Ο προσδιορισμός των αντιγράφων στο Excel μπορεί να είναι ένα αεράκι αν γνωρίζετε τα σωστά βήματα που πρέπει να κάνετε. Είτε πρόκειται για ένα μικρό σύνολο δεδομένων είτε για ένα μεγάλο, το Excel προσφέρει πολλά χαρακτηριστικά που μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε και να αφαιρέσετε τυχόν διπλές τιμές γρήγορα και εύκολα. Σε αυτό το άρθρο, θα σας οδηγήσουμε σε ένα απλό βήμα προς βήμα φροντιστήριο για το πώς να εντοπίσετε τα διπλότυπα στο Excel. Ας ξεκινήσουμε λοιπόν!
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να προσδιορίσετε τα αντίγραφα στο Excel
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι προσπαθούμε να επιτύχουμε εδώ. Ο προσδιορισμός των αντιγράφων στο Excel είναι απαραίτητη για να εξασφαλιστεί η ακρίβεια των δεδομένων σας. Είτε πρόκειται για μια λίστα με τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα ονόματα ή οποιαδήποτε άλλα δεδομένα, τα αντίγραφα μπορούν να οδηγήσουν σε εσφαλμένη ανάλυση και αποφάσεις. Ακολουθώντας αυτά τα βήματα, θα είστε σε θέση να εντοπίσετε και να διαχειριστείτε αυτά τα ενοχλητικά αντίγραφα με ευκολία.
Βήμα 1: Επιλέξτε το εύρος δεδομένων
Επιλέξτε το εύρος των κυττάρων που θέλετε να ελέγξετε για αντίγραφα.
Περισσότερη ανάγνωση:Πώς να αναζητήσετε αντίγραφα στο Excel: Οδηγός βήμα προς βήμα
Όταν επιλέγετε το εύρος, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλες τις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για διπλότυπα. Εάν ελέγχετε έναν ολόκληρο πίνακα, κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί μέσα στον πίνακα και το Excel θα επιλέξει αυτόματα ολόκληρο το εύρος για εσάς.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα"
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στην κορδέλα του Excel.
Η καρτέλα "Δεδομένα" είναι όπου θα βρείτε όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένης της λειτουργίας "Κατάργηση διπλότυπων" που θα χρησιμοποιήσουμε στο επόμενο βήμα.
Βήμα 3: Κάντε κλικ στο "Αφαιρέστε τα αντίγραφα"
Στην ομάδα "Εργαλεία δεδομένων", κάντε κλικ στο κουμπί "Κατάργηση διπλών".
Ένα παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί με μια λίστα με όλες τις στήλες στο επιλεγμένο εύρος σας. Από εδώ, μπορείτε να καθορίσετε ποιες στήλες θα πρέπει να ελέγξουν τα διπλότυπα.
Βήμα 4: Επιλέξτε τις στήλες για να ελέγξετε για διπλότυπα
Επιλέξτε τα πλαίσια δίπλα στις στήλες που θέλετε να ελέγξετε για αντίγραφα.
Εάν θέλετε να ελέγξετε για αντίγραφα σε ολόκληρο το εύρος, απλά κάντε κλικ στο κουμπί 'Επιλέξτε όλα'. Εάν θέλετε μόνο να ελέγξετε συγκεκριμένες στήλες, καταργήστε την επιλογή αυτών που δεν χρειάζεστε.
Βήμα 5: Κάντε κλικ στο "OK"
Αφού επιλέξετε τις στήλες, κάντε κλικ στο κουμπί 'OK' για να εκτελέσετε τη λειτουργία 'Κατάργηση διπλών αντιγράφων'.
Στη συνέχεια, το Excel θα επεξεργαστεί τα δεδομένα σας και θα καταργήσει τυχόν διπλές σειρές με βάση τις στήλες που επιλέξατε. Θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που να αναδεικνύει πόσα αντίγραφα βρέθηκαν και αφαιρέθηκαν και πόσες μοναδικές τιμές παραμένουν.
Μόλις ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, τα δεδομένα σας θα είναι απαλλαγμένα από αντίγραφα και μπορείτε να προχωρήσετε στην ανάλυσή σας γνωρίζοντας ότι το σύνολο δεδομένων σας είναι ακριβές και αξιόπιστο.
- Χρησιμοποιήστε τη μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε τα αντίγραφα οπτικά πριν την αφαιρέσετε.
- Πάντα να δημιουργείτε αντίγραφο ασφαλείας των αρχικών σας δεδομένων πριν αφαιρέσετε τα αντίγραφα.
- Η λειτουργία "Αφαιρέστε τα διπλότυπα" αφαιρεί μόνο ολόκληρες σειρές, όχι μεμονωμένα κύτταρα.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία 'countif' για να μετρήσετε τον αριθμό των φορών που εμφανίζεται μια τιμή σε μια σειρά.
- Ταξινόμηση των δεδομένων σας πριν ελέγξετε τα αντίγραφα για να διευκολύνετε να τα εντοπίσετε με το χέρι.
Συχνές ερωτήσεις
Τι θα συμβεί αν θέλω μόνο να αφαιρέσω αντίγραφα από μια συγκεκριμένη στήλη;
Εάν θέλετε μόνο να αφαιρέσετε διπλότυπα από μία στήλη, επιλέξτε αυτήν τη στήλη πριν κάνετε κλικ στο 'Κατάργηση διπλών αντιγράφων'. Στο παράθυρο διαλόγου, βεβαιωθείτε ότι μόνο αυτή η στήλη ελέγχεται.
Μπορώ να αναιρέσω τη δράση "Αφαιρέστε τα αντίγραφα";
Ναι, μπορείτε να αναιρέσετε τη δράση "Κατάργηση διπλών αντιγράφων" πιέζοντας το Ctrl + Z αμέσως μετά την ολοκλήρωση της δράσης. Ωστόσο, εάν κλείσετε και ανοίξετε ξανά το αρχείο Excel, δεν θα μπορείτε να ανατρέψετε τις αλλαγές.
Διαγράψτε τα αντίγραφα της πρώτης εμφάνισης της τιμής;
Όχι, το "Remove Dipplicates" διατηρεί την πρώτη εμφάνιση της τιμής και αφαιρεί τυχόν επακόλουθα αντίγραφα.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω το "Αφαίρεση διπλότυπων" σε φιλτραρισμένο εύρος;
Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Αφαιρέστε τα διπλότυπα" σε ένα φιλτραρισμένο εύρος και θα εξετάσει μόνο τα ορατά (φιλτραρισμένα) κύτταρα.
Υπάρχει όριο στον αριθμό των σειρών excel μπορεί να ελέγξει για αντίγραφα;
Το Excel έχει ένα όριο σειράς, το οποίο εξαρτάται από την έκδοση που χρησιμοποιείτε. Για το Excel 2007 και αργότερα, το όριο είναι 1.048.576 σειρές.
Περίληψη
- Επιλέξτε το εύρος δεδομένων.
- Μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα".
- Κάντε κλικ στο 'Κατάργηση διπλών αντιγράφων'.
- Επιλέξτε τις στήλες για να ελέγξετε για αντίγραφα.
- Κάντε κλικ στο "OK".
Σύναψη
Η εκμάθηση του τρόπου εντοπισμού των διπλών αντιγράφων στο Excel είναι μια δεξιότητα που μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και να εξασφαλίσει την ακρίβεια των δεδομένων σας. Είναι μια απλή διαδικασία που απαιτεί μόνο μερικά κλικ. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Αφαιρέστε τα διπλότυπα", μπορείτε γρήγορα να καθαρίσετε το σύνολο δεδομένων σας, καθιστώντας ευκολότερη την ανάλυση και την κοινή χρήση με άλλους. Θυμηθείτε να κρατάτε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας των αρχικών σας δεδομένων, μόνο σε περίπτωση που πρέπει να επιστρέψετε τυχόν αλλαγές. Με αυτή τη γνώση στο χέρι, προχωρήστε και αντιμετωπίστε αυτά τα αντίγραφα χωρίς φόβο! Happy Excel-ing!