Η σύγκριση δύο αρχείων του Excel μπορεί να είναι μια αποθαρρυντική εργασία, ειδικά όταν ασχολείσαι με μεγάλα σύνολα δεδομένων. Ωστόσο, είναι ένα απαραίτητο κακό για πολλούς επαγγελματίες που πρέπει να αναλύσουν τα δεδομένα, να ελέγξουν για αποκλίσεις ή απλά να εξασφαλίσουν ότι δύο εκδόσεις ενός αρχείου είναι πανομοιότυπες. Ευτυχώς, υπάρχουν αρκετές μέθοδοι για την απλούστευση αυτής της διαδικασίας. Μετά την ανάγνωση αυτού του άρθρου, θα είστε εξοπλισμένοι με τη γνώση για να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel με ευκολία.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Πώς να συγκρίνετε δύο αρχεία Excel
Όταν έχετε δύο αρχεία Excel που πρέπει να συγκρίνετε, πιθανότατα ψάχνετε για διαφορές στα δεδομένα, τη μορφοποίηση ή τους τύπους. Τα παρακάτω βήματα θα σας καθοδηγήσουν στη διαδικασία σύγκρισης αυτών των στοιχείων για να βρείτε τυχόν αποκλίσεις.
Βήμα 1: Ανοίξτε και τα δύο αρχεία Excel
Το άνοιγμα και των δύο αρχείων Excel που θέλετε να συγκρίνετε είναι το πρώτο βήμα στη διαδικασία.
Μόλις ανοίξετε και τα δύο αρχεία, μπορείτε να αρχίσετε να συγκρίνετε οπτικά τα δεδομένα. Ωστόσο, αυτή η μέθοδος δεν είναι αποτελεσματική για μεγάλα σύνολα δεδομένων και μπορεί να οδηγήσει σε χαμένες διαφορές.
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Προβολή δίπλα -δίπλα"
Η λειτουργία "Προβολή δίπλα -δίπλα" του Excel σάς επιτρέπει να βλέπετε ταυτόχρονα και τα δύο αρχεία.
Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη για τη σύγκριση δύο φύλλων γρήγορα. Μπορείτε να μετακινηθείτε και στα δύο φύλλα ταυτόχρονα, γεγονός που διευκολύνει την εντοπισμό διαφορών.
Βήμα 3: Χρησιμοποιήστε το πρόσθετο 'resevic' για να συγκρίνετε
Το πρόσθετο "Inquire" είναι ένα χαρακτηριστικό Excel που βοηθά στη σύγκριση δύο αρχείων λεπτομερώς.
Αφού ενεργοποιήσετε το πρόσθετο "Inquire" από τις επιλογές Excel, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να συγκρίνετε δύο αρχεία. Θα επισημάνει τις διαφορές στις τιμές, τους τύπους και τη μορφοποίηση.
Βήμα 4: Χρησιμοποιήστε λογισμικό τρίτου μέρους
Εάν τα χαρακτηριστικά του Excel δεν ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό τρίτου μέρους που έχει σχεδιαστεί για τη σύγκριση αρχείων.
Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές λογισμικού που προσφέρουν προηγμένες λειτουργίες για τη σύγκριση αρχείων Excel. Μπορούν γρήγορα να επισημάνουν τις διαφορές και να δημιουργήσουν αναφορές, καθιστώντας τη διαδικασία σύγκρισης πολύ πιο αποτελεσματική.
Συνιστώμενη ανάγνωση:Πώς να συγκρίνετε δύο φύλλα excel χρησιμοποιώντας το Vlookup: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Αφού ολοκληρώσετε αυτά τα βήματα, θα έχετε μια σαφή κατανόηση των διαφορών μεταξύ των δύο αρχείων του Excel. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να είναι πολύτιμες για την ανάλυση δεδομένων, τον έλεγχο σφαλμάτων ή τη διατήρηση του ελέγχου έκδοσης.
Λάβετε υπόψη αυτές τις συμβουλές κατά τη σύγκριση δύο αρχείων Excel για να εξασφαλίσετε μια ακριβή και αποτελεσματική διαδικασία.
- Πάντα αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων του Excel πριν από τη σύγκριση, σε περίπτωση που τυχόν δεδομένα μεταβληθούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Highlight Cell Rules" στη μορφοποίηση υπό όρους του Excel για να διαφοροποιήσετε τις οπτικές σημαίες.
- Εάν συγκρίνετε δεδομένα, βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία είναι δομημένα με τον ίδιο τρόπο, με τις ίδιες στήλες, σειρές και τύπους δεδομένων.
- Εξετάστε τη χρήση της λειτουργίας του Excel για τις συνεχιζόμενες συγκρίσεις.
- Λάβετε υπόψη ότι ορισμένα εργαλεία τρίτου μέρους μπορούν να προσφέρουν πιο προηγμένα χαρακτηριστικά σύγκρισης από το Excel.
Συχνές ερωτήσεις
Πώς μπορώ να ενεργοποιήσω το πρόσθετο "ρώτε" στο Excel;
Για να ενεργοποιήσετε το πρόσθετο "Ερώτηση", μεταβείτε στο αρχείο> Επιλογές> add-in, επιλέξτε "Ερευνήστε" και κάντε κλικ στο "Go". Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο 'Ερώτηση' και κάντε κλικ στο 'OK'.
Μπορώ να συγκρίνω δύο φύλλα μέσα στο ίδιο αρχείο Excel;
Ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Προβολή δίπλα -δίπλα" ή μορφοποίηση υπό όρους για να συγκρίνετε δύο φύλλα εντός του ίδιου αρχείου Excel.
Υπογραμμίζει αυτόματα τις διαφορές;
Το Excel δεν υπογραμμίζει αυτόματα τις διαφορές, αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους ή το πρόσθετο "Inquire" για να προσδιορίσετε τις αποκλίσεις.
Τα εργαλεία σύγκρισης τρίτων μερών είναι ασφαλή για χρήση τα εργαλεία σύγκρισης;
Τα πιο αξιόπιστα εργαλεία τρίτου μέρους είναι ασφαλή, αλλά πάντα εξασφαλίζετε να κατεβάσετε από μια αξιόπιστη πηγή και να έχετε τα κατάλληλα μέτρα ασφαλείας.
Τι γίνεται αν τα δύο αρχεία του Excel έχουν διαφορετικές δομές;
Η σύγκριση αρχείων με διαφορετικές δομές μπορεί να είναι προκλητική. Είναι καλύτερο να αναδιαμορφώσετε ένα αρχείο για να ταιριάζει με το άλλο πριν από τη σύγκριση ή να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο που μπορεί να χειριστεί διαρθρωτικές διαφορές.
Περίληψη
- Ανοίξτε και τα δύο αρχεία Excel
- Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "Προβολή δίπλα -δίπλα"
- Χρησιμοποιήστε το πρόσθετο "Inquire" για λεπτομερή σύγκριση
- Εξετάστε το λογισμικό τρίτου μέρους για προηγμένη σύγκριση
Σύναψη
Η σύγκριση δύο αρχείων Excel δεν χρειάζεται να είναι πονοκέφαλος. Είτε είστε αναλυτής δεδομένων, λογιστής, είτε απλώς κάποιος που προσπαθεί να βρει τις διαφορές μεταξύ δύο υπολογιστικών φύλλων προϋπολογισμού, οι μέθοδοι που περιγράφονται παραπάνω μπορούν να βοηθήσουν στη βελτιστοποίηση της διαδικασίας. Από τη χρήση ενσωματωμένων χαρακτηριστικών του Excel, όπως το "View-sid-by-stray" και το πρόσθετο "Inquire" για να αξιοποιήσουν τα εργαλεία τρίτων για πιο πολύπλοκα καθήκοντα, υπάρχει λύση για κάθε επίπεδο σύγκρισης. Θυμηθείτε, η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι το κλειδί και μερικές φορές η μικρότερη διαφορά μπορεί να οδηγήσει σε σημαντικές γνώσεις ή να αποτρέψει τα δαπανηρά λάθη. Έτσι, την επόμενη φορά που αντιμετωπίζετε δύο αρχεία Excel που πρέπει να συγκριθούν, να πάρετε μια βαθιά αναπνοή, να ακολουθήσετε τα βήματα και να γνωρίζετε ότι έχετε τα εργαλεία και τις γνώσεις που απαιτούνται για την αντιμετώπιση του έργου.