Η δημιουργία μιας φόρμας πλήρωσης σε κενό με το Microsoft Word είναι απλούστερη από ό, τι νομίζετε. Σε λίγα βήματα, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα επαγγελματικό έγγραφο που άλλοι μπορούν εύκολα να ολοκληρώσουν ηλεκτρονικά ή με το χέρι. Μόλις τελειώσετε, θα έχετε ένα προσαρμόσιμο πρότυπο έτοιμο για διάφορες χρήσεις, από έρευνες έως εφαρμογές εργασίας.
Αφού ολοκληρώσετε τη φόρμα πλήρωσης σε κενό, θα έχετε ένα επαναχρησιμοποιήσιμο πρότυπο που μπορείτε να τροποποιήσετε για διαφορετικούς σκοπούς. Θα σας εξοικονομήσει χρόνο στο μέλλον και θα εξασφαλίσει συνέπεια στα έγγραφά σας.
Εισαγωγή
Η δημιουργία μορφών μπορεί να είναι λίγο ταλαιπωρία, ειδικά όταν τους χρειάζεστε να φαίνονται επαγγελματικοί και να είναι φιλικοί προς το χρήστη. Είτε είστε δάσκαλος που σχεδιάζει μια δοκιμή, ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης που δημιουργεί μια φόρμα αίτησης, είτε ένας διοργανωτής συμβάντων που χρειάζεται ένα φύλλο εγγραφής, τα έντυπα συμπλήρωσης στο κενό είναι απαραίτητο.
Εισαγάγετε το Microsoft Word, ένα ευπροσάρμοστο εργαλείο που ξεπερνά την απλή επεξεργασία κειμένου. Είναι το ελβετικό μαχαίρι του λογισμικού γραφείου και μαζί του μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες που δεν είναι μόνο λειτουργικές αλλά και αισθητικά ευχάριστες. Γνωρίζοντας πώς να φτιάξετε μια μορφή πλήρωσης σε κενή είναι μια δεξιότητα που θα σας εξυπηρετήσει καλά σε διάφορα επαγγελματικά περιβάλλοντα. Είναι ένας τρόπος για τη συλλογή των πληροφοριών αποτελεσματικά, τη διατήρηση της οργάνωσης και την εξοικονόμηση χρόνου. Αυτός ο οδηγός είναι ιδιαίτερα χρήσιμος για όσους πρέπει τακτικά να δημιουργούν φόρμες, αλλά δεν έχουν προηγμένες τεχνικές δεξιότητες ή πρόσβαση σε εξειδικευμένο λογισμικό. Έτσι, ας βουτήξουμε στον κόσμο της Microsoft Word και να ανακαλύψουμε πώς να δημιουργήσουμε μια τέλεια μορφή γεμίσματος στην κενή.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Κατασκευάζοντας μια μορφή συμπλήρωσης σε κενό στη Microsoft Word
Πριν ξεκινήσουμε τα βήματα, ας καταλάβουμε τι στοχεύουμε. Αυτά τα βήματα θα σας καθοδηγήσουν στη δημιουργία μιας φόρμας στη Microsoft Word που άλλοι μπορούν να συμπληρώσουν ψηφιακά ή να εκτυπώσουν και να ολοκληρωθούν με το χέρι. Η φόρμα θα περιλαμβάνει κενά διαστήματα για τους ερωτηθέντες για να εισαγάγουν τις πληροφορίες τους.
Βήμα 1: Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο
Ανοίξτε το Word Microsoft και ξεκινήστε ένα νέο κενό έγγραφο.
Ξεκινώντας με έναν κενό καμβά είναι το πρώτο βήμα για την απελευθέρωση της δημιουργικότητάς σας. Εδώ, έχετε την ελευθερία να προσαρμόσετε τη φόρμα ώστε να ταιριάζει στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.
Βήμα 2: Ενεργοποιήστε την καρτέλα "Προγραμματιστής"
Αποκτήστε πρόσβαση στις επιλογές λέξεων και ενεργοποιήστε την καρτέλα "Προγραμματιστής" στην κορδέλα.
Αυτό το βήμα είναι κρίσιμο, καθώς η καρτέλα "Developer" περιέχει όλα τα εργαλεία που θα χρειαστείτε για να δημιουργήσετε μια μορφή πλήρωσης σε κενό. Εάν χρησιμοποιείτε το Word 2016 ή αργότερα, θα βρείτε αυτήν την επιλογή στην ενότητα 'Customize Ribbon' των επιλογών λέξεων.
Βήμα 3: Εισαγάγετε έναν πίνακα
Τοποθετήστε έναν πίνακα για να δομήσετε τη μορφή και να δώσετε έναν οπτικό οδηγό για τις πληροφορίες που θα εισαχθούν.
Οι πίνακες βοηθούν στην οργάνωση του περιεχομένου, διευκολύνοντας τους ανθρώπους να ακολουθούν τη φόρμα και να γνωρίζουν πού να συμπληρώσουν τα στοιχεία τους. Μπορείτε να προσαρμόσετε τον αριθμό των στηλών και των σειρών με βάση το ποσό των πληροφοριών που χρειάζεστε για να συλλέξετε.
Βήμα 4: Προσθήκη ελέγχου περιεχομένου
Από την καρτέλα "Προγραμματιστής", προσθέστε στοιχεία ελέγχου περιεχομένου, όπως πεδία κειμένου, πλαίσια ελέγχου ή αναπτυσσόμενες λίστες στα κύτταρα πίνακα.
Οι έλεγχοι περιεχομένου είναι η ουσία της φόρμας πλήρωσης σε κενά. Ορίζουν πού και πώς οι ερωτηθέντες θα εισαγάγουν τις απαντήσεις τους. Μπορείτε να τα προσαρμόσετε για να περιορίσετε τον τύπο εισόδου, όπως επιτρέποντας μόνο κείμενο ή ημερομηνίες.
Βήμα 5: Προσαρμόστε τις ιδιότητες
Για κάθε έλεγχο περιεχομένου, ρυθμίστε τις ιδιότητές του για να ελέγξετε τον τρόπο λειτουργίας και εμφανίζεται στη μορφή.
Στις ιδιότητες, μπορείτε να ορίσετε προεπιλεγμένο κείμενο, να διαμορφώσετε τον έλεγχο και ακόμη και να προσθέσετε εκπαιδευτικό κείμενο για τον χρήστη. Αυτό το βήμα εξασφαλίζει ότι κάθε πεδίο λειτουργεί ακριβώς όπως το χρειάζεστε.
Βήμα 6: Προστατέψτε τη φόρμα
Μόλις εισαγάγετε όλα τα στοιχεία ελέγχου του περιεχομένου σας, προστατεύστε το έγγραφο για να αποφύγετε την επεξεργασία της δομής της φόρμας.
Η προστασία της φόρμας διασφαλίζει ότι οι ερωτηθέντες μπορούν να συμπληρώσουν μόνο τους καθορισμένους χώρους και δεν μπορούν να αλλάξουν άλλα μέρη του εγγράφου. Αυτό διατηρεί την ακεραιότητα της διάταξης και του περιεχομένου της φόρμας σας.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Ευκολία χρήσης | Η Microsoft Word είναι φιλική προς το χρήστη, καθιστώντας εύκολο για οποιονδήποτε να δημιουργήσει μια φόρμα πλήρωσης σε κενή χωρίς να χρειάζεται εξειδικευμένες γνώσεις ή λογισμικό. |
| Προσαρμογή | Με διάφορα στοιχεία ελέγχου περιεχομένου και επιλογές σχεδιασμού, μπορείτε να προσαρμόσετε τη φόρμα στις ακριβείς προδιαγραφές και το branding σας. |
| Ευστροφία | Τα έντυπα που κατασκευάζονται με λέξη μπορούν να διανεμηθούν ηλεκτρονικά ή να τυπωθούν, προσφέροντας ευελιξία στον τρόπο με τον οποίο ολοκληρώνονται. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Περιορισμένη λειτουργικότητα | Σε σύγκριση με το εξειδικευμένο λογισμικό δημιουργίας μορφών, η Microsoft Word έχει περιορισμούς στη λειτουργικότητα και μπορεί να μην είναι κατάλληλο για σύνθετες μορφές. |
| Χειροκίνητη συλλογή δεδομένων | Εκτός εάν συνδυάζεται με άλλο λογισμικό, τα δεδομένα που εισάγονται σε φόρμες λέξεων πρέπει να συλλέγονται με το χέρι, τα οποία μπορεί να είναι χρονοβόρα. |
| Ζητήματα συμβατότητας | Τα έντυπα ενδέχεται να εμφανίζονται ή να λειτουργούν διαφορετικά όταν ανοίγουν με διαφορετικές εκδόσεις λέξεων ή εναλλακτικών επεξεργαστών κειμένου. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Κατά τη δημιουργία μιας μορφής συμπλήρωσης σε κενή στο Microsoft Word, είναι απαραίτητο να επικεντρωθούμε στη σαφήνεια και την απλότητα. Ο στόχος είναι να γίνει όσο το δυνατόν πιο εύκολο για τους ερωτηθέντες να κατανοήσουν ποιες πληροφορίες απαιτούνται και πού να εισέλθουν. Χρησιμοποιήστε σαφείς επικεφαλίδες, απλές οδηγίες και βεβαιωθείτε ότι η σειρά καρτέλας της φόρμας είναι λογική.
Προτεινόμενη ανάγνωση:Πώς να γεμίσετε τα κενά κύτταρα στο Excel με 0: Οδηγός βήμα προς βήμα
Μια άλλη συμβουλή είναι να αποθηκεύσετε το πρότυπο φόρμας σας ως αρχείο προτύπου λέξης (.DOTX). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να το επαναχρησιμοποιήσετε χωρίς να αλλάξετε το πρωτότυπο. Πάντα να δοκιμάζετε τη φόρμα σας πριν από τη διανομή για να εξασφαλίσετε ότι όλα τα στοιχεία λειτουργούν όπως προβλέπεται. Εάν διανέμετε τη μορφή ηλεκτρονικά, σκεφτείτε να την αποθηκεύσετε και να την στέλνετε ως PDF για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση σε διαφορετικές συσκευές και εκδόσεις λέξεων.
Θυμηθείτε ότι ενώ η Microsoft Word είναι ένα ισχυρό εργαλείο, ορισμένες μορφές ενδέχεται να απαιτούν πιο προηγμένα χαρακτηριστικά, όπως επικύρωση δεδομένων σε πραγματικό χρόνο ή ενσωμάτωση με βάσεις δεδομένων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ίσως χρειαστεί να διερευνήσετε άλλες λύσεις λογισμικού.
Περίληψη
- Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο
- Ενεργοποιήστε την καρτέλα "Προγραμματιστής"
- Τοποθετήστε έναν πίνακα για δομή
- Προσθέστε στοιχεία ελέγχου περιεχομένου, όπως πεδία κειμένου και πλαίσια ελέγχου
- Προσαρμογή ιδιοτήτων ελέγχου περιεχομένου
- Προστατέψτε τη μορφή για την αποφυγή ανεπιθύμητης επεξεργασίας
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να αποθηκεύσω τη φόρμα μου ως πρότυπο για μελλοντική χρήση;
Αποθηκεύστε το έγγραφό σας ως πρότυπο λέξης (.DOTX) επιλέγοντας 'save as' και επιλέγοντας 'πρότυπο λέξης' από τις επιλογές τύπου αρχείου.
Μπορώ να προσθέσω εικόνες στη φόρμα μου;
Ναι, μπορείτε να εισαγάγετε εικόνες όπως σε οποιοδήποτε άλλο έγγραφο λέξεων για να βελτιώσετε το σχεδιασμό της φόρμας σας.
Πώς μπορώ να διανέμουν ηλεκτρονικά τη φόρμα μου;
Αποθηκεύστε τη φόρμα ως PDF για να διατηρήσετε τη διάταξη και, στη συνέχεια, στείλτε το email ή μοιραστείτε μέσω μιας υπηρεσίας κοινής χρήσης αρχείων.
Μπορούν οι ερωτηθέντες να αποθηκεύσουν τις συμπληρωμένες τους φόρμες;
Εάν διανείμετε τη φόρμα ως έγγραφο λέξεων, οι ερωτηθέντες μπορούν να το αποθηκεύσουν με τις καταχωρήσεις τους. Εάν πρόκειται για PDF, βεβαιωθείτε ότι οι ρυθμίσεις PDF επιτρέπουν την εξοικονόμηση συμπληρωμάτων.
Τι γίνεται αν χρειαστεί να επεξεργαστώ τη φόρμα αφού την προστατεύσω;
Μπορείτε να μην προστατεύσετε τη φόρμα, να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές και στη συνέχεια να την προτεώσετε πριν την αποστείλετε.
Σύναψη
Η κυριαρχία της δημιουργίας μιας μορφής πλήρωσης σε κενή με τη Microsoft Word είναι μια δεξιότητα που θα σας εξυπηρετήσει σε πολλά επαγγελματικά πλαίσια. Η διαδικασία είναι απλή και, με πρακτική, μπορεί να γίνει μια γρήγορη και ρουτίνα. Ενώ η Microsoft Word μπορεί να μην έχει όλα τα κουδούνια και σφυρίχτρες του ειδικού λογισμικού κατασκευής μορφής, είναι περισσότερο από ικανό να χειριστεί τη δημιουργία βασικών σε μέτρια σύνθετες μορφές.
Για όσους επιδιώκουν να βελτιώσουν περαιτέρω τις μορφές τους ή να ενσωματωθούν με άλλα εργαλεία επεξεργασίας δεδομένων, αξίζει να διερευνηθεί πρόσθετες επιλογές λογισμικού. Ωστόσο, για πολλούς, η απλότητα και η προσβασιμότητα της Microsoft Word θα είναι περισσότερο από επαρκής. Έτσι, προχωρήστε και δοκιμάστε-θα εκπλαγείτε από το πόσο απλό μπορεί να είναι να δημιουργήσετε μια λειτουργική και επαγγελματική μορφή πλήρωσης σε κενά.