Βρίσκεστε στον εαυτό σας πνιγμό σε μια θάλασσα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που ανοίγετε τα εισερχόμενα του προοπτικού σας; Λοιπόν, δεν φοβηθείτε, επειδή η δημιουργία ενός φίλτρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι απλώς η ζωή που χρειάζεστε. Σε λιγότερο από ένα λεπτό, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα φίλτρο που θα ταξινομήσει αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε συγκεκριμένους φακέλους, καθιστώντας τη διαχείριση των εισερχομένων σας ένα αεράκι.
Βήμα προς βήμα Tutorial για το πώς να δημιουργήσετε ένα φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook
Πριν βουτήξουμε στο νιτρικό-γκρίτι, ας καταλάβουμε τι πρόκειται να κάνουμε. Με τη δημιουργία ενός φίλτρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, λέμε στο πρόγραμμα να οργανώνει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση τα κριτήρια που επιλέγουμε. Είναι σαν να έχεις έναν προσωπικό βοηθό που ξέρει ακριβώς πού πρέπει να πάει κάθε κομμάτι ταχυδρομείου!
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική
Ανοίξτε το πρόγραμμα του Outlook και βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην καρτέλα Αρχική σελίδα, η οποία είναι η προεπιλεγμένη καρτέλα όταν ανοίξετε το Outlook.
Η καρτέλα Home είναι όπου θα βρείτε τα περισσότερα από τα εργαλεία που χρειάζεστε για τη βασική διαχείριση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής δημιουργίας κανόνων, που είναι απλώς ένα άλλο όνομα για φίλτρα.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο κουμπί "Κανόνες" και επιλέξτε "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων"
Αναζητήστε το κουμπί "Κανόνες" στην ομάδα Move στην καρτέλα Home και κάντε κλικ. Στη συνέχεια, επιλέξτε 'Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων' από το αναπτυσσόμενο μενού.
Το κουμπί "Κανόνες" είναι η πύλη σας για τη δημιουργία όλων των αυτοματοποιημένων ενεργειών για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, όχι μόνο φίλτρα.
Βήμα 3: Στο παράθυρο διαλόγου κανόνων και ειδοποιήσεων, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέος κανόνας"
Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου κανόνων και ειδοποιήσεων, θα δείτε μια λίστα με τους υπάρχοντες κανόνες που έχετε. Κάντε κλικ στο 'New Rule' για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός νέου φίλτρου.
Αυτό είναι όπου αρχίζετε να καθορίζετε τα κριτήρια για το νέο σας φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 4: Επιλέξτε ένα πρότυπο ή ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα
Το Outlook προσφέρει μια ποικιλία προτύπων για κοινούς κανόνες ή μπορείτε να ξεκινήσετε από έναν κενό κανόνα εάν οι ανάγκες σας είναι πιο συγκεκριμένες.
Η επιλογή ενός προτύπου μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο, αλλά μην φοβάστε να ξεκινήσετε από το μηδέν εάν κανένα από τα πρότυπα δεν ταιριάζει τέλεια στις ανάγκες σας.
Βήμα 5: Ρυθμίστε τις συνθήκες για το φίλτρο σας
Αποφασίστε ποιες προϋποθέσεις πρέπει να πληρούνται για να εφαρμοστεί το φίλτρο. Αυτή θα μπορούσε να είναι η διεύθυνση του αποστολέα, οι συγκεκριμένες λέξεις στη γραμμή θέματος ή το επίπεδο σημασίας του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταξύ άλλων επιλογών.
Να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι για να διασφαλίσετε ότι το φίλτρο σας λειτουργεί με τον τρόπο που θέλετε.
Βήμα 6: Επιλέξτε τι συμβαίνει με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν τους όρους
Αφού ρυθμίσετε τις συνθήκες, θα επιλέξετε τι συμβαίνει με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν αυτές τις προϋποθέσεις. Οι επιλογές περιλαμβάνουν τη μετακίνηση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα συγκεκριμένο φάκελο, τη διαγραφή του ή ακόμα και την προώθηση του σε άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Σκεφτείτε προσεκτικά τι θέλετε να συμβεί σε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς αυτό θα επηρεάσει τον τρόπο αλληλεπίδρασης με τα εισερχόμενά σας.
Βήμα 7: Ολοκληρώστε τις ρυθμίσεις του κανόνα και ονομάστε το φίλτρο
Θα μπορείτε να ελέγξετε τις ρυθμίσεις του κανόνα και να κάνετε τυχόν απαραίτητες προσαρμογές. Δώστε στο νέο σας φίλτρο ένα όνομα που θα σας βοηθήσει να θυμάστε τι κάνει.
Ένα σαφές, περιγραφικό όνομα θα σας βοηθήσει να θυμάστε τον σκοπό κάθε φίλτρου όταν έχετε ρυθμίσει πολλαπλά φίλτρα.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, το νέο σας φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λειτουργήσει. Θα οργανώσει αυτόματα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σύμφωνα με τις συνθήκες που ορίσετε, απελευθερώνοντάς σας για να επικεντρωθεί σε αυτό που είναι σημαντικό.
- Κρατήστε τα φίλτρα σας απλά για να αποφύγετε τη σύγχυση και τους αλληλεπικαλυπτόμενους κανόνες.
- Ελέγξτε τακτικά και ενημερώστε τα φίλτρα σας για να βεβαιωθείτε ότι εξακολουθούν να είναι σχετικά.
- Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες λέξεις -κλειδιά στις συνθήκες σας για να αυξήσετε την ακρίβεια του φίλτρου.
- Συνδυάστε φίλτρα με άλλα χαρακτηριστικά προοπτικών, όπως κατηγορίες και σημαίες, για μέγιστη οργάνωση.
- Δοκιμάστε το νέο σας φίλτρο με μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί όπως προορίζεται πριν βασιστεί πλήρως σε αυτό.
Συχνές ερωτήσεις
Τι θα συμβεί αν θέλω να αλλάξω ένα φίλτρο αφού το έχω δημιουργήσει;
Κανένα πρόβλημα! Απλά επιστρέψτε στην επιλογή "Διαχείριση κανόνων & ειδοποιήσεων" και μπορείτε να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε από τα υπάρχοντα φίλτρα σας.
Μπορώ να εφαρμόσω ένα φίλτρο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχω ήδη λάβει;
Ναι, μπορείτε να εκτελέσετε ένα φίλτρο στα υπάρχοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Απλά επιλέξτε την επιλογή "Εκτέλεση κανόνων τώρα" στο παράθυρο διαλόγου "Εκτέλεση κανόνων τώρα".
Πόσα φίλτρα μπορώ να δημιουργήσω στο Outlook;
Δεν υπάρχει καθορισμένο όριο στον αριθμό των φίλτρων που μπορείτε να δημιουργήσετε, αλλά να έχετε κατά νου ότι έχοντας πάρα πολλούς μπορεί να επιβραδύνει την επεξεργασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω φίλτρα για να ταξινομήσω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους που έχω ήδη δημιουργήσει;
Απολύτως! Κατά τη ρύθμιση της ενέργειας για το φίλτρο σας, απλά επιλέξτε το φάκελο στο οποίο θέλετε να μετακινηθείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Διαβάστε περισσότερα:Πώς να προγραμματίσετε ένα email στο Outlook: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Τι πρέπει να κάνω εάν το φίλτρο μου δεν λειτουργεί;
Διπλά ελέγξτε τις συνθήκες και τις ενέργειες του φίλτρου για να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν ρυθμιστεί σωστά. Εάν δεν λειτουργεί ακόμα, ίσως χρειαστεί να διαγράψετε το φίλτρο και να ξεκινήσετε ξανά.
Περίληψη
- Ανοίξτε το Outlook και μεταβείτε στην καρτέλα Home.
- Κάντε κλικ στην επιλογή 'κανόνες' και, στη συνέχεια, επιλέξτε 'Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων'.
- Κάντε κλικ στο κουμπί "Νέος κανόνας" στο παράθυρο διαλόγου.
- Επιλέξτε ένα πρότυπο κανόνα ή ξεκινήστε από έναν κενό κανόνα.
- Ρυθμίστε τις συνθήκες για το φίλτρο σας.
- Επιλέξτε τι συμβαίνει με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν τις συνθήκες.
- Ολοκληρώστε τις ρυθμίσεις και ονομάστε το φίλτρο σας.
Σύναψη
Εκεί το έχετε, λαοί! Η δημιουργία ενός φίλτρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι ένας απλός τρόπος για να διατηρήσετε την εικονική σας ταχυδρομική αίθουσα τακτοποιημένη και αποτελεσματική. Ακολουθώντας το βήμα προς βήμα Tutorial παραπάνω, μπορείτε να ρυθμίσετε ένα σύστημα που λειτουργεί για εσάς, εξασφαλίζοντας ότι ξοδεύετε λιγότερο χρόνο κοσκινίζοντας μέσω μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και περισσότερο χρόνο σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία.
Θυμηθείτε, ένα οργανωμένο εισερχόμενο οδηγεί σε μια πιο παραγωγική ημέρα. Έτσι, πάρτε μερικά λεπτά για να ρυθμίσετε τα φίλτρα σας και να παρακολουθήσετε καθώς η ακαταστασία εξαφανίζεται. Εάν αντιμετωπίζετε ποτέ προβλήματα, απλώς ανατρέξτε στις συμβουλές και τις συχνές ερωτήσεις που παρέχονται - είναι εδώ για να σας βοηθήσουν να περιηγηθείτε σε τυχόν χτυπήματα στο δρόμο.
Και τέλος, μην ξεχάσετε να αναθεωρήσετε περιοδικά τα φίλτρα σας. Καθώς εξελίσσεται η ροή εργασίας σας, πρέπει και οι στρατηγικές διαχείρισης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ευτυχισμένο φιλτράρισμα, και εδώ είναι ένα καθαρότερο, πιο οργανωμένο εισερχόμενο με τη βοήθεια του νέου φίλτρου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook!