Η επεξεργασία ενός κοινόχρηστου εγγράφου Google είναι μια απλή διαδικασία μόλις το κρεμάσετε. Ξεκινήστε με πρόσβαση στο έγγραφο μέσω του Drive Google. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι έχετε δικαιώματα επεξεργασίας από τον ιδιοκτήτη. Μόλις βρεθείτε στο έγγραφο, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε πραγματικό χρόνο, με τις επεξεργασίες σας ορατές σε άλλους συνεργάτες. Τώρα, ας σπάσουμε τα βήματα για το πώς να επεξεργαστούμε ένα κοινό έγγραφο Google, ώστε να μπορείτε να συνεργαστείτε αποτελεσματικά με την ομάδα ή την ομάδα ομοτίμων σας.
Η επεξεργασία ενός κοινού εγγράφου Google είναι μια διαδικασία συνεργασίας που επιτρέπει σε πολλούς χρήστες να κάνουν αλλαγές και προτάσεις σε πραγματικό χρόνο. Εδώ είναι πώς να το κάνετε.
Βήμα 1: Αποκτήστε πρόσβαση στο κοινόχρηστο έγγραφο
Ανοίξτε το Google Drive και κάντε κλικ στο 'Shared With Me' για να βρείτε το έγγραφο.
Η πρόσβαση στο κοινό έγγραφο είναι το πρώτο βήμα. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το έγγραφο, ελέγξτε με τον ιδιοκτήτη για να βεβαιωθείτε ότι το έχετε μοιραστεί με τη σωστή διεύθυνση email σας.
Βήμα 2: Ελέγξτε τα δικαιώματα σας
Βεβαιωθείτε ότι έχετε δικαιώματα επεξεργασίας. Εάν όχι, ζητήστε τα από τον κάτοχο του εγγράφου.
Χωρίς τα κατάλληλα δικαιώματα, δεν θα μπορείτε να κάνετε αλλαγές. Οι άδειες μπορούν να είναι «μπορούν να επεξεργαστούν», «μπορούν να σχολιάσουν» ή «μπορούν να δουν». Βεβαιωθείτε ότι έχετε δικαιώματα επεξεργασίας.
Βήμα 3: Κάντε τις τροποποιήσεις σας
Κάντε κλικ στο έγγραφο και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε για να κάνετε τις τροποποιήσεις σας.
Περισσότερη ανάγνωση:Πώς να κατεβάσετε ένα έγγραφο Google στο iPad: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Καθώς κάνετε αλλαγές, θα εμφανιστούν σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας σε άλλους συνεργάτες να δουν την εργασία σας. Εάν κάνετε ένα λάθος ή θέλετε να αναιρέσετε μια ενέργεια, μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε το κουμπί "Undo" ή πατήστε "Ctrl + Z" (ή "CMD + Z" σε Mac).
Βήμα 4: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία προτάσεων (προαιρετικά)
Για να κάνετε προτάσεις χωρίς να αλλάξετε το κείμενο, κάντε κλικ στο 'Επεξεργασία' στο επάνω δεξιά και μεταβείτε στο 'προτείνοντας'.
Αυτή η λειτουργία είναι βολική όταν θέλετε να προτείνετε επεξεργασίες χωρίς να αλλάξετε το αρχικό έγγραφο. Οι προτάσεις σας θα επισημανθούν και ο ιδιοκτήτης του εγγράφου μπορεί να τις δεχτεί ή να τις απορρίψει.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, οι τροποποιήσεις σας θα είναι ορατές σε όλους με πρόσβαση στο έγγραφο. Οι συνεργάτες μπορούν να δουν τις αλλαγές και τις προτάσεις σας, προωθώντας ένα περιβάλλον συνεργασίας.
- Πάντα να επικοινωνείτε με την ομάδα σας πριν κάνετε σημαντικές αλλαγές.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία «σχολιασμού» για να αφήσετε σημειώσεις ή να κάνετε ερωτήσεις χωρίς να αλλάξετε το κείμενο.
- Εξοικειώστε τον εαυτό σας με το ιστορικό αναθεώρησης για να παρακολουθείτε τις αλλαγές και να επανέλθετε σε προηγούμενες εκδόσεις, εάν είναι απαραίτητο.
- Αποφύγετε την επεξεργασία της ίδιας ενότητας ταυτόχρονα με έναν άλλο χρήστη για να αποφύγετε σύγχυση.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία συνομιλίας στο έγγραφο για να συζητήσετε τις αλλαγές σε πραγματικό χρόνο με άλλους συνεργάτες.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς ξέρω ποιος έκανε συγκεκριμένες αλλαγές στο έγγραφο;
Το Google Docs παρακολουθεί τις αλλαγές από κάθε χρήστη και μπορείτε να το δείτε στο «Ιστορικό της έκδοσης» κάτω από το μενού «Αρχείο».
Κάθε επεξεργασία έχει επισημανθεί με το όνομα του επεξεργαστή και το timestamp. Αυτή η λειτουργία συμβάλλει στη διατήρηση της διαφάνειας και της λογοδοσίας μεταξύ των συνεργατών.
Μπορώ να επεξεργαστώ ένα κοινό έγγραφο Google εκτός σύνδεσης;
Ναι, μπορείτε να επεξεργαστείτε τα έγγραφα Google εκτός σύνδεσης εάν έχετε ρυθμίσει την πρόσβαση εκτός σύνδεσης μέσω του Google Drive.
Θυμηθείτε ότι οι αλλαγές σας δεν θα είναι ορατές σε άλλους ή αποθηκεύονται στο έγγραφο μέχρι να επανασυνδεθείτε στο Διαδίκτυο.
Τι γίνεται αν δεν θέλω να δουν οι άλλοι οι τροποποιήσεις μου μέχρι να τελειώσω;
Μπορείτε να εργαστείτε στις αλλαγές σας σε ένα ιδιωτικό έγγραφο και στη συνέχεια να τις αντιγράψετε ή μπορείτε να αποσυνδέσετε προσωρινά το Διαδίκτυο για να εργαστείτε εκτός σύνδεσης.
Λάβετε υπόψη ότι εάν επιλέξετε το τελευταίο, οι αλλαγές σας δεν θα συγχρονιστούν μέχρι να επανασυνδεθείτε.
Μπορώ να περιορίσω ορισμένα τμήματα του εγγράφου από την επεξεργασία;
Ναι, ο ιδιοκτήτης εγγράφου μπορεί να ορίσει δικαιώματα επεξεργασίας για συγκεκριμένα τμήματα χρησιμοποιώντας την επιλογή "Protect Range".
Αυτό είναι χρήσιμο όταν θέλετε να διατηρήσετε ορισμένα μέρη του εγγράφου από τις αλλαγές.
Πώς μπορώ να δω τι έμοιαζε το έγγραφο πριν από οποιαδήποτε επεξεργασία;
Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Ιστορικό έκδοσης" για να δείτε και να επαναφέρετε τις προηγούμενες εκδόσεις του εγγράφου.
Αυτό είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την παρακολούθηση της εξέλιξης του εγγράφου σας και της διασφάλισης των ανεπιθύμητων αλλαγών.
Περίληψη
- Πρόσβαση στο κοινό έγγραφο από το Google Drive σας.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε δικαιώματα επεξεργασίας.
- Κάντε τις τροποποιήσεις σας απευθείας στο έγγραφο.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία προτάσεων για να προτείνετε επεξεργασίες χωρίς να αλλάξετε το κείμενο.
Σύναψη
Η επεξεργασία ενός κοινόχρηστου εγγράφου Google δεν χρειάζεται να είναι πονοκέφαλος. Με αυτά τα βήματα και τις συμβουλές στο μυαλό, μπορείτε να περιηγηθείτε με σιγουριά στα νερά της συνεργατικής επεξεργασίας. Θυμηθείτε να επικοινωνείτε με τους συνεργάτες σας, να σέβεστε τα δικαιώματα εγγράφων και να χρησιμοποιήσετε τα ισχυρά χαρακτηριστικά των εγγράφων της Google Docs όπως σχόλια, προτάσεις και ιστορικό αναθεώρησης. Είτε εργάζεστε σε ένα ομαδικό έργο, συν-αξιοποιώντας ένα έγγραφο, είτε απλά μοιράζεστε σημειώσεις, γνωρίζοντας πώς να επεξεργαστείτε ένα κοινό έγγραφο Google μπορεί να εξορθολογίσει τη διαδικασία και να βελτιώσει την παραγωγικότητα. Συνεχίστε λοιπόν, βουτήξτε και κάντε το σημάδι σας - να είστε βέβαιος να σώσετε την εργασία σας! Και αν βρεθείτε ποτέ σε ένα τουρσί, ανατρέξτε σε αυτές τις συμβουλές και τις συχνές ερωτήσεις για καθοδήγηση. Καλή επεξεργασία!