Η εξαγωγή επαφών από το Outlook μπορεί να είναι ένα lifesaver όταν πρέπει να τις μεταφέρετε σε άλλη υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τις υποστηρίξετε. Ευτυχώς, είναι μια απλή διαδικασία. Απλά θα χρειαστεί να αποκτήσετε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook, να επιλέξετε τις επαφές που θέλετε να εξαγάγετε και να τις αποθηκεύσετε σε μορφή που μπορεί να εισαχθεί αλλού.
Βήμα προς βήμα Tutorial on Outlook πώς να εξάγετε επαφές
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας διευκρινίσουμε τι στοχεύουμε να επιτύχουμε. Ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό, θα μπορείτε να εξάγετε ένα αρχείο που περιέχει όλες τις επαφές του Outlook. Αυτό το αρχείο μπορεί στη συνέχεια να εισαχθεί σε άλλο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να διατηρηθεί ως αντίγραφο ασφαλείας.
Βήμα 1: Ανοίξτε το Outlook και αποκτήστε πρόσβαση στις επαφές σας
Αποκτήστε πρόσβαση στον λογαριασμό σας στο Outlook και κατευθυνθείτε στην ενότητα Επαφές.
Όταν ανοίξετε το Outlook, θα βρείτε την ενότητα Επαφές κάνοντας κλικ στο εικονίδιο "People", που συνήθως βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας ή στο παράθυρο πλοήγησης της εφαρμογής. Εδώ, θα δείτε μια λίστα με όλες τις επαφές που έχετε αποθηκεύσει στο λογαριασμό σας στο Outlook.
Βήμα 2: Επιλέξτε τις επαφές για εξαγωγή
Επιλέξτε ποιες επαφές θέλετε να εξάγετε ελέγχοντας τα πλαίσια δίπλα στα ονόματά τους.
Εάν θέλετε να εξαγάγετε όλες τις επαφές σας, μπορείτε συνήθως να βρείτε μια επιλογή "select all". Εάν θέλετε μόνο να εξαγάγετε μερικά, απλά κάντε κλικ σε κάθε επαφή που θέλετε να συμπεριλάβετε στην εξαγωγή.
Βήμα 3: Επιλέξτε την επιλογή εξαγωγής
Βρείτε και κάντε κλικ στην επιλογή "Διαχείριση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Επαφές εξαγωγής".
Στο αναπτυσσόμενο μενού "Διαχείριση", θα βρείτε διάφορες επιλογές για την αντιμετώπιση των επαφών σας. Οι "Επαφές Εξαγωγή" είναι αυτό που ψάχνετε. Αυτή η επιλογή θα ξεκινήσει τη διαδικασία εξαγωγής.
Βήμα 4: Επιλέξτε μορφή εξαγωγής
Αποφασίστε για τη μορφή στην οποία θέλετε να εξαγάγετε τις επαφές σας, συνήθως CSV ή PST.
Το CSV (τιμές που διαχωρίζονται από κόμματα) είναι μια ευρέως αποδεκτή μορφή που μπορεί να εισαχθεί στις περισσότερες άλλες υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το PST (αρχείο δεδομένων Outlook) είναι ειδικό για το Microsoft Outlook και χρησιμοποιείται καλύτερα για τη μεταφορά επαφών εντός του Outlook ή την υποστήριξη τους.
Μάθετε περισσότερα:Πώς να εξαγάγετε την τραπεζική δήλωση στο Excel: Οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 5: Αποθηκεύστε το εξαγόμενο αρχείο
Κάντε κλικ στο "Εξαγωγή" και επιλέξτε πού θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο στον υπολογιστή σας.
Μόλις χτυπήσετε "εξαγωγή", θα σας ζητηθεί να επιλέξετε μια θέση αποθήκευσης για το αρχείο. Επιλέξτε ένα σημείο που είναι εύκολο να θυμάστε, όπως το φάκελο της επιφάνειας εργασίας ή των εγγράφων σας.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε ένα αρχείο που περιέχει όλες τις εξαγόμενες επαφές σας.
Μετά την εξαγωγή των επαφών σας, θα έχετε ένα αρχείο που μπορείτε να κρατήσετε ως αντίγραφο ασφαλείας ή να εισαγάγετε σε άλλο πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν μετακινείτε σε διαφορετική υπηρεσία, θα πρέπει να ακολουθήσετε τη διαδικασία εισαγωγής τους, η οποία συνήθως περιλαμβάνει την επιλογή του εξαγόμενου αρχείου και τη μεταφόρτωση.
Συμβουλές για την εξαγωγή επαφών του Outlook
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει όλες τις επαφές σας πριν από την εξαγωγή, έτσι ώστε να έχετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες.
- Επιλέξτε CSV εάν δεν είστε βέβαιοι σε ποια μορφή θα επιλέξετε, καθώς είναι πιο αποδεκτή παγκοσμίως.
- Διατηρήστε το εξαγόμενο αρχείο σε ασφαλή τοποθεσία, ειδικά εάν περιέχει ευαίσθητες πληροφορίες.
- Εξετάστε την επισήμανση του αρχείου με την ημερομηνία εξαγωγής για ευκολότερη αναφορά στο μέλλον.
- Διπλά ελέγξτε ότι όλες οι επιθυμητές επαφές σας περιλαμβάνονται στο αρχείο εξαγωγής ανοίγοντας το με ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται αν θέλω μόνο να εξάγω μια συγκεκριμένη ομάδα επαφών;
Επιλέξτε τη συγκεκριμένη ομάδα εντός των επαφών σας πριν επιλέξετε την επιλογή εξαγωγής για να εξαγάγετε μόνο αυτές τις επαφές.
Μπορώ να εξάγω επαφές από το Outlook στο τηλέφωνό μου;
Η διαδικασία μπορεί να ποικίλει σε κινητές συσκευές, αλλά γενικά, θα πρέπει να μπορείτε να εξάγετε επαφές μέσω της εφαρμογής Outlook.
Η εξαγωγή επαφών θα τις διαγράψει από το Outlook;
Όχι, η εξαγωγή επαφών δημιουργεί απλώς ένα αντίγραφο των στοιχείων επικοινωνίας. Δεν τα αφαιρεί από τον λογαριασμό σας.
Μπορώ να εξάγω επαφές σε μορφή αρχείου που δεν αναφέρεται;
Το Outlook υποστηρίζει συνήθως CSV και PST. Εάν χρειάζεστε διαφορετική μορφή, ίσως χρειαστεί να μετατρέψετε το αρχείο μετά την εξαγωγή.
Τι πρέπει να κάνω εάν οι επαφές μου δεν εξάγουν σωστά;
Διπλασιάστε να ελέγξετε ότι ακολουθήσατε σωστά όλα τα βήματα. Εάν τα ζητήματα επιμένουν, σκεφτείτε να προσεγγίσετε την υποστήριξη του Outlook για βοήθεια.
Περίληψη
- Πρόσβαση στις επαφές του Outlook.
- Επιλέξτε τις επαφές που θέλετε να εξαγάγετε.
- Κάντε κλικ στο "Διαχείριση" και, στη συνέχεια, "Επαφές εξαγωγής".
- Επιλέξτε τη μορφή εξαγωγής.
- Αποθηκεύστε το εξαγόμενο αρχείο στον υπολογιστή σας.
Σύναψη
Η εξαγωγή επαφών από το Outlook είναι ένα καθήκον που μπορεί να φαίνεται τρομακτικό στην αρχή, αλλά με τον σωστό οδηγό, είναι ένα αεράκι. Είτε δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών σας, μεταφέρετε σε μια νέα υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή απλώς διατηρείτε ένα αντίγραφο για φύλαξη, γνωρίζοντας πώς να εξάγετε τις επαφές σας είναι μια πολύτιμη δεξιότητα. Θυμηθείτε, το κλειδί είναι να διασφαλίσετε ότι εξάγετε σε μορφή που ταιριάζει στην επιδιωκόμενη χρήση σας-είτε πρόκειται για CSV για την ευελιξία είτε για το PST για σκοπούς ειδικά για το Outlook. Κρατήστε τις επαφές σας ενημερωμένες πριν από την εξαγωγή και πάντα αποθηκεύστε το αρχείο σε ένα ασφαλές σημείο. Εάν βρεθείτε ποτέ κολλημένοι ή η εξαγωγή δεν πηγαίνει όπως έχει προγραμματιστεί, μην διστάσετε να φτάσετε στην ομάδα υποστήριξης του Outlook για βοήθεια. Με αυτόν τον οδηγό 2024 για το πώς να εξάγετε επαφές από το Outlook, είστε καλά στο δρόμο σας για να κυριαρχήσετε το ψηφιακό σας Rolodex!