σε οποιονδήποτε σας στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια του χρονικού πλαισίου που έχετε ορίσει.
Θα αποσταλεί η απάντησή μου από το γραφείο μου σε κάθε email που λαμβάνω;
Η απάντησή σας εκτός γραφείου θα σταλεί σε κάθε άτομο μία φορά κάθε 4 ημέρες εάν συνεχίσουν να σας στείλουν email.
Μπορώ να δημιουργήσω διαφορετικά μηνύματα για διαφορετικές ομάδες ανθρώπων;
Ο ανταποκριτής των διακοπών του Gmail επιτρέπει μόνο ένα μήνυμα, οπότε θα είναι το ίδιο για όλους.
Τι γίνεται αν ξεχάσω να απενεργοποιήσω την απάντησή μου;
Εάν έχετε ορίσει ημερομηνία λήξης, θα απενεργοποιηθεί αυτόματα. Διαφορετικά, θα χρειαστεί να το απενεργοποιήσετε με μη αυτόματο τρόπο.
Μπορώ να ορίσω μια απάντηση εκτός γραφείου από το τηλέφωνό μου;
Ναι, μπορείτε να ρυθμίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου στην εφαρμογή Gmail στο smartphone σας.
Περίληψη
- Ανοίξτε τις ρυθμίσεις Gmail.
- Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο 'Responder Acight'.
- Ενεργοποιήστε τον ανταποκριτή των διακοπών.
- Ρυθμίστε την πρώτη μέρα.
- Ρυθμίστε την τελευταία ημέρα (προαιρετικά).
- Γράψτε το μήνυμά σας.
- Αποθήκευση αλλαγών.
Σύναψη
Και εκεί το έχετε, δημιουργώντας μια απάντηση εκτός γραφείου στο Gmail είναι πραγματικά τόσο απλή. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι επαφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ενημερώνονται για την απουσία σας και γνωρίζετε πότε να περιμένετε μια απάντηση. Είναι μια επαγγελματική ευγένεια που παίρνει λίγη προσπάθεια, αλλά προχωρά πολύ στη διατήρηση της καλής επικοινωνίας. Θυμηθείτε, το κλειδί για ένα καλό μήνυμα γραφείου είναι η σαφήνεια και η συντομία. Και μην ξεχάσετε να το απενεργοποιήσετε όταν επιστρέψετε - ή ορίστε μια ημερομηνία λήξης για να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση. Κρατήστε αυτές τις συμβουλές στο μυαλό σας, και θα δημιουργήσετε τέλεια εκτός γραφείου απαντήσεις σε χρόνο μηδέν. Ευτυχισμένο email!