Ο έλεγχος για επαναλαμβανόμενες λέξεις στο Excel μπορεί να είναι λίγο δύσκολο, αλλά είναι εντελώς εφικτό! Ακολουθώντας μια απλή φόρμουλα, μπορείτε γρήγορα να εντοπίσετε και να επισημάνετε τυχόν διπλές λέξεις μέσα στο υπολογιστικό φύλλο σας. Αυτό είναι ένα μεγάλο τέχνασμα που πρέπει να γνωρίζετε, ειδικά αν επεξεργάζεστε μεγάλες ποσότητες κειμένου ή δεδομένων στο Excel.
Αφού ολοκληρώσετε τη δράση, θα δείτε επαναλαμβανόμενες λέξεις που επισημαίνονται στο υπολογιστικό φύλλο σας, καθιστώντας εύκολο για εσάς να βρείτε και να τα αντικαταστήσετε ή να τις διαγράψετε ανάλογα με τις ανάγκες.
Εισαγωγή
Έχετε βρεθεί ποτέ να μετακινηθείτε μέσα από ένα τεράστιο υπολογιστικό φύλλο Excel, τα μάτια τζάμια, προσπαθώντας να εντοπίσετε αυτές τις ενοχλητικές επαναλαμβανόμενες λέξεις; Είναι σαν να ψάχνετε για μια βελόνα σε ένα άχυρα, έτσι; Αλλά δεν φοβηθείτε, οι συνάδελφοί μου! Πρόκειται να βουτήξουμε στο nitty-gritty για το πώς να ελέγξουμε για επαναλαμβανόμενες λέξεις στο Excel.
Είτε είστε φοιτητής που προσπαθεί να καθαρίσει τα δεδομένα διατριβής σας, ένας έμπορος που αναλύει τα σχόλια των πελατών, ή απλώς κάποιος που προσπαθεί να οργανώσει μια βαριά λίστα παντοπωλείων, αυτός ο οδηγός είναι για εσάς. Και ας είμαστε ειλικρινείς, ποιος δεν αγαπάει μια μικρή μαγεία του Excel για να κάνει τη ζωή ευκολότερη; Έτσι, αρπάξτε ένα φλιτζάνι καφέ και ας ξεκινήσουμε να φτιάχνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας χωρίς σφάλματα και τακτοποιημένα!
Πριν πηδήξουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι στοχεύουμε να πετύχουμε εδώ. Θέλουμε να εντοπίσουμε τυχόν λέξεις που εμφανίζονται περισσότερες από μία φορές στο φύλλο μας Excel. Αυτό θα μπορούσε να είναι πραγματικά χρήσιμο αν διορθώσετε δεδομένα ή εξασφαλίζετε ότι η λίστα σας είναι μοναδική.
Βήμα 1: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία COUNTIF
Γράψτε τη λειτουργία COUNTIF σε ένα κενό κελί δίπλα στα δεδομένα σας.
Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση COUNTIF, μπορείτε να κάνετε το Excel να κάνει τη βαριά ανύψωση για εσάς. Αυτή η λειτουργία μετράει τον αριθμό των φορών που εμφανίζεται μια συγκεκριμένη τιμή σε ένα εύρος κυττάρων.
Βήμα 2: Αναφορά στο εύρος
Καθορίστε το εύρος όπου θέλετε να αναζητήσετε αντίγραφα.
Όταν γράφετε τη λειτουργία COUNTIF, πρέπει να πείτε στο Excel πού να κοιτάξετε. Η αναφορά του εύρους σημαίνει την επισήμανση των κυττάρων που περιέχουν τις λέξεις που ελέγχετε.
Βήμα 3: Καθορίστε τα κριτήρια
Ρυθμίστε τη συγκεκριμένη λέξη που ψάχνετε ως κριτήρια.
Στη λειτουργία COUNTIF, τα κριτήρια είναι αυτά που προσπαθείτε να βρείτε αντίγραφα. Αυτό θα μπορούσε να είναι μια συγκεκριμένη λέξη ή, αν αισθάνεστε φανταχτερά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μπαλαντέρ για να ελέγξετε για τυχόν επαναλαμβανόμενες λέξεις.
Βήμα 4: Σύρετε τη λειτουργία προς τα κάτω
Αντιγράψτε τη λειτουργία σε άλλα κύτταρα για να ελέγξετε ολόκληρη τη στήλη ή τη σειρά.
Μόλις έχετε ρυθμίσει τη φόρμουλα, μπορείτε απλά να το σύρετε (ή απέναντι) για να το εφαρμόσετε σε άλλα κύτταρα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ελέγξετε για αντίγραφα σε ολόκληρη τη λίστα σας σε ένα snap.
Πλεονεκτήματα
| Οφελος | Εξήγηση |
|---|---|
| Εξοικονομεί χρόνο | Αντί να σαρώνουν χειροκίνητα τα δεδομένα σας για αντίγραφα, το Excel το κάνει σε ένα κλάσμα της εποχής. |
| Ακρίβεια | Ο τύπος εξασφαλίζει ότι δεν χάσετε καμία επαναλαμβανόμενη λέξεις, δίνοντάς σας ακριβή αποτελέσματα. |
| Ευστροφία | Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μεμονωμένες λέξεις ή ολόκληρες φράσεις, καθιστώντας την πολύτιμη για διάφορα καθήκοντα. |
Κατά τα βοηθήματα
| Μειονέκτημα | Εξήγηση |
|---|---|
| Καμπύλη μάθησης | Εάν είστε νέοι στο Excel, η χρήση τύπων όπως το Countif μπορεί να φαίνεται εκφοβιστικό στην αρχή. |
| Περιορισμένο πλαίσιο | Η συνάρτηση προσδιορίζει αντίγραφα, αλλά δεν δείχνει πού βρίσκονται σε πρόταση ή παράγραφο. |
| Υπερβολική εξάρτηση από τους τύπους | Η βασιζόμενη πάρα πολύ στους τύπους μπορεί να σας κάνει λιγότερο επαγρύπνηση στο χειροκίνητο έλεγχο των δεδομένων σας. |
Πρόσθετες πληροφορίες
Κατά τον έλεγχο για επαναλαμβανόμενες λέξεις στο Excel, είναι απαραίτητο να θυμάστε ότι το λογισμικό είναι απίστευτα ισχυρό αλλά όχι ανόητο. Μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις όπου οι λέξεις διαφέρουν λόγω της κεφαλαιοποίησης ή της στίξης, και το Excel θα τα δει αυτά ως μοναδικά. Έτσι, ενώ η λειτουργία Countif είναι ένα φανταστικό εργαλείο, δεν είναι αντικαταστάτης για ένα έντονο ανθρώπινο μάτι.
Μια άλλη συμβουλή είναι να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους παράλληλα με τη λειτουργία COUNTIF. Αυτό μπορεί να επισημάνει οπτικά αντίγραφα και να τα κάνει να ξεχωρίζουν, προσθέτοντας ένα επιπλέον στρώμα σαφήνειας στα δεδομένα σας. Θυμηθείτε, το κλειδί για την Mastering Excel είναι η πρακτική, οπότε μην αποφεύγετε να πειραματίζετε με διαφορετικές λειτουργίες και τύπους!
Διαβάστε περισσότερα:Πώς να μετρήσετε τις λέξεις στο Excel: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Περίληψη
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία COUNTIF σε ένα κενό κελί.
- Αναφέρετε το εύρος των κυττάρων που περιέχουν δυνητικά αντίγραφα.
- Ορίστε τη λέξη ή τη φράση που ελέγχετε ως κριτήρια.
- Σύρετε τη λειτουργία σε άλλα κύτταρα για να ελέγξετε ολόκληρη τη λίστα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χρησιμοποιήσω τον Countif για να ελέγξω για διπλές φράσεις, όχι μόνο λέξεις;
Ναι, μπορείτε! Απλά ρυθμίστε τη φράση ως κριτήρια στη λειτουργία COUNTIF.
Τι θα συμβεί αν θέλω να ελέγξω για λέξεις που είναι παρόμοιες αλλά όχι ακριβείς αντίγραφα;
Σε αυτή την περίπτωση, ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε το add-on για το Excel, το οποίο μπορεί να ταιριάζει με παρόμοιες λέξεις ή φράσεις.
Πώς μπορώ να επισημάνω τα αντίγραφα μόλις τα βρω;
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να επισημάνετε τα κύτταρα που έχουν αποτέλεσμα COUNTIF μεγαλύτερο από 1, υποδεικνύοντας αντίγραφα.
Μπορεί ο Countif να αγνοήσει την περίπτωση κατά τον έλεγχο των αντιγράφων;
Από προεπιλογή, ο CountIF δεν είναι ευαίσθητος στην περίπτωση. Ωστόσο, εάν χρειάζεστε έναν έλεγχο ευαίσθητου σε περιπτώσεις, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική προσέγγιση, όπως η ακριβής λειτουργία.
Υπάρχει τρόπος να καταργήσετε τα αντίγραφα μετά την εύρεση τους;
Ναι, το Excel διαθέτει μια λειτουργία "Κατάργηση διπλών" στην καρτέλα "Δεδομένα", η οποία μπορεί γρήγορα να διαγράψει τυχόν αντίγραφα στο επιλεγμένο εύρος σας.
Σύναψη
Οπλισμένοι με την τεχνογνωσία για να ελέγξετε τις επαναλαμβανόμενες λέξεις στο Excel, είστε τώρα καλά εξοπλισμένοι για να αντιμετωπίσετε αυτές τις μακρές λίστες και σύνολα δεδομένων με εμπιστοσύνη. Θυμηθείτε, ενώ το Excel μπορεί να είναι ένας ισχυρός σύμμαχος στη διαχείριση δεδομένων, δεν είναι αλάθητο. Πάντα να ελέγχετε τη δουλειά σας και να χρησιμοποιήσετε ένα συνδυασμό λειτουργιών και μορφοποίησης για να εξασφαλίσετε τα πιο ακριβή αποτελέσματα.
Και φυσικά, όσο περισσότερο ασκείτε χρησιμοποιώντας αυτά τα εργαλεία, τόσο πιο ικανό θα γίνετε. Happy Spreadsheeting, και τα δεδομένα σας είναι πάντα τόσο καθαρά και μοναδικά όσο και οι νέες δεξιότητές σας στο Excel!