Η αποθήκευση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Microsoft Word είναι μια απλή διαδικασία που περιλαμβάνει μερικά βήματα. Πρώτον, ανοίγετε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο μενού 'Αρχείο' και επιλέξτε 'Αποθήκευση ως'. Επιλέξτε την τοποθεσία στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο και στο αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε "Document Word". Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση' και το email σας θα αποθηκευτεί ως έγγραφο λέξης.
Αφού ολοκληρώσετε αυτές τις ενέργειες, θα έχετε ένα έγγραφο λέξης που περιέχει το περιεχόμενο του email σας. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για την αρχειοθέτηση, την επεξεργασία ή την κοινή χρήση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πιο επαγγελματική μορφή.
Εισαγωγή
Έχετε λάβει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαντικές πληροφορίες που θέλετε να εξοικονομήσετε για μελλοντική αναφορά ή μοιραστείτε με άλλους σε μια πιο επίσημη μορφή; Ίσως είναι μια ηλεκτρονική απόδειξη, μια επιβεβαίωση εγγραφής ή ένα σημαντικό σημείωμα από την εργασία. Όποια και αν είναι η αιτία, η εξοικονόμηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Microsoft Word μπορεί να είναι μια χρήσιμη ικανότητα να έχει. Σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο, να το διαμορφώσετε σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και ακόμη και να το προσθέσετε σε άλλα έγγραφα. Αυτή η διαδικασία δεν είναι μόνο για άτομα με τεχνολογικά καταλαβαίνω. Ο καθένας μπορεί να το κάνει με μερικά απλά βήματα.
Αυτό το θέμα είναι σημαντικό επειδή τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια κοινή μορφή επικοινωνίας τόσο σε προσωπικά όσο και σε επαγγελματικά περιβάλλοντα. Μερικές φορές το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να διατηρηθεί σε μια πιο μόνιμη και επεξεργάσιμη μορφή. Γνωρίζοντας πώς να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Microsoft Word μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και ταλαιπωρία όταν πρέπει να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες αργότερα. Είναι σχετικό με όποιον χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και Microsoft Word, είτε είστε φοιτητής, επαγγελματίας, είτε απλώς κάποιος που του αρέσει να παραμένει οργανωμένος.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Αποθήκευση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Microsoft Word
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι στοχεύουμε να επιτύχουμε. Μετά από αυτό το σεμινάριο, θα μπορείτε να μετατρέψετε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έγγραφο Microsoft Word. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για την επεξεργασία του περιεχομένου, τη μορφοποίηση του για την εκτύπωση ή την τοποθέτησή του σε άλλο έγγραφο.
Βήμα 1: Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε.
Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε στη Microsoft Word.
Μόλις βρείτε το email, βεβαιωθείτε ότι είναι πλήρως φορτωμένο. Εάν υπάρχουν εικόνες ή συνημμένα, είναι σημαντικό να περιμένετε να εμφανιστούν τα πάντα, ώστε να ολοκληρωθεί το έγγραφο λέξης σας.
Βήμα 2: Κάντε κλικ στο μενού 'Αρχείο'.
Εντοπίστε και κάντε κλικ στο μενού 'Αρχείο', που συνήθως βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Σε ορισμένους πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να βρείτε τη λειτουργία "Αποθήκευση ως" κάτω από ένα διαφορετικό μενού, όπως το κουμπί "Περισσότερες" επιλογές. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα, συμβουλευτείτε το τμήμα βοήθειας του πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Βήμα 3: Επιλέξτε 'Αποθήκευση ως'.
Από το αναπτυσσόμενο μενού "Αρχείο", επιλέξτε την επιλογή "Αποθήκευση ως".
Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο διαλόγου που θα σας ζητήσει να επιλέξετε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας. Βεβαιωθείτε ότι θυμάστε αυτήν την τοποθεσία για εύκολη πρόσβαση αργότερα.
Βήμα 4: Επιλέξτε την τοποθεσία στον υπολογιστή σας.
Επιλέξτε το φάκελο ή τον προορισμό στον υπολογιστή σας όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο λέξης.
Είναι μια καλή πρακτική να έχετε ένα ειδικό φάκελο για σημαντικά έγγραφα, ώστε να μπορείτε εύκολα να τα βρείτε όταν χρειάζεται.
Βήμα 5: Στο αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε "Document Word".
Από τις διαθέσιμες μορφές αρχείων, επιλέξτε «έγγραφο Word» για να διασφαλίσετε ότι το email σας αποθηκεύεται στη σωστή μορφή.
Εάν χρησιμοποιείτε ένα Mac, μπορείτε να δείτε το έγγραφο της μορφής «Word Document (.docx)». Είτε έτσι είτε αλλιώς, το email σας θα αποθηκευτεί ως έγγραφο λέξης.
Προτεινόμενη ανάγνωση:Κορυφαίοι 4 τρόποι για να ελέγξετε τον αριθμό λέξεων στη Microsoft Word
Βήμα 6: Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση'.
Αφού επιλέξετε τη μορφή και την τοποθεσία, κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση' για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία.
Τώρα, το email σας αποθηκεύεται ως έγγραφο Microsoft Word και μπορείτε να το ανοίξετε με λέξη για να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές ή προσαρμογές μορφοποίησης που χρειάζεστε.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Επεξεργάσιμο περιεχόμενο | Μόλις αποθηκευτεί ως έγγραφο λέξεων, το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γίνεται πλήρως επεξεργάσιμο. Μπορείτε να αλλάξετε το κείμενο, να το διαμορφώσετε ή να το προσθέσετε σε άλλα έγγραφα. |
| Επαγγελματική μορφή | Ένα έγγραφο λέξεων θεωρείται συχνά πιο επαγγελματικό από ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν μοιράζεστε τις πληροφορίες με άλλους, όπως για εργασιακούς ή ακαδημαϊκούς σκοπούς. |
| Εύκολο στην κοινή χρήση | Τα έγγραφα λέξεων είναι ευρέως αποδεκτά και μπορούν εύκολα να συνδεθούν με άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να μεταφορτωθούν σε διαφορετικές πλατφόρμες, καθιστώντας την κοινή χρήση των πληροφοριών απλή. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Απώλεια λειτουργιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου | Όταν αποθηκεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως έγγραφο λέξης, χάνετε τη δυνατότητα να απαντήσετε ή να προωθήσετε απευθείας από το έγγραφο. |
| Πιθανά θέματα μορφοποίησης | Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του περιεχομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενδέχεται να υπάρχουν κάποιες διαφορές μορφοποίησης όταν μετατρέπετε σε ένα έγγραφο λέξεων. |
| Επιπλέον βήμα για συνημμένα | Εάν το email διαθέτει συνημμένα, δεν θα αποθηκευτούν με το έγγραφο λέξεων. Θα πρέπει να τα αποθηκεύσετε ξεχωριστά. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Κατά την αποθήκευση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Microsoft Word, υπάρχουν μερικά επιπλέον πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη. Πρώτον, εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μακρύ ή περιέχει πολλές εικόνες, μπορεί να χρειαστεί περισσότερο χρόνο για να αποθηκεύσετε και να ανοίξετε ως έγγραφο λέξεων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, να είστε υπομονετικοί και να δώσετε στον υπολογιστή σας τον χρόνο που χρειάζεται για να επεξεργαστεί τις πληροφορίες.
Επιπλέον, εάν σχεδιάζετε να μοιραστείτε το έγγραφο λέξεων με άλλους, εξετάστε το μέγεθος του αρχείου. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πολλές εικόνες ή ένα μακρύ νήμα μπορούν να οδηγήσουν σε ένα μεγάλο αρχείο λέξεων, το οποίο μπορεί να είναι δύσκολο να μοιραστεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορεί να χρειαστεί να συμπιέσετε τις εικόνες ή να χωρίσετε το έγγραφο σε πολλά αρχεία.
Τέλος, θυμηθείτε ότι όλοι οι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι οι ίδιοι. Τα βήματα που αναφέρονται σε αυτό το σεμινάριο είναι γενικά και μπορεί να ποικίλουν ελαφρώς ανάλογα με την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε. Εάν αντιμετωπίσετε τυχόν προβλήματα, ελέγξτε την ενότητα Βοήθειας του πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή κάντε μια γρήγορη ηλεκτρονική αναζήτηση για συγκεκριμένες οδηγίες.
Περίληψη
- Ανοίξτε το email που θέλετε να αποθηκεύσετε.
- Κάντε κλικ στο μενού 'Αρχείο'.
- Επιλέξτε 'Αποθήκευση ως'.
- Επιλέξτε την τοποθεσία στον υπολογιστή σας.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπου", επιλέξτε "Document Word".
- Κάντε κλικ στην επιλογή 'Αποθήκευση'.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να αποθηκεύσω ένα email από το τηλέφωνό μου στη Microsoft Word;
Ναι, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Microsoft Word στο τηλέφωνό σας χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή email που επιτρέπει την εξαγωγή σε λέξη ή στέλνοντας το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπολογιστή σας και ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω.
Θα λειτουργούν οι σύνδεσμοι στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο έγγραφο λέξεων;
Ναι, οι υπερσυνδέσεις στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα πρέπει να είναι ακόμα λειτουργικές όταν ανοίγετε το έγγραφο στη Microsoft Word.
Μπορώ να αποθηκεύσω πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα έγγραφο λέξεων;
Ναι, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το περιεχόμενο των πολλαπλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα έγγραφο μόνο λέξεων. Ωστόσο, αυτό θα ήταν μια χειροκίνητη διαδικασία.
Τι συμβαίνει με τις εικόνες στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο όταν αποθηκεύεται στη λέξη;
Οι εικόνες πρέπει να διατηρούνται κατά την αποθήκευση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λέξη, αλλά η τοποθέτησή τους μπορεί να είναι ελαφρώς διαφορετική. Μπορεί να χρειαστεί να προσαρμόσετε τη μορφοποίηση.
Εάν το email βρίσκεται σε διαφορετική γλώσσα, θα εξακολουθεί να αποθηκεύεται σωστά;
Ναι, το περιεχόμενο θα αποθηκευτεί στη γλώσσα που εμφανίζεται στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι η έκδοση της λέξης υποστηρίζει τη γλώσσα για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα κωδικοποίησης χαρακτήρων.
Σύναψη
Η αποθήκευση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Microsoft Word μπορεί να φαίνεται σαν ένα ασήμαντο έργο, αλλά μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμο. Είτε προσπαθείτε να διατηρήσετε ένα αρχείο σημαντικών πληροφοριών, θέλετε να επεξεργαστείτε το περιεχόμενο, είτε πρέπει να παρουσιάσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια πιο επαγγελματική μορφή, γνωρίζοντας πώς να το κάνετε αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο και ταλαιπωρία.
Με τα βήματα που περιγράφονται σε αυτό το άρθρο, θα μπορείτε να μετατρέψετε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έγγραφο λέξης σε χρόνο μηδέν. Και θυμηθείτε, ενώ η τεχνολογία είναι εδώ για να διευκολύνει τη ζωή μας, είναι πάντα καλό να υποστηρίξουμε σημαντικές πληροφορίες σε πολλαπλές μορφές. Καλή αποταμίευση!