Η μετατροπή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έγγραφα λέξεων είναι μια εύχρηστη ικανότητα να έχετε, ειδικά εάν πρέπει να αποθηκεύσετε σημαντικές πληροφορίες ή να το μοιραστείτε σε μια πιο καθολικά προσβάσιμη μορφή. Η διαδικασία είναι αρκετά απλή. Απλά πρέπει να ανοίξετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook, να το αποθηκεύσετε ως αρχείο HTML, στη συνέχεια να ανοίξετε αυτό το αρχείο με λέξη και να το αποθηκεύσετε ως έγγραφο λέξης. Αυτό είναι! Αλλά, ας βυθίσουμε λίγο βαθύτερα για να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις λεπτομέρειες.
Αφού ολοκληρώσετε τη μετατροπή, θα έχετε ένα έγγραφο λέξης που περιέχει το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook. Αυτό είναι χρήσιμο για διάφορους λόγους, όπως η αρχειοθέτηση σημαντικής αλληλογραφίας, η επεξεργασία του περιεχομένου για έναν άλλο σκοπό ή η εκτύπωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πιο μορφοποιημένο τρόπο.
Βήμα προς βήμα Tutorial για τη μετατροπή ηλεκτρονικών μηνυμάτων Outlook σε έγγραφα Word
Πριν πηδήξουμε στα βήματα, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή η διαδικασία θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε το κείμενο, τη μορφοποίηση και τα συνημμένα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ένα έγγραφο Word. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρηματικούς ή νομικούς σκοπούς, όπου μπορεί να απαιτείται τεκμηρίωση σε μορφή λέξεων.
Βήμα 1: Ανοίξτε το email στο Outlook
Ανοίξτε το email που θέλετε να μετατρέψετε στο Outlook.
Όταν έχετε το email ανοιχτό, βεβαιωθείτε ότι είναι ακριβώς πώς θέλετε να εμφανιστεί στο Word. Αυτό περιλαμβάνει τον έλεγχο της μορφοποίησης και τη διασφάλιση ότι όλα τα συνημμένα λαμβάνονται υπόψη.
Βήμα 2: Αποθηκεύστε το email ως αρχείο HTML
Μεταβείτε στο 'αρχείο', στη συνέχεια 'αποθήκευση ως' και επιλέξτε 'HTML' ως μορφή.
Αποθηκεύοντας το email σας ως αρχείο HTML, δημιουργείτε ουσιαστικά μια έκδοση ιστοσελίδας του email σας. Βεβαιωθείτε ότι θυμάστε πού αποθηκεύετε αυτό το αρχείο στον υπολογιστή σας, καθώς θα πρέπει να το βρείτε για το επόμενο βήμα.
Βήμα 3: Ανοίξτε το αρχείο HTML στο Word
Ανοίξτε το Microsoft Word, μεταβείτε στο 'File', στη συνέχεια 'Ανοίξτε' και επιλέξτε το αρχείο HTML που μόλις αποθηκεύσατε.
Όταν το αρχείο HTML είναι ανοιχτό με λέξη, θα πρέπει να μοιάζει πολύ με το πώς εμφανίστηκε στο Outlook. Μπορείτε να κάνετε οποιεσδήποτε απαραίτητες τροποποιήσεις ή αλλαγές μορφής σε αυτό το σημείο.
Βήμα 4: Αποθηκεύστε το έγγραφο ως αρχείο λέξης
Τέλος, μεταβείτε στο 'αρχείο', στη συνέχεια 'αποθήκευση ως' και επιλέξτε 'έγγραφο λέξεων' ως μορφή.
Συνιστώμενη ανάγνωση:Πώς να δείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Outlook σε ένα iPhone 14: Ένας οδηγός βήμα προς βήμα
Τώρα έχετε μια έκδοση εγγράφου λέξεων του email σας! Αυτό το έγγραφο μπορεί να επεξεργαστεί, να μοιραστεί και να αποθηκευτεί ακριβώς όπως κάθε άλλο αρχείο λέξεων.
- Πριν αποθηκεύσετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αρχείο HTML, βεβαιωθείτε ότι όλα τα συνημμένα ανοίγουν και περιλαμβάνονται εάν είναι απαραίτητο.
- Διπλά ελέγξτε τη μορφοποίηση στο έγγραφο λέξεων μετά τη μετατροπή, καθώς ορισμένα στοιχεία μπορεί να μετατοπιστούν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
- Εάν μετατρέπετε πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα ειδικό φάκελο στον υπολογιστή σας για να κρατήσετε τα πράγματα οργανωμένα.
- Θυμηθείτε ότι ενώ το μεγαλύτερο μέρος του περιεχομένου πρέπει να μετατρέψει ομαλά, ορισμένα σύνθετα στοιχεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως φόρμες ή ορισμένες διαδραστικές λειτουργίες ενδέχεται να μην μεταφέρονται τέλεια.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε αριθμούς σελίδων ή μια κεφαλίδα με το θέμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εύκολη αναφορά στο έγγραφο Word.
Συχνές ερωτήσεις
Τι συμβαίνει με τα συνημμένα κατά τη μετατροπή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έγγραφα λέξεων;
Τα συνημμένα θα συμπεριληφθούν στο έγγραφο λέξεων ως αντικείμενα, τα οποία μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ για να ανοίξετε.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ενώ τα συνημμένα περιλαμβάνονται στο έγγραφο λέξεων, δεν είναι στην πραγματικότητα «ενσωματωμένα» στο κείμενο. Αντ 'αυτού, υπάρχουν ως ξεχωριστά αντικείμενα που μπορούν να μετακινηθούν ή να διαγραφούν ανάλογα με τις ανάγκες.
Μπορώ να μετατρέψω τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με εικόνες και γραφικά;
Ναι, οι εικόνες και τα γραφικά στο email θα πρέπει να μεταφερθούν στο έγγραφο λέξεων.
Ωστόσο, μερικές φορές η διάταξη μπορεί να αλλάξει ελαφρώς, οπότε είναι καλή ιδέα να ελέγξετε τη μορφοποίηση και να προσαρμόσετε όπως είναι απαραίτητο μετά τη μετατροπή.
Υπάρχει όριο σε πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορώ να μετατρέψω;
Δεν υπάρχει ενσωματωμένο όριο σε προοπτικές ή λέξη, αλλά πρακτικές εκτιμήσεις όπως το μέγεθος του αρχείου και η απόδοση του υπολογιστή μπορεί να επηρεάσουν πόσα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορείτε να μετατρέψετε ταυτόχρονα.
Εάν σχεδιάζετε να μετατρέψετε ένα μεγάλο αριθμό μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως είναι καλύτερο να τα κάνετε σε παρτίδες για να αποφύγετε τυχόν προβλήματα.
Μπορώ να μετατρέψω ένα νήμα email σε ένα μόνο έγγραφο λέξης;
Ναι, μπορείτε να μετατρέψετε ένα ολόκληρο νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θα πρέπει να αποθηκεύσετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο νήμα ως αρχείο HTML και στη συνέχεια να τα συνδυάσετε με λέξη.
Αυτό μπορεί να απαιτεί λίγο πιο χειροκίνητη εργασία, καθώς θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι στη σωστή σειρά και ότι η ροή της συνομιλίας έχει νόημα στη μορφή του εγγράφου.
Το έγγραφο της λέξης θα μοιάζει ακριβώς με το email;
Ενώ το περιεχόμενο πρέπει να είναι το ίδιο, μπορεί να υπάρχουν κάποιες διαφορές στη μορφοποίηση λόγω του τρόπου με τον οποίο η λέξη χειρίζεται αρχεία HTML.
Είναι πάντα μια καλή ιδέα να αναθεωρήσετε το έγγραφο μετά τη μετατροπή και να κάνετε τυχόν απαραίτητα τσιμπήματα για να βεβαιωθείτε ότι φαίνεται σωστό.
Περίληψη
- Ανοίξτε το email στο Outlook.
- Αποθηκεύστε το email ως αρχείο HTML.
- Ανοίξτε το αρχείο HTML στο Word.
- Αποθηκεύστε το έγγραφο ως αρχείο λέξης.
Σύναψη
Εκεί το έχετε! Η μετατροπή των ηλεκτρονικών μηνυμάτων του Outlook σε έγγραφα λέξεων δεν είναι τόσο τρομακτική όσο φαίνεται. Με μερικά απλά κλικ, μπορείτε εύκολα να μεταβείτε το περιεχόμενο των μηνυμάτων σας σε μια μορφή που χρησιμοποιείται ευρέως και εύκολο να μοιραστεί. Είτε θέλετε να διατηρήσετε σημαντική αλληλογραφία, να επεξεργαστείτε περιεχόμενο για διαφορετικό σκοπό ή απλά προτιμάτε τις δυνατότητες επεξεργασίας της λέξης, αυτή η διαδικασία παρέχει μια απλή λύση.
Και θυμηθείτε, ενώ τα βήματα είναι αρκετά απλά, ελέγξτε πάντα το έγγραφο λέξεων σας για τυχόν ζητήματα μορφοποίησης που μπορεί να έχουν προκύψει κατά τη διάρκεια της μετατροπής. Κρατήστε τα αρχεία σας οργανωμένα, ειδικά αν εργάζεστε με πολλαπλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε τις συμβουλές που παρέχονται για να κάνετε τη διαδικασία ακόμη πιο ομαλή.
Τελικά, έχοντας αυτή την ικανότητα στο ψηφιακό εργαλείο σας μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και να κάνει τη δουλειά σας πιο ευέλικτη. Έτσι, την επόμενη φορά που κάποιος ρωτάει: "Μπορείτε να μου στείλετε αυτό σε μια λέξη doc;" Μπορείτε να απαντήσετε με βεβαιότητα: "Απολύτως!" Και αν έχετε κολλήσει ποτέ ή χρειάζεστε μια ανανέωση, αυτό το άρθρο θα είναι εδώ για να σας καθοδηγήσει στη διαδικασία του τρόπου μετατροπής των ηλεκτρονικών μηνυμάτων Outlook σε έγγραφα Word.