ΓνωρίζωνΠώς να οργανώσετε το Google DriveΤο σωστό είναι κάτι που ήμουν λίγο εμμονή με πρόσφατα. Πέρασα μερικά σαββατοκύριακα καθαρισμού του ορυχείου, καθώς ο χώρος έτρεχε χαμηλά και παρατήρησα πόσο περιττά πράγματα είχαν συσσωρευτεί χωρίς να το συνειδητοποιώ με τα χρόνια.
Εάν το Google Drive σας αισθάνεται σαν ένα συνολικό χάος, έχω βάλει μαζί τους τόνους συμβουλών παρακάτω για το πώς μπορείτε να οργανώσετε σαν επαγγελματίας. Η οργάνωση είναι ένα πράγμα, αλλά αν τελειώσετε ή χαμηλά στο διάστημα, πρέπει να declutter, και γρήγορα.
Συμβουλή γρήγορης εκκαθάρισης
Προσωπικά χρησιμοποιώΕκκαθαρίζωΓια την αποσύνδεση του Mac και του Cloud Storage μου, και εδώ είναι γιατί: η λειτουργία καθαρισμού σύννεφων συνδέεται απευθείας με το Google Drive και με βοηθά να εντοπίσω μεγάλα αρχεία και να ξεχαστούν ακαταστασία σε όλη την αποθήκευση cloud και το Mac μου. Μια γρήγορη σάρωση υπογραμμίζει τα πάντα χώρος χόμπι. Δεν υπάρχει πλέον ατελείωτη κύλιση μέσω φακέλων.
Στη συνέχεια, χρησιμοποιώ επίσης το εργαλείο ακαταστασίας μου για να καθαρίσω παλιές λήψεις και αντίγραφα που συχνά συγχρονίζονται χωρίς να συνειδητοποιήσω. Είναι το πρώτο βήμα που κάνω πριν αναδιοργανώσω οτιδήποτε. Δείτε πώς μπορείτε να προχωρήσετε στο παιχνίδι του οργανισμού:
Λάβετε τη δωρεάν δοκιμή CleanMyMac- Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για 7 ημέρες δωρεάν.
Πρώτον, κάντε κλικ στο Cloud Cleanup> Scan.
Εργαστείτε μέσω των προτάσεων και αφαιρέστε τα στοιχεία που δεν χρειάζεστε.
- Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο ακαταστασία μου> σάρωση.
- Και πάλι, αφαιρέστε τα στοιχεία που δεν χρειάζεται πλέον να ελευθερώσετε χώρο.
Τώρα που η μονάδα σας είναι πιο λιτή, ας πηδήξουμε στις πραγματικές συμβουλές οργάνωσης.
1. Συνεχείς συμβάσεις ονομασίας
Το όνομα του αρχείου σας είναι συχνά η μόνη σας ένδειξη για το τι είναι, ειδικά όταν κοιτάζετε σε 50 αρχεία με ονόματα όπως το IMG_0873, το DOC2 ή τις σημειώσεις συνάντησης. Επιλέξτε ένα μοτίβο ονομασίας που σας έχει νόημα, για παράδειγμα:
Yyyy -mm -dd_projectname_filetype_version
ClientName_DocumentName_Date
2. Δημιουργία φακέλων και υποφακέλων
Μερικοί άνθρωποι πηγαίνουν από το έργο. Άλλοι ανά τύπο αρχείου. Μερικοί ανακατεύουν και τα δύο. Το τέχνασμα είναι να δομήσετε τους φακέλους σας με βάση τον τρόπο με τον οποίο ο εγκέφαλός σας φυσικά ψάχνει για πράγματα. Εδώ είναι μερικές συμβουλές:
Χαρτογραφήστε πρώτα 3-5 φακέλους ανώτατου επιπέδου (π.χ. εργασία, προσωπικά, μέσα ενημέρωσης).
Μέσα σε κάθε ένα, δημιουργήστε υποφακέλους για έργα, ημερομηνίες ή πελάτες.
Περιοδικά μετακινήστε ή αρχειοθετήστε τους παλιούς υποφακέλους σε ένα ξεχωριστό φάκελο ανώτατου επιπέδου αρχειοθέτησης.
3. Χρησιμοποιήστε έγγραφα και αρχεία προτεραιότητας
Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο οργανώνω το Google Drive μου είναι να εντοπίσω αρχεία που χρησιμοποιώ καθημερινά ή εβδομαδιαία και να δημιουργήσω ένα φάκελο που ονομάζεται Priority, να μετακινήσω αυτά σε αυτό ή να χρησιμοποιήσω το χαρακτηριστικό με πρωταγωνιστή, ώστε να είναι πάντα προσβάσιμα.
4. Προσθέστε περιγραφές αρχείων και φακέλων
Εάν χρησιμοποιείτε την έκδοση ιστού του Google Drive, μπορείτε να προσθέσετε ένα πεδίο περιγραφής για να σημειώσετε ποιο είναι το αρχείο, την κατάστασή του και τους συνεργάτες που συμμετέχουν. Εδώ είναι:
Δίπλα σε οποιοδήποτε αρχείο ή φάκελο, επιλέξτε το μενού τριών σημείων.
Κάντε κλικ στην επιλογή Πληροφορίες φακέλου> Λεπτομέρειες.
Υπό την περιγραφή, προσθέστε σχετικές πληροφορίες.
Αυτό που είναι καλό για αυτό είναι ότι οι περιγραφές μπορούν επίσης να αναζητηθούν.
5. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα χρώματος κώδικα
Ένας άλλος απλός τρόποςΓια να οργανώσετε φακέλους στο Google Driveείναι για να τα κωδικοποιήσετε χρώματα, πράγμα που σας έχει νόημα. Εδώ είναι:
Κάντε δεξί κλικ σε ένα φάκελο και επιλέξτε Organize> Αλλαγή χρώματος.
Επαναλάβετε για όλα τα αρχεία.
Επιλέξτε ξεχωριστά χρώματα για ευρείες κατηγορίες και κολλήστε σε μια μικρή παλέτα, ώστε να μην το παρακάνετε, μόνο οι φακέλοι χρωμάτων που έχετε πρόσβαση συχνά. Με την πάροδο του χρόνου, τα χρώματα των φακέλων γίνονται ένα οπτικό σύνθημα και πιθανότατα θα αρχίσετε να αναγνωρίζετε ότι ο κόκκινος φάκελος χωρίς ονόματα ανάγνωσης.
6. Προσθέστε έγγραφα σε πολλούς φακέλους
Εάν πρέπει να έχετε αρχεία σε πολλές τοποθεσίες, αντί να τα αντιγράφετε, μπορείτε να προσθέσετε μια συντόμευση για να τα τοποθετήσετε σε πολλές τοποθεσίες. Εδώ είναι:
Περισσότερη ανάγνωση:Ο καλύτερος τρόπος για να οργανώσετε φωτογραφίες στο iPhone
Εντοπίστε το αρχείο που θέλετε να εμφανιστείτε σε πολλούς φακέλους.
Κάντε δεξί κλικ και κάντε κλικ στο Organize> Προσθήκη συντόμευσης.
Περιηγηθείτε ή αναζητήστε το δεύτερο φάκελο.
Κάντε κλικ στο φάκελο και κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη.
Τώρα που το αρχείο θα εμφανιστεί και στους δύο φακέλους, αλλά υπάρχει ακόμα μόνο ένα αρχείο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να το μοιραστείτε από κάθε τοποθεσία.
7. Κατανοήστε πώς λειτουργεί το κοινό μαζί μου
Εάν αναρωτιέστε τι σημαίνει που μοιράζεται μαζί μου, βασικά κρατά τα αρχεία που έχουν μοιραστεί και άλλοι μαζί σας. Δεν τους κατέχετε.
Εάν ένα κοινόχρηστο αρχείο είναι σημαντικό, θα μπορούσατε να προσθέσετε μια συντόμευση στη δομή σας, ώστε να μην χρειάζεται να σκάψετε τη λίστα κοινόχρηστων μαζί μου.
8. Αξιοποιήστε τον πρόσφατο φάκελο
Αξιοποιήστε το φάκελο recents στη γραμμή αναζήτησης. Θα μπορείτε να βρείτε γρήγορα πράγματα που μόλις χρησιμοποιήσατε, κάτι που είναι χρήσιμο όταν δεν μπορείτε να θυμάστε πού βάζετε κάτι.
9. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Star
Η λειτουργία Star είναι ένας άλλος γρήγορος τρόπος για να εντοπίσετε σημαντικά αρχεία. Εάν επισημάνετε τα αρχεία κλειδιών ή τους φακέλους όπως πρωταγωνιστούν, τότε μπορείτε να χτυπήσετε την κατηγορία από την πλαϊνή μπάρα για να εμφανίσετε μια λίστα με αντικείμενα. Σας εξοικονομεί από τους φακέλους περιήγησης όταν χρειάζεστε πραγματικά κάτι γρήγορα.
Για να προσθέσετε ένα αστέρι σε ένα έγγραφο ή φάκελο, κάντε δεξί κλικ και κάντε κλικ στο Organize> Προσθήκη στο Starred.
Θα δείτε τώρα ένα μικρό εικονίδιο αστέρι δίπλα στο όνομα του αρχείου ή του φακέλου.
10. Επιλέξτε πολλά αρχεία
Μπορείτε να πραγματοποιήσετε μετακίνηση, διαγραφή, λήψη ή αρχεία αστέρων χύμα για αρχεία και φακέλους. Εδώ είναι:
Πατήστε εντολή και κάντε κλικ για να επιλέξετε πολλά αρχεία.
Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ για επιλογές.
11. Καθαρίστε την αποθήκευση στο Declutter
Για τον καθαρισμό, μου αρέσει να ταξινομώ τη μονάδα μου με την τελευταία τροποποιημένη, η οποία βοηθά τα παλαιότερα αρχεία που δεν χρειάζομαι πλέον. Μόλις ταξινομηθούν, η επιλογή και η διαγραφή παρτίδας μπορούν να ανακτήσουν γρήγορα το χώρο και να μειώσουν την ακαταστασία. Εάν θέλετε να μάθετεΠώς να ταξινομήσετε το Google Drive κατά μέγεθος Fή καθαρισμός αρχείων, εδώ είναι πώς:
Στην πλαϊνή μπάρα, επιλέξτε Αποθήκευση.
Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση χρησιμοποιείται για την οργάνωση αρχείων κατά μέγεθος.
12. Δείκτης της προχωρημένης λειτουργίας αναζήτησης
Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης στη μονάδα δίσκου για φιλτράρισμα από:
Τύπος αρχείου
Ιδιοκτήτης
Τροποποιημένη ημερομηνία
Λέξεις -κλειδιά που γνωρίζετε είναι μέσα στο έγγραφο
13. Ενίσχυση της οργάνωσης με ενσωματώσεις
Τέλος, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο τρίτου μέρους ή ένα plug-in για να οργανώσετε για εσάς. Ακολουθούν μερικές επιλογές:
Χρησιμοποιήστε το Zapier ή το IFTTT για να οργανώσετε αυτόματα αρχεία σε φακέλους με βάση το όνομα, τον τύπο ή την πηγή.
Το Slack βοηθά στη διατήρηση των αρχείων όπου ανήκουν.
Λοιπόν, αυτό είναι όλες οι συμβουλές εκεί έξω για το πώς να οργανώσω το Google Drive μου.