Η μετατροπή των αρχείων του Excel σε έγγραφα Word είναι μια απλή εργασία που περιλαμβάνει μερικά απλά βήματα. Πρώτον, θα πρέπει να ανοίξετε το αρχείο Excel που θέλετε να μετατρέψετε. Στη συνέχεια, θα αντιγράψετε τα δεδομένα που θέλετε να μεταφέρετε στο έγγραφο Word. Μετά από αυτό, θα ανοίξετε ένα νέο έγγραφο λέξεων και θα επικολλήσετε τα δεδομένα σε αυτό. Τέλος, θα προσαρμόσετε τη μορφοποίηση όπως απαιτείται για να βεβαιωθείτε ότι όλα φαίνονται καλά στο έγγραφο της λέξης.
Βήμα προς βήμα Tutorial για τη μετατροπή αρχείων excel σε έγγραφα Word
Πριν φτάσουμε στο Nitty-Gritty της μετατροπής των αρχείων του Excel σε έγγραφα λέξεων, ας καταλάβουμε γιατί κάποιος μπορεί να θέλει να το κάνει αυτό. Ίσως έχετε μια δέσμη δεδομένων στο Excel, αλλά πρέπει να το παρουσιάσετε σε μια αναφορά ή μια αφηγηματική μορφή. Ή ίσως συνεργάζεστε με κάποιον που δεν έχει το Excel και χρειάζεται τις πληροφορίες σε ένα έγγραφο λέξεων. Όποια και αν είναι η αιτία, εδώ είναι πώς να το ολοκληρώσετε.
Βήμα 1: Ανοίξτε το αρχείο Excel
Ανοίξτε το αρχείο Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να μετατρέψετε σε ένα έγγραφο Word.
Όταν ανοίγετε το αρχείο Excel, βεβαιωθείτε ότι έχετε το σωστό. Είναι εύκολο να αναμειγνύεται αν έχετε μια δέσμη παρόμοιων αρχείων, οπότε ελέγξτε ότι αυτό είναι το αρχείο με τα δεδομένα που χρειάζεστε.
Βήμα 2: Επιλέξτε και αντιγράψτε τα δεδομένα
Επιλέξτε τα κύτταρα που περιέχουν τα δεδομένα που θέλετε να μεταφέρετε, στη συνέχεια, αντιγράψτε τα χρησιμοποιώντας τη συντόμευση Ctrl + C ή με το δεξί κλικ και την επιλογή "Αντιγραφή".
Κατά την επιλογή των δεδομένων στο Excel, προσπαθήστε να επιλέξετε μόνο τα κύτταρα που χρειάζεστε. Εάν επιλέξετε πάρα πολύ, ίσως καταλήξετε με ένα βρώμικο έγγραφο λέξεων που είναι πιο δύσκολο να καθαρίσετε αργότερα.
Βήμα 3: Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο λέξεων
Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο στο Word όπου θα επικολλήσετε τα δεδομένα από το Excel.
Το άνοιγμα ενός νέου εγγράφου λέξεων εξασφαλίζει ότι ξεκινάτε με καθαρό σχιστόλιθο. Εάν επικολλήσετε σε ένα υπάρχον έγγραφο, προσέξτε να μην αντικαταστήσετε κάτι σημαντικό.
Διαβάστε περισσότερα:Μετατροπή Έγγραφων Google σε PDF: Οδηγός βήμα προς βήμα
Βήμα 4: Επικολλήστε τα δεδομένα
Επικολλήστε τα δεδομένα στη λέξη έγγραφο χρησιμοποιώντας τη συντόμευση 'ctrl + v' ή με το δεξί κλικ και την επιλογή 'paste'.
Όταν επικολλήσετε τα δεδομένα, είναι πιθανό ότι θα έρθει ως τραπέζι. Αυτό είναι χρήσιμο για τη διατήρηση όλων των οργανωμένων, αλλά ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις του πίνακα για να το κάνετε ακριβώς σωστά.
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε μετατρέψει με επιτυχία τα δεδομένα του Excel σε ένα έγγραφο Word. Από εκεί, μπορείτε να το διαμορφώσετε ανάλογα με τις ανάγκες, είτε αυτό αλλάζει τις ιδιότητες του πίνακα, προσθέτοντας κείμενο γύρω από τα δεδομένα ή με άλλο τρόπο να το ταιριάζει στις ανάγκες σας.
- Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που θέλετε να μεταφέρετε είναι καθαρά και καλά οργανωμένα στο Excel προτού τα αντιγράψετε.
- Εάν χρειάζεστε μόνο ένα τμήμα του αρχείου Excel, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα νέο φύλλο με μόνο τα δεδομένα που χρειάζεστε για να κάνετε την αντιγραφή ευκολότερη.
- Μετά την επικόλληση, ελέγξτε την ευθυγράμμιση του πίνακα, τα μεγέθη των κυττάρων και τη μορφοποίηση κειμένου για να διασφαλίσετε ότι όλα φαίνονται όπως αναμενόταν στο έγγραφο λέξεων.
- Εάν θέλετε τα δεδομένα να είναι επεξεργάσιμα σε λέξη, επικολλήστε τα ως πίνακα. Εάν θέλετε απλώς μια στατική εικόνα, επικολλήστε την ως εικόνα.
- Αποθηκεύστε το έγγραφο λέξεων αμέσως μετά την επικόλληση για να αποτρέψετε οποιαδήποτε τυχαία απώλεια δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να μετατρέψω ένα ολόκληρο βιβλίο εργασίας του Excel σε ένα έγγραφο λέξεων;
Μπορείτε να μετατρέψετε μόνο ένα φύλλο κάθε φορά. Εάν χρειάζεστε δεδομένα από πολλαπλά φύλλα, θα πρέπει να αντιγράψετε και να επικολλήσετε κάθε φύλλο ξεχωριστά στο έγγραφο Word.
Θα μεταφέρουν οι τύποι στα κύτταρα του Excel στο Word;
Όχι, οι τύποι δεν θα μεταφερθούν. Μόνο οι τιμές ή το κείμενο που εμφανίζονται στα κύτταρα του Excel θα αντιγραφούν στο έγγραφο Word.
Μπορώ να μετατρέψω τα διαγράμματα Excel και τα γραφήματα στη λέξη;
Ναι, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε διαγράμματα Excel και γραφήματα σε λέξη. Θα έρθουν ως εικόνες και δεν θα είναι επεξεργάσιμα μέσα στο Word.
Υπάρχει τρόπος αυτοματοποίησης αυτής της διαδικασίας;
Ενώ δεν υπάρχει ενσωματωμένη λειτουργία για την αυτόματη μετατροπή του Excel σε Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές ή λογισμικό τρίτου μέρους για να εξορθολογίσετε τη διαδικασία.
Μπορώ να μετατρέψω τα αρχεία Excel σε λέξη σε Mac;
Ναι, η διαδικασία είναι ουσιαστικά η ίδια σε Mac. Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο 'Command' στη θέση του 'CTRL' για συντομεύσεις.
Περίληψη
- Ανοίξτε το αρχείο Excel.
- Επιλέξτε και αντιγράψτε τα δεδομένα.
- Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο λέξεων.
- Επικολλήστε τα δεδομένα.
Σύναψη
Η μετατροπή των αρχείων του Excel σε έγγραφα Word είναι μια αρκετά απλή διαδικασία μόλις πάρετε το κρέμονται από αυτό. Μπορεί να είναι ένα πραγματικό lifesaver όταν πρέπει να παρουσιάσετε δεδομένα σε διαφορετική μορφή ή να συνεργαστείτε με άλλους που μπορεί να μην έχουν πρόσβαση στο Excel. Θυμηθείτε να πάρετε το χρόνο σας κατά την επιλογή των δεδομένων για να αντιγράψετε και να ελέγξετε διπλό τη μορφοποίηση μόλις το επικολλήσετε σε λέξη. Με λίγη πρακτική, θα μετατρέψετε αρχεία σαν επαγγελματίας σε χρόνο μηδέν. Εάν βρεθείτε ποτέ κολλημένοι ή χρειάζεται να μετατρέψετε γρήγορα μια δέσμη αρχείων, μην ξεχνάτε ότι υπάρχουν εργαλεία και λογισμικό εκεί έξω που μπορούν να βοηθήσουν. Καλή μετατροπή!