Η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι ένα απλό αλλά ισχυρό εργαλείο για τη βελτίωση της ακρίβειας και της ταχύτητας των δεδομένων. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να παρέχετε μια προκαθορισμένη λίστα επιλογών για τους χρήστες να επιλέξουν, ελαχιστοποιώντας τα σφάλματα και την εξοικονόμηση χρόνου. Αφού διαβάσετε αυτή τη σύντομη επισκόπηση, θα ξέρετε πώς να ρυθμίσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα και να κάνετε τα υπολογιστικά φύλλα σας πιο φιλικά προς το χρήστη.
Βήμα προς βήμα Tutorial: Δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel
Πριν βυθίσουμε στα βήματα, ας καταλάβουμε τι πρόκειται να κάνουμε. Μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel είναι ουσιαστικά ένα μενού που εμφανίζεται όταν κάνετε κλικ σε ένα κελί, επιτρέποντάς σας να επιλέξετε μια επιλογή από μια προκαθορισμένη λίστα. Είναι ιδανικό για όταν έχετε ένα σύνολο συγκεκριμένων καταχωρήσεων όπως ονόματα, τοποθεσίες ή καταστάσεις για εισροή σε ένα υπολογιστικό φύλλο.
Βήμα 1: Επιλέξτε το κελί όπου θέλετε τη λίστα
Κάντε κλικ στο κελί όπου θέλετε να εμφανιστεί η αναπτυσσόμενη λίστα.
Αυτό το κελί θα γίνει το σημείο εισόδου για τη λίστα σας, οπότε επιλέξτε μια τοποθεσία που έχει νόημα για τα δεδομένα σας.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων
Βρείτε την καρτέλα Δεδομένα στην κορδέλα στην κορυφή του Excel και κάντε κλικ στην επικύρωση δεδομένων στην ομάδα εργαλείων δεδομένων.
Αυτό το βήμα ανοίγει τις ρυθμίσεις που ελέγχουν τι είδους δεδομένα μπορούν να εισαχθούν σε ένα κελί.
Βήμα 3: Στο πλαίσιο επικύρωσης δεδομένων, επιλέξτε 'List' στο πλαίσιο επιτρέπουν
Στην καρτέλα Ρυθμίσεις στο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωσης δεδομένων, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο dropdown και επιλέξτε 'List'.
Επιλέγοντας 'List', λέτε στο Excel ότι το κελί πρέπει να επιτρέπει μόνο επιλογές από μια λίστα που παρέχετε.
Βήμα 4: Εισαγάγετε τα στοιχεία της λίστας σας
Στο πλαίσιο πηγής, πληκτρολογήστε τα στοιχεία για τη λίστα σας, χωρισμένα από κόμματα ή επιλέξτε το εύρος των κυττάρων που περιέχουν τα στοιχεία.
Εάν πληκτρολογείτε τα στοιχεία, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν χώροι μετά τα κόμματα, εκτός αν θέλετε να εμφανιστούν οι χώροι σας στη λίστα σας.
Βήμα 5: Κάντε κλικ στο OK για να δημιουργήσετε τη λίστα αναπτυσσόμενων
Αφού εισάγετε τα στοιχεία της λίστας σας, κάντε κλικ στο OK για να κλείσετε το πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων.
Η αναπτυσσόμενη λίστα σας είναι τώρα ενεργή! Κάντε κλικ στο κελί και θα δείτε ένα μικρό βέλος εμφανίζεται, κάντε κλικ στο βέλος και η λίστα σας θα εμφανιστεί για επιλογή.
Μόλις ολοκληρώσετε τα παραπάνω βήματα, θα έχετε ένα κελί με αναπτυσσόμενο βέλος. Κάνοντας κλικ σε αυτό το βέλος θα εμφανίσει τη λίστα επιλογών που έχετε εισαγάγει και μπορείτε να επιλέξετε αυτό που ισχύει. Αυτό κάνει την καταχώρηση δεδομένων όχι μόνο ταχύτερη αλλά και πιο συνεπή σε όλο το υπολογιστικό φύλλο σας.
- Κρατήστε τα στοιχεία της λίστας σας σύντομα και καθαρά για εύκολη επιλογή.
- Εάν η λίστα σας είναι μεγάλη, σκεφτείτε να το οργανώσετε αλφαβητικά ή σε λογικές ομάδες.
- Χρησιμοποιήστε το όνομα Ranges για τα στοιχεία της λίστας σας εάν βρίσκονται σε ένα άλλο μέρος του υπολογιστικού φύλλου, γεγονός που διευκολύνει τη διαχείριση και την ενημέρωση των λιστών σας.
- Προστατέψτε τα κύτταρα που περιέχουν τα στοιχεία της λίστας σας για να αποτρέψετε τυχαία ή να διαγραφεί τυχαία.
- Δοκιμάστε την αναπτυσσόμενη λίστα σας για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί όπως αναμένεται και ότι περιλαμβάνονται όλα τα προβλεπόμενα αντικείμενα.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να δημιουργήσω μια αναπτυσσόμενη λίστα από άλλο φύλλο εργασίας;
Ναι, μπορείτε να αναφέρετε στοιχεία λίστας από διαφορετικό φύλλο εργασίας. Όταν εισάγετε τα στοιχεία της λίστας σας στο πλαίσιο πηγής, απλά καθορίστε το όνομα του φύλλου και το εύρος κυττάρων.
Μπορεί η αναπτυσσόμενη λίστα να ταξινομηθεί αλφαβητικά αυτόματα;
Όχι, το Excel δεν ταξινομεί αυτόματα τα στοιχεία της λίστας. Πρέπει να ταξινομήσετε τα στοιχεία της λίστας πριν δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα ή να τα ταξινομήσετε με μη αυτόματο τρόπο στο πλαίσιο πηγής.
Μπορώ να αλλάξω το μέγεθος ή το χρώμα της γραμματοσειράς στην αναπτυσσόμενη λίστα;
Όχι, το Excel δεν σας επιτρέπει να αλλάξετε τις ιδιότητες γραμματοσειράς μέσα στην αναπτυσσόμενη λίστα. Μπορείτε να αλλάξετε μόνο το μέγεθος της γραμματοσειράς και το χρώμα του κυττάρου που περιέχει τη λίστα.
Υπάρχει όριο στον αριθμό των στοιχείων που μπορώ να έχω σε μια αναπτυσσόμενη λίστα;
Excel Limits Drop-Down Λίστα στοιχείων σε 32.767. Ωστόσο, για χρηστικότητα, είναι καλύτερο να διατηρήσετε τις λίστες σας σύντομες και διαχειρίσιμες.
Διαβάστε επίσης:Πώς να δημιουργήσετε την αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel με πολλαπλές επιλογές
Μπορώ να συνδέσω μια αναπτυσσόμενη λίστα σε ένα κελί σε άλλο βιβλίο εργασίας;
Ναι, αλλά το άλλο βιβλίο εργασίας πρέπει να είναι ανοιχτό για να λειτουργήσει η λίστα. Διαφορετικά, το Excel δεν μπορεί να τραβήξει τα δεδομένα από ένα κλειστό βιβλίο εργασίας.
Περίληψη
- Επιλέξτε το κελί για τη λίστα.
- Πρόσβαση στην επικύρωση δεδομένων από την καρτέλα Δεδομένα.
- Επιλέξτε "Λίστα" στις ρυθμίσεις επικύρωσης δεδομένων.
- Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το εύρος για τα στοιχεία της λίστας σας.
- Επιβεβαιώστε κάνοντας κλικ στο OK.
Σύναψη
Η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι ένα κομψό τέχνασμα που μπορεί να ενισχύσει σημαντικά τις δεξιότητες διαχείρισης δεδομένων σας. Είτε είστε επιχειρηματικός αναλυτής, αναθέσεις ταξινόμησης εκπαιδευτικών, είτε μόνο κάποιος που αγαπά την οργάνωση προσωπικών δεδομένων, οι αναλυτικές λίστες μπορούν να κάνουν τη δουλειά σας πολύ πιο εύκολη και ακριβέστερη. Θυμηθείτε, το κλειδί για μια καλή λίστα μενού είναι ένα σαφές, συνοπτικό σύνολο επιλογών που καλύπτουν όλες τις πιθανές καταχωρήσεις χωρίς να κατακλύζουν τον χρήστη.
Το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο και οι λειτουργίες του όπως η αναπτυσσόμενη λίστα είναι αυτό που το κάνει να ξεχωρίζει στη θάλασσα του λογισμικού διαχείρισης δεδομένων. Με τα παραπάνω βήματα, θα πρέπει να είστε σε θέση να δημιουργήσετε με ευκολία τις δικές σας αναπτυσσόμενες λίστες. Μην φοβάστε να πειραματιστείτε με διαφορετικές επιλογές και ρυθμίσεις λίστας για να βρείτε αυτό που λειτουργεί καλύτερα για τις ιδιαίτερες ανάγκες σας. Και πάντα να έχετε κατά νου ότι ο απώτερος στόχος είναι να κάνετε την είσοδο δεδομένων ένα αεράκι.
Εάν έχετε βρει αυτόν τον οδηγό για το πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel χρήσιμο, ίσως θελήσετε να διερευνήσετε πιο προηγμένες λειτουργίες όπως οι κανόνες επικύρωσης δεδομένων, η μορφοποίηση υπό όρους και οι πίνακες περιστροφής για να ενισχύσετε περαιτέρω την αντοχή του Excel. Χαρούμενο υπολογιστικό φύλλο!