Η οργάνωση δεδομένων στο Excel μπορεί μερικές φορές να γίνει κουραστική, ειδικά όταν προσπαθεί να διευκολύνει την ανάγνωση ή την ανάλυση. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι η προσθήκη κενών σειρών μεταξύ των κατοικημένων σειρών. Αυτό μπορεί να διευκολύνει τη διάκριση μεταξύ διαφορετικών συνόλων δεδομένων ή για την προετοιμασία για την προσθήκη νέων πληροφοριών. Ας βουτήξουμε στα γρήγορα και εύκολα βήματα για να το κάνουμε αυτό.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να φτιάξετε κενές σειρές μεταξύ των κατοικημένων σειρών στο Excel
Πριν φτάσουμε στα βήματα, είναι σημαντικό να καταλάβουμε τι στοχεύουμε. Ακολουθώντας αυτό το σεμινάριο, θα μάθετε πώς να προσθέσετε γρήγορα κενές σειρές μεταξύ των υφιστάμενων σειρών δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. Αυτό μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οργανώσετε τα δεδομένα σας ή να προετοιμαστείτε για μελλοντικές προσθήκες.
Βήμα 1: Επιλέξτε τις σειρές
Επιλέξτε τις σειρές όπου θέλετε να εισαγάγετε κενές σειρές.
Αφού αποφασίσετε ποιες σειρές θέλετε να διαχωρίσετε με κενές σειρές, κάντε κλικ στον αριθμό σειράς στην αριστερή πλευρά του Excel για να επισημάνετε ολόκληρη τη σειρά. Εάν πρέπει να επιλέξετε πολλαπλές σειρές, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο "Shift" ενώ κάνετε κλικ στους αριθμούς γραμμών.
Βήμα 2: Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή"
Κάντε δεξί κλικ στις επισημασμένες σειρές και επιλέξτε "Εισαγωγή" από το μενού περιβάλλοντος.
Μόλις κάνετε δεξί κλικ, θα εμφανιστεί ένα μενού περιβάλλοντος με διάφορες επιλογές. Το "Εισαγωγή" είναι συνήθως κοντά στην κορυφή του μενού. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα ανοίξει ένα άλλο παράθυρο διαλόγου ή μενού με περισσότερες επιλογές.
Προτεινόμενη ανάγνωση:Πώς να εισαγάγετε μια κενή σειρά στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 3: Επιλέξτε "ολόκληρη σειρά"
Στο παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή", επιλέξτε "ολόκληρη σειρά" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "OK."
Επιλέγοντας «ολόκληρη τη σειρά», το Excel κατανοεί ότι θέλετε να προσθέσετε κενές σειρές που καλύπτουν ολόκληρο το πλάτος του υπολογιστικού φύλλου σας, όχι μόνο τα κενά κύτταρα σε μια συγκεκριμένη στήλη. Αυτό είναι το κλειδί για τη διατήρηση της ακεραιότητας της δομής δεδομένων σας.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα δείτε ότι το Excel έχει προσθέσει μια κενή σειρά κάτω από κάθε μία από τις σειρές που επιλέξατε. Αυτό σας δίνει αυτό το σαφές οπτικό διαχωρισμό μεταξύ των σειρών, καθιστώντας τα δεδομένα σας ευκολότερα στην πλοήγηση και την κατανόηση.
- Πάντα να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο των αρχικών σας δεδομένων πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, μόνο σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Undo" (Ctrl + Z) εάν εισάγετε τυχαία πάρα πολλές σειρές ή εισάγετε σε λάθος μέρος.
- Εάν πρέπει να εισαγάγετε τις πολλαπλές κενές σειρές ταυτόχρονα, μπορείτε να επιλέξετε περισσότερες από μία σειρές στο βήμα 1 κρατώντας το πλήκτρο "CTRL" ενώ κάνετε κλικ στους αριθμούς σειράς.
- Εξετάστε τη χρήση της λειτουργίας "απόκρυψη" εάν θέλετε απλώς να κάνετε ορισμένα δεδομένα προσωρινά αόρατα χωρίς να προσθέσετε πραγματικά κενές σειρές.
- Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορούν να εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Για παράδειγμα, μετά την επιλογή των σειρών, μπορείτε να πατήσετε το "Ctrl ' +' + '(Plus Sign) για να ανοίξετε γρήγορα το παράθυρο διαλόγου" Εισαγωγή ".
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν χρειαστεί να προσθέσω κενές σειρές μετά από κάθε σειρά;
Μπορείτε να τροποποιήσετε το βήμα 1 για να επιλέξετε κάθε σειρά στο σύνολο δεδομένων σας. Στη συνέχεια, ακολουθήστε τα ίδια βήματα για να εισαγάγετε μια κενή σειρά μετά από κάθε επιλεγμένη σειρά.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω μια φόρμουλα για να εισαγάγω κενές σειρές μεταξύ των κατοικημένων σειρών;
Ναι, υπάρχουν τύποι και μακροεντολές που μπορούν να αυτοματοποιήσουν τη διαδικασία προσθήκης κενών σειρών. Ωστόσο, αυτές είναι πιο προηγμένες τεχνικές και απαιτούν γνώση της γλώσσας προγραμματισμού του Excel, VBA.
Πώς μπορώ να διαγράψω κενές σειρές αν αλλάξω γνώμη;
Μπορείτε να επιλέξετε τις κενές σειρές ακριβώς όπως κάνατε για τις κατοικημένες σειρές και κάντε δεξί κλικ για να εμφανίσετε το μενού περιβάλλοντος. Στη συνέχεια, επιλέξτε 'Διαγραφή' για να αφαιρέσετε τις κενές σειρές.
Μπορώ να προσθέσω περισσότερες από μία κενές σειρές κάθε φορά;
Ναι, απλά επιλέξτε τον αριθμό των σειρών ίσου με τον αριθμό των κενών σειρών που θέλετε να προσθέσετε και να ακολουθήσετε τα ίδια βήματα.
Η προσθήκη κενών σειρών θα επηρεάσει τους τύπους ή τα διαγράμματα μου;
Η προσθήκη κενών σειρών μπορεί να επηρεάσει τους τύπους και τα διαγράμματα εάν αναφέρουν μια σειρά κυττάρων που περιλαμβάνουν τις νέες σειρές κενών. Πάντα να ελέγχετε τους τύπους και τα διαγράμματα σας μετά την εισαγωγή κενών σειρών για να βεβαιωθείτε ότι εξακολουθούν να λειτουργούν σωστά.
Περίληψη
- Επιλέξτε τις σειρές όπου θέλετε να εισαγάγετε κενές σειρές.
- Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου "Εισαγωγή" κάνοντας δεξί κλικ στις επιλεγμένες σειρές.
- Επιλέξτε 'ολόκληρη σειρά' και κάντε κλικ στο 'OK.'
Σύναψη
Η κυριαρχία του τρόπου με τον οποίο μπορείτε να κάνετε κενές σειρές μεταξύ των κατοικημένων σειρών στο Excel μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την αναγνωσιμότητα και την οργάνωση των υπολογιστικών φύλλων σας. Είναι ένα απλό τέχνασμα, αλλά έχει ισχυρές συνέπειες για την παρουσίαση και την ανάλυση των δεδομένων. Είτε προετοιμάζετε μια αναφορά, δημιουργώντας δεδομένα για μια παρουσίαση, είτε απλά προσπαθείτε να κάνετε το υπολογιστικό φύλλο σας πιο φιλικό προς το χρήστη, η προσθήκη χώρου μεταξύ των σειρών μπορεί να κάνει έναν κόσμο διαφοράς.
Θυμηθείτε, όμως, με μεγάλη δύναμη έρχεται μεγάλη ευθύνη. Είναι δελεαστικό να πηγαίνετε άγρια με κενές σειρές, αλλά να τις χρησιμοποιήσετε με σύνεση. Πολλοί πολλοί μπορούν να κάνουν το υπολογιστικό φύλλο σας να φαίνεται αραιό και μπορεί να συγχέει τον θεατή. Επίσης, να έχετε κατά νου πώς οι κενές σειρές αλληλεπιδρούν με τους τύπους και τα διαγράμματα-δεν θέλετε να πετάξετε ολόκληρο το σύνολο δεδομένων σας με μερικά καλά νόημα κλικ.
Εξοικειωθείτε με τα γρήγορα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο και εξασκηθείτε στην τεχνική. Πριν το ξέρετε, θα είστε ένας οδηγός του Excel, χειρίζοντας τη δύναμη των κενών σειρών για να φέρετε εντολή στο χάος των δεδομένων. Και αν έχετε ποτέ αμφιβολία ή ψάχνετε να μάθετε πιο προηγμένα κόλπα του Excel, υπάρχει ένας πλούσιος πόρους και οι online κοινότητες εκεί έξω για ενθουσιώδες του Excel όλων των επιπέδων. Έτσι, προχωρήστε και κάντε αυτές τις κενές σειρές να λειτουργούν για εσάς - τα υπολογιστικά σας φύλλα θα σας ευχαριστήσουν!